اگر معمولاً در محل کار تمایل به فراموش کردن چیزها دارید، راه‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید در انجام وظایف خود ادامه دهید. در اینجا چگونه است!
این را تصویر کنید: صبح دوشنبه است. شما تمام وظایف روزانه خود را یادداشت کرده اید و در مورد شکست دادن اهداف خود هیجان زده هستید. اما تا ظهر، نیمی از کارهایی را که باید انجام می دادید فراموش کرده اید، که باعث می شود احساس ناامیدی کنید.
این سناریویی است که همه ما به خوبی می دانیم. داشتن یک شغل اغلب به معنای داشتن تعداد زیادی کار برای انجام در یک روز است. و تلاش برای به خاطر سپردن تمام آن وظایف می تواند به خودی خود یک شغل باشد.
اگر تمایل به فراموش کردن انجام کارها در محل کار دارید، می توانید آن را تغییر دهید. این مقاله نکات مفیدی را به شما می‌دهد تا به شما کمک کند تا چیزهایی را در محل کار فراموش نکنید، بنابراین می‌توانید تا پایان روز احساس موفقیت بیشتری کنید. در اینجا نحوه ماندن در بالای کارهایی که باید انجام دهید آورده شده است:
1. از چک لیست ها استفاده کنید
چک لیست هایی برای کارهای تکراری خود و برای کارهای تکی ایجاد کنید. برای کارهای تکرارشونده، از برنامه‌ای استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد موارد را بررسی و علامت آن را بردارید تا هر بار فهرستی ایجاد نکنید.
برای کارهای یکباره، یک لیست دست نویس ایجاد کنید و آن را در مکانی قابل رویت و در دسترس روی میز خود نگه دارید. سعی کنید از یک دفترچه یادداشت استفاده کنید و هر صفحه ای را که یادداشت هایی را تکمیل کرده اید دور بریزید.
2. فهرستی از کارها برای روز بعد ایجاد کنید
لیست کارها چیز جدیدی نیست، اما تغییر دهنده بازی لیست وظایف شما را یک روز قبل از روز کاری شما ایجاد می کند. عصر، زمانی که آرامش دارید، به کارهایی که روز بعد باید انجام دهید فکر کنید و آن را یادداشت کنید.
نکته پاداش: یک لیست “پنج بزرگ” از پنج هدف یا کار برتر خود برای روز بعد ایجاد کنید. این کارها را از بقیه لیست خود برجسته یا جدا کنید، زیرا اینها مواردی هستند که شما اولویت بندی خواهید کرد. حتی اگر چیزی پیش بیاید، می دانید که اجازه ندهید با وظایف موجود در آن لیست تداخل پیدا کند.
3. لیست کارهای خود را تأیید کنید
قبل از شروع کار، فهرستی را که شب قبل تهیه کرده اید مرور کنید تا ذهن خود را در مورد آنچه در طول روز روی آن کار خواهید کرد، تازه کنید.
و اگر در طول روز کارهای بیشتری به بشقاب خود اضافه می کنید، از خود بپرسید که آیا وظایف جدید مهمتر از هر یک از موارد موجود در لیست “پنج بزرگ” شما هستند؟ اگر چنین است، آن موارد را با وظایف جدید جایگزین کنید. اما اگر نه، فقط آنها را به لیست اضافه کنید، و بعداً می توانید به آنها دسترسی پیدا کنید.
4. از برچسب ها (یا هر سیستم برچسب گذاری دیگر) برای پیگیری ایمیل های مهم استفاده کنید
برچسب گذاری ایمیل های خود با برچسب ها یا دسته بندی ها روشی هوشمندانه برای پیگیری پیشرفت ایمیل های شما است. اگر می‌توانید چندین برچسب را به یک ایمیل اضافه کنید، می‌توانید آن را بر اساس اولویت، پیشرفت و پروژه‌ها و تیم‌هایی که به آن تعلق دارد، برچسب بزنید.
به عنوان مثال، اگر روی یک کار برای «پروژه X» کار می‌کنید، می‌توانید چهار تگ به ایمیل مربوط به آن کار اضافه کنید: اولین برچسب برای پروژه است. برچسب دوم برای تیمی است که پروژه برای آن است. سومین نشان می دهد که ایمیل چقدر مهم است و برچسب چهارم نشان می دهد که ایمیل در حال انجام است.
5. آنچه می توانید را خودکار کنید
از فناوری استفاده کنید تا به شما کمک کند کارها را به موقع انجام دهید. برای مثال، می‌توانید ایمیل‌ها را در Outlook زمان‌بندی کنید تا بعداً ارسال شوند. اگر مدیر رسانه های اجتماعی هستید، همه پست های خود را در یک برنامه زمان بندی کنید.
خودکار کردن وظایف فشار را از شما می گیرد تا به یاد داشته باشید کارها را به موقع انجام دهید، به خصوص اگر چندین کار حساس به زمان برای انجام دادن دارید.
6. آنچه را که می توانید محول کنید
اگر مجبور نیستید نباید همه کارها را خودتان انجام دهید. همکاران شما برای رسیدن به هدف مشترک به شما کمک می کنند. به نقاط قوت و توانایی اعضای تیم خود ضربه بزنید تا با تفویض وظایف خاص، بار خود را کاهش دهید.
فقط مطمئن شوید که از قبل با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کرده اید تا اولویت های خود را برای روز تثبیت کنید و ارزیابی کنید که آیا آنها می توانند به شما کمک کنند یا خیر.
