ابزار ارتباطی که برای افزایش بهره وری خود استفاده می کنید ممکن است نتیجه معکوس داشته باشند. در اینجا نحوه و کارهایی که می توانید در مورد آن انجام دهید آورده شده است.
برنامه های پیام رسانی بدون شک نحوه برقراری ارتباط ما در محل کار را تغییر داده اند، به ویژه در طول انتقال ما به کار از راه دور و دور از ایمیل، که برای مدت طولانی ابزار ارتباطی واقعی بوده است.
با وجود ویژگی‌های افزایش بهره‌وری متعددی که بسیاری از این برنامه‌ها ارائه می‌دهند، می‌توانیم استدلال کنیم که آنها برعکس عمل می‌کنند.
آیا اپلیکیشن های پیام رسان بهره وری شما را از بین می برند؟ یا، شاید، نحوه استفاده شما از آنهاست؟ بیایید عمیق تر شیرجه بزنیم.
5 روش مختلف که اپلیکیشن‌های پیام‌رسانی در محل کار می‌توانند بهره‌وری شما را محدود کنند
1. اضافه بار اطلاعات
گویی بارگذاری بیش از حد ایمیل به اندازه کافی مشکل بزرگی نبود، اکنون باید با جریان مداوم پیام‌ها در برنامه‌های چت خود مبارزه کنید، که در بیشتر موارد به صندوق ورودی جدید تبدیل شده‌اند. مانند همه ایمیل های ناخواسته در صندوق ورودی شما، هر پیامی در برنامه های چت شما ارزش توجه شما را ندارد.
احتمالاً خودتان را در یک کانال Slack پیدا کرده اید که قرار نبود در آن حضور داشته باشید یا در کانالی مملو از شرکت کنندگان بسیار زیاد، یا همکارانی دارید که درباره آخرین شایعات افراد مشهور در کانالی که برای مسائل مربوط به کار در نظر گرفته شده است صحبت می کنند.
نتیجه، اضافه بار اطلاعات است که می‌تواند به اندازه صندوق ورودی ایمیل مملو از فشار باشد و منجر به خستگی تصمیم‌گیری، استرس و در نهایت کاهش بهره‌وری شود.
2. اطلاعات حیاتی گم می شود
یکی از عوارض جانبی بیش از حد اطلاعات این است که برخی از اطلاعات حیاتی در این جابجایی گم می شوند. اگر نتوانید فرآیندهای درست را اتخاذ کنید، اطلاعات مربوط به کار می‌تواند به سرعت در زیر انبوهی از صحبت‌های کولر آبی یا بحث‌های خارج از موضوع مدفون شود.
در نهایت بیشتر روز کاری خود را صرف جستجوی دریایی از پیام‌ها از یک کانال یا برنامه ارتباطی به کانال دیگر می‌کنید، به این امید که اطلاعات مهم مورد نیاز خود را پیدا کنید. این می تواند تمرینی برای بیهودگی و اتلاف وقت در محل کار باشد.
3. برنامه های ارتباطی بیش از حد
از کدام ابزار ارتباط داخلی برای برقراری ارتباط با همکاران از راه دور خود استفاده می کنید؟ تیم های مایکروسافت؟ سستی؟ پست الکترونیک؟ واتس اپ؟
شاید ترکیبی از همه موارد بالا باشد؟
در جستجوی جدیدترین و پر ویژگی ترین برنامه پیام رسانی محل کار، ممکن است تعداد زیادی از آنها را نصب کرده باشید که می تواند به سرعت به یک کابوس بهره وری تبدیل شود.
اگر در طول روز دائماً از یک برنامه به برنامه دیگر می پرید، وقت خود را تلف می کنید و توجه خود را تکه تکه می کنید و تمرکز روی هر کاری را دشوار می کند.
با این حال، ممکن است بخواهید راه هایی برای جلوگیری از استفاده بیش از حد از برنامه های ارتباطی و همکاری در محل کار خود بیابید.
4. شما “همیشه روشن” هستید
اتصال مداوم و انتظارات برای پاسخگویی به پیام‌ها همیشه در دسترس باشد، در محیط کار امروزی عادی شده است. با این حال، این فرهنگ همیشه “روشن” بودن و کار کردن خارج از محدوده ساعات کاری سنتی می تواند به چندین عواقب ناخواسته منجر شود.
اولاً، کار کردن با ساعات طولانی‌تر لزوماً با بهره‌وری بیشتر برابری نمی‌کند. در واقع، اغلب اثر معکوس دارد. اگر متوجه می‌شوید که شب‌ها یا آخر هفته‌ها خوب کار می‌کنید، احتمالاً به سرعت دچار سوختگی می‌شوید، که منجر به کاهش کیفیت و عملکرد کار می‌شود.
اما، این فقط در مورد زندگی حرفه ای شما نیست، زیرا زندگی شخصی شما نیز می تواند به سرعت شروع به آسیب ببیند. زمانی که همیشه “روشن” هستید، زمان کمی برای آرامش و تجدید قوا وجود دارد که منجر به مشکلات سلامت روحی و جسمی می شود.
