کار مولد با همکاران پراکنده در نقاط مختلف جهان می تواند یک چالش مهم باشد. در اینجا چند استراتژی برای کمک وجود دارد.
داشتن یک تیم جهانی می‌تواند مفید باشد، اما اگر برنامه‌ای موثر برای استفاده از آن استعداد نداشته باشید، چه سودی برای شما دارد که از یک مجموعه استعدادهای غنی و متنوع استفاده کنید؟
چگونه می‌توانید با یک همکار از راه دور که در فیلیپین برای خواب آماده می‌شود و دیگری که روز خود را در بریتانیا شروع می‌کند، هماهنگ کار کنید؟ بیایید به چند روش برای استفاده حداکثری از تیم راه دور خود بپردازیم.
مزایا و معایب داشتن یک تیم جهانی از راه دور
داشتن یک تیم جهانی به شما این فرصت را می دهد تا دانش و تجربیات فرهنگی زیادی کسب کنید. با کار با افراد از سراسر جهان، می توانید دیدگاه و بینش گسترده تری به دست آورید که جرقه نوآوری در محل کار شما می دهد. این همش نیست؛ امکان فراتر رفتن از مرزها همچنین به این معنی است که شما افرادی دارید که شبانه روز بدون نیاز به شیفت های آخر شب کار می کنند.
با این حال، داشتن یک تیم از راه دور در چندین منطقه زمانی با برخی از چالش‌ها همراه است و آگاهی از آنها ضروری است. این به شما این امکان را می‌دهد تا یک استراتژی کار از راه دور مؤثر ایجاد کنید و ابزار مناسبی را بیابید که از نقاط قوت تیم شما حداکثر استفاده را ببرد. برخی از این چالش ها عبارتند از:
- فرصت های محدود برای برنامه ریزی جلساتی که برای همه مفید است.
- عدم تعامل به دلیل عدم تعامل حضوری.
- از دست دادن انگیزه و رضایت شغلی به دلیل تنهایی کار از راه دور.
- تاخیر در پاسخ به ایمیل ها و سایر ارتباطات
- افراد بیشتری که در ساعات نامناسب کار می کنند و انتظار افزایش یافته است تا در دسترس باشند.
اگرچه تیم‌های جهانی باید با موانعی روبه‌رو شوند، اما ما معتقدیم که مزایای آن بسیار بیشتر از معایب است. اگر موافق هستید، ممکن است بخواهید برخی از فرآیندها را راه‌اندازی کنید و از ابزارهای مناسب برای کمک به غلبه بر چالش‌های کار با همکاران منطقه زمانی چندگانه استفاده کنید.
نحوه کار با یک تیم راه دور در مناطق زمانی مختلف
1. فرآیند ورود خود را بازبینی کنید
هیچ پاسخ یکسانی برای استخدام کارمندان جدید وجود ندارد، اما زمانی که یک تیم جهانی دارید نباید فقط بر استعدادها تمرکز کنید. برای بهبود فرآیند پذیرش خود وقت بگذارید و افرادی را استخدام کنید که قبلاً با فرهنگ کار از راه دور آشنا هستند یا افرادی که می توانید به آنها اعتماد کنید تا با حداقل نظارت کار کنند.
علاوه بر این، برای توضیح نحوه عملکرد تیم راه دور و انتظاراتی که از آنها دارید، وقت بگذارید. این شامل جزئیات فرآیندهای ارتباطی و ابزارهایی است که آنها برای انجام کار خود نیاز دارند. به یاد داشته باشید که در مورد ساعات کاری دقیق باشید تا همه از ابتدا در یک صفحه باشند.
استقلال کاری، فعال بودن، انعطاف پذیری، ابتکار عمل و ارتباط عالی مهارت های حیاتی هستند که باید به آنها توجه کرد.
2. از مبدل های منطقه زمانی استفاده کنید
لازم نیست هر بار که می‌خواهید جلسه‌ای را برنامه‌ریزی کنید، منابع شناختی خود را برای به خاطر سپردن مناطق زمانی مختلف یا جستجو کردن ساعت در محل همکارتان در گوگل هدر دهید، زیرا مجموعه‌ای از ابزارهای آنلاین برای کمک به شما در انجام این کار وجود دارد.
این راه‌حل‌های دیجیتال به شما کمک می‌کنند تا قبل از برنامه‌ریزی تماس‌های کنفرانس، چت‌های ویدیویی یا سایر ارتباطات حیاتی، مناطق زمانی را تبدیل کنید. به این ترتیب همه از تفاوت های زمانی آگاه می شوند و از درگیری های احتمالی جلوگیری می کنند.
به عنوان مثال، تیم شما می تواند از Timezone.io استفاده کند تا ببیند ساعت در مکان یکدیگر چقدر است. این ابزار تصویر نمایه، نام و زمان فعلی همه را در یک صفحه نشان می‌دهد و به شما امکان می‌دهد به سرعت تشخیص دهید که در کدام منطقه زمانی قرار دارند.
