آیا می خواهید با پروژه های خود کارهای بیشتری انجام دهید؟ یاد بگیرید چگونه از Airtable برای مدیریت کارآمد پروژه استفاده کنید.
آیا ابزار مناسبی برای مدیریت پروژه دارید؟ مدیریت پروژه های بزرگ به تلاش زیادی نیاز دارد تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات همیشه به روز هستند و همه در یک صفحه هستند. اگر به دنبال مدیریت و نظارت کارآمد بر پروژه خود هستید، Airtable یک پلت فرم عالی برای در نظر گرفتن است.
Airtable یک پلتفرم بسیار غنی و کاربرپسند است که پیچیدگی ابزارهای مدیریت پروژه را با سادگی صفحات گسترده ترکیب می کند. در اینجا نحوه شروع استفاده از Airtable برای مدیریت پروژه موثر است.
مرحله 1: راه اندازی پایگاه خود
در Airtable می توانید فضاهای کاری مجزا برای پروژه های مختلف و چندین پایگاه داده در هر فضای کاری داشته باشید. پایگاه های داده در Airtable را Bases می نامند. پایگاه‌های داخل یک فضای کاری نیز می‌توانند به یکدیگر مرتبط باشند تا داده‌های شما در هر پایگاه ساده‌سازی شود.
در اینجا نحوه تنظیم پایگاه Airtable خود آورده شده است:
- پس از ورود به حساب Airtable خود، می توانید یا از فضای کاری پیش فرض خود شروع کنید یا یک فضای کاری جدید ایجاد کنید که می تواند با همکاران خود به اشتراک گذاشته شود. برای ایجاد یک فضای کاری جدید، کافیست بر روی Create a workpace کلیک کنید و فضای کاری خود را نامگذاری کنید.
- به فضای کاری مورد نظر خود بروید و روی Create a base کلیک کنید تا پایگاه داده جدید خود را تنظیم کنید.
- برای تغییر نام، روی عنوان پایگاه (که به صورت پیش‌فرض «پایه بدون عنوان» است) کلیک کنید. همچنین می توانید ظاهر صفحه را در اینجا شخصی سازی کنید.
- اکنون می توانید داده های موجود را به جدول خود وارد کنید، از یک الگوی Airtable استفاده کنید یا جدول خود را از ابتدا ایجاد کنید.
- به‌طور پیش‌فرض، Airtable از قبل چند فیلد را برای شروع کار اضافه می‌کند. برای ویرایش این فیلدها کافیست روی نام فیلد دوبار کلیک کنید. این به شما امکان می دهد نام فیلد و نوع فیلد را تغییر دهید.
- برای افزودن فیلدهای بیشتر، روی + در هدر جدول کلیک کنید. نوع فیلد مورد نظر را انتخاب کنید، نام فیلد را وارد کنید، پیکربندی را تنظیم کنید و روی ایجاد فیلد کلیک کنید.
- هنگامی که تمام فیلدهای لازم را اضافه کردید، پایگاه داده شما آماده است! همچنین می توانید ستون ها را بر اساس نحوه چیدمان آنها بکشید و رها کنید.
اگر اولین باری است که از Airtable استفاده می‌کنید، این ابزار به شما یک راهنما عالی برای کمک به راه‌اندازی اولین پایگاه شما می‌دهد.
مرحله 2: ایجاد و سفارشی کردن نماها
Airtable واقعاً سهولت مشاهده داده ها را متحول کرده است. مشاهده تنظیمات مانند Grid، Calendar، Gallery، Form، Kanban و غیره، ابزارهای منحصر به فردی را برای تعامل با داده ها ارائه می دهند. Airtable به شما امکان می دهد تا 1000 بازدید در هر جدول ایجاد کنید.
در اینجا نحوه تنظیم نمای Airtable خود آورده شده است:
- به طور پیش فرض، Airtable یک نمای Grid برای جدول شما ایجاد می کند. همچنین می توانید نماهای شبکه ای اضافی یا نماهای دیگر را با پیکربندی های مختلف ایجاد کنید.
- در زیر منوی Create… بر روی نوع نمای مورد نظر کلیک کنید تا یک نمای جدید ایجاد شود.
- در نمای جدید ایجاد شده، می توانید فیلدهایی را که می خواهید مشاهده کنید سفارشی کنید، رکوردها را بر اساس برخی معیارها فیلتر کنید و همچنین رکوردها را بر اساس نیاز خود مرتب کنید.
مرحله 3: اضافه کردن و مدیریت همکاران
در Airtable، می توانید اعضای تیم/همکاران را به کل فضای کاری خود و همچنین به پایگاه های فردی اضافه کنید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه افرادی که روی یک پروژه کار می کنند در یک صفحه هستند، با یک نمای کلی واضح از اطلاعات به اشتراک گذاشته شده، وظایف، جدول زمانی و غیره.