5. اطلاعیه های بی پایان
در تلاش خود برای ارتباط بیشتر به امید افزایش بهره وری خود، ممکن است به طور ناخواسته برای یک جریان بی پایان از اعلان ها از برنامه های چت خود ثبت نام کرده باشید. در نگاه اول، آن پاپ‌آپ‌ها و دنگ‌های قرمز کوچک ممکن است بی‌ضرر به نظر برسند، اما می‌توانند به سرعت به یک حواس‌پرتی بزرگ تبدیل شوند که ناخواسته منجر به تغییر زمینه و کاهش بهره‌وری شود.
گاهی اوقات، فقط دیدن آن پاپ آپ های قرمز رنگ (حتی اگر پیام ها را نخوانده باشید) می تواند برای از دست دادن تمرکز و اختلال در جریان شما کافی باشد.
بنابراین، برای جلوگیری از این تله های بهره وری چه کاری می توانید انجام دهید؟
استراتژی های برتر برای دستیابی به ارتباطات مولد در محل کار
1. ارتباط ناهمزمان را بپذیرید
تاکید بیش از حد بر پاسخ‌های فوری و ارتباطات بی‌درنگ، به‌ویژه زمانی که اعضای تیم در مناطق زمانی مختلف کار می‌کنند، می‌تواند بیشتر از اینکه فایده داشته باشد، ضرر داشته باشد.
به جای انتظار (یا بدتر، مطالبه) پاسخ های فوری، از ارتباطات ناهمزمان استفاده کنید. این سبک ارتباطی به شما این امکان را می‌دهد که در زمان خود به پیام‌ها پاسخ دهید، وقفه‌ها را کاهش داده و به شما قدرت می‌دهد تا روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید.
2. ابزارهای ارتباطی و همکاری را یکپارچه کنید
وقتی برنامه جدیدی پیدا کردید، همیشه نیازی نیست که یک برنامه ارتباطی دیگر را به زرادخانه خود اضافه کنید. زمان می برد تا همه اعضای تیم شما به یک ابزار جدید عادت کنند، بنابراین اغلب بهتر است فقط به چیزی که دارید بچسبید، به خصوص زمانی که از قبل ویژگی های مورد نیاز شما را ارائه می دهد.
به جای ثبت نام در یک برنامه دیگر، زمانی را به ارزیابی ابزارهای موجود خود اختصاص دهید تا ببینید آیا می توانید آنها را با سایر برنامه هایی که برای ساده کردن گردش کار خود استفاده می کنید ادغام کنید یا خیر. به این ترتیب، نیازی به جابجایی برنامه ها به دفعات نخواهید داشت و می توانید از کاهش بهره وری مرتبط جلوگیری کنید.
3. یک ویکی داخلی ایجاد کنید
ویکی داخلی یک مخزن مرکزی برای دانش و اطلاعات تیم شما است. این یک راه عالی برای سازماندهی و در دسترس نگه داشتن تمام اطلاعات حیاتی شما در یک مکان است.
ویکی می تواند با آسان کردن اعضای تیم برای یافتن پاسخ سوالات خود، نیاز به ارتباط مداوم را کاهش دهد. همچنین می توانید از ویکی داخلی خود برای ایجاد یک کتاب بازی ارتباطی با تیم خود برای مستندسازی بهترین شیوه ها و دستورالعمل های کل شرکت استفاده کنید.
این می تواند شامل هر چیزی باشد، از نحوه و زمان استفاده از ابزارهای خاص، تا تعریف ارتباط “فوری” و زمان پاسخگویی ایده آل.
4. ابزارهای خود را سفارشی کنید
روشی که از ابزارهای ارتباطی و همکاری خود استفاده می کنید می تواند به میزان قابل توجهی بر بهره وری شما تأثیر بگذارد. اگر مدام با اعلان‌ها قطع می‌شوید، سعی کنید تنظیمات خود را سفارشی کنید تا حواس‌پرتی را به حداقل برسانید.
به عنوان مثال، می‌توانید اعلان‌ها را برای کانال‌ها یا مکالمه‌های خاص غیرفعال کنید، ساعت‌های «مزاحم نشوید» را تنظیم کنید، یا حتی اعلان‌ها را به طور کلی در طول زمان فوکوس برنامه‌ریزی‌شده خود به تعویق بیندازید. با سفارشی کردن ابزارهای خود برای مطابقت بهتر با نیازهای خود، می توانید کنترل بهره وری خود را دوباره به دست بگیرید.
علاوه بر این، اگر از Slack استفاده می‌کنید، می‌توانید پسوند @Must-Read را به فضای کاری خود اضافه کنید تا مطمئن شوید که پیام‌های فوری همیشه دیده می‌شوند. این برنامه Slack به شما امکان می‌دهد پیام‌های خاصی را به‌عنوان موارد خواندنی علامت‌گذاری کنید، و اعضای تیم همه پیام‌های مهم خود را در یک دسته خواهند داشت تا از اتلاف وقت در تاریخچه چت جلوگیری کنند.
برای به حداکثر رساندن بهره وری از برنامه های پیام رسانی خود به روش صحیح استفاده کنید
در حالی که برنامه های چت می توانند راهی عالی برای افزایش بهره وری باشند، اما اگر به درستی استفاده نشوند، می توانند حواس پرتی قابل توجهی را نیز به همراه داشته باشند. می توانیم نتیجه بگیریم که در درجه اول به نحوه استفاده شما از این ابزارها بستگی دارد.
با پیروی از استراتژی‌های بالا، می‌توانید کنترل بهره‌وری خود را دوباره به دست بگیرید و از این مشکلات بهره‌وری جلوگیری کنید.