مطمئن نیستید از کدام ویژگی Notion برای سازماندهی داده های خود استفاده کنید؟ دریابید که آیا یک جدول ساده یا یک پایگاه داده جدول در Notion چیزی است که شما نیاز دارید.
Notion هم برای استفاده حرفه ای و هم شخصی مورد علاقه طرفداران است و دلایل خوبی دارد. این نرم افزار دارای ویژگی های بی شماری است که برای کارهای مختلف مفید هستند، از ایجاد لیست کارهای ساده گرفته تا پیگیری صدها داده.
از جمله این ویژگی های بسیار خوب می توان به پایگاه داده جدول و جدول ساده اشاره کرد که اساسا داده ها را به صورت جدولی نمایش می دهد. اگرچه از نظر ظاهری شبیه به هم هستند، اما در واقع دنیایی از هم جدا هستند. بیایید تفاوت‌های بین این ابزارها و زمانی که می‌توانید از هر یک استفاده کنید را مرور کنیم.
جدول ساده مفهومی چیست؟
جدول ساده در Notion یک روش اساسی برای سازماندهی داده ها به صورت جدولی است. در اینجا، شما اساساً مانند یک صفحه گسترده ساده با سطرها و ستون ها کار می کنید. می‌توانید ردیف‌ها و ستون‌ها را دوباره مرتب کنید، موارد جدید اضافه کنید، عرض ستون را تنظیم کنید، و اولین سطر/ستون را به عنوانی با متن پررنگ و رنگ پس‌زمینه متفاوت تبدیل کنید.
اگر احساس می‌کنید که جدول برای دلخواه شما خیلی ساده به نظر می‌رسد، می‌توانید با استفاده از گزینه‌های موجود (رنگ متن و پس‌زمینه، پررنگ، مورب، زیرخط، خط خطی، کد و معادله) متن را در سلول‌ها قالب‌بندی کنید. حتی می توانید ایموجی ها و نمادها را در سلول ها اضافه کنید. موارد مفید دیگری که می توانید به یک سلول اضافه کنید عبارتند از پیوند به یک صفحه، تاریخ، شخص و یادآوری.
متأسفانه، این تقریباً در جداول ساده وجود دارد. شما نمی توانید داده ها را به شیوه ای معنی دار مرتب کنید یا فرمول هایی را در سلول ها برای محاسبه محتوای سطرها یا ستون های خاص وارد کنید. همچنین هیچ نوع داده دیگری وجود ندارد که بتوانید در سلول ها استفاده کنید، مانند چک باکس ها و درصدها.
با این حال، اگرچه یک جدول ساده عملکرد زیادی ندارد، اما هنوز هم بسیار مفید است، به خصوص زمانی که تنها کاری که واقعاً می‌خواهید انجام دهید نمایش داده‌های استاتیک به شکل سازمان‌یافته‌تری است.
پایگاه داده مفهومی جدول چیست؟
پایگاه داده جدول در Notion کمی شبیه یک جدول ساده است. شما سطرها و ستون هایی برای قرار دادن داده های خود دارید و می توانید به تعداد دلخواه سطر و ستون اضافه کنید. با این حال، برخلاف جداول ساده، پایگاه داده های جدول دارای ویژگی های بسیار بیشتری هستند.
به عنوان مثال، یک پایگاه داده جدول در مورد محتوای آن انعطاف پذیر است. شما محدود به متن معمولی، تاریخ، یادآوری، پیوند به صفحات و افراد نیستید. شما بسیار آزاد هستید که ویژگی های دیگری مانند اعداد، چک باکس ها، ایمیل ها، URL ها، تلفن ها و حتی فایل ها را به یک سلول اضافه کنید.
همچنین ویژگی‌های پیشرفته‌تری مانند فرمول‌هایی که محتویات سلول‌های خاص را محاسبه می‌کنند، روابطی که یک پایگاه داده را به پایگاه داده دیگری پیوند می‌دهند و جمع‌آوری که نوع پیشرفته‌تری از محاسبه در پایگاه داده است، وجود دارد.
یک پایگاه داده جدول نیز می تواند شکل خود را تغییر دهد. اگر احساس می‌کنید که داده‌های شما می‌توانند به روشی بهتر از جدول مرتب شوند، می‌توانید به راحتی آنها را به تابلو، جدول زمانی، گالری، فهرست یا تقویم تغییر دهید. نمای تابلو شبیه تابلوی کانبان است، زیرا داده های شما را بر اساس وضعیت سازماندهی می کند.
از سوی دیگر، نمای جدول زمانی شبیه یک نمودار گانت است که زمان‌بندی وظایف را ارائه می‌کند. نمای تقویم همچنین برنامه های کار را نمایش می دهد، اما به جای جدول زمانی، یک ماه کامل را نشان می دهد. لیست و گالری دقیقاً همان چیزی است که نام آنها نشان می دهد: نمای لیست داده ها را در یک لیست ارائه می دهد، در حالی که نمای گالری داده ها را مانند یک گالری عکس ارائه می دهد.
