شما می توانید یک پروژه را ارزیابی کنید تا مشخص کنید که آیا به اهداف، تأثیرات و اهداف کلی خود دست یافته است یا خیر. در اینجا مراحل انجام آن وجود دارد.
مدیران پروژه پروژه های خود را ارزیابی می کنند تا ببینند آیا پروژه ها با اهداف و اهداف شرکت و تیم مطابقت دارند یا خیر. ارزیابی پروژه ها پس از اتمام می تواند به شما در درک بهتر تاثیرات و شناسایی مناطقی که نیاز به بهبود دارند کمک کند.
ارزیابی پروژه برای هر پروژه ای حیاتی است زیرا می تواند بینش و درس هایی را برای پروژه های آینده ارائه دهد. پس از تکمیل فرآیند ارزیابی پروژه، به اشتراک گذاشتن یافته های خود با سهامداران و اعضای تیم ضروری است. در حالی که روش‌های زیادی برای ارزیابی یک پروژه وجود دارد، در اینجا مراحل اساسی وجود دارد که باید بدون توجه به روشی که انتخاب می‌کنید، بردارید.
1. یک طرح ارزیابی تهیه کنید
همانطور که پروژه خود را ایجاد می کنید، باید اهداف و اهدافی را که می خواهید به آنها برسید در نظر بگیرید و آنها را با تیم خود به اشتراک بگذارید و مسیر روشنی را برای آنها فراهم کنید. اهداف و اهدافی که تعیین می کنید می توانند به شما در انتخاب روش ارزیابی پروژه که می خواهید استفاده کنید کمک کنند.
برای مثال، اگر هدف پروژه افزایش بهره‌وری تیم است، ممکن است بخواهید داده‌های مربوط به تکمیل کار را به عنوان ابزاری برای ارزیابی نرخ بهره‌وری مرور کنید. ممکن است علاقه مند به یادگیری نحوه تعیین نقاط عطف پروژه برای افزایش بهره وری باشید.
2. Source of Evaluation & Prepare for Implementation را انتخاب کنید
اولین قدم این است که انتخاب کنید چگونه می خواهید داده ها را برای ارزیابی جمع آوری کنید. می توانید تصمیم بگیرید که از مصاحبه، گروه های متمرکز، نظرسنجی، مطالعات موردی یا مشاهده استفاده کنید. ابزار ارزیابی را انتخاب کنید که مناسب افرادی باشد که می‌خواهید از آنها اطلاعات دریافت کنید، به این معنی که افرادی را که می‌خواهید وارد کنید، شناسایی کنید.
چه قصد مصاحبه یا نظرسنجی از افراد داشته باشید، باید سوالات را از قبل آماده کنید. اگر از یک گروه متمرکز استفاده می کنید، باید دعوت نامه بفرستید، تاریخ را انتخاب کنید و سوالات را لیست کنید.
پس از اینکه منبع ارزیابی خود را انتخاب کردید و برای اجرا آماده شدید، باید برنامه دقیقی را به اشتراک بگذارید و وظایف را محول کنید تا تیم شما برای مرحله بعدی آماده شود. اگر در مورد تعیین اینکه چه کسی چه کاری انجام می دهد مطمئن نیستید، ممکن است علاقه مند به یادگیری بهترین نکات برای تعریف نقش ها و مسئولیت های تیم باشید.
3. اجرای ارزیابی پروژه
در حالی که پروژه در حال انجام است، نظارت بر همه عناصر برای اطمینان از این که در بودجه است و طبق برنامه اجرا می شود بسیار مهم است. ایجاد گزارش‌های وضعیتی که با تیم به اشتراک می‌گذارید مفید است، بنابراین همه در مورد وضعیت پروژه واضح هستند.
فرآیند پیاده سازی بر اساس ابزارها و روش های ارزیابی که انتخاب می کنید متفاوت است. اگر روی موارد زیر تمرکز کنید کمک کننده خواهد بود:
- ارزیابی قبل از پروژه: اینجا جایی است که شما اهداف و اهداف پروژه را ایجاد می کنید که از آنها برای تعیین قابلیت اجرای پروژه استفاده خواهید کرد.
