هر روز ساعت به ساعت برنامه ریزی می کردم. عصر روز قبل می نشستم و برای هر ساعت از روز کاری یک فعالیت در صفحه گسترده اکسل می نوشتم. از آن زمان به سراغ جایگزین بهتری رفتم – دسته بندی وظایف – که به تلاش کمتری نیاز دارد و بهتر با عادات کاری من مطابقت دارد.
خلاصه عناوین
- Task Batching چیست؟
- Task Batching چه تفاوتی با Time Blocking دارد؟
- چرا Task Batching موثرتر است؟
هر روز ساعت به ساعت برنامه ریزی می کردم. عصر روز قبل می نشستم و برای هر ساعت از روز کاری یک فعالیت در صفحه گسترده اکسل می نوشتم. از آن زمان به سراغ جایگزین بهتری رفتم – دسته بندی وظایف – که به تلاش کمتری نیاز دارد و بهتر با عادات کاری من مطابقت دارد.
Task Batching چیست؟
صنعت مدیریت زمان/بهره وری بر اساس این ایده بنا شده است که انسان ها می خواهند از هر دقیقه روز بیشترین بهره را ببرند. این امر منجر به ایجاد استراتژی ها و سیستم های مختلفی شده است که برای به حداکثر رساندن و بهینه سازی این دقایق ارزشمند طراحی شده اند.
دسته بندی وظایف یکی از این استراتژی هاست که نوید یک روز پربارتر را می دهد. به زبان ساده، دسته بندی وظایف شامل برداشتن وظایف از فهرست کارها و گروه بندی آنها بر اساس شباهت یا نوع تلاش مورد نیاز برای تکمیل آنها است. به عنوان مثال، تمام کارهای مربوط به نوشتن ایمیل، برقراری تماس تلفنی یا طوفان فکری خلاقانه را می توان گروه بندی کرد تا به صورت دسته ای تکمیل شوند.
ایده پشت دسته بندی وظایف به حداقل رساندن بار شناختی ناشی از تعویض مکرر کار است که می تواند تمرکز و بهره وری را کاهش دهد. با تمرکز بر روی یک دسته از وظایف در یک زمان، می توانید کارآمدتر کار کنید، خطاها را کاهش دهید و راحت تر وارد وضعیت جریان شوید.
Task Batching چه تفاوتی با Time Blocking دارد؟
دسته بندی وظایف ممکن است شبیه به تکنیک بهره وری دیگر، مسدود کردن زمان به نظر برسد، اما آنها شامل دو رویکرد متفاوت برای مدیریت زمان هستند. زمان مسدود کردن بخش ها در روز بر اساس ساعات در دسترس، با یک فعالیت اختصاص داده شده به هر ساعت کاری.
از سوی دیگر، دسته‌بندی وظایف، یک برنامه زمان‌بندی را بر اساس تعداد کارهایی که باید انجام شود و چقدر به هم مرتبط هستند، تقسیم می‌کند. با دسته‌بندی وظایف، می‌توانم تا زمانی که نیاز داشته باشم، روی دسته‌های مختلف وظایف کار کنم، بدون اینکه بازه‌های زمانی خاصی تعیین کنم.
دسته بندی وظایف همچنان به تعیین زمان برای فعالیت های شما مربوط می شود. در غیر این صورت این یک تکنیک مدیریت زمان نخواهد بود. تفاوت این است که مدت زمان و فرکانس این شکاف های زمانی تمرکز اصلی نیست.
انسداد زمان هرگز برای من کارساز نبود. سازماندهی زیادی را به روز شما می آورد، شاید کمی بیش از حد. کار کردن با تقویمی که زمان محدودی دارد، دیوانه‌ترم می‌کرد، و وقتی نمی‌توانستم قرار ملاقاتی داشته باشم یا کاری را که قبلاً برنامه‌ریزی کرده بودم به تأخیر بیاندازم، ناامیدکننده بود.
چرا Task Batching موثرتر است؟
دسته بندی کارها با نحوه کار من منطقی تر است و تجربه ناامیدکننده کمتری بوده است. من کمتر بین کارها جابجا می‌شوم و راحت‌تر می‌توانم یک گروه کاری را به دوره‌ای دیگر تغییر دهم. من می‌توانم انرژی خود را در طول روز بهتر هدایت کنم، که باعث می‌شود در پایان روز نسبت به آنچه که به دست آورده‌ام مطمئن‌تر باشم.
1. بدون هزینه تعویض
مهمترین مزیت دسته بندی وظایف این است که از هزینه های سوئیچینگ جلوگیری می کند. هزینه تغییر یا تغییر مالیات تأثیر منفی بر عملکرد و جریان است که از تغییر توجه بین وظایف ناشی می شود. اگر تا به حال سعی کرده اید چند کار را انجام دهید، به عنوان مثال. رانندگی کنید و از تلفن استفاده کنید یا در حین ارسال پیامک، فیلم تماشا کنید، قبل از اینکه توجه شما دوباره روی کار فعلی متمرکز شود، متوجه یک دوره تنظیم شده اید.
