اگر حواس‌پرتی‌ها را محدود کنید، انجام کارها در محل کار بسیار آسان‌تر است، اما متأسفانه، بسیاری از دفاتر دارای تعداد زیادی از آنها هستند.
وقتی بهره وری ندارید، به این معنی است که روی چیزی که قرار است انجام دهید کار نمی کنید. این می تواند نتیجه بسیاری از عادت ها، کیفیت ها و اتفاقات زندگی شما باشد. از حواس پرتی رسانه های اجتماعی گرفته تا داشتن یک محل کار نامنظم، چندین چیز می تواند بهره وری شما را از بین ببرد.
در این راهنما، شما را با 9 مورد از متداول ترین قاتلان بهره وری آشنا می کنیم. ما بحث خواهیم کرد که چرا ممکن است با آنها روبرو شوید، چگونه آنها ممکن است بهره وری شما را از بین ببرند، و چگونه می توانید به طور موثر بر آنها غلبه کنید تا خود را به مسیر درست برگردانید.
1. رسانه های اجتماعی
بر اساس Smart Insights، یک فرد به طور متوسط روزانه دو ساعت و 29 دقیقه را در شبکه های اجتماعی صرف می کند. یک لحظه فکر کنید: چند بار گوشی خود را برای بررسی یک اعلان بیرون آوردید و 20 دقیقه بعد همچنان بی خیال توییتر یا تیک تاک را مرور می کردید؟
در یک لحظه، روی چیز مهمی کار می‌کنید و در لحظه دیگر، حواس‌تان به شبکه‌های اجتماعی پرت می‌شود که بهره‌وری شما را کاملاً از بین می‌برد.
اگر کار شما شامل تلفن نیست، آن را در اتاق دیگری قرار دهید تا حداقل تا زمانی که کار می کنید از آن دور بمانید. با این حال، اگر از تلفن خود استفاده می‌کنید، بهتر است از حالت فوکوس در iOS یا HazeOver در اندروید استفاده کنید – آنها به شما کمک می‌کنند از اعلان‌های حواس‌پرتی دوری کنید.
2. حواس پرتی
هر چیزی که به کار شما مربوط نمی شود اما در ساعات کاری توجه شما را جلب می کند باعث حواس پرتی می شود. این می تواند یک صدا، یک همکار دوستانه، محیط کلی و حتی جونده حیوان خانگی شما باشد. بدون توجه به دلیل، حواس پرتی های مکرر می تواند تمرکز شما را از بین ببرد و بهره وری شما را از بین ببرد.
برای غلبه بر حواس پرتی، ابتدا باید علت آن را کشف کنید. برای مثال، اگر محیط کلی است، می توانید با تغییر محل کار خود شروع کنید. در همه موارد این امکان وجود نخواهد داشت که علت را از بین ببرید – مانند مواردی که در یک محل کار شلوغ کار می کنید – اما همیشه می توانید دوباره حواس خود را با چیزهای دیگر پرت کنید. به عنوان مثال، می توانید هدفون خود را وصل کنید و شروع به گوش دادن به آهنگ ها کنید. این به شما کمک می کند بیشتر روی کار در حال انجام تمرکز کنید و حواس پرتی اطراف خود را به حداقل برسانید.
3. بی نظمی
بی نظمی هم از نظر جسمی و هم از نظر ذهنی می تواند بهره وری شما را از بین ببرد. بی نظمی فیزیکی به این معنی است که فضای کاری شما مرتب نیست، در حالی که بی نظمی ذهنی به این معنی است که شما در مورد کارهایی که باید انجام دهید – و به چه ترتیبی واضح نیستید.
پادزهر بی نظمی سازماندهی است. همانطور که ممکن است واضح به نظر برسد، اگر خود را (از لحاظ فیزیکی و ذهنی) سازماندهی کنید، می توانید بسیار سازنده تر باشید. با شلوغ کردن فضای کاری خود شروع کنید. همه اقلام غیر ضروری را بردارید و مطمئن شوید که روی یک میز سازماندهی شده هستید. سپس، بر اساس اهمیت هر کار، فهرستی از کارها به سبک ماتریس آیزنهاور ایجاد کنید. در نهایت، شروع به حذف تکالیف در دست اقدام کنید.
4. عدم تمرکز
شما هرگز نمی توانید بدون تمرکز قوی سازنده باشید، زیرا ذهن شما به چیزهای مختلف سرگردان می شود. عدم تمرکز عمدتاً به دلیل استرس است – که می تواند دلیل بسیاری از چیزها باشد، مانند کارهای طاقت فرسا که باید انجام دهید و مسائل شخصی.
رفع این مشکل آسان نیست، اما یک قدم به عقب و بازنگری در کاری که انجام می دهید می تواند کمک کند. سعی کنید به خود یادآوری کنید که اگر کاری را که باید انجام ندهید، استرس بیشتری خواهید داشت. سعی کنید با آنچه تاکنون به دست آورده اید به خود انگیزه دهید و به خودتان فشار بیاورید تا ادامه دهید.
می‌توانید این را با گوش دادن به آهنگ‌های نویز سفید تکمیل کنید – آنها همچنین تمرکز و توجه شما را افزایش می‌دهند.