- ارزیابی مداوم: جزئیاتی مانند بودجه، کیفیت کار و برنامه را بررسی کنید.
- ارزیابی پس از پروژه: موفقیت پروژه را بر اساس نتایج و تأثیر اندازه گیری کنید.
4. داده ها را بررسی کنید
هنگامی که داده ها را برای ارزیابی جمع آوری کردید، وقت آن است که آن ها را از نظر نقاط ضعف، قوت و روند تجزیه و تحلیل کنید. همچنین فرصتی است برای بررسی اینکه آیا پروژه به اهداف و اهداف تعیین شده در ابتدا نزدیک شده است یا خیر. می توانید از اهداف و اهداف تیم برای ترجمه داده های دریافتی برای مرحله بعدی استفاده کنید.
5. یک گزارش برای تیم خود ایجاد کنید
پس از تکمیل تجزیه و تحلیل داده ها، لازم است نتایج ارزیابی را خلاصه کنید. شما باید قالبی را انتخاب کنید که نیازهای خواننده را که سهامداران و اعضای تیم شما هستند، برآورده کند.
پس از اتمام هر پروژه، ارائه گزارشی از ارزیابی پروژه خود یک عادت ارزشمند است. می‌تواند توجه را به حوزه‌هایی جلب کند که نیاز به بهبود دارند، تأثیرات عمدی و غیرعمدی را نشان دهد و تعیین کند که آیا تیم به اهداف و مقاصد خود دست یافته است یا خیر. قبل از نوشتن گزارش خود، ممکن است علاقه مند به یادگیری بهترین انواع گزارش های مدیریت پروژه باشید که باید بدانید.
6. مراحل بعدی را مورد بحث قرار دهید
مرحله نهایی در فرآیند ارزیابی پروژه، بحث در مورد مراحل بعدی بر اساس یافته ها است. آغاز بحث در مورد نتایج ارزیابی ضروری است.
یک بحث می تواند الهام بخش ایده های نوآورانه برای بهبود تیم، تقویت ارتباطات، و پیشنهادات سریع برای بهبود پروژه های آینده باشد. اگر می‌خواهید گزارش شما برای ذینفعان برجسته باشد و توجه تیمتان را به خود جلب کند، ممکن است بخواهید ببینید چگونه می‌توانید بهترین نکات را برای برجسته کردن گزارش‌های پروژه خود در نظر بگیرید.
ابزارهایی که می توانید برای ارزیابی پروژه استفاده کنید
موارد زیر ابزارهایی هستند که می توانید برای ارزیابی پروژه خود استفاده کنید. ممکن است متوجه شوید که برخی از آنها برای پروژه شما مناسب تر از دیگران هستند.
1. نظرسنجی
نظرسنجی ها ابزار ارزیابی هستند که به شما امکان می دهد قبل از شروع پروژه احساس گروهی از افراد را تعیین کنید و سپس آنها را بررسی کنید. این فرآیند ارزیابی می تواند موارد مختلفی از جمله عزت نفس، ترجیحات، دستاوردها و نگرش ها را اندازه گیری کند.
بهتر است از اعضای مخاطبان هدف خود نظرسنجی کنید. می‌توانید ببینید که آیا احساسات مردم پس از اتمام پروژه تغییر مثبت می‌کند یا خیر، و اگر این هدف پروژه بود، پس می‌دانید که به آن دست یافته‌اید. شما می توانید به روش های مختلفی نظرسنجی کنید، از جمله از طریق تلفن، کاغذ یا الکترونیک.
2. مشاهده
مشاهده به شما این امکان را می دهد که موقعیت یا فرآیندی را ارزیابی یا نظارت کنید و در عین حال آنچه را که ناظر می بیند و می شنود مستند کنید. دیدن رفتارها و اعمال در یک زمینه طبیعی می‌تواند بینش و درک موضوعی را که ارزیابی می‌کنید فراهم کند. هنگام استفاده از مشاهده، استفاده از یک رویکرد منسجم و سیستماتیک هنگام جمع آوری داده ها بسیار مهم است.
