اجازه ندهید استرس ایمیل بهره وری شما را از مسیر خارج کند و با این نکات ساده شما را مضطرب و خسته کند.
برای بسیاری از افراد، بررسی ایمیل بخشی اجتناب ناپذیر از زندگی کاری یا تحصیلی آنهاست. با این حال، اعتیاد به ایمیل (یا خستگی ایمیل) تقریباً ممکن است به هر کسی دامن بزند، و عادت به چک کردن صندوق ورودی خود در طول روز و شب آسان است.
در اینجا نحوه ایجاد رابطه سالم تر با ایمیل برای کاهش استرس و همچنین لذت بردن از زمان استراحت با حواس پرتی کمتر آورده شده است. در اکثریت قریب به اتفاق موارد، پیام های جدید به هر حال نیازی به توجه فوری ندارند.
درباره اعتیاد به ایمیل
چقدر در طول روز ایمیل را چک می کنید؟ به طور کلی، بر اساس گزارش Computers in Human Behavior، چک کردن ایمیل کمتر (مثلاً سه بار در روز) با استرس و احساس بیش از حد کمتر همراه است. به احتمال زیاد، بسیاری از کاربران ایمیل تمایل دارند حساب های خود را با دقت بیشتری بررسی کنند.
در ظاهر، این چیز بدی نیست: شما سعی می کنید مسئولیت پذیر باشید و به موقع به پیام ها پاسخ دهید. با این حال، این می تواند به این احساس منجر شود که باید دائماً مراقب صندوق ورودی خود باشید.
اگرچه برخی از افراد برای موفقیت حرفه‌ای خود نیاز به نظارت دقیق بر ایمیل‌ها دارند، بسیاری دیگر می‌توانند از باز کردن صندوق‌های ورودی خود با دفعات کمتری بهره ببرند. در بیشتر موارد، پیام‌هایی که حاوی تبلیغاتی هستند که برایتان مهم نیست یا یادآوری‌های قرار می‌توانند چند ساعت منتظر بمانند.
در اینجا نحوه کاهش زمانی که صرف بررسی (و نگرانی در مورد) ایمیل می‌کنید هر روز آورده شده است.
1. ایمیل را خاموش نگه دارید
با حذف تمام ایمیل ها از تلفن خود، خستگی ایمیل را در زندگی روزمره کاهش دهید. این وسوسه اسکن صندوق ورودی را در لحظات عجیب و غریب در طول روز از بین می برد، به خصوص زمانی که ساعت را خاموش می کنید. این می تواند به یک فعالیت فقط کامپیوتری تبدیل شود.
2. صندوق ورودی خود را در زمان های خاص بررسی کنید
سعی کنید ایمیل را در ساعات مشخصی در طول روز چک کنید، مثلاً در ساعت 9 صبح، ظهر و 4 بعد از ظهر. (یا هر ترتیبی که برای برنامه شما کار می کند). بسته به نیازتان، سه بار در روز یا حتی کمتر را هدف بگیرید.
این استراتژی، که گاهی اوقات به عنوان دسته‌بندی ایمیل شناخته می‌شود، به ازای هر مداخله اینترنتی، منجر به خستگی احساسی کمتری از ایمیل می‌شود. به جای اینکه احساس کنید باید همیشه در دسترس باشید، ایمیل به فعالیت قابل مدیریت تری تبدیل می شود که فقط چند بار در روز انجام می شود.
اگر نگران این هستید که خبرنگاران احتمالی ایمیل منتظر بمانند، یک پیام پاسخ خودکار تنظیم کنید. یک پاسخگوی تعطیلات تکرارشونده را در Gmail با پیامی که زمان‌هایی را که معمولاً هر روز ایمیل را بررسی می‌کنید، پیکربندی کنید. به عنوان یک نسخه پشتیبان بالقوه، یک شماره تلفن اضافه کنید و به گیرندگان پیام دستور دهید که در صورت نیاز به توجه فوری تماس بگیرند یا پیامک ارسال کنند.
در بیشتر موارد، تعیین این مرزها با نظارت بر ایمیل می تواند به آرامش ذهنی بسیار بیشتری منجر شود، در حالی که همچنان اطمینان حاصل می کند که پیام های مهم را به موقع می بینید و به آنها پاسخ می دهید. این بهترین هر دو جهان است.
3. اول صبح چک کردن ایمیل را متوقف کنید
طبق نظرسنجی Sleep Advisor، حدود یک سوم از هزاره ها به محض بیدار شدن ایمیل را چک می کنند، حتی اگر این عمل اغلب شامل افزایش اضطراب است. این انگیزه قابل درک است—شما می خواهید در روز کاری یا درس خواندن جهش داشته باشید—اما این خوشایندترین راه برای گذراندن یک صبح نیست. حتی قبل از اینکه از رختخواب بیرون بیایید، افکار در مورد لیست کارهای معلق شروع به زنگ زدن در مغز شما می کنند.
