افزایش بهره وری با ویرایش اسناد مشترک از ONLYOFFICE

این مقاله توسط ONLYOFFICE حمایت می شود. انتخاب های محصول و نظرات بیان شده از طرف حامی است و نظرات کارکنان تحریریه MakeUseOf را منعکس نمی کند.

این مقاله توسط ONLYOFFICE حمایت می شود. انتخاب های محصول و نظرات بیان شده از طرف حامی است و نظرات کارکنان تحریریه MakeUseOf را منعکس نمی کند.

وقتی صحبت از کار تیمی به میان می آید، همکاری موثر اسناد می تواند بهره وری را ایجاد کند یا از بین ببرد. ONLYOFFICE مجموعه ای قوی از ابزارها را ارائه می دهد که گردش کار مشترک را برای تیم هایی در هر اندازه ساده می کند.

ONLYOFFICE از نوشتن اسناد در زمان واقعی گرفته تا مدیریت صفحات گسترده و فایل‌های PDF پیچیده، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا به طور یکپارچه با هم کار کنند، چه در دفتر، چه در محیط از راه دور، چه در محیط ترکیبی. ONLYOFFICE با آخرین نسخه خود، نسخه 8.2، ویرایش مشترک PDF را در کنار ویژگی‌های قابلیت استفاده پیشرفته معرفی می‌کند که انجام سریع‌تر کارها را آسان‌تر از همیشه می‌کند.

همکاری اسناد بلادرنگ آسان شد

با ONLYOFFICE، تیم‌ها می‌توانند اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها را به طور همزمان بنویسند و ارتباطات رفت و برگشتی را کاهش دهند و تکمیل پروژه را تسریع کنند.

این پلتفرم دو حالت ویرایش مشترک را ارائه می دهد:

• حالت سریع: همه تغییرات در زمان واقعی برای همکاران قابل مشاهده است و همه را در یک صفحه نگه می دارد.
• حالت سخت: این به افراد اجازه می‌دهد بخش‌هایی از سند را در حین ویرایش قفل کنند، از وقفه‌ها جلوگیری کرده و از تمرکز بر روی مناطق خاص اطمینان حاصل کنند.

این انعطاف‌پذیری برای تیم‌های توزیع‌شده که روی پروژه‌های پیچیده مانند پیشنهادهای بازاریابی یا گزارش‌های فصلی کار می‌کنند ایده‌آل است. به عنوان مثال، یک مدیر بازاریابی می تواند بخش های کلیدی یک ارائه را به صورت خصوصی در حالت Strict ویرایش کند، در حالی که یک طراح به طور همزمان اسلایدها را با تصاویری در قسمت دیگر به روز می کند.

فرم های PDF ساده و ویرایش مشترک با نسخه 8.2

یکی از هیجان انگیزترین به روز رسانی های معرفی شده در ONLYOFFICE 8.2، ویرایش مشترک PDF است. بر خلاف بسیاری از پلتفرم‌ها که فایل‌های PDF ثابت هستند، ONLYOFFICE به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا فایل‌های PDF را در زمان واقعی ویرایش کنند و امکان همکاری یکپارچه روی فرم‌ها، قراردادها و اسناد رسمی را فراهم کند.

تصور کنید یک تیم حقوقی با چندین ذینفع قراردادی را تنظیم می کند. با ویرایش مشترک PDF، هر یک از اعضای تیم می توانند نظرات خود را اضافه کنند، تغییراتی ایجاد کنند و ویرایش هایی را مستقیماً روی PDF پیشنهاد کنند. مشاور حقوقی می تواند بندهای خاصی را که در حال بررسی هستند قفل کند، در حالی که بخش مالی به طور همزمان شرایط پرداخت را به بخش دیگری اضافه می کند.