3. مطالعات موردی
مطالعات موردی می تواند عمق بیشتری نسبت به سایر ابزارهای ارزیابی ارائه دهد. هنگامی که یک مطالعه موردی انجام می دهید، روی یک گروه خاص در یک جامعه، روستا، فرد یا زیر مجموعه ای از یک گروه گسترده تر تمرکز می کنید. می توانید از مطالعات موردی برای نشان دادن روندها یا نشان دادن تفاوت های فاحش استفاده کنید.
تجزیه و تحلیل مطالعه موردی نیازمند کشیدن مضامین و نتایج مهم برای کمک به پیش بینی روندهای آینده، برجسته کردن مسائل پنهان یا ارائه درک یک موضوع اساسی با وضوح بیشتر است.
4. مصاحبه
مصاحبه ها بسته به نحوه استفاده از آنها می توانند یک ابزار ارزیابی کیفی یا کمی باشند. این فرآیند شامل مکالمه بین مصاحبه کننده و فردی است که به سوالات پاسخ می دهد.
شما می توانید از مصاحبه برای جمع آوری اطلاعات و داده های روایی برای درک بهتر جهان بینی، دیدگاه ها و نظرات منحصر به فرد پاسخ دهنده استفاده کنید. انواع مختلفی از تکنیک ها و رویکردهای مصاحبه وجود دارد، از جمله:
- مصاحبه های ساختاریافته: اینها تحقیقات کمی هستند، اغلب تحقیقات مبتنی بر نظرسنجی با سوالات استاندارد در قالب پرسشنامه. پاسخ ها معمولاً در ساختار یک لیست چند گزینه ای هستند و پایان باز نیستند.
- نیمه ساختاریافته: همانطور که از نام آن پیداست، این چارچوب ترکیبی از موضوعات کلی و سوالات از پیش تعیین شده است که با زمینه جلسه مصاحبه سازگار است. مصاحبه‌گر مختار است که سؤالات را حذف کند و با ترتیب سؤالاتی که می‌پرسد بازی کند و سؤالات از نوع باز و بسته هستند.
- بدون ساختار: این فرمت غیررسمی یا محاوره ای است، که در آن تمام سوالات باز هستند.
5. گروه های کانونی
گروه های کانونی، مصاحبه های گروهی هستند که شما برای بررسی نگرش افراد در مورد یک موضوع خاص طراحی می کنید. آنها یک راه عالی برای کشف رایج ترین مسائل برای گروه یا جامعه زمانی که اطلاعات محدود است.
برای انجام یک گروه متمرکز، باید مطمئن شوید که یک تسهیل کننده توانمند دارید و آن را به خوبی برنامه ریزی کرده اید. گروه‌های کانونی می‌توانند اطلاعات دقیقی را در مورد مسائل مربوط به یک جامعه یا یک جمعیت خاص ارائه دهند.
آیا برای ارزیابی پروژه بعدی خود آماده هستید؟
ارزیابی‌ها بخش حیاتی هر پروژه هستند و به شما کمک می‌کنند تا تأیید کنید که آیا اهداف و اهداف پروژه خود را برآورده کرده‌اید و می‌توانند به شما در ایجاد بهترین روش‌ها برای پروژه‌های آینده کمک کنند. اگر بعد از هر پروژه کارهایی را که کار می کند و آنچه را که نیست مرور نکنید، خودتان را برای تکرار اشتباهات پرهزینه باز می گذارید.
اگر به دنبال راهی برای ساده‌سازی پروژه‌های آینده خود هستید، می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید، اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید. اگر آزمایش نرم افزار جدید ترسناک است، ممکن است بخواهید اطلاعاتی در مورد نحوه شروع کار بخوانید.