آیا به دنبال یک ابزار مدیریت پروژه هستید که به شما کمک کند سازماندهی شده و در مسیر خود بمانید؟ در اینجا نحوه انتخاب مناسب برای خود آورده شده است.
اگر با یک تیم کوچک یا روی یک پروژه شخصی روی چیز مهمی کار می کنید، مهم است که در راس امور قرار بگیرید و گردش کار خود را سازماندهی کنید. بهترین راه برای انجام این کار، سرمایه گذاری در ابزار مدیریت پروژه است. استفاده از نرم‌افزار تخصصی می‌تواند به ساده‌سازی گردش کار شما کمک کند و تمام آن قطعات متحرک را مرتب نگه دارد.
با این حال، با وجود گزینه های بسیار زیاد، چگونه گزینه مناسب را انتخاب می کنید؟ اولین قدم این است که بدانید به دنبال چه ویژگی ها و جنبه هایی باشید. روی آنچه واقعا برای شما و تیمتان اهمیت دارد تمرکز کنید. به عملکرد، انعطاف پذیری، رابط، امنیت و پشتیبانی فکر کنید.
1. ویژگی ها و عملکرد
قبل از جستجوی یک ابزار مدیریت پروژه، باید ویژگی هایی را که به شما در انجام کارها کمک می کند، بیابید. قبل از حرکت به جلو چند سوال از خود بپرسید. به عنوان مثال، آیا به صورت انفرادی کار خواهید کرد یا با یک تیم؟ اگر دومی است، اندازه و وسعت تیم شما چقدر است؟ به چه ابزاری نیاز دارید و بدون چه کاری می توانید انجام دهید؟
به طور کلی، شما گزینه هایی برای ایجاد وظایف، نقاط عطف، زمان بندی ها و جدول زمانی می خواهید تا همه را در مسیر خود نگه دارید. هرچه این ابزارها قابل تنظیم و انعطاف پذیرتر باشند، بهتر است. برخی از ابزارها به شما امکان می‌دهند وظایف، وابستگی‌ها و اعلان‌های تکرارشونده را تنظیم کنید تا پروژه‌ها را به‌طور کارآمد حفظ کنید.
ابزارهای خاصی نسبت به سایرین تطبیق پذیرتر هستند. به عنوان مثال، می توانید از ClickUp به عنوان ابزاری برای بهره وری شخصی و همچنین برای تیم های کوچک استفاده کنید. بنابراین، اولین گام ارزیابی نیازهای گردش کار شما و سپس انتخاب ابزاری است که مناسب ترین آن است.
2. رابطی که در واقع از آن استفاده خواهید کرد
بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه بسیار متنوع هستند و می توانند با موقعیت های مختلف سازگار شوند. برای مثال، کارهای زیادی می‌توانید با Notion انجام دهید، مانند یادداشت‌برداری، ایجاد فهرست‌های کار یا حتی ساختن یک CRM سفارشی. در حالی که شاید یکی از بهترین ابزارها برای بهره وری باشد، برخی ممکن است چیزی ساده تر را ترجیح دهند که بتوانند به سرعت با آن راحت شوند.
اگر اینطور است، به دنبال یک طراحی ساده و شهودی باشید که با چند کلیک به راحتی پیمایش کنید. ویژگی ها باید به راحتی در دسترس باشند و زیر لایه های منو مدفون نشوند. نقاط گلوله، لیست های شماره گذاری شده، و فضای خالی زیاد، دستورالعمل ها و اطلاعات را برای اسکن آسان می کند.
این برنامه همچنین باید دارای داشبوردی باشد که یک نمای کلی از وظایف، زمان‌بندی‌ها و اعلان‌ها را ارائه می‌دهد تا به شما کمک کند به طور موثر از همه چیز مطلع باشید. به یاد داشته باشید که تقریباً هر روز از این ابزار استفاده خواهید کرد، بنابراین چیزی را بیابید که ممکن است واقعاً از استفاده از آن لذت ببرید.
3. گزینه های شخصی سازی
ابزار ایده‌آل باید کنترل کاملی را به شما بدهد که کدام ویژگی‌ها و نماها برای شما یا تیمتان قابل مشاهده است. برخی از شما ممکن است به یک برد ساده و لیست وظایف Kanban نیاز داشته باشید، در حالی که برخی دیگر نمودارها، گرافیک ها و ردیاب های زمان را برای کمک به تجسم تمام آن داده ها ترجیح می دهند. در هر صورت، بخش ها باید قابل تنظیم باشند و به راحتی فعال یا غیرفعال شوند.
همچنین باید بتوانید فیلدها، نماها و فیلترهای سفارشی را برای ردیابی پیشرفتی که واقعاً مهم است اضافه کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید وظایف خاصی را با نام مشتری یا سطح اولویت برچسب گذاری کنید. به طور مشابه، ممکن است یک نمای سفارشی بخواهید که فقط وظایف با اولویت بالا را که به تیم شما اختصاص داده شده است را نمایش دهد.
4. همکاری و ارتباطات
همکاری کلید هر ابزار مدیریت پروژه خوب است. شما چیزی می خواهید که به شما امکان می دهد به راحتی با اعضای تیم و مشتریان کار کنید، بنابراین همه می توانند پیشرفت را پیگیری کنند و در جریان قرار بگیرند. اطمینان حاصل کنید که می توانید کاربران را اضافه کنید و سطح دسترسی آنها را مشخص کنید.
