آیا اثرات تعویض مداوم کار را احساس می کنید؟ بیاموزید که چرا جابه‌جایی بین برنامه‌های کاری بد است و چگونه آن را برای بهره‌وری بهتر حل کنید.
کارمندان آنقدر به جابه‌جایی بین برنامه‌های کاری عادت کرده‌اند که حافظه ماهیچه‌ای بلندمدت برای آن ایجاد کرده‌اند. اگرچه راحت است، اما این ابزارها فقط تا حدی به شما کمک می کنند.
تغییر زبانه ها فقط چند ثانیه طول می کشد، اما اگر چندین برنامه را به طور همزمان اجرا کنید، به چندین ساعت در هفته اضافه می شود. و بیشتر کارگران حتی متوجه نمی شوند که وقت خود را تلف می کنند. برای کمک به ساده‌سازی گردش کارتان، خطرات استفاده از برنامه‌های نرم‌افزار آفیس بیش از حد را توضیح خواهیم داد.
چه چیزی باعث نیاز به جابجایی بین برنامه ها در حین کار می شود؟
فناوری با خودکار کردن وظایف کاری مختلف، فرآیندهای کسب و کار را ساده می کند. ابزارهای مدیریت پروژه مسئولیت‌های تیم را سازماندهی می‌کنند، ردیاب‌های زمان فعالیت کارکنان را نظارت می‌کنند و ابزارهای زمان‌بندی قرار ملاقات‌ها را تنظیم می‌کنند.
با این گفته، برنامه های نرم افزاری هنوز نمی توانند به طور کامل جایگزین تلاش انسان شوند. سرمایه‌گذاری بیش از حد در اتوماسیون، که بسیاری از کارفرمایان انجام می‌دهند، کاربران را مجبور می‌کند تا چندین برنامه را فریب دهند. یک مطالعه طولی توسط Okta, Inc حتی نشان می‌دهد که 10 درصد از کسب‌وکارهای ایالات متحده بیش از 199 برنامه نرم‌افزاری را برای کار مستقر می‌کنند. اکثر مردم نمی توانند به سرعت این تعداد پلتفرم را پردازش کنند.
6 اثر منفی جابجایی بین برنامه های کاری بسیار زیاد
برخی استدلال خواهند کرد که جابجایی بین تب ها هزینه کمی برای اتوماسیون و راحتی است. پس از همه، بومیان دیجیتال باید خود را با تغییر وفق دهند. اگرچه کسب‌وکارها فقط می‌توانند کارکردهای خاص را ادغام کنند، پذیرش برنامه‌های کاری بیش از حد، چندین اشکال را برای کارگران به همراه دارد.
1. جابجایی بین پلتفرم ها زمان را تلف می کند
شرکت ها برای صرفه جویی در زمان روی ابزار کار سرمایه گذاری می کنند. آنها امیدوارند که کارمندانی مانند شما پس از انجام برخی از وظایف روزانه خود، کارهای بیشتری را انجام دهند. بله، برنامه‌های نرم‌افزار آفیس فرآیندهای گردش کار را سرعت می‌بخشند. شما می توانید آنها را در برنامه روزانه خود بگنجانید و حجم کاری خود را به حداقل برسانید، اما وابستگی بیش از حد نتیجه معکوس خواهد داشت.
جابجایی مکرر بین چندین برنامه باعث هدر رفتن زمان زیادی می شود. به جای دریافت هر پلتفرم پرطرفدار، شناسایی کنید که کدام اپلیکیشن های کاری به بدترین اتلاف وقت در محل کار شما رسیدگی می کنند. به سرپرستان خود توصیه کنید که خود را به ابزارهای ضروری محدود کنند. خرید بیش از حد برنامه های نرم افزاری تنها منابع شرکت را هدر می دهد و استرس غیرضروری را بر کارگران وارد می کند.
