مدیریت موجودی اکسل در مقابل نرم افزار مدیریت موجودی: کدام بهتر است؟

آیا زمان آن رسیده است که نحوه مدیریت موجودی خود را ارتقا دهید؟

برای سال‌ها، کسب‌وکارها و شرکت‌ها در سراسر جهان از Excel به عنوان ابزار مدیریت موجودی استفاده می‌کردند. اما با معرفی بسیاری از نرم افزارهای اختصاصی مدیریت موجودی، قابلیت اکسل برای این کار زیر سوال رفته است.

اگرچه اکسل یک برنامه بسیار مفید است، آیا برای مدیریت موجودی کافی است؟ برای پاسخ به این سوال اجازه دهید مدیریت موجودی اکسل را با نرم افزار مدیریت موجودی مقایسه کنیم.

چرا بسیاری از کسب و کارها از Excel برای مدیریت موجودی استفاده می کنند؟

اکسل اساساً یک برنامه صفحه گسترده است که از شبکه های سلولی برای کمک به تجمیع، سازماندهی و محاسبه سریع داده ها استفاده می کند. با این حال، فراتر از محاسبات پایه است – اکسل دارای قالب ها و ویژگی هایی برای مدیریت پروژه، حسابداری، پیش بینی و سایر وظایف حرفه ای است. به همین دلیل است که برنامه مدیریت موجودی بسیاری از مشاغل نیز هست.

اکسل مانع ورود کمی دارد زیرا مقرون به صرفه است. فقط باید یک مجوز برای مایکروسافت آفیس بخرید، و شما آماده هستید. به همین دلیل است که می‌توانید همه را از استارت‌آپ‌ها گرفته تا شرکت‌ها پیدا کنید که از آن استفاده می‌کنند.

علاوه بر این، اکسل بسیار متنوع است. می توانید آن را با توجه به نیازهای منحصر به فرد خود سفارشی کنید و ماکروها، فرمول ها و قالب ها را اضافه کنید. با اکسل، شما فقط به اعداد خسته کننده محدود نمی شوید. شما می توانید نمودارها و نمودارهای قدرتمندی را در اکسل ایجاد کنید تا داده ها را به صورت بصری و در یک نگاه تجزیه و تحلیل کنید.

6 اشکال مدیریت موجودی در اکسل

شکی نیست که اکسل ویژگی های چشمگیری را ارائه می دهد که استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک از آن برای مدیریت موجودی های خود استفاده می کنند. با این حال، با رشد کسب و کار، به دلیل محدودیت های اکسل به عنوان یک ابزار مدیریت موجودی، مشکلاتی به وجود می آید. در اینجا به برخی از محدودیت های آن اشاره می کنیم.

1. فرآیند وقت گیر و عدم اتوماسیون

کسب و کارهای بزرگتر با موجودی های گسترده تری سروکار دارند که باید به صورت دستی در اکسل ثبت شوند. از وارد کردن و به‌روزرسانی داده‌ها گرفته تا سازمان‌دهی و بررسی، مدیریت موجودی اکسل هزینه و زمان زیادی را برای شرکت هزینه می‌کند.

در یک دنیای ایده‌آل، شما می‌خواهید که اکسل پس از کاهش سهام شما به یک سطح مشخص، از شما درخواست کند تا بتوانید دوباره سفارش دهید. متأسفانه، به دلیل عدم اتوماسیون در اکسل، اینطور نیست.

2. افزایش احتمال خطاهای انسانی

یکی دیگر از مشکلات ورودی دستی داده ها، احتمال خطاهای انسانی است. در حالی که چنین اشتباهاتی اغلب در مقیاس کوچکتر قابل اجتناب هستند، اشتباهات انسانی در هنگام برخورد با هجوم گسترده داده ها از منابع متعدد تقریباً اجتناب ناپذیر است.

به عنوان مثال، یک فرمول نادرست می تواند چندین سلول، اگر نه کل صفحه گسترده، را تحت تاثیر قرار دهد و منجر به گزارش های اشتباه شود. چنین خطاهایی که به ظاهر بی ضرر هستند، اغلب می توانند نتایج نادرستی ایجاد کنند که میلیون ها دلار هزینه برای یک شرکت دارد.

پیدا کردن و رفع این خطاها یک بازی کاملاً جدید با توپ است. چگونه یک کاما یا نقطه اعشار از دست رفته را در هزاران سلول داده پیدا کنید؟ حتی اگر مشکل را پیدا کنید، اغلب باید در چندین سلول اصلاح شود، که ممکن است چندین ساعت طول بکشد.

3. عدم به روز رسانی در زمان واقعی

مدیریت موثر موجودی نیازمند داده های بلادرنگ برای تصمیم گیری سریع و دقیق است. با این حال، این کار با اکسل غیرممکن است، زیرا شما باید به صورت دستی صفحه گسترده را پس از هر بار ارسال یا محصول فروخته شده به روز کنید. حتی با متعهدترین کارکنانی که مشتاق موجودی و منابع موجود هستند، داده‌های اکسل شما اغلب یک قدم عقب‌تر خواهند بود.

