ابزارهای بهره وری می توانند همراهان خوبی برای کمک به سازماندهی، تمرکز و انجام کارهای بیشتر باشند. با این حال، ممکن است همیشه اینطور نباشد. اگر مراقب نباشید، ابزارهای بهره وری شما نیز می توانند مانع انجام کار شوند. بیایید بررسی کنیم که به چه چیزی توجه کنیم و چگونه از چنین وضعیتی جلوگیری کنیم.
نکات کلیدی
- اگر بیشتر بر راه اندازی سیستم های پیچیده تمرکز کنید تا کار واقعی، ابزارهای بهره وری می توانند به تله تبدیل شوند.
- در حالی که قلم و کاغذ تمام زنگ‌ها و سوت‌های ابزارهای دیجیتال را ندارند، ممکن است برای سادگی بهتر باشند.
- برای جلوگیری از اتلاف وقت ابزارهای بهره وری، سادگی را بپذیرید، تعداد ابزارهای مورد استفاده را کاهش دهید و زمان را برای سازمان برنامه ریزی کنید.
ابزارهای بهره وری می توانند همراهان خوبی برای کمک به سازماندهی، تمرکز و انجام کارهای بیشتر باشند. با این حال، ممکن است همیشه اینطور نباشد. اگر مراقب نباشید، ابزارهای بهره وری شما نیز می توانند مانع انجام کار شوند. بیایید بررسی کنیم که به چه چیزی توجه کنیم و چگونه از چنین وضعیتی جلوگیری کنیم.
وقتی ابزارهای بهره وری به تله های بهره وری تبدیل می شوند
ابزارهای بهره وری برای کمک به ما در ساده سازی وظایف، سازماندهی اطلاعات و در نهایت انجام کارهای بیشتر طراحی شده اند. با این حال، در صورت عدم استفاده عاقلانه، می توانند به سرعت به تله های بهره وری تبدیل شوند.
اول، سرعت بخشیدن به هر ابزار بهره وری می تواند زمان بر باشد. با این حال، اگر می خواهید از ابزارهای بهره وری خود به طور کامل استفاده کنید، یادگیری نکات و نکات یک ابزار اولین قدم است. در مرحله بعد، باید سیستم‌ها را راه‌اندازی کنید، اطلاعات را سازماندهی کنید و گردش‌های کاری را برای رفع نیازهای خود بهینه کنید.
در حین کار، جذابیت راه‌اندازی سیستم‌های پیچیده ممکن است به شما احساس موفقیت نادرستی بدهد و باعث شود احساس کنید در حال پیشرفت هستید. در واقع، شما هیچ کار واقعی انجام نداده اید. اگر همچنین نیاز داشته باشید که ابزارهای مدیریت دانش شخصی خود را بسته به تغییر زمانبندی یا هر فعالیت جدیدی که ممکن است زندگی در بشقاب شما ایجاد کند، مدام دستکاری کنید، بدتر می‌شود.
این چرخه مداوم بهینه سازی و سازماندهی می تواند به اهمال کاری که به عنوان بهره وری پنهان شده است منجر شود. آن وقت است که می دانید سیستم پیچیده شما به جای فعال کردن، مانع از بهره وری شما می شود.
این را با کسی که دفترچه کاغذی و خودکار دارد مقایسه کنید، و مشخص است که چه کسی کارهای بیشتری انجام خواهد داد. با یک دفترچه یادداشت و یک خودکار، شما به سادگی هر کاری را که قصد انجام آن را دارید یادداشت می کنید و مستقیماً وارد آن می شوید. ساده و واضح. این بدان معنا نیست که ابزارهای یادداشت برداری دیجیتال کار نمی کنند و به جای آن باید از یک دفترچه یادداشت کاغذی استفاده کنید. هر کدام مزایا و معایب خود را دارند.
3 راه برای جلوگیری از اتلاف وقت ابزارهای شما
اگر خود را در یک چرخه بی پایان از بهینه سازی و سازماندهی می بینید، اقداماتی وجود دارد که می توانید انجام دهید تا ابزارهای خود به جای اتلاف وقت، بهره وری را افزایش دهند. در اینجا سه نکته وجود دارد که به شما در رسیدن به این هدف کمک می کند.
1. زمانبندی برای سازمان
یکی از ویژگی های کلیدی که ابزارهای بهره وری را بهتر از قلم و کاغذ می کند، توانایی سازماندهی گردش کار و اطلاعات است. انجام این کار در برخی مواقع برای آسان کردن یافتن اطلاعات و بهینه سازی سیستم کلی خود برای برآورده کردن نیازهای در حال تغییر شما موجه است.
برای جلوگیری از اتلاف وقت این کار، زمانی را برای آن برنامه ریزی کنید. می توانید زمان خاصی را در یک روز خاص که آزاد هستید یا کمتر درگیر هستید، اختصاص دهید. من شخصاً دریافتم که انجام این کار در روز یکشنبه بهترین گزینه است، زیرا همان زمانی است که برنامه‌ام را برای هفته برنامه‌ریزی می‌کنم.
2. تعداد ابزارهایی را که استفاده می کنید کاهش دهید
بسیاری از ابزارهای بهره‌وری موجود در بازار به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند، از جمله یادداشت‌برداری، فهرست کارها، مدیران نشانک‌ها، مجلات، ویکی‌های تیمی و موارد دیگر—برخی تلاش برای ارائه راه‌حل‌های همه‌جانبه دارند. به عنوان مثال، Notion می تواند جایگزین انواع مختلف ابزارهای بهره وری شود.
اگر از ابزارهای مختلفی در سیستم بهره وری خود استفاده می کنید، کاهش آنها می تواند به شما در صرفه جویی در زمان کمک کند. هر چه ابزارهای بهره وری کمتری استفاده کنید، بهتر است. یک عدد ایده آل است، اما برای انجام این کار باید به دنبال یک ابزار همه کاره باشید. حداکثر، از دو مورد استفاده کنید: یکی برای یادداشت برداری، ژورنال، ذخیره بوکمارک ها و موارد دیگر، و دیگری برای پیگیری موارد انجام کار.
3. آن را ساده نگه دارید
ابزارهای بهره وری می توانند ویژگی های زیادی داشته باشند و به طرق مختلف قابل تنظیم هستند. بهترین راه برای جلوگیری از گرفتار شدن در یک چرخه بی پایان از اصلاح و سازماندهی، پذیرش سادگی است. هرچه تنظیمات شما پیچیده تر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که به جای انجام کار واقعی، در حفظ آن گرفتار شوید.
اگر ابزار بهره وری شما دارای ویژگی های زیادی است، نباید از همه آنها استفاده کنید. برای مثال، اگر ابزار شما دارای برچسب‌ها، پوشه‌ها و دسته‌ها است، از وسوسه ایجاد تعداد زیادی از آنها برای کاهش اصطکاک اجتناب کنید. این رویکرد زمانی را که صرف سازماندهی ابزار خود می‌کنید به حداقل می‌رساند و به شما امکان می‌دهد زمان بیشتری را صرف کارهای خود کنید.
اگر زمان بیشتری را صرف سازماندهی و برنامه ریزی نسبت به انجام کار کنید، ابزارهای بهره وری می توانند یک تله باشند. اگر گرفتار این چرخه بی پایان بهینه سازی شده اید، باید سادگی را بپذیرید، زمان سازماندهی را برنامه ریزی کنید و تعداد ابزارهایی را که استفاده می کنید کاهش دهید.