2. ذخیره اطلاعات در پلتفرم های متعدد امنیت را به خطر می اندازد
نظارت بر دارایی ها نقش مهمی در امنیت سایبری ایفا می کند. بهترین راه برای جلوگیری از حملات خارجی و داخلی این است که کاربرانی را که به فایل‌ها دسترسی دارند، مشاهده و ویرایش می‌کنند، نگه دارید. هیچ کس نمی تواند بگوید چه زمانی نقض داده رخ می دهد. مدیران فناوری اطلاعات باید 24/7 به تمام داده‌های شرکت دسترسی بی‌درنگ داشته باشند.
با این حال، استفاده از برنامه های نرم افزاری متعدد نظارت را چالش برانگیز می کند. ردیابی پلتفرم‌های مختلف هزینه‌های زیادی را در بر دارد، بنابراین بیشتر شرکت‌ها ترجیح می‌دهند برنامه‌های با اولویت پایین را به‌کلی نادیده بگیرند.
لطفاً توجه داشته باشید که این رویکرد سیستم امنیتی کلی یک شرکت را به خطر می‌اندازد. امروزه مجرمان سایبری از مهارت ها و منابع تکنولوژیکی برای سوء استفاده حتی قدیمی و قدیمی از اطلاعات شناسایی شخصی (PII) برخوردار هستند. فایل‌های شرکت را به برنامه‌ای که نمی‌توانید به طور معمول نظارت کنید، منتقل نکنید.
3. جابه‌جایی بین برنامه‌ها، مسیر فکری فرد را مختل می‌کند
پردازش اطلاعات جدید شما را از دستیابی به وضعیت جریان باز می دارد. اگر چندین بار در روز بین پلتفرم های مختلف پرش کنید، با کارهای سختی که به بیش از چند دقیقه تمرکز نیاز دارند، دست و پنجه نرم خواهید کرد.
تغییر زبانه ها کمترین تلاش را می طلبد، اما پرش به وظایف مختلف باعث استرس شناختی قابل توجهی می شود. کارمندان ماشین هایی نیستند که به طور خودکار اطلاعات جدید را پردازش کنند. گزارش Psychreg.org نشان می‌دهد که کانال‌های حافظه کوتاه‌مدت فقط می‌توانند حدود ۷ مورد را برای ۱۰ تا ۶۰ ثانیه ذخیره کنند.
بهترین رویکرد این است که سیستم هایی را که در هر کار استفاده می کنید محدود کنید. فرض کنید در حال نوشتن یک وبلاگ هستید. به جای پریدن بین پلتفرم ها و برگه ها برای جمع آوری اطلاعات در حین نوشتن، از قبل درباره مهم ترین نکات تحقیق و جمع آوری کنید.
4. اجرای بیش از حد برنامه های پس زمینه به عملکرد دستگاه آسیب می رساند
اجرای بیش از حد فرآیندهای پس زمینه دستگاه شما را کند می کند. برنامه های سبک وزن مانند سیستم عامل های پیام رسانی فوری و ابزارهای مدیریت پروژه، رم زیادی مصرف نمی کنند. با این حال، اجرای همزمان سیستم‌های سنگین مانند ویرایشگرهای عکس، سازندگان سایت و برنامه‌های کنفرانس ویدیویی ممکن است باعث تاخیر شود.
شما باید محدودیت های دستگاه خود را بدانید. کارهایی را که نیاز به برنامه های سنگین RAM دارند را مسدود کنید تا بتوانید برخی از فرآیندهای پس زمینه را در آن دوره حذف کنید. نه تنها از ابزار خود محافظت خواهید کرد، بلکه سریعتر نیز کار خواهید کرد. اختلالات خارجی مانند صفحات با بارگذاری آهسته و صفحه های ثابت، تمرکز را دشوار می کند، به خصوص اگر به راه اندازی مجدد برنامه های خراب ادامه دهید.
