مطمئن نیستید چگونه برای یک همکار ایمیل تسلیت بنویسید؟ در اینجا نحوه ابراز همدردی خود به شیوه ای متفکرانه و حرفه ای آمده است.
هنگامی که یک همکار از دست دادن را تجربه می کند، نشان دادن متفکرانه حمایت شما می تواند احساس راحتی زیادی برای او باشد. اما ابراز تسلیت از طریق ایمیل می تواند بسیار دشوار باشد. به جای اینکه آنها را دلداری دهید، ممکن است در نهایت با گفتن اشتباه اشتباه همکار خود باعث ناراحتی بیشتری شوید.
به همین دلیل است که باید بدانید که چگونه یک ایمیل تسلیت حرفه ای در محل کار بنویسید. برای آشنایی با بایدها و نبایدهای ارائه دلداری از طریق ایمیل، ادامه مطلب را بخوانید. ما همچنین الگوهای ایمیل تسلیت مختلفی را قرار داده ایم که می توانید از آنها برای ابراز همدردی خود استفاده کنید.
کارهایی که باید هنگام نوشتن یک ایمیل تسلیت انجام داد
در اینجا مواردی وجود دارد که باید هنگام نوشتن ایمیل تسلیت انجام دهید:
یک خط موضوعی مناسب
ایمیل را با موضوع مناسب شروع کنید. می توانید از عباراتی مانند “متاسفم برای از دست دادن شما”، “تسلیت من”، “همدردی من” یا “متاسفم از شنیدن در مورد از دست دادن شما” استفاده کنید.
هدف این است که چیزی مختصر و دقیق بنویسید تا همکار شما فوراً هدف ایمیل را بداند. آنها ممکن است تصمیم بگیرند که آیا می خواهند آن را باز کنند یا نه.
مستقیم به اصل مطلب بروید
وقتی صحبت از تنظیمات حرفه ای می شود، اشتباهات رایجی وجود دارد که باید در خطوط باز کردن ایمیل از آنها اجتناب کنید. بنابراین، هرگز از مسیر خود خارج نشوید و در مورد چیزهای نامرتبط صحبت نکنید، به خصوص هنگام نوشتن ایمیل های تسلیت حرفه ای.
باید درک کنید که همکارتان در حال غمگینی است، بنابراین نباید وقت او را با ایمیل های طولانی بیهوده تلف کنید. مستقیماً با گفتن جمله‌ای مانند: «در مورد از دست دادن شما شنیدم و عمیق‌ترین تسلیت‌ام را ابراز می‌کنم»، یا فقط «برای از دست دادن شما بسیار متاسفم» بروید.
آن را شخصی سازی کنید
اگر می‌دانید همکارتان چه رابطه‌ای با فرد متوفی داشت، این اطلاعات را در نظر بگیرید تا ایمیل شخصی‌تر به نظر برسد. به عنوان مثال، “من واقعا متاسفم که برادر شما درگذشت.”
اگر شخصاً فردی را می شناسید که درگذشت، خاطره ای مشترک از او را در ایمیل تسلیت قرار دهید. این نه تنها یاد و خاطره آنها را گرامی می دارد، بلکه حمایت شما را از داغ دیدگان نشان می دهد.
پشتیبانی خود را ارائه دهید
در آخرین بخش ایمیل تسلیت، حتماً از همکار خود حمایت کنید. به آنها بگویید که همیشه در کنار آنها خواهید بود و آنها در این دوران سخت از حمایت کامل شما برخوردار خواهند بود. به این ترتیب، همکار شما در روند سوگواری خود احساس تنهایی نمی کند.
مهمتر از آن، اگر همکارتان درخواست کرد، آماده باشید که حمایت خود را ارائه دهید، چه به صورت تماس سریع یا یک ملاقات شخصی. اما حتی اگر در حال حاضر نیازی به کمک نداشته باشند، همکار شما قطعاً از این ژست قدردانی خواهد کرد.
سپس می‌توانید ایمیل را با استفاده از یک امضای حرفه‌ای خاتمه دهید، زیرا یکی از آداب ایمیل برتر برای انجام این کار است. این نه تنها شما را حرفه ای تر می کند، بلکه به گیرنده کمک می کند در صورت نیاز با شما تماس بگیرد.
مواردی که هنگام نوشتن ایمیل تسلیت باید از آنها اجتناب کنید
در اینجا چند چیز وجود دارد که هنگام نوشتن ایمیل تسلیت در یک محیط حرفه ای باید به هر قیمتی از آنها اجتناب کنید:
یک سلام گاه به گاه
وقتی صحبت از ایمیل‌های حرفه‌ای به میان می‌آید، قاعده کلی این است که از سلام‌های غیررسمی دوری کنید. این امر به ویژه در مورد ایمیل های تسلیت بسیار مهم است.
