آیا می خواهید به راحتی هزینه های ماهانه خود را بر اساس دسته بندی در Google Sheets بدون استفاده از هیچ فرمول پیچیده ردیابی کنید؟ در اینجا نحوه انجام این کار آمده است!
امور مالی می تواند ترسناک باشد. و وقتی به صفحات گسترده فکر می کنید، ممکن است دو کلمه به ذهنتان خطور کند: فرمول ها و توابع. اما به لطف Google Sheets، ردیابی هزینه های شما نیازی به دردسر ندارد. همچنین نیازی به سرمایه گذاری روی نرم افزار دیگری ندارید.
بنابراین، چگونه می‌توانید یک ردیاب هزینه‌های سفارشی بدون منحنی یادگیری که با تسلط بر صفحات گسترده ارائه می‌شود، بسازید؟ دستورالعمل های گام به گام را بخوانید.
کدام ستون‌ها را در Google Sheets Spending Tracker اضافه کنید
اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید، ردیابی هزینه‌هایتان بسیار زیاد به نظر می‌رسد، اما ساده نگه داشتن چیزها به شما کمک می‌کند تا ادامه دهید. با سه ستون ساده شروع کنید – چهار، اگر می خواهید تاریخ را به تراکنش های خود اضافه کنید – و در صورت نیاز بعداً یک صفحه گسترده دقیق تر بسازید.
سه ستون برای شروع عبارتند از Place، Category و Amount.
- مکان – فروشگاهی است که به آن رفتید.
- دسته: نوع اقلامی است که خریداری کرده اید.
- مبلغ – کل مبلغی است که در آن تراکنش پرداخت کرده اید.
با استفاده از این سه ستون، می‌توانید ببینید که در یک دسته چقدر هزینه می‌کنید، اما همچنین در فروشگاه‌هایی که بازدید می‌کنید به دنبال الگوها باشید.
وسوسه انگیز است که به عمق بیشتری برسید و آیتم های فردی را ردیابی کنید، اما انجام این کار زمان زیادی را به فرآیند اضافه می کند و ممکن است علاقه خود را از دست بدهید. اگر اغلب چیزی را که در فروشگاه خریده اید فراموش می کنید، یک ستون برای یادداشت های سریع و کلی اضافه کنید یا به سادگی رسیدهای خود را نگه دارید.
نحوه ایجاد یک منوی کشویی با کد رنگی برای دسته بندی های هزینه خود در Google Sheets
می‌توانید با استفاده از اعتبارسنجی داده در Google Sheets یک منوی کشویی ایجاد کنید. این یک راه حل عالی برای مسیر هزینه شما است زیرا به شما امکان می دهد به جای تایپ دستی هر بار یک دسته را با چند کلیک سریع انتخاب کنید. با دنبال کردن این مراحل می توانید این کار را انجام دهید:
- روی یک سلول زیر دسته کلیک کنید.
- به منوی Data در بالای صفحه خود بروید.
- اعتبارسنجی داده را از لیست انتخاب کنید.
- در Criteria، لیست موارد را انتخاب کنید.
- نام دسته ها را در فیلد وارد کنید و آنها را با کاما از هم جدا کنید.
- ذخیره را بزنید.
پس از ذخیره کردن آن، فلش کشویی را در سلول خواهید دید. سلول را انتخاب نگه دارید—اکنون زمان استفاده از قالب بندی شرطی در Google Sheets برای کد رنگی دسته های خود است. برای انجام این کار:
- در منوی بالا به Format بروید.
- قالب بندی شرطی را از لیست انتخاب کنید—بعد از انجام این کار، یک نوار کناری ظاهر می شود.
- در زیر قوانین قالب‌بندی، روی منوی کشویی زیر قالب‌بندی سلول‌ها کلیک کنید اگر…
- متن حاوی را انتخاب کنید.
- نام دسته را در فیلدی که در زیر نمایش داده می شود قرار دهید.
- در قسمت Formatting style، رنگ پس زمینه یا رنگ متن را تغییر دهید.
- Done را بزنید.
- این کار را با دسته های دیگر تکرار کنید.
برای قرار دادن منوی کشویی در هر سلول زیر ستون Category، سلول را با قالب بندی کپی کنید. سپس، قبل از چسباندن، در حالی که CMD یا CTRL را نگه داشته اید، روی سلول عنوان کلیک کنید.
نحوه استفاده از قالب‌بندی تاریخ و ارز در Google Sheets
اگر می‌خواهید تاریخ و قالب‌بندی واحد پول را در زیر هر سلول در کاربرگ‌نگار Google خود حفظ کنید، در اینجا نحوه انجام این کار آورده شده است:
قالب بندی تاریخ
اگر از ستون تاریخ استفاده می کنید و می خواهید همه چیز را ثابت نگه دارید، می توانید قالب بندی خاصی را به سلول های خود اضافه کنید. برای انجام این کار:
- کل ستون را با استفاده از حرف بالا انتخاب کنید.
