هوش مصنوعی می تواند به شما در تهیه ایمیل در عرض چند ثانیه کمک کند ، اما این بدان معنی نیست که همیشه باید از آن استفاده کنید. برخی از ایمیل ها از اتوماسیون بهره مند می شوند ، در حالی که برخی دیگر خواستار لمس انسانی هستند. دانستن اینکه چه موقع اجازه دهید هوش مصنوعی دست به دست شود – و چه موقع خودتان را تایپ کنید – می تواند همه تفاوت ها را ایجاد کند.
پیوندهای سریع
- AI احتمالاً برای ایمیل های ساده خوب است
- اگر ایمیل های زیادی دریافت کنید می تواند کمک کند
- هوش مصنوعی می تواند نوشتار شما را نیز اصلاح کند
- در صورت نیاز به خلاقیت و تفکر انتقادی از هوش مصنوعی استفاده نکنید
- اگر وقت برای ویرایش خروجی ندارید ، از هوش مصنوعی خودداری کنید
- هوش مصنوعی می تواند بی احترامی باشد
هوش مصنوعی می تواند به شما در تهیه ایمیل در عرض چند ثانیه کمک کند ، اما این بدان معنی نیست که همیشه باید از آن استفاده کنید. برخی از ایمیل ها از اتوماسیون بهره مند می شوند ، در حالی که برخی دیگر خواستار لمس انسانی هستند. دانستن اینکه چه موقع اجازه دهید هوش مصنوعی دست به دست شود – و چه موقع خودتان را تایپ کنید – می تواند همه تفاوت ها را ایجاد کند.
1
AI احتمالاً برای ایمیل های ساده خوب است
برای ایمیل های سمت ساده تر ، مانند پیام های سریع لجستیکی ، AI تقریباً مطمئناً برای نوشتن پاسخ شما خوب است. اگر خلاقیت و تفکر انتقادی در نوشتن شما لازم نیست ، استفاده از هوش مصنوعی احتمالاً به خروجی شما آسیب نمی رساند.
به عنوان مثال ، شما ممکن است یک فوریت ساده مانند “یک پاسخ حرفه ای و حرفه ای را به ایمیل چسبیده در زیر بنویسید و جلسه ای را در ساعت 11 صبح پیشنهاد دهید” هنگام هماهنگی یک جلسه ساده ، امتحان کنید.
2
اگر ایمیل های زیادی دریافت کنید می تواند کمک کند
صندوق ورودی ایمیل شما ممکن است پر از سؤال از همکاران شما باشد و احتمالاً باید به همه این موارد پاسخ دهید. در حالی که من به طور کلی پیشنهاد می کنم از هوش مصنوعی برای هر چیزی که به اصالت نیاز دارد ، استفاده از هوش مصنوعی به عنوان یک ابزار تکمیلی هنگام تهیه پاسخ می تواند بار نوشتن شما را کاهش دهد.
به عنوان مثال ، شما ممکن است پاسخ خود را در نقاط گلوله بنویسید ، سپس ChatGPT را وادار کنید تا آن نقاط را به یک ایمیل منسجم تبدیل کند.
در این یادداشت ، هوش مصنوعی همچنین می تواند به شما در خواندن ایمیل اضافی خود کمک کند. در Outlook ، Copilot چندین ابزار برای ارسال سریع ایمیل دارد و بسیاری از ابزارهای AI دیگر مانند Grammarly و Sanebox می توانند به شما در مدیریت صندوق ورودی نیز کمک کنند.
3
هوش مصنوعی می تواند نوشتار شما را نیز اصلاح کند
در غیر این صورت ، اگر تا به حال در نوشتن ایمیل گیر کرده اید ، ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT می توانند به تکمیل تفکر و تهیه پیش نویس کمک کنند. ممکن است پیش نویس ایمیل خود را بچسبانید و از وی بخواهید ، ایده های اضافی طوفان مغزی را بازنویسی کنید یا ایمیل را به سبک حرفه ای تر بازنویسی کنید.
استفاده از ابزارهای AI از این طریق جایگزین ایده های اصلی خود نمی شود ، اما می تواند به شما در اصلاح آنها کمک کند.