به دلیل کمبود به روز رسانی در زمان واقعی، کسب و کارها اغلب مجبورند بر اساس داده های قدیمی تصمیم بگیرند. این می تواند منجر به مشکلات متعددی شود، مانند کمبود یا کمبود.

4. همکاری محدود

همکاری موثر برای مدیریت موجودی ضروری است، زیرا با داده‌ها از منابع متعدد سروکار دارد. علاوه بر اشتراک‌گذاری کتاب کار، اظهار نظر و افزودنی‌های شخص ثالث، ویژگی‌های همکاری کمی در اکسل وجود دارد. با این حال، به روز رسانی همزمان داده های موجودی یک دردسر در اکسل است.

5. عدم امنیت و تاریخچه داده ها

در هر کسب و کاری، چندین ذینفع نیاز به دسترسی به بخش های خاصی از داده های موجودی دارند. این هنگام کار با اکسل مشکل ساز می شود زیرا دسترسی مبتنی بر نقش را ارائه نمی دهد. شخصی که به صفحه‌گسترده موجودی دسترسی دارد، می‌تواند به طور کامل به آن دسترسی داشته باشد یا اصلاً به آن دسترسی نداشته باشد، که حفاظت از اطلاعات حساس شرکت را دشوار می‌کند.

حتی اگر می‌توانید تغییرات را در اکسل ردیابی کنید، برای شرکت‌هایی که مجموعه داده‌های موجودی بزرگ‌تر و پیچیده‌تری دارند کافی نیست. پیگیری اینکه چه کسی در داده‌های موجودی تغییرات ایجاد کرده، چه تغییراتی ایجاد شده است و چه زمانی انجام شده است دشوار است.

چنین دنباله حسابرسی محدودی تغییر داده‌های موجودی را برای پنهان کردن فعالیت‌های متقلبانه برای هر کسی آسان می‌کند و یکپارچگی داده‌های موجودی را به خطر می‌اندازد.

چرا به نرم افزار مدیریت موجودی تغییر دهید؟

اگر هنگام مدیریت موجودی خود با اکسل با مشکلاتی مواجه هستید، وقت آن رسیده است که به نرم افزار مدیریت موجودی بروید. برخلاف اکسل، این نرم افزار به طور خاص برای مدیریت موجودی طراحی شده است و تمام جنبه های مدیریت موجودی، مانند کانال های فروش، ذخیره سازی مجدد و انبارداری را به صورت یکپارچه ترکیب می کند.

به غیر از ارائه راه حل یک مرحله ای، نرم افزارهای مدیریت موجودی مانند Cin7 و Zoho Inventory فرآیند را با اعلان ها و هشدارها خودکار می کنند. آنها ویژگی های گزارش گیری تخصصی را ارائه می دهند که به پیش بینی روند فروش و تصمیم گیری با پشتوانه داده های موجودی در زمان واقعی کمک می کند.

5 مزیت نرم افزار مدیریت موجودی نسبت به اکسل

جدیدترین نرم افزار مدیریت موجودی مزایای فوق العاده ای نسبت به اکسل ارائه می دهد. این باعث می شود مشکلات اتوماسیون و مقیاس پذیری که کاربران اکسل با آن مواجه هستند با نرم افزار مدیریت موجودی زائد شود.

بیایید به مزایای برنامه های مدیریت موجودی نگاه کنیم تا ببینیم که چگونه از اکسل بهتر عمل می کند.

1. اتوماسیون باعث صرفه جویی در زمان و منابع شرکت می شود

نرم افزار مدیریت موجودی، مدیریت موجودی را با استفاده از فناوری RFID یا اسکنر بارکد به صورت خودکار انجام می دهد. همچنین سفارش مجدد را خودکار می کند. هنگامی که سطح موجودی شما به آستانه مشخصی رسید، سفارش‌های خرید به‌طور خودکار تولید می‌شوند و از انباشت یا کمبود موجودی جلوگیری می‌کنند.

خودکار کردن فرآیند باعث می شود همه چیز قابل مدیریت باشد و در زمان و منابع شرکت صرفه جویی شود. این یک پله بالاتر از اکسل است و با تخصیص استراتژیک زمان و منابع ذخیره شده به تلاش های سودآور، مقیاس کسب و کار شما را بسیار آسان تر می کند.

2. داده های قابل اعتماد تر

نرم افزار مدیریت موجودی با خودکارسازی بیشتر جنبه های مدیریت موجودی، احتمال خطاهای انسانی را به حداقل می رساند. نه تنها داده‌های به‌دست‌آمده را قابل اعتمادتر می‌کند، بلکه زمان و منابعی را که برای حسابرسی و رفع اشتباهات صرف می‌شود، کاهش می‌دهد.