جابجایی بین کارها زمان و تلاش را از بین می برد و ثابت شده است که در حین کار قطع می شود، هر چند کوتاه باشد، افراد را مضطرب تر و ناامیدتر می کند. دسته بندی وظایف با گروه بندی فعالیت های مشابه، تغییر زمینه را به حداقل می رساند. این کارها در یک جلسه متمرکز تکمیل می شوند، که معمولاً به این معنی است که زمان و تلاش کمتری برای تکمیل آنها صرف می شود.
برای جلوگیری از حواس پرتی، معمولاً خوب است که ساعات تمرکز خود را با خانواده و اعضای تیم در میان بگذارید.
2. انعطاف پذیری بیشتر
دسته بندی وظایف یک تکنیک بهره وری انعطاف پذیرتر از مسدود کردن زمان است. من می توانم با زمان های اختصاص داده شده به فعالیت ها انعطاف پذیر باشم، که به ویژه برای کارهای خلاقانه عالی است. به عنوان مثال، من می توانم یک بلوک Writing تعیین کنم و تصمیم بگیرم کارهای دیگر را تا زمانی که تمام کارهای نوشتاری آن روز را انجام دهم به تعویق بیاندازم.
در حالی که باید تا حد امکان از وقفه اجتناب شود، دسته بندی وظایف معمولاً در برابر اختلالات اجتناب ناپذیر انعطاف پذیرتر از مسدود کردن زمان است. وقتی وقفه‌ای رخ می‌دهد، می‌توانم بدون ایجاد اختلال در روند کار یا نیاز به برنامه‌ریزی مجدد کل روز، کار را متوقف کرده و از سر بگیرم.
3. بهبود بهره وری
در حالی که این بیشتر در پایان ذهنی است، من موفقیت بیشتری در دسته بندی وظایف نسبت به مسدود کردن زمان داشته ام. من وظایف را در زمان بی سابقه با تلاش کمتر انجام می دهم. کار در دسته‌ای از وظایف همچنین به این معنی است که زمان من راحت‌تر ردیابی می‌شود و می‌توانم در یک نگاه ببینم که بیشتر وقتم را صرف چه کاری می‌کنم.
مهم است که برای حفظ سطح انرژی و جلوگیری از فرسودگی، دوره های استراحت منظم را برنامه ریزی کنید، مهم نیست از چه روش بهره وری استفاده می کنید.
همچنین می‌توانم برای دوره‌هایی که سطح انرژی من در پایین‌ترین حد خود است، فعالیت‌های کم تلاش را برنامه‌ریزی کنم.
4. انتظارات واقع بینانه تر
با انسداد زمان، من تمایل داشتم که هر ثانیه را با فعالیت پر کنم و حتی زمانی که منطقی نبود، خود را مجبور به کارآمدی کنم. من می‌خواستم یک مرد رنسانس باشم و سعی می‌کردم یک فعالیت از هر یک از علایقم را در یک روز انجام دهم. وقت گیر، طاقت فرسا بود و به سختی نتیجه داد.
از سوی دیگر، دسته بندی زمان، مرا در واقعیت ثابت نگه می دارد. کارها بیشتر از زمانی که به آنها محول می کنم طول می کشد و تعداد فعالیت هایی که می توانم در یک روز انجام دهم محدودیتی وجود دارد. منطقی تر است که انرژی خود را بر روی مهمترین وظایف متمرکز کنم تا اینکه خودم را روی چندین تلاش نازک کنم.
با دسته بندی زمان، من بیشتر با آنچه یک روز معمولی به نظر می رسد هماهنگ می شوم و می توانم اولویت هایم را به طور موثرتری تنظیم کنم. من از Microsoft To-do و Google Calendar استفاده می کنم، اما چند ابزار مدیریت زمان دیگر وجود دارد که می تواند مفید باشد.
علیرغم آنچه کال نیوپورت و سایر کارشناسان بهره‌وری می‌گویند، برنامه‌ریزی هر دقیقه از وقتتان برای همه کارساز نیست، به‌ویژه آن‌هایی که با نگاه کردن به یک تقویم کاملاً با زمان، دیوانه می‌شوند. با دسته‌بندی زمان، راحت‌تر می‌توانم در کارم گم شوم بدون اینکه ببینم چند دقیقه گذشته و چقدر زمان باقی مانده است، که قطعاً ترجیح می‌دهم کار کنم.
دسته بندی وظایف ابزاری باورنکردنی در زرادخانه بهره وری من است، اما با هر سبک کاری همخوانی ندارد. مواقعی وجود داشته است که دسته بندی وظایف چندان مفید نبوده است. با این حال، نقطه قوت کار دسته بندی، انعطاف پذیری و سازگاری آن است. تا زمانی که سیستمی داشته باشید که برای شما کار می کند، می توانید چیزها را تغییر دهید.