4
در صورت نیاز به خلاقیت و تفکر انتقادی از هوش مصنوعی استفاده نکنید
در مورد این نکته از اصالت ، AI معمولاً در صورت نیاز به خلاقیت و تفکر انتقادی شما به بهترین وجه استفاده نمی شود. چسباندن ایمیلی که دریافت کرده اید و از Chatgpt برای نوشتن پاسخ می خواهید می تواند در ارتباطات ساده مفید باشد ، اما هنگامی که شما نیاز به ارائه ورودی معنی دار در مورد چیزی دارید ، تفویض به هوش مصنوعی به طور کلی غیر منطقی است.
مدیر ، همکار یا دوست شما احتمالاً می خواهند بدانند که شما چه فکر می کنید ، نه آنچه چتپپ فکر می کند. هوش مصنوعی هنوز هم می تواند به عنوان یک ابزار تکمیلی مفید باشد ، اما نمی تواند خلاقیت شما را جایگزین کند.
5
اگر وقت برای ویرایش خروجی ندارید ، از هوش مصنوعی خودداری کنید
مدل های زبان هوش مصنوعی تمایل به تولید خروجی واژه و تکراری دارند. مگر اینکه یک جادوگر در مهندسی سریع باشید یا جزئیات مربوط به سریع خود را برای خروجی بهتر ارائه دهید ، باید تقریباً در هر مورد ، خروجی چتپپ را ویرایش کنید. بلیز پاسکال مشهور گفت: “اگر وقت بیشتری داشتم ، نامه ای کوتاه تر می نوشتم” ، و همین مورد در مورد نوشتن هوش مصنوعی نیز صدق می کند.
اگر متوجه شده اید ، علاوه بر پیشنهاد ویرایش ، تمام نمونه هایی که من ایجاد کردم شامل کلمه “مختصر” در جایی در آنها است. تفاوتی را که مهندسی سریع در زیر ایجاد می کند ، با همان درخواست درخواست شده در یک نسخه عادی و “مختصر” مشاهده کنید.
حتی پس از آن ، نسخه مختصر هنوز هم کاملاً عمومی است ، حتی به عنوان یک ایمیل اصلی پر از همه. برای اصالت و مختصر بودن بیشتر به ویرایش های قابل توجهی احتیاج دارد.
به همین ترتیب ، اگر سازمان شما از ابزارهای بررسی AI استفاده می کند یا در غیر این صورت استفاده از هوش مصنوعی را ممنوع می کند ، ممکن است بخواهید از استفاده کامل از AI خودداری کنید. به گفته این ، شما ممکن است به دلایل مختلف با استفاده از AI مثبت ، حتی اگر از آن استفاده نکرده اید ، پرچم گذاری کنید.
6
هوش مصنوعی می تواند بی احترامی باشد
هنگامی که از هوش مصنوعی برای نوشتن ایمیل استفاده می کنید ، آنچه ممکن است برای شما ثانیه به سرعت طول بکشد می تواند دقیقه گیرنده را بخواند. من در سایر مکانهای کاری همکاران داشته ام که هنگام نوشتن ایمیل به وضوح از هوش مصنوعی استفاده می کنند. من از متن طولانی و خسته کننده ای که دریافت کردم بسیار ناامید شدم ، با دانستن اینکه احتمالاً وقت بیشتری را صرف خواندن ایمیل نسبت به آنها کردم.
ابزارهای AI می توانند به شما در استفاده از زمان خود برای تولید بیشتر کمک کنند اما فراموش نکنید که هنگام استفاده از ChatGPT برای نوشتن ، به زمان دیگران احترام بگذارید.
در اینجا یک قانون شست هنگام استفاده از هوش مصنوعی برای ایمیل و سایر ارتباطات وجود دارد: آیا من با استفاده از هوش مصنوعی به زمان شخص دیگری بی احترامی می کنم؟
AI احتمالاً به هیچ وجه به نوشتن ایمیل های ساده ، استفاده از طرح های گوشتی یا استفاده از آن به عنوان یک ابزار نوشتن تکمیلی ، به زمان گیرنده بی احترامی نمی کند. با این حال ، اگر از هوش مصنوعی استفاده می کنید زیرا نمی توانید برای نوشتن یک پاسخ منسجم زحمت بکشید ، احتمالاً نباید از AI استفاده کنید. بعضی اوقات ، بهتر است اصلاً چیزی نگویم.