درعوض، در مقابل تمایل به باز کردن صندوق ورودی اول صبح مقاومت کنید و یک روال صبحگاهی بهتر ایجاد کنید که شامل برخی از فعالیت‌هایی است که از آن لذت می‌برید. یک صبحانه خوشمزه، کشش یا ژورنال برای مدتی کمی درست کنید. هر ایمیل معلقی می تواند منتظر بماند.
4. مراقب انگیزه چک کردن خود باشید
بیشتر اوقات چه زمانی احساس می کنید که نیاز به بررسی ایمیل دارید؟ آیا درست بعد از بیدار شدن از خواب یا در طول روز هر زمان که چند دقیقه از کار افتاد؟ تکانه بررسی ممکن است آنقدر عادی و خودکار باشد که واقعا متوجه آن نشوید.
برای اینکه بیشتر مراقب این عادت باشید، برنامه هایی را دانلود کنید که برای کمک به تغییر عادات شما طراحی شده اند، مانند Strides. هدفی تعیین کنید که تعداد دفعات چک کردن ایمیل یا (در صورت امکان) مدت زمانی را که صرف تعامل با ایمیل می کنید، کاهش دهید. تصمیم گیری در مورد یک هدف واضح، کاهش زمان ایمیل را کمی امکان پذیرتر می کند.
5. تب ایمیل را در رایانه خود ببندید
باز گذاشتن برگه ایمیل در حین کار آسان است و هر بار که پیام جدیدی می رسد، روی آن ضربه بزنید. با این حال، حواس‌پرتی اعلان‌ها از ایمیل می‌تواند تمرکز را از مسیر خارج کند و جریان کار را مختل کند. جای تعجب نیست که چک کردن ایمیل یکی از چالش های رایج مدیریت کار است که تمرکز بر روی کاری را که باید انجام دهید دشوار می کند.
در صورت امکان، تیم خود را تشویق کنید تا با ابزار دیگری مانند Slack یا Microsoft Teams ارتباط برقرار کنند. ویژگی های چت در بسیاری از موارد می تواند جای ارتباطات ایمیلی را بگیرد.
اگر ترک این عادت سخت است، از ایمیل خود خارج شوید و خود را مجبور کنید هر بار لاگین و رمز عبور را تایپ کنید. این یک مرحله اضافی به کل فرآیند اضافه می کند و آن را کمتر خودکار می کند. با این حال، با گذشت زمان، از توانایی تمرکز بدون نگاه کردن مداوم به برگه ایمیل و انتظار برای ظاهر شدن پیام دریافتی، قدردانی خواهید کرد.
6. زمان خود را در ایمیل پیگیری کنید
نظارت دقیق بر میزان زمانی که صرف ایمیل می کنید می تواند کاهش آن را آسان تر کند. در آیفون، ویژگی Screen Time نشان می دهد که چقدر زمان صرف برنامه ایمیل می کنید. در همین حال، ابزارهای Digital Wellbeing اندروید نه تنها به ردیابی زمان خود در ایمیل کمک می‌کنند، بلکه به شما امکان می‌دهند ایمیل را در یک برنامه کاری خاص قرار دهید که در زمان خاموشی پنهان می‌ماند.
متناوبا، از یک برنامه ردیابی زمان مانند Toggl Track یا RescueTime برای نظارت بر استفاده از ایمیل استفاده کنید. گاهی اوقات دیدن اینکه زمان شما به کجا می رود انگیزه کافی برای کاهش عادات ایمیل شما است.
عادت های چک کردن ایمیل خود را برای کاهش استرس رام کنید
اگر برایتان سخت است که در طول روز در برابر هوس نگاه کردن به صندوق ورودی خود مقاومت کنید، به سختی تنها خواهید بود، اما این یک عادت شکست ناپذیر است. با دور نگه‌داشتن برنامه‌های ایمیل از تلفن، محدود کردن تعداد دفعات چک کردن آن در روز، و آگاهی بیشتر از تمایل خود به نگاه کردن به صندوق ورودی، می‌توانید بر سرریز شدن ایمیل‌ها غلبه کنید و زمان خود را برای فعالیت‌های دیگر آزاد کنید.
این نکات را امتحان کنید تا ببینید کدامیک به بهترین نحو به مدیریت عادات ایمیل شما کمک می‌کنند، و در کوتاه‌مدت احساس می‌کنید کمی کمتر با آن اعلان‌های صندوق ورودی مرتبط هستید.