داشتن یک فضای ذهنی به هم ریخته ممکن است چیزی باشد که شما را از دستیابی به اهدافتان باز می دارد. روش GTD (به انجام رساندن کارها) یک رویکرد مؤثر و ساختاریافته برای بیرونی کردن تمام وظایف و تعهدات شما است که به شما امکان می دهد وظایف را با وضوح انجام دهید.
خلاصه عناوین
- روش GTD چیست؟
- مرحله 1: همه چیز را در یک سیستم قابل اعتماد ضبط کنید
- مرحله 2: وظایف خود را روشن کنید
- مرحله 3: وظایف را به طور موثر سازماندهی کنید
- مرحله 4: به طور منظم منعکس کنید
- مرحله 5: درگیر شوید و کارها را انجام دهید
داشتن یک فضای ذهنی به هم ریخته ممکن است چیزی باشد که شما را از دستیابی به اهدافتان باز می دارد. روش GTD (به انجام رساندن کارها) یک رویکرد مؤثر و ساختاریافته برای بیرونی کردن تمام وظایف و تعهدات شما است که به شما امکان می دهد وظایف را با وضوح انجام دهید.
روش GTD چیست؟
روش انجام کارها (GTD) که توسط کارشناس بهره وری دیوید آلن توسعه یافته است، یک سیستم کارآمد طراحی شده برای بهبود مدیریت زمان است. در هسته خود، روش GTD به‌جای تلاش برای به خاطر سپردن آنها، به وضوح و تمرکز با ذخیره کردن تمام وظایف و ایده‌های شما در یک سیستم خارجی قابل اعتماد است.
این امر حیاتی است زیرا انرژی، تمرکز، ظرفیت شناختی و زمان شما – ستون های بهره وری – همه منابع محدودی هستند. با استفاده از روش GTD، می توانید دیگر نگران به خاطر سپردن جزئیات کوچک در لیست بی پایان کارهایتان نباشید. این به از بین بردن درهم و برهمی ذهنی و استرس کمک می کند و ذهن شما را آزاد می کند تا روی انجام کار واقعی تمرکز کند. علاوه بر این، انعطاف پذیری آن، آن را برای مدیریت انواع وظایف، از جمله اهداف شخصی، حرفه ای یا تحصیلی مناسب می کند.
روش GTD از پنج مرحله اصلی شامل Capture، Clarify، Organize، Reflect و Engage تشکیل شده است. این مراحل با هم کار می کنند تا به شما کمک کنند وظایف و تعهدات خود را به طور موثر مدیریت کنید. بیایید نگاهی دقیق تر به هر مرحله بیندازیم.
مرحله 1: همه چیز را در یک سیستم قابل اعتماد ضبط کنید
اولین گام در روش انجام کارها این است که همه چیز – وظایف، ایده ها و تعهدات – را از تمام زمینه های زندگی خود در یک سیستم قابل اعتماد خارجی ثبت کنید. این به معنای جمع آوری هر چیزی است که به توجه شما نیاز دارد یا می تواند در آینده مفید باشد به محض اینکه به ذهنتان خطور کرد. برای مثال، این می‌تواند ایده‌های تصادفی، یادآوری پرداخت صورت‌حساب، پاسخ به ایمیل همکار یا تماس با یک دوست باشد.
گرفتن به این معنی نیست که تصمیم بگیرید آیا چیزی فوراً قابل اجرا است یا سازماندهی شده است. این در مورد حذف وظایف از ذهن شما است. من متوجه شده ام که تلاش برای به خاطر سپردن همه کارهایم یک دستور العمل برای فرسودگی شغلی است. در عوض، من همه چیز را بدون قضاوت می نویسم، زیرا می دانم که بعداً مرور و سازماندهی خواهم کرد.
ابزارهای زیادی وجود دارد که می توانید برای ثبت وظایف خود به آنها تکیه کنید، از جمله ایمیل، نرم افزار مدیریت کار، یا تغییر به لیست کارهای کاغذی. با این حال، شما یک سیستم قابل اعتماد خارجی می خواهید که همیشه در دسترس باشد. از آنجایی که بیشتر وقتم را در مک می گذرانم، لیست کارهایم را در Apple Reminders ضبط و سازماندهی می کنم، که با آیفون من هم همگام می شود. به این ترتیب، می‌توانم به سرعت از وظایف و ایده‌ها در حال حرکت عکس بگیرم، و بدانم که آنها به طور ایمن در سیستم مورد اعتماد من ذخیره می‌شوند.