3. ارتباطات ناهمزمان را تشویق کنید
ارتباطات ناهمزمان روش کار تیم های راه دور را متحول کرده است. این رویکرد به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا از انعطاف‌پذیری مدل کار از راه دور برای کار در پربارترین ساعات روز بدون فشار ناشی از همیشه در دسترس بودن یا پاسخ فوری به پیام‌ها استفاده کنند.
این رویکرد چالش‌های مربوط به هماهنگی برنامه‌ها در مناطق زمانی متعدد را حذف می‌کند. همچنین حواس‌پرتی ناشی از اعلان‌های پیام‌رسانی را در طول ساعات کاری و خارج از آن کاهش می‌دهد و به اعضای تیم اجازه می‌دهد روی وظایف خود تمرکز کنند، بهره‌ورتر باشند و به تعادل بهتری بین کار و زندگی دست یابند.
می توانید از ابزارهای ارتباطی ناهمزمان مانند Voodle، Yac یا Twist استفاده کنید تا با همکاران خود در تماس باشید بدون اینکه جریان کاری آنها را قطع کنید. این ابزارها به شما امکان می دهند ایده ها را تبادل کنید، بازخورد بدهید، مفاهیم پیچیده را توضیح دهید، در پروژه ها همکاری کنید، و بدون پینگ دائمی افراد یا برنامه ریزی جلسات طولانی، به روز رسانی را ارائه دهید.
همچنین می‌توانید از یک برنامه ایمیل مانند Spike برای برنامه‌ریزی ایمیل‌های کمتر فوری برای همکاران در سایر مناطق زمانی خارج از ساعات کاری خود استفاده کنید. علاوه بر این، می‌توانید یک ویکی داخلی برای ذخیره تمام اطلاعات مربوط به شرکت، از جمله یادداشت‌های جلسه، آموزش‌ها، خط‌مشی‌های شرکت و موارد دیگر ایجاد کنید. این به همه اعضای تیم شما، صرف نظر از مکان و زمانشان، اجازه می دهد تا به اطلاعاتی که برای انجام بهترین کارشان نیاز دارند، دسترسی داشته باشند.
4. از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana و Trello به تیم ها کمک می کنند هنگام کار روی پروژه ها با همکاران دور در مناطق زمانی مختلف، سازماندهی شده، در مسیر و پاسخگو باشند. این ابزارها برای کارهای ناهمزمان مناسب هستند زیرا به شما امکان می دهند وظایفی ایجاد و اختصاص دهید، ضرب الاجل تعیین کنید، پیشرفت را پیگیری کنید و تمام اطلاعات مربوط به پروژه را در یک مکان ذخیره کنید.
آنها همچنین دارای ویژگی هایی مانند نظر دادن هستند تا همکاری را تسهیل کنند و اطمینان حاصل کنند که همه در یک صفحه هستند. به این ترتیب، اعضای تیم در کشورها و مناطق زمانی مختلف می‌توانند به راحتی ببینند که دیگران روی چه چیزی کار می‌کنند، پس از ورود به حساب‌های خود، بدون برقراری ارتباط مداوم از طریق ایمیل یا سایر پلت‌فرم‌های پیام‌رسان، بازخورد ارائه دهند و مشکلات را حل کنند.
5. از تقویم های مشترک و برنامه های زمان بندی استقبال کنید
تقویم‌های مشترک و برنامه‌های زمان‌بندی به تیم‌های راه دور کمک می‌کنند تا برنامه‌های خود را هماهنگ کنند، برای رویدادهای آینده برنامه‌ریزی کنند، و هنگام تلاش برای یافتن زمانی مناسب برای همه، از ارسال ایمیل‌های رفت و برگشتی اجتناب کنند.
به عنوان مثال، Calendly به همکاران از راه دور اجازه می دهد تا در دسترس بودن خود را به اشتراک بگذارند و جلسات را بدون نیاز به هماهنگی دستی برنامه ها با یکدیگر برنامه ریزی کنند. به این ترتیب، همه می توانند به راحتی ببینند که دیگران در تعطیلات ملی، مشغول یا آزاد برای گپ هستند. همچنین می‌توانید از این اطلاعات برای پیدا کردن ساعات همپوشانی برای برنامه‌ریزی تماس‌های گروهی یا جلسات با همه اعضای تیم خود در صورت نیاز استفاده کنید.
علاوه بر این، Calendly امکان ادغام با سایر ابزارهای محبوب مانند Slack، Microsoft Teams، Webex و موارد دیگر را فراهم می کند و استفاده از آن را برای تیم های راه دور آسان تر می کند.
برای به حداکثر رساندن بهره وری تیم خود، بر چالش های منطقه زمانی غلبه کنید
چند مانع نباید شما را از دنبال کردن مزایای بسیاری که با کار با یک تیم راه دور در مناطق زمانی مختلف به همراه دارد منصرف کند.
با رویکرد مناسب و ابزارهای بالا، می‌توانید بر چالش‌های کار با یک تیم از راه دور پراکنده در سراسر جهان غلبه کنید و از مزایای افزایش بهره‌وری، خلاقیت و نوآوری بهره‌مند شوید.