چگونه با هر نرم افزار مدیریت پروژه شروع کنیم

آیا می خواهید بدانید چگونه می توان با یک ابزار مدیریت پروژه شروع کرد و از چه اشتباهاتی اجتناب کرد؟ در اینجا همه چیزهایی است که باید بدانید.

شروع تازه با یک نرم افزار مدیریت پروژه جدید به خودی خود یک پروژه است. هر یک با دیگری متفاوت است، بنابراین علاوه بر تلاش برای ترسیم نقشه همه پروژه های خود، ممکن است با یک منحنی یادگیری سر و کار داشته باشید. می تواند طاقت فرسا باشد.

با این حال، یک چیز مشترک همه آنها این است که برنامه ریزی از قبل می تواند به ایجاد یک انتقال آرام کمک کند. علاوه بر این، خود را طوری آماده خواهید کرد که یک فضای کاری تمیز و ثابت داشته باشید. در ادامه بخوانید تا بدانید هنگام شروع یک نرم افزار مدیریت پروژه جدید چه مراحلی را می توانید بردارید.

تصمیم گیری در مورد نحوه استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه

قبل از اینکه نرم افزار خود را راه اندازی کنید، به برنامه ای برای نحوه استفاده از آن نیاز دارید. دانستن اینکه چه کسی از حساب کاربری و انواع تابلوهای پروژه در داخل آن استفاده خواهد کرد، به شما در شروع کار کمک می کند.

با چه کسی کار خواهید کرد؟

آیا شخص دیگری در حساب کاربری خواهد بود؟ آنها چه کسانی هستند و چه نقشی دارند؟ سطح حریم خصوصی و مجوزهایی که می توانید برای تیم خود تنظیم کنید بسته به اینکه از کدام یک استفاده می کنید و سطحی که در آن مشترک هستید متفاوت است. بنابراین، خوب است که از قبل برنامه ریزی کنید، حتی قبل از انتخاب یکی، که از حساب کاربری استفاده می کند و به چه چیزی می خواهید به آنها دسترسی داشته باشید.

به عنوان مثال، نسخه‌های شخصی Notion با حساب Team بسیار متفاوت است، اما می‌توانید با استفاده از هر کدام همکاری کنید. صفحه‌های شخصی صفحاتی را ارائه می‌دهند که خصوصی شروع می‌شوند و به شما امکان دعوت از مهمانان را می‌دهند، در حالی که حساب تیم قفل فضاهای کاری مشترکی را باز می‌کند که به شما امکان می‌دهد فوراً با کل سازمان خود به اشتراک بگذارید.

در سازمان خود، همچنین باید در نظر بگیرید که می‌خواهید به چه کسی مجوز مدیریت بدهید. به‌علاوه، اگر نرم‌افزار شما به مهمانان اجازه می‌دهد، می‌توانید تعیین کنید که آیا اشتراک‌گذاری تابلوی پروژه با مشتریان، پیمانکاران یا دیگران خارج از محل کار شما ضروری است یا خیر.

از چه نوع تابلوهای پروژه ای قرار است استفاده کنید؟

شما می توانید بیشتر از ایجاد طرح های ساده پروژه در نرم افزار مدیریت پروژه خود انجام دهید. شما همچنین می توانید:

• تابلوهای درخواست پروژه ایجاد کنید که در آن شما و همکارانتان بتوانید وظایف متفرقه را محول کنید یا درخواست کمک کنید. ClickUp یک نرم افزار عالی برای ساخت است، اما می توانید آنها را در هر نرم افزار مدیریت پروژه بسازید.
• یک گردش کار در حال انجام را از ابتدا تا انتها ترسیم کنید تا مروری سریع از پروژه های مرحله ای داشته باشید.
• یک تابلوی تعیین تکلیف باز راه‌اندازی کنید که در آن شما و همکارانتان بتوانید کارهای موجود را به خود اختصاص دهید.

تصمیم گیری در مورد نحوه سازماندهی نرم افزار مدیریت پروژه

اکنون که می‌دانید با چه کسی کار می‌کنید و انواع تابلوهای پروژه‌ای که استفاده می‌کنید، باید تعیین کنید که چگونه می‌خواهید حساب را سازماندهی کنید.

نحوه انجام این کار واقعاً یک اولویت است، اما تعداد افرادی که با آنها کار می کنید نیز به شما در تصمیم گیری کمک می کند. راه های زیادی وجود دارد که می توانید تابلوهای پروژه خود را سازماندهی کنید، مانند:

• مشتری
• پروژه
• بخش
• تیم

حتی می توانید از ترکیبی از موارد فوق استفاده کنید. اما، اگر با یک شرکت بزرگ کار می کنید، سازماندهی بر اساس بخش یا تیم، یافتن پروژه ها و وظایف را برای همه آسان می کند.

همانطور که موارد را سازماندهی می کنید، می خواهید از پیچیده شدن نام وظایف، پروژه ها، تابلوها و پوشه های خود جلوگیری کنید. اگر کارها را تا حد امکان ساده نگه دارید، شما و همکارانتان به سرعت آنچه را که نیاز دارید پیدا خواهید کرد.