7. یادآوری ها را روی تلفن یا لپ تاپ خود تنظیم کنید
اپلیکیشن Reminders ابزاری ارزشمند برای افرادی است که فراموشکار یا مشغول هستند. از آن به عنوان یک مرحله اضافی علاوه بر لیست کارهای خود استفاده کنید. اگر می‌خواهید از دانلود برنامه‌های بیشتر از آنچه قبلاً دارید جلوگیری کنید، از برنامه‌هایی استفاده کنید که دستگاه شما همراه آن است.
فقط تا زمانی که برنامه ای که استفاده می کنید به شما امکان می دهد یادآورهایی را یک بار، روزانه یا هفتگی – با توجه به نیاز خود تنظیم کنید. حتماً زنگ هشدار را به همراه یادآوری خود تنظیم کنید تا آن را از دست ندهید. و اگر عجله دارید، از ویژگی دستورات صوتی تلفن خود برای تنظیم یک یادآوری در عرض چند ثانیه استفاده کنید.
8. از یک برنامه ردیابی عادت استفاده کنید
برای کارهای تکراری، از یک برنامه ردیابی عادت استفاده کنید. اپلیکیشن‌های ردیابی عادت به شما کمک می‌کنند تا شما را پاسخگو نگه دارند. آنها برای اولویت های روزانه و هفتگی بهترین هستند. به عنوان مثال، Habitica هدفی دارد که “روی مهمترین وظیفه امروز کار کرد”.
نمونه‌هایی از کارهایی که می‌توانید اضافه کنید شامل جلسات هفتگی تیم، چک کردن ایمیل‌ها هر روز صبح، و حتی صرف وقت برای ناهار است. در حالی که ممکن است اینها چیزهای ساده ای برای به خاطر سپردن به نظر بیایند، اما فراموش کردن آنها در زمانی که به دنبال یک ضرب الاجل هستید، آسان است.
دانلود: Habitica برای iOS | Google Play (رایگان)
9. کمک های بصری را راه اندازی کنید
وقتی یادداشت های چسبناک روشنی در اطراف خود دارید، فراموش کردن انجام کاری سخت است. به همین دلیل است که یادداشت‌های چسبناک رنگارنگ روشی عالی برای حفظ کارهای مهم هستند.
آنها را روی لپ تاپ یا تقویم خود بچسبانید. آنها را به ترتیب اهمیت ردیف کنید و همیشه از رنگ های یکسان برای پروژه های مشابه استفاده کنید. حتی می‌توانید با اپلیکیشن Post-it® notes دیجیتالی شوید تا از شلوغ شدن میزتان با یک دسته کاغذ جلوگیری کنید.
دانلود: Post-it® for App Store | Google Play (رایگان)
10. چندوظیفه ای را متوقف کنید!
چند بار سعی کرده اید که در یک زمان بیش از حد انجام دهید، اما فراموش کرده اید که یک کار را کامل کنید؟ روی تکمیل یک کار تمرکز کنید و سپس به کار بعدی بروید. ابتدا از بزرگترین اولویت های خود شروع کنید، سپس به سمت کم اهمیت ترین کارها بروید.
این تضمین می‌کند که مهمترین وظایف شما تکمیل می‌شوند، حتی اگر وقت شما تمام شود یا به خاطر جلسات لحظه آخری و تماس‌های برنامه‌ریزی نشده حواس‌تان پرت شود.
11. ذهن خود را درگیر نگه دارید
برای جلوگیری از خستگی ذهنی، با یک بازی سریع، سلول های مغز خود را در ظهر تقویت کنید. بازی‌های مبتنی بر مرورگر را با باز کردن یک برگه جدید و بازی کردن امتحان کنید – مانند Wordle، بازی پازلی که باعث می‌شود هر روز یک کلمه متفاوت را حدس بزنید.
و اگر وقتتان کم است، می‌توانید پین بال I/O را بازی کنید، بازی پین‌بال دنده سفارشی و جذاب Google که یک چرخش با طراوت در مورد علاقه دوران کودکی است.
12. استراحت کنید
در مورد استراحت کردن برای پاک کردن ذهن و آرامش عمدی باشید. از این فرصت برای بررسی مجدد لیست کارهای خود استفاده کنید تا مشخص کنید چه کارهایی برای تکمیل باقی مانده است.
وقت گذاشتن برای انجام این کار در حالتی آرام به شما کمک می کند تا چیزها را بهتر به خاطر بسپارید، برخلاف زمانی که پشت میزتان تحت فشار هستید.
13. آلارم ها را تنظیم کنید
آلارم‌های یکباره یا مکرر را تنظیم کنید تا به خود یادآوری کنید که استراحت کنید، تماس بگیرید یا در یک جلسه شرکت کنید. فقط مطمئن شوید که زنگ ساعت خود را چند دقیقه قبل از موعد مقرر به صدا درآورید تا بتوانید برای رسیدگی به آن آماده شوید.
به عنوان مثال، اگر جلسه ای در راه است، می توانید زنگ ساعت خود را برای 15 دقیقه قبل از جلسه تنظیم کنید، بنابراین می توانید هر چیزی را که در آن زمان مشغول هستید، جمع بندی کنید. این از مضطرب شدن شما در زمان حضور در جلسه جلوگیری می کند.
برای جلوگیری از فراموش کردن چیزها در محل کار، فعال باشید
کلید به خاطر سپردن وظایفی که باید انجام دهید این است که فعال باشید. وقت گذاشتن برای آماده شدن برای روزتان همه چیز را تغییر می دهد.
خواه جمع آوری یک لیست از کارها، برنامه ریزی ایمیل یا تنظیم زنگ هشدار باشد، چند دقیقه وقت گذاشتن برای سازماندهی به شما کمک می کند کنترل روز خود را در دست بگیرید. این به نوبه خود به شما کمک می کند تا چیزهایی را در محل کار فراموش نکنید.