آیا با مدیریت زمان دست و پنجه نرم می کنید؟ دریابید که کدام یک برای بهینه سازی بهره وری شما بهتر است: ماتریس آیزنهاور یا لیست کارهای سنتی.
بین مدیریت ایمیل‌های کاری، انجام کارهای خانگی، و وقت گذاشتن برای تعهدات خانوادگی، همسویی با خواسته‌های زندگی شخصی و حرفه‌ای ما می‌تواند چالش برانگیز باشد. یک استراتژی مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند ساعات بیشتری را در روز بازیابی کنید.
به خواندن ادامه دهید تا دریابید که چگونه ماتریس آیزنهاور با روش فهرست کارها، نقاط قوت و ضعف هر رویکرد متفاوت است، و اینکه کدام روش به بهترین وجه با نیازها و اهداف شما مطابقت دارد.
مبانی ماتریس آیزنهاور و فهرست کارها
یکی از رویکردهای رایج برای مدیریت زمان، فهرست کارهای سنتی است. این شامل نوشتن لیستی از وظایف به ترتیب اولویت آنها و انجام آنها یک به یک است. در حالی که این رویکرد می تواند مفید باشد، همیشه عامل فوریت را در نظر نمی گیرد.
از سوی دیگر، ماتریس آیزنهاور به اولویت بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت آنها کمک می کند. این روش می‌تواند به شما کمک کند تا با تمرکز بر مهم‌ترین وظایف، بهره‌وری و کارایی را افزایش دهید و در عین حال به شما کمک می‌کند تا وظایف کمتر مهمی را که می‌توانید محول کنید یا به تأخیر بیندازید، شناسایی کنید.
در اینجا چهار فاکتور وجود دارد که هنگام انتخاب بین این دو باید در نظر بگیرید.
1. اولویت بندی
اولویت بندی در هنگام تهیه فهرست کارها معمولاً شامل نوشتن همه وظایف به ترتیب اهمیت و انجام آنها به ترتیب است. این روش می تواند برای کارهای ساده یا پروژه هایی با بازه زمانی کوتاه موثر باشد. با این حال، برای پروژه های پیچیده تر یا طولانی مدت، ممکن است موثرترین رویکرد نباشد.
ماتریس آیزنهاور رویکرد متفاوتی برای اولویت بندی دارد. این شامل طبقه بندی وظایف به چهار ربع مختلف بر اساس فوریت و اهمیت آنها است:
- کارهایی که هم فوری و هم مهم هستند، مانند پروژه ای با ضرب الاجل محدود.
- وظایفی که مهم هستند اما فوری نیستند، مانند برنامه ریزی بلند مدت یا توسعه مهارت.
- کارهایی که فوری هستند اما مهم نیستند، مانند وظایف یا جلساتی که می توان آنها را محول کرد یا به تعویق انداخت.
- کارهایی که نه فوری هستند و نه مهم، مانند کارهای با اولویت پایین.
با دسته‌بندی وظایف به این روش، ماتریس آیزنهاور می‌تواند به شما کمک کند ابتدا تمرکز و توجه خود را بر روی مهم‌ترین کارها افزایش دهید و از کند شدن کارها توسط کارهای کمتر حیاتی جلوگیری کنید.
2. فوریت در مقابل اهمیت
قبل از دسته بندی وظایف خود، باید آنها را بر اساس فوریت و اهمیت آن ها درک و تفکیک کنید. هر کاری را که باید انجام دهید با توجه به اینکه چه کسی باید آن را انجام دهد و چه زمانی باید انجام شود تجزیه و تحلیل کنید. سوال “چه کسی” به شما کمک می کند تا بفهمید چقدر مهم است. اگر به توجه شخصی شما نیاز دارد، آن را از اهمیت بالایی در نظر بگیرید.
سوال “چه زمانی” به شما کمک می کند تعیین کنید که کار چقدر فوری است، بنابراین می توانید تصمیم بگیرید که چه مدت قبل از ضرب الاجل فرصت دارید. یادگیری تمایز بین و تفکیک وظایف فوری و مهم راه دیگری برای افزایش بهره وری با انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر است.
در حالی که فهرست کارها در درجه اول به عنوان یادآوری برای وظایف عمل می کند، ماتریس آیزنهاور چارچوبی را برای اولویت بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت آنها ارائه می دهد. به یاد داشته باشید که ذاتاً شامل پارامترهایی برای تصمیم گیری در مورد “چه کسی” و “وقتی” وظایف در خود ماتریس نمی شود. با این حال، می توان از آن به طور موثر برای چنین تصمیماتی استفاده کرد.
به عنوان مثال، با ارزیابی فوریت یک کار، می توانید تعیین کنید که آیا آن کار نیاز به توجه فوری دارد یا می تواند برای زمان بعدی برنامه ریزی شود. به همین ترتیب، با در نظر گرفتن اهمیت یک کار، می توانید تصمیم بگیرید که آیا آن را شخصاً انجام دهید یا به شخص دیگری واگذار کنید.
