نحوه محاسبه دقیق ساعت پروژه فریلنسری

آیا می خواهید زمان تکمیل یک پروژه فریلنسری برای یک مشتری را تخمین بزنید؟ در اینجا نحوه محاسبه ساعات پروژه فریلنسری آورده شده است.

وقتی نوبت به تخمین زمان و مدیریت پروژه آزاد می رسد، مهم ترین چیز این است که ساعت کاری خود را به دقت پیگیری کنید. مهم است که پروژه خود را به خوبی بشناسید تا با اطمینان به مشتریان خود یک تخمین واقع بینانه از مدت زمان انجام یک کار خاص ارائه دهید.

پس از همه، شما نمی خواهید متوجه شوید که مشتریان خود را بیش از حد یا کم هزینه می کنید. بیایید به برخی از نکاتی که در حین انجام این کار باید در نظر داشته باشید نگاهی بیاندازیم.

1. محدوده پروژه خود را تعریف کنید

اولین قدم این است که اطمینان حاصل کنید که درک محکمی از آنچه پروژه مستلزم آن است دارید. دقیقاً مشخص کنید که چه وظایف، مهلت‌ها و بودجه‌هایی را انجام خواهید داد. داشتن درک دقیق از محدوده و وظایف مربوطه به شما کمک می کند تا از هرگونه هزینه های غیر ضروری دوری کنید.

مراقب خزش دامنه باشید. اگر مراقب نباشید، پروژه شما احتمالاً بیشتر از آنچه در ابتدا پیش‌بینی می‌کردید طول خواهد کشید. بهترین راه برای جلوگیری از این امر، داشتن یک ساختار تفکیک کاری (WBS) برای ترسیم تمام وظایف با جزئیات، و ساده کردن گردش کار خود با مشتری به طور موثر است. برای این منظور می توانید از الگوی محدوده پروژه نیز استفاده کنید.

دانلود:Smartsheet (موجود به صورت فایل اکسل)

2. از تکنیک تخمین زمان مناسب استفاده کنید

به هر قیمتی شده، باید سعی کنید از کم و بیش برآوردی اجتناب کنید. بسیاری از فریلنسرها تمایل دارند نرخ ساعتی خود را هنگام تعیین ارزش کار انجام شده اعلام کنند، اما این می تواند منجر به افزایش فاکتورها یا حتی کاهش هزینه برای زمان شما شود – به خصوص اگر موارد احتمالی، محدودیت منابع و سایر عوامل را در نظر نگیرید. در اینجا چند روش برای تخمین دقیق ساعات پروژه وجود دارد:

• قضاوت متخصص: این در مواردی ضروری است که اندازه گیری داده ها دشوار یا غیرممکن است، یا در مواردی که مشخصات دقیق دقیقاً در دسترس نیست. کلید استفاده از این تکنیک این است که قبل از تصمیم گیری، تا حد امکان اطلاعات و تجزیه و تحلیل به دست آورید. شما باید از این روش برای شناسایی وظایف فرعی و مدت زمان آنها در مرحله تخمین تلاش و پیش بینی زمان استفاده کنید.
• تخمین آنالوگ: تخمین آنالوگ یک روش رایج است که شامل استفاده از پروژه(هایی) با ویژگی های مشابه به عنوان مبنایی برای برآورد شما می شود. می‌توانید از تجربیات قبلی، میانگین‌های صنعتی یا سایر منابع برای کمک به شما در این فرآیند استفاده کنید. اساساً، برآورد مشابه از داده های تاریخی پروژه های مشابه به منظور برآورد استفاده می کند.
• تخمین سه نقطه ای: این روش شامل تعیین تمام سناریوهای ممکن (خوشبینانه، بدبینانه و به احتمال زیاد) و همچنین احتمال وقوع آنها و سپس رسیدن به تخمین نهایی است. معمولاً با استفاده از تکنیک توزیع مثلثی یا تخمین بتا PERT محاسبه می شود.