این به ویژه در مورد زیر پوشه ها صادق است. اگر ابزاری که استفاده می‌کنید زیرپوشه‌هایی را ارائه می‌دهد، قبل از ایجاد یکی از آن‌ها از خود بپرسید که آیا واقعاً مورد نیاز است یا نه، و اگر چنین است، زمانی که دیگران به دنبال آن هستند، نام بهینه را تعیین کنید. گنجاندن یک سری پوشه های کوچک، خالی یا دارای برچسب اشتباه تنها باعث سردرگمی می شود.

تقریباً مانند پوشه های فایل روی رایانه خود به آن فکر کنید. شما می خواهید بتوانید آنچه را که به دنبال آن هستید با کمترین کلیک ممکن پیدا کنید.

اضافه کردن وظایف به نرم افزار مدیریت پروژه

هنگامی که تعیین کردید که چگونه می خواهید وظایف و پروژه های خود را سازماندهی کنید، می توانید نقشه برداری آنها را شروع کنید. اول اینکه، اگر فهرستی از پروژه های در حال انجام تهیه کنید و آنها را به آیتم های اقدام تقسیم کنید، مفید است. شما می‌توانید این کار را روی کاغذ یا در نرم‌افزار پردازش متن انجام دهید—هر روشی که برای شما بهتر است.

پایبندی به پروژه های فعلی به ساده سازی روند کمک می کند. تابلوها و وظایف را فقط برای پروژه‌هایی که در حال حاضر روی آن‌ها کار می‌کنید یا در حال انجام آنها هستید، ایجاد کنید، به‌جای اینکه اطلاعات منسوخ یا مکان‌دار را درج کنید.

مطمئن شوید که تابلوهای پروژه خود را بر اساس آن نام ببرید و فقط وظایف مرتبط را در درون خود قرار دهید. این سلسله مراتب به شما کمک می کند تا جزئیات را سریعتر بیابید و به شما و همکارانتان یک نمای کلی سریع از وضعیت پروژه ارائه می دهد.

به عنوان مثال، اگر در حال توسعه یک وب سایت جدید برای یک محصول هستید، می توانید یک تابلوی پروژه ایجاد کنید و آن را چیزی شبیه وب سایت محصول نامید. سپس، تمام موارد اقدامی که یک وب سایت را تشکیل می دهند را به عنوان وظایف درون فهرست می کنید. بنابراین، مواردی مانند انتخاب نام دامنه، راه اندازی هاست، طراحی وایرفریم و غیره.

اگر سیستم خود را برای افزودن پروژه‌ها و وظایف ثابت نگه دارید، به احتمال کمتری نیاز به صرف زمان برای شلوغ کردن یا سازمان‌دهی مجدد دارید.

هنگام راه اندازی نرم افزار مدیریت پروژه از چه چیزهایی باید اجتناب کرد

برخی از مواردی که می خواهید هنگام راه اندازی یک نرم افزار مدیریت پروژه جدید از آنها اجتناب کنید عبارتند از:

• انجام همه کارها به یکباره – با لیستی از پروژه های فعلی از کوچک شروع کنید تا از شلوغ شدن یا شلوغ شدن فضای کاری خود جلوگیری کنید.
• با استفاده از هر ویژگی – به خصوص اگر یک حساب پولی باشد، ممکن است فکر کنید که می خواهید ارزش پول خود را بدست آورید. با این حال، زنگ‌ها و سوت‌های زیادی با نرم‌افزار مدیریت پروژه ارائه می‌شوند که ممکن است تنها مانعی برای آنها شود. تحقیق در مورد محصول از قبل یکی از راه هایی است که می توانید از خستگی ویژگی جلوگیری کنید.
• پیچیدگی بیش از حد پروژه ها – هنگام ترسیم پروژه های خود از رویکرد کمتر استفاده کنید. برای مثال، بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، وظایف فرعی کمتری را ارائه می‌دهند که می‌توانید در وظایف بزرگ‌تر قرار دهید. با این حال، ممکن است برای شما خسته کننده باشد که مراحل یک کار را فهرست کنید و همکارتان آنها را بررسی کند.

با نرم افزار مدیریت پروژه خود شروع کنید

شروع با نرم افزار مدیریت پروژه جدید اگر کمی از قبل برنامه ریزی داشته باشید و با شروع کوچک شروع کنید، کار دشواری نیست. به جای ساختن آن با پروژه‌های قدیمی یا اطلاعات مکان‌نما، در حین حرکت آیتم‌هایی ایجاد کنید و یک سیستم نام‌گذاری ثابت برای وظایف، پروژه‌ها و پوشه‌ها نگه دارید.

به یاد داشته باشید که آن را ساده نگه دارید. هرچه برای یافتن آنچه نیاز دارید به کلیک کمتری نیاز داشته باشید، بهتر است.

منبع مقاله