برنامه های بهره وری وعده سازماندهی زندگی ما، ساده سازی گردش کار و افزایش کارایی را می دهند. با این حال، علیرغم ابزارهای بی پایانی که در دست ماست، بهره وری واقعی اغلب دور از دسترس باقی می ماند. چرا؟ از آنجا که برنامه‌های بهره‌وری پاسخی برای مشکلات بهره‌وری شما نیستند، بلکه مربوط به سیستم پشت آنها است.
خلاصه عناوین
- سیستم های بهره وری چیست؟
- 1. روش انجام کارها
- 2. روزنامه نگاری بینابینی
- 3. تکنیک کانبان
- 4. ماتریس آیزنهاور
- 5. روش Zettelkasten
برنامه های بهره وری وعده سازماندهی زندگی ما، ساده سازی گردش کار و افزایش کارایی را می دهند. با این حال، علیرغم ابزارهای بی پایانی که در دست ماست، بهره وری واقعی اغلب دور از دسترس باقی می ماند. چرا؟ از آنجا که برنامه‌های بهره‌وری پاسخی برای مشکلات بهره‌وری شما نیستند، بلکه مربوط به سیستم پشت آنها است.
سیستم های بهره وری چیست؟
یک سیستم بهره وری یک فرآیند قابل تکرار و ساختار کاملاً تعریف شده برای مدیریت مؤثر زمان، توجه، اطلاعات و وظایف است. این مجموعه ای از روتین ها است که به شما کمک می کند تا به طور مداوم خروجی با کیفیت بالا را حفظ کنید و به اهداف خود برسید. اگرچه سیستم های بهره وری از فردی به فرد دیگر بسته به نیازها و ترجیحات خاص آنها متفاوت است، آنها معمولاً به شما قدرت می دهند تا وظایف مهم روزانه خود را انجام دهید و در عین حال به طور مؤثر زمان خود را مدیریت کنید.
مشکل اتکای صرف به ابزارهای بهره وری
اعتراف می کنم – من با جذابیت برنامه های بهره وری جدید غریبه نیستم. مانند بسیاری از افراد که با حواس‌پرتی‌های کار از خانه دست و پنجه نرم می‌کنند، گزینه‌های بی‌شماری را امتحان کرده‌ام، از فهرست کارها گرفته تا مسدودکننده‌های حواس‌پرتی، به این امید که هر برنامه جدید به نوعی بتواند تمرکز من را برطرف کند. باید بگویم که هیجان اولیه پس از امتحان یک برنامه بهره وری جدید اغلب منجر به افزایش موقت بهره وری می شود.
با این حال، این “سندرم شی براق” به سرعت محو می شود، و من خودم را دنبال بهترین چیز بعدی می بینم. چرا؟ زیرا خود برنامه فقط علائم را بدون توجه به علت اصلی که اغلب فقدان ساختار بهره‌وری واضح و قابل تکرار است، درمان می‌کند. بنابراین، شما به برنامه های بهره وری بیشتری نیاز ندارید. شما به یک سیستم محکم و پایدار نیاز دارید.
سیستم های بهره وری قبل از برنامه ها
ستون فقرات بهره وری یک سیستم پایدار است که برای نیازها و اهداف شما کار می کند. دلیل اصلی این امر این است که با گذشت زمان، این عادت تبدیل به یک عادت می شود که مدیریت کار را تقریباً خودکار می کند. این بدان معنا نیست که برنامه های بهره وری بی فایده هستند – آنها می توانند توانمندسازهای موثری باشند که سیستم بهره وری شما را تکمیل کنند.
هنگامی که وظایف خود را با روش بهره وری ساختاریافته تراز می کنید، نیازی به جستجوی مداوم برنامه های جدید نخواهید داشت تا به شما در ادامه مسیر کمک کنند. در عوض، سیستم شما به عنوان راهنمای انتخاب ابزار مناسب برای پشتیبانی از آن عمل خواهد کرد. مانند موتور خودرو، سیستم شما بهره‌وری شما را تقویت می‌کند و برنامه‌هایی که انتخاب می‌کنید مانند روان‌کننده موتور هستند که باعث می‌شود به خوبی کار کند.