ویژگی های پیشرفته دیگری از پایگاه داده Notion وجود دارد که می توانید آنها را بررسی کنید، مانند فیلترها، مرتب سازی و پایگاه داده پیوندی.
زمان استفاده از یک جدول مفهومی ساده
بهترین استفاده از جدول ساده هنگام کار با داده های ثابت است که نیازی به رسیدگی خاصی ندارد (مثلاً محاسبات و روابط). فرض کنید که نیاز به ارائه منظم و منظم داده های خود بدون دکمه ها و ابزارهای پیچیده یک پایگاه داده دارید. جداول ساده می توانند این کار را به خوبی انجام دهند.
آنها همچنین بسیار مبتدی دوست هستند. اگر با Notion تازه کار هستید، احتمالاً از زنگ ها و سوت های پایگاه های داده می ترسید. به‌جای اینکه خود را با اصطلاحات ناآشنا Notion در پایگاه‌های داده غرق کنید، می‌توانید فقط به جداول ساده بروید و به سمت پایگاه‌های داده بروید.
نمونه موارد استفاده برای جداول مفهومی ساده
برای اینکه ایده بهتری در مورد جایی که می توانید از جداول ساده استفاده کنید به شما ارائه شود، در اینجا چند مثال آورده شده است:
- اختصاص اتاق
- برنامه ی کلاسی
- لیست مواد غذایی با مقادیر
- جلسه ایده پردازی
- تعریف اصطلاحات
- مقایسه
- گزارش کلاس
- تاریخچه ویرایشهای
زمان استفاده از پایگاه داده Notion Table
یک پایگاه داده جدول می تواند برای موقعیت هایی مفید باشد که به چیزی بیش از ارائه داده های اولیه نیاز دارید. از آنجایی که به جای نمایش داده ها از داده ها استفاده می کنید، به قابلیت های بیشتری در اختیار دارید. اینجاست که پایگاه داده های جدولی به تصویر کشیده می شوند.
آنها به ویژه برای گرفتن اطلاعات با مولفه های تکراری و دسته بندی مفید هستند. یک مثال، دایرکتوری کارمند است، که احتمالاً همان داده‌ها را برای مکان، نقش و بخش بیش از یک بار وارد می‌کنید. به جای اینکه بارها و بارها مورد را تایپ کنید، می توانید به سادگی از ویژگی Select پایگاه داده جدول استفاده کنید.
این ویژگی های اضافی همچنین می توانند به شما در درک بهتر داده ها یا نمایش واضح تر آنها کمک کنند. به عنوان مثال، می توانید کارمندان را بر اساس مکان مرتب کنید یا آنها را بر اساس نقش فیلتر کنید. اگر از یک جدول ساده برای این کار استفاده کرده اید، باید مکان و نقش را به صورت دستی بررسی کنید و داده ها را بر اساس آن مرتب کنید.
موارد استفاده نمونه برای پایگاه داده Notion Table
همچنین پایگاه داده های جدولی برای مدیریت پروژه ها و وظایف، ساخت ژورنال های گلوله و حتی ساخت CRM های ساده در Notion توصیه می شود. سایر موارد استفاده قابل توجه برای پایگاه داده های جدول شامل موارد زیر است:
- مخزن
- نقشه راه
- ردیاب بودجه
- با مدیر تماس بگیرید
- یادداشت جلسه
- ردیاب گل
- تقویم محتوایی
- برنامه ریز سفر
سازماندهی بهتر داده با جدول و پایگاه داده ساده Notion
جداول ساده و پایگاه‌های داده جدولی، علی‌رغم تفاوت‌های آشکارشان، اساساً یک هدف دارند: سازماندهی داده‌ها به روشی که برای کاربر یا خواننده به بهترین شکل قابل درک باشد. با موقعیت‌هایی مواجه می‌شوید که یک جدول ساده می‌تواند به خوبی کار کند، اما مواردی وجود دارد، مخصوصاً در یک محیط اداری، زمانی که به پایگاه‌های داده جدول نیاز دارید.
خوشبختانه برای شما، Notion کار با هر دو را آسان می کند و بهترین بخش این است که می توانید به راحتی یکی را به دیگری تبدیل کنید (یک جدول ساده را به یک پایگاه داده جدول تبدیل کنید و بالعکس). به این ترتیب، نیازی به نگرانی در مورد شروع کار با ابزار اشتباه نخواهید داشت، زیرا می توانید به راحتی آن را تنها با چند کلیک به ابزار دیگری تبدیل کنید.