هنگام استفاده از روش توزیع مثلثی، می توانید میانگین تخمین های زیر را در نظر بگیرید – تخمین خوش بینانه (O)، تخمین بدبینانه (P)، و محتمل ترین برآورد (M). بنابراین، معادله توزیع مثلثی به صورت زیر خواهد بود:

E= (O+P+M)/3

PERT مخفف “برنامه ارزیابی و تکنیک بازبینی” است. این یک مدل تصمیم‌گیری است که به گروه‌ها کمک می‌کند تا با تعیین زمان مورد نیاز برای انجام وظایف مختلف، کار خود را اولویت‌بندی کنند.

روش توزیع بتا PERT بیشتر یک میانگین وزنی است. وزن بیشتری به محتمل ترین نتیجه و وزن کمتری به نتایج دیگر می دهد. مدیران پروژه معمولاً از این روش برای تخمین تاریخ های تکمیل پروژه استفاده می کنند، زیرا تمایل به دقت بیشتری دارد.

معادله PERT بتا را می توان به صورت زیر تخمین زد:

PERT Beta Distribution = (P + O + 4ML ) / 6

با پیروی از مثال بالا، بیایید بگوییم که در مورد یک فریلنسر که روی Task A کار می کند (که اتفاقاً یک کمپین رسانه های اجتماعی است) خوش بینانه ترین تخمین دو هفته است و بدترین سناریو نه هفته است. محتمل ترین تخمین چهار هفته است.

با استفاده از معادله PERT بتا، تخمین زمان تقریبی 4.5 هفته خواهد بود. با استفاده از این روش، ما همچنین می‌توانیم انحراف معیار را در این مورد محاسبه کنیم تا به مشتریان خود زمان تکمیل بیشتری بدهیم. برای کار A می توانیم آن را به صورت زیر بیان کنیم:

Standard deviation = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1.75

این در مثال ما به 1.75 می رسد. بنابراین، می‌توانیم به جای 4.5 هفته، یک پنجره تکمیل احتمالی 6.25 هفته ارائه دهیم.

• برآورد از پایین به بالا: ساده ترین (و دقیق ترین) روش برای محاسبه ساعات پروژه فریلنسری، رویکرد برآورد از پایین به بالا است. این رویکرد به شما پیشنهاد می‌کند که از پایه ساختار شکست کار خود شروع کنید، همه هزینه‌ها را محاسبه کنید و سپس در صورت نیاز اضافه کنید.

با این رویکرد، می‌توانید با شروع از پایین و طی کردن هر هزینه در محدوده پروژه خود، برآوردهای دقیقی ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا تمام هزینه ها را یکجا پوشش دهید.

3. نسبت فاج خود را محاسبه کنید

از آنجایی که همه فریلنسرها به یک شکل کار نمی کنند، ممکن است اندازه گیری زمان صرف کار روی یک پروژه دشوار باشد. در چنین مواردی، استفاده از یک ماشین حساب نسبت فاج می تواند به شما در محاسبه تخمین های دقیق کمک کند. این به شما کمک می کند نسبت زمان بیش از حد/کم تخمین زده شده را ببینید، بنابراین می توانید ساعات پرداختی خود را بهینه کنید.

به عنوان مثال، اگر تخمین بزنید که چهار روز طول می کشد تا یک پروژه را به پایان برسانید، اما تنها دو روز طول می کشد، نسبت فاج شما 2:1 است. هدف از نسبت فاج این است که تعیین کند با چه سرعتی می توانید وظایف پروژه خود را انجام دهید و چقدر در برنامه خود دچار کسادی هستید.

4. حساب برای Idle Time و Breaks

ممکن است فکر کنید که می‌توانید ساعت‌هایی را که صرف می‌کنید جمع کنید، اما واقعاً اینطور نیست. روزهای تعطیل و ساعات بیکاری باید در کل ساعاتی که برای کار برنامه ریزی می کنید لحاظ شود.

اگر استراحت نکنید، در نهایت سریعتر از آنچه پیش‌بینی می‌شد می‌سوختید. اگر از ابزارهای همکاری مانند Slack یا Todoist استفاده می کنید، تنظیم وضعیت تعطیلات یا خارج از دفتر هنگام مرخصی بسیار مهم می شود.