و درست مانند موتورهای خودروهای مختلف دارای مشخصاتی برای نوع روان کننده مورد استفاده است، به شما کمک می کند تا برنامه های بهره وری خود را بر اساس نیازهای سیستم خود انتخاب کنید. انتخاب اپلیکیشنی که روش شما را تکمیل می کند، تضمین می کند که همه چیز به طور هماهنگ کار می کند. در اینجا چند روش موثر بهره وری و بهترین ابزار برای حمایت از آنها آورده شده است:
1. روش انجام کارها
دیوید آلن دریافت کارها یک سیستم بهره وری موثر است که برای کمک به شما در کاهش شلوغی ذهنی، بهبود تمرکز و غلبه بر وظایفتان طراحی شده است. در هسته خود، GTD در مورد ثبت هر چیزی که در ذهن شماست – وظایف، ایده ها یا یادداشت ها – در یک سیستم خارجی قابل اعتماد است. این تغییر انرژی ذهنی را آزاد می کند و به شما امکان می دهد روی چیزهایی که مهم هستند تمرکز کنید.
این رویکرد بهره‌وری شامل پنج مرحله است: تسخیر وظایف، شفاف‌سازی آنچه قابل عمل است، سازماندهی وظایف و پروژه‌های خود، انعکاس منظم در مورد آنها، و درگیر شدن با مرتبط‌ترین وظایف.
من OmniFocus را بهترین برای انجام کارها یافتم. ویژگی های آن بر اساس گردش کار GTD طراحی شده است. صندوق ورودی OmniFocus وظایف و ایده‌ها را ضبط می‌کند، در حالی که برگه پروژه‌ها وظایف را با موعد مقرر سازماندهی می‌کند. ویژگی Review به شما کمک می کند تا به طور منظم وظایف خود را ارزیابی کنید و Perspectives وظایف را بر اساس معیارها فیلتر می کند.
2. روزنامه نگاری بینابینی
ژورنالینگ بینابینی جایگزین موثری برای لیست کارهای انجام شده است، زیرا می تواند با ثبت نوشته های کوتاه و بازتابنده در طول روز بهره وری را بهبود بخشد. این مفهوم از کلمه “بینا” به معنای شکاف کوچک گرفته شده است و از این شکاف ها یا انتقال بین وظایف برای یادداشت افکار، ایده ها یا احساسات استفاده می کند.
اگر برای جلوگیری از خستگی ذهنی و کاهش استرس ناشی از جابجایی مداوم کار، ارزشی در استفاده از وقفه های بازتابی کوتاه یافتید، باید ژورنال بینابینی را امتحان کنید. به طور کلی، برای هر کسی که به دنبال رویکردی آگاهانه برای بهره‌وری است مفید است، زیرا آگاهی از عادات کاری فرد را ارتقا می‌دهد، تمرکز را بهبود می‌بخشد و به حفظ ریتم آرام در طول روز کمک می‌کند.
ژورنال نویسی بینابینی یادداشت برداری، ردیابی کار، و تمرکز حواس را با هم ادغام می کند و به شما کمک می کند روز خود را با آرامش و انعکاس بیشتری انجام دهید.
Logseq یک ابزار مدیریت دانش رایگان است که برای ژورنالینگ بینابینی ایده آل است. رویکرد مبتنی بر طرح کلی Logseq ورودی‌ها را به بلوک‌های قابل هضم تجزیه می‌کند و ثبت هر انتقال را ساده می‌کند. تمبرهای داخلی همچنین به شما امکان می‌دهد به راحتی مدت زمان کار و الگوهای کار را ردیابی کنید، و پیوند دو جهته به اتصال ورودی‌های مرتبط در پایگاه دانش شما کمک می‌کند.
3. تکنیک کانبان
تکنیک کانبان ژاپنی یک سیستم ساده و موثر برای مدیریت وظایف است. روش کانبان به شما کمک می کند تا با تقسیم کارها و سازماندهی آنها به چندین دسته، گردش کار خود را تجسم کنید، از جمله اما نه محدود به: To Do، Doing و Done. این یک روش بهره وری عالی برای استفاده شخصی یا تیمی است.
یکی از مزایای اصلی استفاده از تکنیک Kanban این است که یک نمای کلی واضح از وضعیت وظایف ارائه می دهد و به شما در اولویت بندی وظایف و شناسایی موانع احتمالی کمک می کند. برای تیم ها، با واگذاری وظایف به افراد دیگر و نظارت بر پیشرفت، همکاری را بهبود می بخشد.