5. معرفی پلتفرم های چندگانه برای استخدام های جدید زمان می برد
آموزش استخدام‌های جدید برای یادگیری چندین ابزار به طور همزمان، فرآیند ورود را طولانی‌تر می‌کند. اتخاذ سیستم های جدید زمان می برد. شما به چندین هفته تکرار نیاز دارید تا ابزارهای مختلف را به طور موثر در جریان کاری خود بگنجانید.
Onboarding باید روی سازگاری تمرکز کند. بهترین راه‌ها برای استقبال از استخدام‌ها شامل معرفی تیم، آموزش عمیق و توضیح منابع است. اما اگر مربی شما بیشتر وقت خود را صرف آموزش ابزارهای اداری به شما می کند، ممکن است به طور تصادفی این فعالیت ها را نادیده بگیرد.
6. به خاطر سپردن پلتفرم‌های بیش از حد برای کارگران ممکن است سخت باشد
جابجایی بین تب ها یک چیز است، اما تسلط بر پلتفرم های مختلف که روزانه استفاده می کنید چیز دیگری است. همه ابزارها یکسان ساخته نمی شوند. در حالی که می‌توانید به سرعت پلتفرم‌های پیام‌رسان و برنامه‌های یادداشت‌برداری را یاد بگیرید، استفاده از پلتفرم‌های مدیریت پروژه، سازندگان سایت و ویرایشگرهای ویدیو، در میان سایر منابع پیچیده، به آموزش زیادی نیاز دارد.
مطالعه بیش از حد سکوها از نظر شناختی خسته کننده است. اگر ساعت‌ها را صرف تسلط بر ابزارهای اداری کنید، انرژی و قدرت ذهنی برای کار واقعی خود باقی نمی‌ماند و در نتیجه عملکرد را با مشکل مواجه می‌کنید.
برای به حداقل رساندن نیاز به جابجایی بین برنامه ها چه کاری می توانید انجام دهید؟
اگر خوداشتغال باشید، کنترل بیشتری بر گردش کار خود خواهید داشت. ابزارهایی را که برای خودکارسازی وظایف فریلنسینگ استفاده می کنید، ارزیابی کنید و ببینید کدام یک به خوبی با یکدیگر ادغام می شوند. اکثر ابزارهای مدیریتی برنامه های شخص ثالث را در یک اکوسیستم جای می دهند.
از طرف دیگر، اگر برای یک شرکت خصوصی کار می کنید، به حمایت سرپرست خود نیاز خواهید داشت. بخواهید گزارش‌های فعالیت تیم را برای گلوگاه‌های گردش کار بررسی کنید. ابزارهای اضافی را حذف کنید، بررسی کنید که کدام سیستم ها می توانند بر روی یک پلت فرم دارای مجوز کار کنند و استراتژی های انتقال فایل موثر را امتحان کنید. هنگامی که استدلال محکمی دارید، آن را به بخش مربوطه ارسال کنید.
عادات بد کوچکی که مانع کارایی گردش کار می شوند را حذف کنید
اگرچه برنامه‌های نرم‌افزاری می‌توانند وظایف خاصی را خودکار کنند، اما اتخاذ ناگهانی گزینه‌های متعدد مانع بهره‌وری گردش کار می‌شود. خودتان را با ابزار غرق نکنید. جدا از جابه‌جایی بین برنامه‌های مختلف، زمان را برای کارهای بی‌اهمیت مانند بارگیری صفحات جدید، شروع برنامه‌ها و انتقال فایل‌ها نیز تلف می‌کنید.
برای افزایش بیشتر بهره‌وری، به ارزیابی اینکه کدام عادت‌های بد کوچک باعث گلوگاه‌های گردش کار می‌شوند، ادامه دهید. پیشنهاد می کنیم فعالیت های کاری خود را پیگیری کنید. کمی کردن وظایفتان به شما کمک می کند تا قاتلان بهره وری ظریف و در عین حال خطرناک را شناسایی کنید، مانند تعلل، رسانه های اجتماعی و کمال گرایی.