توانایی ایجاد فرم های PDF قابل پر کردن نیز برای بخش های منابع انسانی ارزشمند است. برای مثال، تیم‌های منابع انسانی می‌توانند فرم‌های درخواست شغلی را که داوطلبان به صورت آنلاین پر می‌کنند، آماده کنند و نیازی به وارد کردن دستی داده‌ها و فرم‌های کاغذی نباشد.

اشتراک گذاری با مجوزهای انعطاف پذیر ساده شده است

ONLYOFFICE با ارائه مجوزهای انعطاف‌پذیر برای نقش‌های مختلف، اشتراک‌گذاری اسناد را بدون دردسر می‌کند. کاربران می‌توانند تصمیم بگیرند که آیا دیگران می‌توانند اسناد را مشاهده، ویرایش، نظر بدهند یا بازبینی کنند، که این امر آن را برای پروژه‌های حساس ایده‌آل می‌کند.

شما همچنین می توانید محدوده های فردی را در صفحات گسترده به اشتراک بگذارید، که هنگام کار با مجموعه داده های بزرگ عالی است. برای مثال، یک حسابدار ممکن است تنها داده‌های مربوطه را از یک برگه بودجه با روسای بخش به اشتراک بگذارد، و اطمینان حاصل کند که هر فرد می‌تواند اطلاعات را به‌طور مستقل فیلتر کرده و بدون ایجاد اختلال در دیدگاه‌های دیگران، کاوش کند.

علاوه بر این، تیم‌ها می‌توانند مجوزهای کپی، دانلود و چاپ را محدود کنند و اطمینان حاصل کنند که اطلاعات حساس امن باقی می‌مانند. اشتراک‌گذاری عمومی نیز برای مواردی که اسناد باید برای شرکای خارجی یا مشتریان قابل دسترسی باشد، در دسترس است.

اظهار نظر، ذکر و ارتباط در اسناد

ارتباط در قلب همکاری است و ONLYOFFICE نظر دادن در مورد بخش های خاصی از اسناد و تگ کردن هم تیمی ها را با استفاده از @mentions آسان می کند. این ویژگی به ویژه در پروژه هایی که به سرعت در حال حرکت هستند، که بازخورد سریع ضروری است، مفید است.

به عنوان مثال، در طول یک کمپین راه اندازی محصول، یک کپی رایتر می تواند سرنخ بازاریابی را در یک سند ذکر کند و در مورد توضیحات محصول خاص بازخورد بخواهد. سرنخ بازاریابی یک اعلان دریافت می کند، مستقیماً به بخش مربوطه می پرد و ورودی خود را ارائه می دهد – بدون نیاز به رشته های ایمیل طولانی.

برای تقویت بیشتر همکاری، ONLYOFFICE ابزارهای چت داخلی را ارائه می دهد و با افزونه هایی مانند Jitsi و Rainbow برای تماس های صوتی و تصویری ادغام می شود. تیم‌ها می‌توانند در زمان واقعی بدون تغییر پلت‌فرم، طوفان فکری کنند و اطمینان حاصل کنند که همه متمرکز و همسو می‌مانند.

ردیابی تغییرات، مقایسه نسخه ها، و مدیریت اسناد به راحتی

ONLYOFFICE ابزارهای قدرتمندی برای ردیابی تغییرات و بررسی مشارکت‌های همکاران ارائه می‌دهد. هر ویرایش برجسته می‌شود و به اعضای تیم اجازه می‌دهد تغییرات را به‌صورت جداگانه یا یک‌باره بپذیرند یا رد کنند. این ویژگی شفافیت در فرآیند ویرایش را تضمین می‌کند و به ویژه برای تیم‌های حقوقی یا محققان دانشگاهی که گزارش‌ها و نشریات را بررسی می‌کنند مفید است.

عملکرد تاریخچه نسخه تمام تغییرات را پیگیری می کند، بنابراین کاربران می توانند در صورت نیاز نسخه های قبلی را مرور کرده یا به آن برگردند. این امر در پروژه های طولانی مدت که ممکن است اشتباهات یا ویرایش های قدیمی رخ دهد، آرامش خاطر را فراهم می کند. علاوه بر این، این پلتفرم به کاربران امکان مقایسه و ترکیب اسناد را می‌دهد و تطبیق چندین پیش‌نویس یا پیشنهاد در یک فایل منسجم را آسان می‌کند.