مرحله 2: وظایف خود را روشن کنید
مرحله بعدی در روش GTD پردازش هر آیتم ضبط شده است. این به این معنی است که نگاه دقیق‌تری به همه چیزهایی که گرفته‌اید، تعریف کنید و تعیین کنید که آیا قابل اجرا است یا خیر. من پردازش هر کار را با تعیین نتیجه دلخواه شروع می کنم، زیرا به من کمک می کند تا بفهمم چه کاری و چرا باید انجام دهم.
بعد از خودم می پرسم آیا این مورد قابل اجراست؟ پرسیدن این به من کمک می کند تا سریعا تصمیم بگیرم چه چیزی به توجه من نیاز دارد و چه چیزی نه. اگر پاسخ منفی است، یعنی کار غیرقابل عمل است، من آن را به یکی از سه روش زیر انجام می دهم:
- اگر دیگر مرتبط نیست یا به توجه من نیاز دارد، حذف کنید. به عنوان مثال، لغو جلسه با یک مشتری اگر دیگر روی پروژه کار نمی کنم.
- اگر این یک کار یا ایده در آینده است که من نیازی به کار روی آن ندارم، انکوبه کنید. به عنوان مثال، برنامه ریزی برای تعطیلات در سال آینده.
- اگر چیزی است که باید حفظ کنم، مانند نقل قول از یک مقاله، ارجاع دهید.
اگر پاسخ مثبت است (یعنی مورد قابل عمل است)، پس از تعریف کاری که باید انجام دهم، سه نتیجه ممکن وجود دارد:
- اگر کار را می توان در عرض 2 دقیقه تکمیل کرد، انجام دهید.
- اگر شخص دیگری می تواند این کار را انجام دهد، به او تفویض اختیار کنید.
- اگر من بهترین فرد برای انجام آن هستم، مورد را به تعویق بیندازید و بیش از 2 دقیقه طول می کشد.
مرحله 3: وظایف را به طور موثر سازماندهی کنید
هنگامی که استفاده از روش GTD را شروع کردم، متوجه شدم که سازماندهی وظایف من به طور مؤثر به معنای چیزی بیش از فهرست کردن کارهای انجام شده نیست – این شامل ایجاد یک سیستم ساختاریافته برای پیگیری هر تعهد، پروژه و ایده است.
نکته ای که باید به آن توجه داشت این است که انجام برخی از کارهای ضبط شده ممکن است به چندین مرحله نیاز داشته باشد. در روش GTD به چنین مواردی پروژه می گویند. پروژه ها نتیجه گرا هستند و برای تکمیل نیاز به اقدامات متعددی دارند، به عنوان مثال، نوشتن یک مقاله به چندین مرحله مانند تحقیق، نوشتن و ویرایش نیاز دارد.
بنابراین، اولین کاری که باید انجام دهید ایجاد لیست های مرتبط برای سازماندهی وظایف عملی و غیرقابل اجرا است. در اینجا نحوه سازماندهی موارد عملی در لیست های مربوطه آمده است:
- از پروژه ها برای گروه بندی چندین اقدام مرتبط که برای دستیابی به یک نتیجه خاص باید تکمیل شوند، استفاده کنید. به عنوان مثال، یک کمپین رسانه های اجتماعی برای معرفی محصول.
- از تقویم برای اقدامات مربوط به زمان استفاده کنید، مانند رزرو جلسه در روز دوشنبه در ساعت 9 صبح، و اقدامات مربوط به روز، مانند برداشتن خشکشویی در روز شنبه.
- از یک لیست اقدامات بعدی برای کارهای معوق باقی مانده (که قابل واگذاری نیستند و بیش از دو دقیقه طول می کشد) استفاده کنید که می توانید در اسرع وقت انجام دهید. برای مثال، ایده هایی برای جلسه با مشتری تهیه کنید یا بودجه ماه آینده خود را بررسی کنید.
من از لیست های جداگانه برای موارد غیرقابل عمل استفاده می کنم. در اینجا نحوه سازماندهی موارد غیرقابل عمل در لیست های مربوطه آمده است:
- برای ردیابی کارهایی که می‌خواهید بعداً انجام دهید اما اکنون فوری نیستند، از یک لیست Someday/Maybe استفاده کنید، مانند یادگیری یک زبان جدید.
- از فهرست انتظار برای ردیابی وظایفی که محول کرده اید استفاده کنید.
- از فهرست مرجع برای ذخیره موارد غیرقابل عمل مانند مقالات، یادداشت‌های جلسه و رسیدها استفاده کنید.