سلام‌های حرفه‌ای مختلفی وجود دارد که می‌توانید در عوض از آنها استفاده کنید، مانند «سلام»، «آقا/خانم عزیز» یا «آقا/خانم» ساده قبل از نام همکارتان. اگر سوگوار دوست صمیمی باشد، می توانید از “سلام” استفاده کنید. اما هر چیز معمولی تر ممکن است بی ادبانه به نظر برسد.
با فرض اعتقادات دینی
فرض اعتقادات مذهبی همکارتان و گنجاندن تسلیت های مذهبی در ایمیل خود بر اساس این فرضیات هرگز ایده خوبی نیست. همکار شما ممکن است این را نامناسب یا کاملاً بی احترامی بداند.
اما اگر به افراد داغدار نزدیک هستید و واقعاً معتقدید که اگر یک جمله مذهبی آشنا را ذکر کنید، آنها را آرام می کند، ممکن است این کار را انجام دهید. اما مطمئن شوید که مختصر است و کلمات به درستی قاب بندی شده اند.
مشاوره ناخواسته و مقایسه ضرر آنها با خودتان
بسیاری از مردم هنگام تسلیت دادن به اشتباه توصیه های ناخواسته ارائه می کنند. شما باید درک کنید که در صورت نیاز، یک شخص به تنهایی از شما مشاوره می خواهد. بنابراین، از گفتن جملاتی مانند “سعی کنید مشغول بمانید تا ذهن خود را از این تراژدی دور نگه دارید.”
علاوه بر این، هیچ کس نمی خواهد غم و اندوه او باطل شود یا با غم دیگری مقایسه شود. بنابراین، مطمئن شوید که از ایجاد شباهت بین از دست دادن همکاران خود و خود خودداری کنید.
الگوهای ایمیل تسلیت
در اینجا چند الگوی ایمیل تسلیت وجود دارد که می توانید از آنها برای کمک به حمایت خود از یک همکار استفاده کنید. همچنین می توانید ایجاد کنید:
الگو 1:
موضوع: تسلیت می گویم
سلام [نام همکار]،
از شنیدن خبر از دست دادن شما بسیار متاثر شدم. من می خواهم عمیق ترین تسلیت خود را ابراز کنم. [نام متوفی] شخص شگفت انگیزی بود، و من آنها را از همان زمان ملاقات ما با علاقه به یاد می آورم.
می خواهم بدانی که اگر به چیزی نیاز داشتی من اینجا هستم.
ارادتمند شما،
[اسم شما]
الگو 2:
موضوع: برای از دست دادن شما متاسفم.
سلام [نام همکار]،
من در مورد فقدان اخیر در خانواده شما شنیدم. لطفا عمیق ترین همدردی های من را بپذیرید. امیدوارم در خاطرات خوبی که با آنها به اشتراک گذاشتید آرامش پیدا کنید. [حافظه خوب مشترک را وارد کنید] هنوز یکی از بهترین خاطرات من با آنهاست که عمیقاً آن را گرامی می دارم.
اگر به چیزی نیاز دارید یا می خواهید کسی با او صحبت کنید، لطفاً بدانید که من فقط یک تماس با شما فاصله دارم.
خالصانه،
[اسم شما]
الگو 3:
موضوع: همدردی من.
عزیز [نام همکار]،
من عمیقا متاسفم از اینکه [نام متوفی] درگذشت. امیدوارم تمام حمایت های لازم برای عبور از این دوران سخت را داشته باشید. لطفاً اگر به چیزی نیاز دارید تماس بگیرید.
ارادتمند شما،
[اسم شما]
ایمیل های تسلیت حرفه ای می تواند روابط کاری را تقویت کند
اینها بایدها و نبایدهای نوشتن یک ایمیل تسلیت حرفه ای، همراه با چند الگو برای کمک به شما هستند. ایمیل خود را با یک موضوع مختصر شروع کنید و از یک سلام حرفه ای استفاده کنید.
فراموش نکنید که ایمیل را کوتاه نگه دارید، تسلیت خود را ابراز کنید و حمایت خود را اعلام کنید. همچنین، مطمئن شوید که ایمیل خود را قبل از زدن «ارسال» یک بار دیگر بخوانید تا مطمئن شوید که به‌طور تصادفی چیزی نگویید که اوضاع را بدتر می‌کند.