داده های قابل اعتماد به پیش بینی های دقیق تبدیل می شود که برای رشد هر کسب و کاری بسیار مهم است. تجزیه و تحلیل دقیق داده‌ها می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد ترتیب‌دهی مجدد و تخصیص منابع، بهبود سودآوری و امکان مقیاس‌پذیری اتخاذ کنند.

3. یکپارچه سازی سیستم تبدیل به یک نسیم می شود

نرم‌افزار مدیریت موجودی می‌تواند با بخش‌های دیگر کسب‌وکار شما، مانند خرید، فروش، حساب‌ها، و غیره یکپارچه شود. چنین یکپارچه‌سازی یکپارچه شرکت‌ها را از جمع‌آوری دستی داده‌ها از بخش‌های مختلف و ادغام آن در یک کتاب کار Excel نجات می‌دهد.

مقیاس بندی اغلب شامل انجام همزمان تجارت در چندین بازار فروش است. با اکسل، باید کتاب‌های کار موجودی متعددی را برای کانال‌های فروش مختلف ایجاد و مدیریت کنید و سعی کنید آنها را قابل اعتماد و به‌روز نگه دارید.

یک نرم افزار مدیریت موجودی، با یکپارچه سازی همه کانال ها، فرآیند را آسان تر می کند. شما نیازی به دردسر مدیریت چنین داده های بزرگ مقیاس با نرم افزار مدیریت موجودی نخواهید داشت، زیرا به طور خودکار داده ها را جمع آوری می کند و ردیابی موجودی در زمان واقعی را ارائه می دهد.

4. پیش بینی و برنامه ریزی آسان تر

مدیریت موجودی اکسل به دلیل ماهیت ورودی دستی آن از آنچه در حال وقوع است عقب مانده است. این شکاف بین موجودی صفحه گسترده و موجودی انبار به یک مانع مهم در پیش بینی، برنامه ریزی و تصمیم گیری موثر تبدیل می شود. در نهایت، کسب‌وکارها برای برآورده کردن نیازهای روزافزون بازار تلاش می‌کنند و در رقابت با شرکت‌هایی که از راه‌حل‌های خودکار استفاده می‌کنند شکست می‌خورند.

استفاده از نرم افزار مدیریت موجودی این شکاف را با داده های موجودی در زمان واقعی برطرف می کند. در هر لحظه از زمان، از سطوح موجودی خود در مکان‌های مختلف، سفارش‌های خرید و موارد دیگر آگاه هستید. پیش بینی و برنامه ریزی با کمک داده های بلادرنگ در دسترس آسان تر و دقیق تر می شود.

5. افزایش امنیت داده ها با دسترسی مبتنی بر نقش

بر خلاف اکسل، نرم افزار مدیریت موجودی دسترسی مبتنی بر نقش را فراهم می کند. مدیران می‌توانند نقش‌هایی را با مجوزها و سطوح دسترسی متفاوت اختصاص دهند.

به عنوان مثال، یک مدیر انبار می‌تواند با اجازه دسترسی به داده‌های موجود، تولید گزارش، سفارش‌دادن و موارد دیگر، به نرم‌افزار دسترسی کامل داشته باشد. در همان زمان، یک کارمند ورود اطلاعات فقط می‌تواند به صفحه‌های ورودی داده دسترسی داشته باشد.

دسترسی مبتنی بر نقش به ایجاد و حفظ سلسله مراتب شرکت کمک می کند و امنیت اطلاعات حساس شرکت را بهبود می بخشد. علاوه بر این، به ردیابی اینکه چه تغییراتی در سیستم اعمال شده است، چه کسی و چه زمانی آنها را ایجاد کرده است، کمک می کند. این امر مسئولیت پذیری را افزایش می دهد و احتمال نقض حریم خصوصی و کلاهبرداری را به حداقل می رساند.

برنامه های مدیریت موجودی به مقیاس کسب و کار شما کمک می کنند

اکسل معمولا برای یک کسب و کار کوچک کافی است، به خصوص اگر پول نقدی برای خرج کردن در برنامه ها و خدمات تخصصی نداشته باشد. با این حال، هنگامی که کسب و کار شما در حال رشد است، این یک مانع برای مقیاس پذیری است. بنابراین، زمانی فرا می رسد که مشکلات قابل توجهی ایجاد می شود. هنگامی که چنین زمانی فرا می رسد، نرم افزار تخصصی مدیریت موجودی بخشی از راه حل است.

با نرم افزار مدیریت موجودی، کسب و کارها می توانند با خودکارسازی فرآیند، حذف خطاهای انسانی و بهبود همکاری، موجودی های خود را بهتر مدیریت کنند. با این حال، اتوماسیون نباید به مدیریت موجودی محدود شود. شرکت ها باید همیشه در تلاش برای بهبود کارایی و سودآوری با خودکارسازی جنبه های مختلف کسب و کار باشند.

منبع مقاله