آیا می خواهید بهره وری خود را افزایش دهید و کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید؟ یاد بگیرید که چگونه قانون پارکینسون را به کار ببرید و از زمان محدود خود نهایت استفاده را ببرید.
اگر با ضرب‌الاجل‌ها دست و پنجه نرم می‌کنید، تمایل به تعویق زیاد دارید، یا به راحتی با یک اعلان تصادفی حواس‌تان پرت می‌شود. شما ممکن است قربانی قانون پارکینسون باشید. قانون پارکینسون توضیح می دهد که هر چه زمان بیشتری برای یک کار خاص به ما داده شود، زمان بیشتری برای تکمیل آن نیاز است.
به همین دلیل است که اهمال کاری بسیار رایج است. اما چگونه می توان بر آن غلبه کرد؟ قبل از اینکه بتوانیم در مورد غلبه بر قانون پارکینسون صحبت کنیم، مهم است که ماهیت آن و چرایی شیوع آن را درک کنیم.
قانون پارکینسون چیست؟
قانون پارکینسون ضرب المثلی است که توسط سیریل نورثکوت پارکینسون، مورخ نیروی دریایی بریتانیا ابداع شد. بیان می کند:
این یک مشاهده معمولی است که کار گسترش می یابد تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود.
برای درک مفهوم، فردی را در نظر بگیرید که وظیفه دارد یک مقاله را در یک مهلت 48 ساعته بنویسد. فرد، در روز اول، داده های مربوطه را برای تحقیق جمع آوری می کند و طرح کلی را تشکیل می دهد. در مرحله بعد، آنها دست به کار می شوند و اولین پیش نویس انشا را می نویسند.
با نزدیک شدن به مهلت، با چند ساعت باقی مانده، آنها پیش نویس را ویرایش، تصحیح و در نهایت ارسال می کنند. اگر به فرد مهلت 24 ساعته داده شود چه؟ کاملاً ممکن است که شخص به راحتی مقاله اختصاص داده شده را در عرض 24 ساعت بنویسد، بدون اینکه کیفیت آن کاهش یابد.
حالا به این فکر کنید که چند بار با شرایط مشابه مواجه شده اید. احتمالاً می توانید به چندین مورد فکر کنید که در آن یک وظیفه با مهلت طولانی تری به شما داده شد. اما به جای اینکه کار را در مدت زمان لازم برای انجام کار انجام دهید، تمام زمان موجود (طبق مهلت مقرر) را برای انجام کار صرف کرده اید.
استفاده از قانون پارکینسون برای به حداکثر رساندن بهره وری
در حالی که قانون پارکینسون رایج است و به ظاهر اجتناب ناپذیر است، شما می توانید با کنترل نحوه گذراندن وقت خود از آن به نفع خود استفاده کنید. در اینجا چند استراتژی وجود دارد که می توانید برای غلبه بر قانون پارکینسون و بهره وری بیشتر از آنها استفاده کنید:
1. اهداف SMART را تعیین کنید
مردم زمانی که احساس می کنند کارشان مهم نیست، تمایل دارند که سستی کنند و بیشتر به تعویق بیفتند. یکی دیگر از دلایل اصلی اهمال کاری عدم اطمینان در مورد مراحل بعدی است. اگر نمی دانید پس از اتمام یک پروژه چه کاری انجام خواهید داد، احتمالاً تکمیل آن را به تعویق می اندازید.
به همین دلیل تعیین اهداف SMART برای غلبه بر قانون پارکینسون مهم است. داشتن یک هدف خاص و محدود در ذهن باعث می شود که شما مشتاق تر برای کار روی آن باشید و از زمان و سایر منابع خود آگاهانه تر استفاده کنید.
2. به طور موثر برنامه ریزی کنید
همه ما اهمیت زمان بندی را می دانیم. این به ما کمک می کند تا از نحوه گذراندن وقت خود آگاه باشیم و تأثیر منفی قانون پارکینسون را به حداقل برسانیم. برای زمان‌بندی و برنامه‌ریزی مؤثر، می‌توانید از برنامه‌های تقویم برای زمان‌بندی وظایف استفاده کنید.
با این حال، همیشه باید یک زمان قطع را در برنامه خود قرار دهید. زمان تعیین شده (برای روز) به شما احساس فوریت می دهد، و شما مجبور هستید وظایف خود را برای آن روز در آن محدوده زمانی کامل کنید.
وقتی زمان قطعی مشخصی ندارید، احساس می‌کنید زمان بیشتری دارید و احتمالاً حواس‌تان پرت می‌شود یا به کندی کار می‌کنید. شما به خود می گویید که با اضافه کردن ساعت های بیشتر در شب، آن را جبران می کنید، بنابراین، “کار را گسترش می دهید”.
3. به خود مهلت های متوسط بدهید
قانون پارکینسون زمانی بیشترین ضربه را می زند که پروژه ای بزرگ با مهلت طولانی داشته باشید. مهلت طولانی تر به این معنی است که زمان بیشتری برای استراحت و پرت شدن دارید. برای جلوگیری از آن، باید پروژه را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید. اکنون برای هر یک از کارهای کوچکتر ضرب الاجل میانی تعیین کنید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید.