در اینجا نحوه اضافه کردن همکاران به فضای کاری Airtable خود آورده شده است:
- به صفحه اصلی Airtable خود بروید و فضای کاری را انتخاب کنید.
- روی اشتراک گذاری کلیک کنید و همکاران خود را از طریق ایمیل اضافه کنید.
- همکاران شما یک دعوت نامه ایمیلی برای پیوستن به فضای کاری شما دریافت خواهند کرد. پس از پذیرش دعوت، می‌توانند به تمام پایگاه‌های موجود در فضای کاری مشترک دسترسی داشته باشند.
در اینجا نحوه اضافه کردن همکاران به پایگاه Airtable خود آورده شده است:
- به پایگاه Airtable خود بروید.
- روی اشتراک گذاری کلیک کنید و همکاران خود را از طریق ایمیل اضافه کنید.
- همکاران شما یک دعوت نامه ایمیلی برای پیوستن به پایگاه شما دریافت می کنند. پس از پذیرش دعوت، فقط می توانند به داده های پایگاه مشترک دسترسی داشته باشند.
پس از پیوستن همکاران شما، می توانید مجدداً روی اشتراک گذاری کلیک کنید تا لیست همکاران را مشاهده کنید و همچنین مجوزهای دسترسی را ویرایش کنید.
در یک پایگاه، می‌توانید از نوع فیلد «کاربر» برای اضافه کردن همکاران خود به رکوردهای فردی استفاده کنید. این همچنین دارای یک ویژگی اعلان است که هر زمان که مشارکت کننده به یک رکورد اختصاص داده شود، از طریق ایمیل به آنها اطلاع می دهد.
سایر ویژگی های مفید Airtable
مراحل ذکر شده در بالا باید برای شروع مدیریت پروژه و همکاری با استفاده از Airtable کافی باشد. اگر می خواهید بازی Airtable خود را ارتقا دهید، می توانید ویژگی های زیر را نیز بررسی کنید که مطمئناً تجربه مدیریت پروژه شما را بهبود می بخشد:
1. رابط ها
با Airtable’s Interface Designer، می توانید یک تجربه سفارشی برای خود و اعضای تیم خود ایجاد کنید. این ابزار به انعطاف‌پذیری تجسم و ویرایش رکوردها به روش‌های سفارشی‌شده بدون به خطر انداختن یکپارچگی نماهای پایه اجازه می‌دهد.
می توانید از آن برای ایجاد داشبوردهای پروژه منحصر به فرد استفاده کنید که دقیقاً آنچه را که می خواهید ببینید، به روشی که می خواهید ببینید، به شما نشان می دهد.
2. اتوماسیون
Airtable Automations به خودکارسازی کارهای تکراری، مانند ارسال ایمیل، به‌روزرسانی سوابق، و غیره کمک می‌کند. با این عملکرد، می‌توانید پایگاه خود را با برنامه‌های خارجی مانند Outlook و Google Sheets ادغام کنید تا وظایف خاصی را به‌طور خودکار انجام دهید.
3. پایگاه های مرتبط
Airtable همچنین دارای ویژگی ایجاد پایه های پیوندی است، یعنی پایه هایی که با پیوند دادن فیلدهای مشابه در جداول با هم کار می کنند. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که داده های شما همیشه در جداول به روز می شوند، بنابراین وضوح و شفافیت را افزایش می دهد.
4. اشتراک گذاری فقط خواندنی
قابلیت اشتراک‌گذاری فقط خواندنی Airtable به شما امکان می‌دهد داده‌های نماهای انتخابی را با کاربران خارجی به اشتراک بگذارید. نیازی نیست که این کاربران به عنوان همکار به پایگاه شما اضافه شوند و فقط بر اساس روشی که نمای مشترک را پیکربندی کرده اید، می توانند رکوردها را ببینند.
5. تابع فرمول
مشابه نرم افزارهای صفحه گسترده مانند Microsoft Excel و Google Sheets، Airtable نیز توانایی تولید داده های محاسبه شده را دارد. می توانید یک فیلد با نوع “فرمول” ایجاد کنید و فرمول مورد نظر و قوانین قالب بندی را برای انجام هر چیزی از محاسبات ساده تا تجزیه و تحلیل داده های پیچیده تنظیم کنید.
مدیریت پروژه خود را با Airtable ارتقا دهید
در محیط‌های پرسرعت، شفافیت پروژه در هر لحظه بسیار مهم است. به همین دلیل است که شما به ابزار مناسبی برای ساده کردن کارها برای همه افراد درگیر نیاز دارید و Airtable قطعاً با این شرایط مطابقت دارد.
رابط کاربری رنگارنگ و کاربرپسند Airtable تنظیم یک پایگاه داده پروژه را در عرض چند دقیقه آسان می کند. پلتفرم هایی مانند Airtable برای یک فضای کاری سازنده، مشارکتی و کارآمد ضروری هستند.