ادغام با پلتفرم های مورد علاقه شما و راه حل های سفارشی

ONLYOFFICE به طور یکپارچه با بیش از 40 پلتفرم از جمله Nextcloud، Moodle، WordPress، Box و Odoo ادغام می شود. تیم‌ها می‌توانند ONLYOFFICE Docs را مستقیماً به این سرویس‌ها متصل کنند و امکان ویرایش اسناد در محیط‌های آشنا را فراهم کنند. این انعطاف‌پذیری به کاربران اجازه می‌دهد بدون جابه‌جایی بین برنامه‌ها، کارآمد کار کنند.

توسعه‌دهندگان همچنین می‌توانند ONLYOFFICE Docs را در سرویس‌های سفارشی جاسازی کنند تا قابلیت‌های ویرایش سند با نام تجاری را به مشتریان خود ارائه دهند. این ویژگی فرصت هایی را برای پلتفرم های SaaS و سیستم های یادگیری آنلاین باز می کند تا پیشنهادات خود را با ابزارهای ویرایش حرفه ای ارتقا دهند.

DocSpaces ایمن برای همکاری متمرکز

ONLYOFFICE به کاربران اجازه می دهد تا DocSpaces ایمن ایجاد کنند که به عنوان اتاق های اختصاصی برای کار روی پروژه های خاص عمل می کنند. این فضاها برای تیم های متقابل عالی هستند و محیطی امن را فراهم می کنند که در آن اعضا می توانند اسناد مختلف را مشاهده، ویرایش و با یکدیگر همکاری کنند. چه از یک دسکتاپ یا دستگاه تلفن همراه کار کنید، همه متصل می مانند و پیشرفت مداوم را تضمین می کنند.

در حال حرکت با برنامه های موبایل و پشتیبانی آفلاین کار کنید

برای تیم‌هایی که در حال حرکت هستند، ONLYOFFICE برنامه‌های تلفن همراه رایگان را برای iOS و Android ارائه می‌کند که دسترسی یکپارچه به اسناد را از هر مکانی تضمین می‌کند. کاربران همچنین می‌توانند فایل‌ها را به‌صورت آفلاین با برنامه‌های دسک‌تاپ موجود برای Windows، macOS و Linux ویرایش کنند و در صورت اتصال مجدد، تغییرات را در فضای ابری همگام‌سازی کنند.

این انعطاف‌پذیری، ONLYOFFICE را برای افراد حرفه‌ای در سفر، کارگران از راه دور یا هر کسی که نیاز به دسترسی به اسناد در محیط‌های غیرقابل پیش‌بینی دارد، ایده‌آل می‌کند.

ONLYOFFICE: راه حلی جامع برای همکاری مدرن

ONLYOFFICE یک راه حل همه کاره برای همکاری اسناد، ترکیبی از ابزارهای ویرایش قدرتمند، همزمان نویسندگی مشترک و اشتراک گذاری ایمن ارائه می دهد. جدیدترین ویژگی‌های آن، از جمله ویرایش مشترک PDF، تعهد پلتفرم به تکامل با نیازهای تجاری مدرن را برجسته می‌کند.

چه در حال کار بر روی یک صفحه گسترده پیچیده، تهیه پیش نویس قرارداد، یا مدیریت راه اندازی محصول باشید، ONLYOFFICE تضمین می کند که تیم ها می توانند بدون اصطکاک با یکدیگر همکاری کنند. رابط بصری، ادغام های قوی و مجوزهای انعطاف پذیر، آن را برای مشاغل، مؤسسات آموزشی و افراد حرفه ای به طور یکسان مناسب می کند.

منبع مقاله