5. تعلل
آیا تا به حال متوجه شده اید که کار خود را به تعویق می اندازید، زیرا می دانید که تاخیرها برای شما دردسر ایجاد می کنند؟ خب این تعلل است. ممکن است دلایل زیادی برای به تعویق انداختن کارها وجود داشته باشد، اما غالب ترین آنها احتمالاً این است که انجام کار خود را خیلی سخت می بینید. این سختی (یا حداقل تصور سخت بودن کارتان) شما را مضطرب می کند و در نتیجه، برای پرت کردن حواس خود از آن کار، وارد فعالیت های اتلاف وقت دیگری می شوید.
یکی از راه‌های بسیاری برای غلبه بر تعلل، استفاده از تکنیک پومودورو برای انجام وظایف است. این به شما کمک می کند تا روی چیزهای مهم تمرکز کنید و وظایف را به کارهای ساده تر و دست یافتنی تقسیم کنید.
6. کمال گرایی
کمال گرا بودن ممکن است در برخی موارد یک ویژگی خوب باشد، اما می تواند بهره وری شما را از بین ببرد. این به این دلیل است که در نهایت زمان زیادی را صرف یک کار واحد می‌کنید و سعی می‌کنید آن را کامل کنید، در حالی که بقیه را کاملاً نادیده می‌گیرید.
بهترین راه برای کاهش کمال گرایی، تعیین محدودیت زمانی و تمرکز بر نکات مثبت است. ابتدا سعی کنید کار را در بازه زمانی تعیین شده به پایان برسانید. پس از انجام کار، روی نکات مثبت تمرکز کنید و به جای تمرکز بر تکمیل آن، به این فکر کنید که با انجام سریع کار چقدر در زمان خود صرفه جویی کرده اید.
7. چند وظیفه ای
اغلب اوقات، افراد زمانی که تحت فشار کارهای معلق خود قرار می گیرند، چند کار را انجام می دهند. با این حال، چندوظیفه ای می تواند عملکرد شما را مختل کند و بهره وری را کاهش دهد. این به این دلیل است که شما به طور همزمان روی بسیاری از کارها تمرکز خواهید کرد و هیچ یک از آنها توجه کامل شما را جلب نخواهد کرد.
برای غلبه بر چندوظیفگی، می‌توانید یک برنامه زمان‌بندی ایجاد کنید و بازه‌های زمانی خاصی را به هر کار اختصاص دهید – تکنیک مسدود کردن زمان. پس از آن، باید تمام توجه و انرژی خود را به سمت کاری که در دست دارید معطوف کنید در حالی که بقیه را کاملاً نادیده می گیرید.
8. بیش از حد فکر کردن
افراط اندیشی مانند یک مارپیچ رو به پایین است – فقط بدتر می شود. شما به ایجاد سناریوهای جعلی ادامه می دهید که به شما استرس وارد می کند و عملکرد کاری شما را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد. تمام وقت گرانبهای شما را که می‌توانست برای انجام وظایفی که در وهله اول بیش از حد به آن فکر می‌کردید صرف شود، تلف می‌کند.
دو کار اساسی وجود دارد که می توانید برای غلبه بر بیش از حد فکر کردن انجام دهید:
- قدم زدن. هر وقت متوجه شدید که ذهنتان به مکان های اشتباه می رود، فقط یک نفس عمیق بکشید و از اتاق خارج شوید. برای قدم زدن بیرون بروید، آب بنوشید، دوش بگیرید – هر کاری که به جلوگیری از فکر بیهوده کمک می کند انجام دهید.
- با خودت صحبت کن بگویید که می توانید کار را بدون نقص انجام دهید و پس از انجام آن احساس خوشحالی خواهید کرد.
9. عدم تصمیم گیری
ناتوانی در تصمیم گیری، بلاتکلیفی است – عادتی که از کمال گرایی و تفکر بیش از حد تشکیل شده است. وقتی خیلی تلاش می کنید که تصمیم کامل بگیرید و برای مدت طولانی زیاد فکر می کنید، بلاتکلیف هستید. ناتوانی شما در تصمیم گیری به موقع می تواند بهره وری شما را به طور کامل از بین ببرد و می تواند بر دیگران مرتبط با کار شما نیز (یعنی تیم یا کارمندان) تأثیر بگذارد.
در حالی که سریع‌ترین راه حل، استفاده از برنامه‌های شخص ثالث است که به تصمیم‌گیری کمک می‌کنند، اما راه نهایی این است که روی مهارت‌های تصمیم‌گیری خود کار کنید.
همه قاتلان بهره وری را بکشید!
با غلبه بر موانع بهره وری، می توانید بازده کاری خود را بهبود بخشید و شغل خود را ارتقا دهید. تنها چیزی که نیاز دارید ذهن متمرکزی است که مصمم به انجام کار به موقع است.
داشتن یک فضای دیجیتال با مدیریت خوب می تواند کارایی و بهره وری شما را نیز افزایش دهد. در وقت شما صرفه جویی می کند و به شما کمک می کند تا روی چیزهای مهم تمرکز کنید.