شما باید بتوانید ادمین ها، اعضای تیم با مجوزهای مختلف و مشتریان با دسترسی محدود را اضافه کنید. تعیین وظایف و ضرب الاجل نیز باید ساده باشد. هنگامی که وظیفه ای محول می شود، باید بلافاصله از طریق یک اعلان به گیرنده هشدار داده شود. به غیر از آن، اعضای تیم باید بتوانند در مورد وظایف نظر بدهند، به‌روزرسانی‌ها را به اشتراک بگذارند، سؤال بپرسند و به راحتی فایل‌ها را به اشتراک بگذارند.
5. انعطاف پذیری
یک ابزار مدیریت پروژه خوب ابزاری است که با افزایش دامنه، پیچیدگی و داده های پروژه شما، با نیازهای شما سازگار شود. این ابزار باید بتواند این افزایش داده و پیچیدگی را بدون به خطر انداختن عملکرد یا همکاری مدیریت کند.
وقتی پروژه را بیشتر گسترش دهید، در نهایت به ابزارهای بیشتری برای مدیریت تمام فرآیندها نیاز خواهید داشت. به این ترتیب، مهم است که این ابزار بتواند به خوبی با نرم افزارهای دیگر مانند برنامه های اشتراک گذاری فایل، خدمات ایمیل و ابزارهای تجاری یکپارچه شود.
6. قابلیت دسترسی به موبایل
اگر اعضای خاصی از تیم شما از راه دور کار می کنند و همیشه به یک فضای کاری اختصاصی دسترسی ندارند، یک برنامه تلفن همراه می تواند به آنها کمک کند تقریباً از هر کجا در ارتباط باشند. بررسی کنید که آیا این ابزار دارای یک برنامه اختصاصی iOS یا Android است و آیا این ویژگی‌ها از تجربه کامل دسکتاپ منتقل می‌شوند یا خیر.
حداقل، کاربران باید بتوانند به نظرات پاسخ دهند، وظایف محول شده را بررسی کنند و از پیشرفت پروژه در حین استفاده از برنامه تلفن همراه مطلع باشند. این روزها این موضوع کمتر مطرح است زیرا برخی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه قبلاً دارای برنامه های تلفن همراه اختصاصی هستند که تجربه ای سازنده را ارائه می دهند.
7. امنیت و حریم خصوصی داده ها
در حالی که بسیاری از افراد ممکن است جنبه امنیتی را نادیده بگیرند، زمانی که به ابزار مربوط به داده‌ها، اسناد و اطلاعات حساس پروژه اعتماد می‌کنید، ضروری است. ابزارهای رمزگذاری مانند گواهینامه های SSL بسیار مهم هستند. این بدان معنی است که داده ها و اسناد شما برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز کدگذاری شده اند.
احراز هویت دو مرحله‌ای نیز مهم است و نه تنها به رمز عبور نیاز دارد، بلکه به یک کد ارسال شده به تلفن یا یک برنامه احراز هویت نیز نیاز دارد. این امر دسترسی هکرها به حساب شما را بسیار سخت تر می کند.
در نهایت، به دنبال ابزارهای پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات باشید. این امکان وجود دارد که سرورهای نرم افزاری از کار بیفتند یا قربانی حملات سایبری شوند. پشتیبان‌گیری خودکار منظم و برنامه‌ای برای پشتیبان‌گیری و اجرای داده‌های شما در این شرایط حیاتی است.
8. قیمت گذاری و طرح ها
بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه برای استفاده رایگان هستند، اما اکثر آنها دارای ویژگی هایی هستند که در پشت اشتراک قفل شده اند. ممکن است بتوانید از یک ابزار خاص کاملاً رایگان استفاده کنید، اما دسترسی محدودی به تعداد افرادی که می‌توانید به داخل هواپیما اضافه کنید، خواهید داشت.
اطمینان حاصل کنید که ابزاری که استفاده می کنید قیمت مناسبی دارد به طوری که کاملاً متناسب با بودجه پروژه شما باشد. در حین محاسبه قیمت، نظرات را به صورت آنلاین بررسی کنید تا ببینید آیا پشتیبانی مشتری خوب است یا خیر. شما می خواهید در صورت بروز مشکل، به راحتی به چت، تماس یا ایمیل با شرکت دسترسی داشته باشید.
ساده کردن گردش کار با ابزار مدیریت پروژه
ابزار مدیریت پروژه برای مشاغل یا افرادی که به دنبال ایجاد چیزی با رشد بالقوه در آینده هستند بسیار مهم است. ممکن است برای فریلنسرهای مستقل چندان مهم نباشد، اما همچنان به ساده‌سازی گردش کار و اطمینان از اینکه ضرب الاجل‌ها را از دست نمی‌دهید کمک زیادی می‌کند.
بهترین بخش این است که بسیاری از این ابزارها چیزی بیش از نرم افزار مدیریت پروژه هستند. می توانید از آنها برای یادداشت برداری، ایجاد نقشه های راه یا حتی به عنوان تقویم کاری استفاده کنید. اگر بتوانید موارد استفاده مناسب برای هر ویژگی را بیابید، این قابلیت همه‌کاره، آنها را ارزشمند می‌کند.