- در نوار ابزار خود، روی More formats کلیک کنید – نماد آن 123 است.
- تاریخ را انتخاب کنید — در کنار آن نمونه ای از نحوه ظاهر تاریخ وجود دارد.
همچنین، می‌توانید این کار را با رفتن به منوی Format در بالا و زیر Number، انتخاب تاریخ یا تاریخ و زمان سفارشی انجام دهید.
قالب بندی ارز
برای افزودن قالب‌بندی ارز به ستون مبلغ خود، کل ستون > قالب‌های بیشتر را انتخاب کنید و روی علامت دلار ($) در نوار ابزار کلیک کنید. همچنین می توانید این گزینه را در منوی Format در قسمت Number پیدا کنید. در اینجا می‌توانید ارز، ارز گرد و ارز سفارشی را انتخاب کنید.
ارز سفارشی به شما امکان می دهد نحوه نمایش اعشار و نماد را تغییر دهید، نوع دلاری را که با آن کار می کنید مشخص کنید، یا به طور کلی ارز دیگری را انتخاب کنید.
نحوه استفاده از تابع SUM برای کل هزینه های خود در Google Sheets
عملکردها کمی ترسناک هستند، اما استفاده از برخی از آنها بسیار ساده تر از سایرین است، بنابراین اگر اعتماد به نفس بالایی ندارید، دست نگه دارید. می‌توانید از تابع SUM در «کاربرگ‌نگار Google» استفاده کنید تا به شما کمک کند کل هزینه‌هایتان را حفظ کنید—و تنها چند مرحله طول می‌کشد.
- سلولی را که می‌خواهید کل را در آن نگه دارید انتخاب کنید.
- در منوی بالا به Insert بروید.
- Function را انتخاب کنید.
- SUM را در بالای لیست انتخاب کنید.
- در حالی که نشانگر خود بین پرانتزها قرار دارد، روی حرف بالای ستون کلیک کنید.
- روی صفحه کلید Enter را بزنید.
اکنون مجموع شما در آن سلول ظاهر می شود و با اضافه یا کم کردن ستون تغییر می کند. همچنین، می توانید =SUM() را در سلول خود تایپ کنید و پرانتزها را به همین ترتیب پر کنید.
نحوه استفاده از تابع SUMIF برای مجموع دسته ها در Google Sheets
استفاده از تابع SUMIF به شما امکان می‌دهد شرایطی را که اضافه می‌کنید قرار دهید، که می‌توانید از آنها برای دریافت مجموع دسته‌ها استفاده کنید. در اینجا چگونه است:
- سلولی را که می خواهید کل در آن باشد انتخاب کنید.
- در منوی بالا به Insert بروید.
- Function و سپس Math و SUMIF را انتخاب کنید.
- بین پرانتزها، محدوده ستون دسته را تایپ کنید—مثال B:B.
- یک کاما اضافه کنید و نام دسته را در علامت نقل قول تایپ کنید.
- کامای دیگری را وارد کنید و محدوده ستون مقدار را اضافه کنید.
- روی صفحه کلید Enter را فشار دهید.
- این کار را برای هر دسته تکرار کنید.
اکنون کل دسته شما ظاهر می شود و در حین کار تغییر می کند. جایگزینی برای رفتن به منوی Insert، می‌توانید =SUMIF() را در سلول خود تایپ کنید و پرانتزها را طی مراحل مشابه پر کنید.
نحوه استفاده از فیلترها برای مشاهده دسته‌های هزینه در Google Sheets
اگر می‌خواهید تراکنش‌ها را مرتب یا پنهان کنید، می‌توانید فیلتری را به Google Sheet خود اضافه کنید. برای انجام این کار، ستونی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید و روی نماد Create a filter در نوار ابزار کلیک کنید. سه خط در کنار عنوان ستون ظاهر می شود.
روی سه خط کلیک کنید و لیستی از گزینه ها را مشاهده خواهید کرد. در ستون‌های دسته‌بندی، می‌توانید از فیلتر بر اساس رنگ برای نمایش سریع یک دسته استفاده کنید، یا از چک لیست پایین برای انتخاب و لغو انتخاب آنها استفاده کنید. همچنین می توانید از مرتب سازی A-Z در ستون مبلغ برای مشاهده تراکنش خود از کمترین به گران ترین یا مرتب سازی Z-A برای عکس آن استفاده کنید.
هزینه های خود را با Google Sheets پیگیری کنید
امور مالی و کارکردها می توانند ترسناک باشند، اما Google Sheets نگرانی هر دو را از بین می برد. به علاوه، برخلاف قالبی که از اینترنت دانلود می‌کنید، اگر مشکلی در صفحه‌گسترده شما پیش بیاید، دقیقاً می‌دانید که چگونه آن را برطرف کنید.
بهتر از همه، می‌توانید از برنامه Google Sheets در تلفن خود استفاده کنید تا به راحتی تراکنش‌ها را در حال حرکت وارد کنید. به این ترتیب، شما در پایان ماه بازی برگشتی ندارید.