اگرچه ماتریس آیزنهاور به صراحت این جنبه ها را در بر نمی گیرد، اما یک روش عملی برای ترکیب آنها در مدیریت وظیفه ارائه می دهد. بنابراین، مورد استفاده ماتریس آیزنهاور را می‌توان فراتر از اولویت‌بندی و کمک به تصمیم‌گیری بعدی در مورد تفویض وظایف و زمان‌بندی گسترش داد، حوزه‌هایی که فهرست‌های سنتی کارهای انجام ممکن است کوتاهی کنند.
3. انعطاف پذیری
هنگامی که از لیست کارهایی که باید انجام دهید استفاده می کنید، دائماً تحت فشار هستید که همه کارهای قریب الوقوع را با یک ترتیب خاص انجام دهید. سازماندهی یک فهرست کارها با استفاده از آیتم های اقدام نیز به معنای به روز رسانی مداوم آن و مرتب کردن مجدد وظایف بر اساس تغییر فوریت یا اهمیت است.
علاوه بر این، زمانی که ضرب‌الاجل تنگ دارید، زمان کافی برای تجزیه و تحلیل وظایف خود را ندارید و ممکن است به یکباره روی آنها کار کنید، بدون توجه به مزایای فهرست کارها.
وقتی وظایف را برای بهره وری با ماتریس آیزنهاور اولویت بندی می کنید، به شما انعطاف پذیری می دهد تا بر اساس اهمیت و فوریت آنها انتخاب کنید. هنگامی که شما آزادی انتخاب کارهایی را دارید که باید فوراً انجام شوند، انعطاف پذیری لازم برای انجام سایر کارهای غیر فوری را با شرایط خود خواهید داشت.
با دسته بندی وظایف خود در چهارگوشه های مختلف فوریت و اهمیت، می توانید برای همه وظایف خود از قبل برنامه ریزی کنید. همچنین به شما کمک می کند تا برای تمام وظایف خود زمان اختصاص دهید و اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز مهمی از بین نمی رود.
4. تعهد زمانی
با فهرست کارهایی که انجام می دهید، در حین تکمیل وظایف، فهرست خود را بررسی می کنید. در حالی که ممکن است هنوز کارهای مهم تری در ذهن خود داشته باشید (که می تواند به عدم تمرکز کمک کند)، کاری که در حال حاضر روی آن کار می کنید نیاز به توجه کامل شما دارد.
سیستم ماتریس آیزنهاور می تواند به شما کمک کند زمان و توجه خود را بر روی کارهایی که در چهارگوشه اول قرار دارند متمرکز کنید. این به شما کمک می کند تا وظایف حیاتی و ارزش افزوده را در جریان کاری خود چکش کنید و آنها را به موقع کامل کنید و به شما کمک می کند از اشتباهات مدیریت زمان نیز جلوگیری کنید.
انتخاب روش مدیریت زمان مناسب
بیایید تکمیل یک پروژه با مهلت محدود را مثال بزنیم. در یک فهرست کارها، وظایف شما به ترتیب زمانی ساده مرتب می شوند. با این حال، با ماتریس آیزنهاور، فوری ترین و مهم ترین وظایف در ربع اول قرار می گیرند که نشان دهنده فوریت و اهمیت بالای آنها است.
سپس، شما ربع دوم را دارید، جایی که ممکن است برنامه ریزی بلندمدت یا توسعه مهارت داشته باشید. این کارها را می توان به تدریج انجام داد زیرا زمان بیشتری می برد. در حالی که این وظایف ممکن است ضرب الاجل فوری نداشته باشند، اما برای موفقیت در درازمدت حیاتی و ضروری هستند.
وظایفی که در ربع سوم قرار می گیرند را می توان به زیردستان محول کرد تا اطمینان حاصل شود که در مهلت مقرر تکمیل شده اند. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید برخی از اسناد را قبل از پایان روز به مشتری خود تحویل دهید. می توانید کار را به یک پیک محول کنید و مطمئن شوید که کار به موقع و بدون مشارکت فعال شما انجام می شود.
وظایفی که در ربع چهارم قرار می‌گیرند هم می‌توانند محول شوند و هم به تأخیر بیفتند، زیرا نه اولویت است و نه یک کار مهم. مثلا خرید لوازم التحریر اداری جدید. در حالی که لیست کارهای سنتی تنها به شما یادآوری می کند که تمام وظایف شما را به یاد می آورد، سیستم ماتریس آیزنهاور به شما کمک می کند ابتدا روی کارهای مهم و فوری تمرکز کنید.
وظایف فوری خود را با ماتریس آیزنهاور انجام دهید
لیست کارهایی که باید انجام دهید می تواند به شما کمک کند در زمان کارهای کوتاه مدتی که تکرار نمی شوند، مانند چک لیست یا لیست مواد غذایی، صرفه جویی کنید. با این حال، سیستم ماتریس آیزنهاور به شما در انجام کارهایی که در یک دوره تدریجی تکرار می شوند یا ادامه می یابند، کمک می کند.
شما می توانید انتخاب کنید و تصمیم بگیرید که چه کاری، چه زمانی و چگونه وظایف را انجام دهید و مطمئن شوید که کارها به موقع و بدون تاخیر انجام می شوند.