می توانید تابلوهای Kanban خود را در Trello ایجاد کنید. این ابزار مدیریت کار به شما امکان می‌دهد مراحل Kanban را به‌عنوان فهرست‌ها و کارت‌هایی تنظیم کنید که می‌توانید بین مراحل بکشید و رها کنید. می‌توانید کارت‌های خاصی را به اعضای تیم اختصاص دهید، تاریخ‌های سررسید و توضیحات را اضافه کنید و فایل‌ها را پیوست کنید تا همه اطلاعات مربوط به کار را در یک مکان نگه دارید. Trello همچنین طیف گسترده ای از الگوها را برای شروع سریع ارائه می دهد.
4. ماتریس آیزنهاور
روش آیزنهاور برای تهیه لیست کارها عالی است. شما می توانید از این سیستم بهره وری برای دسته بندی وظایف خود بر اساس فوریت و اهمیت آنها استفاده کنید. ماتریس آیزنهاور از چهار ربع تشکیل شده است:
- مهم و فوری برای کارهای با اولویت بالا که نیاز به توجه فوری دارند.
- برای کارهای مهمی که ضرب الاجل فوری ندارند، مهم اما فوری نیست.
- برای کارهای حساس به زمان که تأثیر کمی بر اهداف بلندمدت شما دارد، مهم نیست، اما فوری است.
- برای کارهای با اولویت پایین که می توان آنها را حذف یا واگذار کرد، مهم و فوری نیست.
سازماندهی وظایف خود با استفاده از ماتریس آیزنهاور به شما کمک می کند تا فوراً روی چه چیزهایی تمرکز کنید، بعداً انجام دهید یا به آنها تفویض کنید. این به شما کمک می کند وظایف خود را به طور موثر اولویت بندی کنید و زمان و انرژی خود را به طور موثرتری مدیریت کنید.
چندین ابزار عالی وجود دارد که از ماتریس آیزنهاور برای سازماندهی وظایف استفاده می کنند، مانند ماتریس اولویت. این برنامه چهار ربع را برای سازماندهی وظایف ارائه می دهد، از جمله Do Now، Do Later، Delegate و به تعویق انداختن. علاوه بر این، می توانید تاریخ سررسید، فیلترها، اعضا و موارد دیگر را اضافه کنید.
5. روش Zettelkasten
روش Zettelkasten (در آلمانی به معنای “جعبه لغزنده”) یک تکنیک موثر یادداشت برداری و مدیریت دانش است که توسط نیکلاس لومان توسعه یافته است. این سیستم بهره وری شامل اضافه کردن یک ایده بر روی یک برگه یا کارت (“zettels”) و استفاده از یک سیستم شماره گذاری منحصر به فرد برای سازماندهی آنها در یک جعبه است. این سیستم سازمانی به شما امکان می دهد این یادداشت ها را به هم متصل کنید و شبکه ای از ایده ها را تشکیل دهید.
یکی از مزایای اصلی استفاده از Zettelkasten این است که از مسدود شدن نویسنده جلوگیری کنید، زیرا هر ایده یا کارت نقطه شروعی برای نوشتن به شما می دهد. سیستم Zettelkasten هر یادداشت یا کارت را به عنوان یک قطعه مستقل با دنباله ای خاص از اعداد یا آدرس ها برای ارجاع سریع در نظر می گیرد. این ارتباطات به ایده‌های مرتبط اجازه می‌دهد تا موضوعات متعددی را بدون محدود شدن به یک دسته بپوشانند.
در حالی که در ابتدا یک سیستم آنالوگ بود، چندین ابزار دیجیتال برای اجرای روش Zettelkasten در دسترس هستند. Obsidian به خاطر یادداشت برداری Zettelkasten مشهور است، اما جایگزین های ساده تری از جمله Zettlr وجود دارد.
اگر در حال حاضر از هیچ سیستم بهره وری برای انجام کارها پیروی نمی کنید، این گزینه ها ارزش بررسی دارند. مهمترین چیز این است که روشی را پیدا کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و به طور مداوم به آن پایبند باشید، زیرا پیروی مکرر آن کلید اثربخشی آن است.