مرحله 4: به طور منظم منعکس کنید
بازنگری منظم وظایف، گامی حیاتی در روش GTD است که تضمین می‌کند در بالای فهرست کارهایم باقی می‌مانم و ذهنی روشن و سازمان یافته را حفظ می‌کنم. این تمرین به من کمک می کند تا کارهای جدید را ثبت کنم، وظایف موجود را ارزیابی کنم، ببینم چه کارهایی انجام داده ام و در صورت نیاز، وظایف را دوباره اولویت بندی کنم. سیستم GTD دو نوع بررسی را توصیه می کند:
بررسی روزانه
این یک بررسی سریع است که من یک بار در روز انجام می دهم، چه در شب یا در صبح. این بررسی به من کمک می‌کند تا در مورد همه کارهایم دید پرنده‌ای داشته باشم و به من امکان می‌دهد تا در صورت نیاز کارهایی را از فهرست‌هایم اضافه یا حذف کنم.
بررسی هفتگی
این یک بررسی جامع تر است که من هفته ای یک بار انجام می دهم. من یک تا دو ساعت را برای این بررسی اختصاص دادم تا وظایف هفته آینده را به تصویر بکشم و همه لیست هایم را ارزیابی کنم. من بررسی هفتگی خود را یکشنبه‌ها انجام می‌دهم، زیرا به من کمک می‌کند هفته را با ذهنی روشن و اهداف متمرکز شروع کنم.
در نهایت، بررسی های روزانه و هفتگی به من کمک می کند تا ذهنی روشن و برنامه ریزی منظم داشته باشم. با انعکاس منظم، سیستمم را با اهدافم هماهنگ می‌کنم و مطمئن می‌شوم که همیشه آماده مقابله با هر چیزی هستم که در آینده رخ می‌دهد.
مرحله 5: درگیر شوید و کارها را انجام دهید
آخرین مرحله در روش GTD دیوید آلن، انجام کارها است. این جایی است که تمام آمادگی ها به نتیجه می رسد زیرا من با اطمینان اقدامات مناسب را به دنبال برنامه خود انجام می دهم. با این حال، برای گرفتن بهترین تصمیم در مورد اینکه در یک زمان معین چه کاری انجام دهید، چهار معیار اساسی وجود دارد که باید در نظر گرفته شود:
زمینه
اینجاست که من محیط خود را ارزیابی می کنم تا مشخص کنم که آیا برای یک عمل خاص مناسب است یا خیر. برخی از کارها را فقط می‌توان در زمینه‌های خاص انجام داد – مانند برقراری تماس تلفنی وقتی پشت میز کارم هستم یا وقتی لپ‌تاپم را در اختیار دارم به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهم. من از برچسب‌ها در یادآورها استفاده می‌کنم تا به من کمک کند کارها را بر اساس زمینه مرتب کنم، بنابراین تشخیص اینکه در یک لحظه مشخص چه کاری می‌توانم انجام دهم آسان‌تر است.
اولویت
مهمترین کاری که در حال حاضر می توانم انجام دهم چیست؟ برخی از وظایف مهم هستند اما فوری نیستند. در این صورت، تمرکز بر کارهایی که هم اهمیت و هم فوریت بالایی دارند، ممکن است برای من سودمندتر باشد.
زمان در دسترس
قبل از اینکه وارد یک کار شوم، در نظر می‌گیرم که چقدر زمان دارم. اگر در 10 دقیقه جلسه ای داشته باشم، به جای شروع یک پروژه با تمرکز عمیق، یک کار سریع مانند پاسخ دادن به یک ایمیل کوتاه را انتخاب می کنم.
انرژی موجود
سطح انرژی من در یک زمان خاص به من کمک می کند تا تعیین کنم آیا توانایی ذهنی و جسمی برای یک کار خاص را دارم یا خیر. پیدا کردن زمان‌بندی خواب می‌تواند به شما کمک کند پربازده‌ترین زمان‌های روز خود را تعیین کنید و بر اساس آن وظایف خود را مطابقت دهید. به عنوان مثال، من یک آدم صبحگاهی هستم (کرونوتایپ شیر)، بنابراین چالش‌برانگیزترین کارهایم را در اوایل روز برنامه‌ریزی می‌کنم.
این رویکرد ساختاریافته به من این امکان را می‌دهد که در طول روز درگیر و سازنده بمانم، و این اطمینان را به من می‌دهد که به‌طور پیوسته در مورد چیزهایی که مهم‌تر هستند به جلو حرکت می‌کنم.
اگر شما اغلب با حجم بالایی از وظایف سر و کار دارید و نیاز به تعریف اقدامات و اولویت های واضح دارید، روش GTD یک سیستم قابل اعتماد است. اگرچه ممکن است در ابتدا بسیار طاقت فرسا به نظر برسد، اما اجرای این روش می تواند به شما کمک کند متمرکز و منظم بمانید و در نهایت منجر به افزایش بهره وری شود.