تجزیه یک پروژه بزرگ به وظایف کوچکتر باعث می شود آن را کمتر دلهره آور و قابل انجام تر کند. بنابراین کمتر احتمال دارد که کار را به تعویق بیندازید. علاوه بر این، با دادن مهلت‌های کوتاه‌تر و فوری‌تر، زمان زیادی را به خود اختصاص نمی‌دهید. از آنجایی که زمان زیادی برای وقت گذاشتن وجود ندارد، احساس فوریت می کنید که به شما انگیزه می دهد تا وظایف را تکمیل کنید.
4. آهنگ زمان
این احتمال وجود دارد که برآوردهای شما در ابتدا نادرست باشد. ممکن است برای یک پروژه 3 ساعت به خودتان وقت بدهید. اما در حین کار روی آن، متوجه می شوید که برای تکمیل آن به ۲ ساعت دیگر نیاز دارید. اگر این اتفاق افتاد، به سادگی برنامه خود را دوباره تنظیم کنید و به خودتان زمان بیشتری بدهید. تعیین ضرب الاجل دقیق برای پروژه های خود به شما کمک می کند تا آنها را به طور موثر برنامه ریزی کنید. برای این کار، می توانید شروع به پیگیری زمان لازم برای تکمیل هر پروژه کنید.
چندین برنامه عالی برای ردیابی زمان وجود دارد که می توانید از آنها برای پیگیری مدت زمان مورد نیاز یک پروژه خاص استفاده کنید. هنگام استفاده از برنامه ردیابی زمان، می توانید به گزارش زمان دسترسی داشته باشید و ببینید چقدر زمان برای تکمیل پروژه های مختلف صرف کرده اید. این به تخمین بهتر و تعیین ضرب الاجل های واقعی تر برای پروژه های شما کمک می کند و از اتلاف وقت شما جلوگیری می کند.
5. از Timeboxing استفاده کنید
وقتی باید کاری را انجام دهیم، به این فکر نمی کنیم که چقدر زمان برای تکمیل پروژه نیاز است. در عوض، ما به این فکر می کنیم که چقدر زمان برای پروژه در نظر گرفته شده است. اینجاست که قانون پارکینسون وارد عمل می شود. اگر زمان داده شده برای کار تعیین شده بیشتر از زمان مورد نیاز باشد، ما تمایل داریم که کار را تا آخرین لحظه به تعویق بیندازیم.
برای جلوگیری از این اتفاق، از timeboxing استفاده کنید. تایم باکس شامل فکر کردن در مورد مدت زمان انجام یک پروژه خاص برای تکمیل یک کار، تعیین یک ضرب الاجل (جعبه زمانی) با توجه به زمان مورد نیاز برای کار و پایبندی به آن است.
بگویید که سه روز فرصت دارید تا یک پروژه را انجام دهید. پس از ارزیابی، متوجه می شوید که می توان آن را در عرض سه ساعت انجام داد. یک مهلت 3 ساعته برای پروژه تعیین کنید و برای تکمیل آن در بازه زمانی تعیین شده تلاش کنید. با تایم باکس کردن، از نحوه و مکان استفاده از زمان خود بیشتر آگاه می شوید. وقتی یک ضرب الاجل قریب الوقوع در ذهن شما وجود دارد، کمتر احتمال دارد آن را به تعویق بیندازید.
6. از تکنیک پومودورو استفاده کنید
مانند تایم باکس، می توانید از روش پومودورو برای بهره وری بیشتر و شکست دادن قانون پارکینسون استفاده کنید. روش پومودورو شامل جلسات کاری کوتاه اما فشرده با وقفه های کوتاه در میان است.
وقتی از روش پومودورو استفاده می کنید، به مهلت واقعی کار فکر نمی کنید، بلکه به 25 دقیقه ای که برای خود تعیین کرده اید فکر می کنید. این امکان اقدام قانون پارکینسون را از بین می برد. در اینجا نحوه استفاده از تکنیک پومودورو آورده شده است:
- فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید را به ترتیب اولویت یادداشت کنید.
- تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنید.
- تا زمانی که تایمر خاموش شود، روی کار با بالاترین اولویت کار کنید.
- 5 دقیقه استراحت کنید.
- چهار جلسه 25 دقیقه ای را تکرار کنید.
- 30 دقیقه استراحت کنید.
در حالی که می توانید از یک تایمر بر روی تلفن یا لپ تاپ خود استفاده کنید، برنامه های اختصاصی برای تکنیک Pomodoro وجود دارد که آن را بسیار آسان تر و موثرتر می کند.
کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید
لازم نیست از روز اول با همه این استراتژی ها شروع کنید. می توانید یک یا دو مورد را انتخاب کنید و آنها را تا حد امکان به طور موثر انجام دهید. ترفند این است که در مورد نحوه استفاده از زمان خود آگاه شوید و از “گسترش کار” قانون پارکینسون جلوگیری کنید.
هنگامی که این کار را انجام دادید، می توانید بیشتر از این استراتژی ها را در روال خود بگنجانید. اما فقط در اینجا متوقف نشوید! شما می توانید در مورد راه های بیشتری برای افزایش بهره وری و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتری بیاموزید.