اگر یک روز مرخصی می گیرید، هنگام محاسبه تعداد ساعاتی که برای کار در هفته برنامه ریزی می کنید باید آن را در نظر بگیرید. اگر زمان بیکاری یا استراحت در محل کار را طولانی کرده اید، پس شایان ذکر است که به سادگی یک یا دو ساعت به کل ساعات کار در هفته اضافه کنید.

دانلود: Vertex42 (موجود به عنوان یک فایل اکسل)

5. عامل در برنامه ریزی، موارد احتمالی، و تجدید نظر

یکی از رایج ترین اشتباهات فریلنسرها عدم محاسبه زمان برنامه ریزی است. به طور مشابه، برآوردهای احتمالی برای در نظر گرفتن شرایط پیش بینی نشده ای که ممکن است در طول یک پروژه ایجاد شود – برای مثال، محدودیت های منابع ضروری است.

• برنامه ریزی: برای برنامه ریزی کار خود به زمان نیاز دارید و مطمئن شوید که تمام اطلاعات مورد نیاز خود را از مشتریان دریافت می کنید. این امر به ویژه هنگام کار با مشتریانی که تازه وارد صنعت شما شده اند یا قبلاً با شما کار نکرده اند بسیار مهم است.
• مدیریت: برای کارهای اداری مانند ارسال فاکتور یا راه اندازی حساب های رسانه های اجتماعی به زمان نیاز دارید. همچنین ممکن است برای پیگیری مشتری پس از تکمیل پروژه ها به زمان نیاز داشته باشید.
• موارد احتمالی/بازبینی: اگر یک پروژه بیشتر از حد انتظار طول بکشد یا اگر مشکلی در پروژه پیش بیاید، ممکن است برای کارهای اداری یا اضافه کردن یا اصلاحات به زمان بیشتری نیاز داشته باشید.

6. از برنامه ها یا ابزارهای ردیابی زمان استفاده کنید

ردیابی زمان یک راه عالی برای درک بهتر از زمان صرف شده برای هر پروژه است. می‌توانید از ابزارهایی مانند الگوهای جدول زمانی پروژه یا قالب‌های جدول زمانی و برنامه‌های ردیابی زمان استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که داده‌های مناسبی در مورد مدت زمانی که انجام کارها طول می‌کشد دریافت می‌کنید.

همچنین متوجه خواهید شد که راه اندازی یک سیستم برای ردیابی زمان، مانند تکنیک پومودورو، به شما کمک می کند بهره وری را افزایش دهید، پیشرفت خود را پیگیری کنید و مطمئن شوید که ضرب الاجل ها را رعایت کرده اید.

7. برآوردهای نهایی خود را مرور کنید

شما تخمین خود را به پایان رسانده اید و اکنون زمان آن رسیده که آن عدد نهایی را بسازید. یکی از کارهایی که در اینجا باید انجام دهید این است که برآورد خود را بررسی کنید. بررسی کنید که آیا وظایفی از برآورد حذف شده اند یا خیر. اگر چنین است، آن ساعات اضافی را دوباره به تخمین نهایی اضافه کنید. استفاده از انواع الگوهای مدیریت پروژه ممکن است کمک کننده باشد.

اگر برآوردی از مشتری خود دارید، آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید که اعداد در حد منطقی هستند. اگر بین دو برآورد شما مغایرت وجود دارد، از آنها بخواهید جزئیات بیشتری در مورد آنچه می خواهند و نحوه انجام آن انجام دهند.

ساعت های قابل پرداخت خود را به طور دقیق ارزیابی و مدیریت کنید

موضوع ساعات پروژه برای فریلنسرها موضوعی بحث برانگیز است، زیرا هر فرد نرخ مخصوص به خود را (بر اساس تجربه، تخصص موضوع، خواسته های مشتری و غیره) و روش حل مسئله دارد.

اگر در حال برنامه‌ریزی برای محاسبه ساعات پرداختی به صورت مستقل هستید، دانستن این نکات و ترفندها بسیار ارزشمند خواهد بود. امیدواریم که آنها در زمان و هزینه پروژه بعدی شما صرفه جویی کنند و کل فرآیند را بسیار کم استرس تر کنند.

منبع مقاله