از جستجوی اسناد مهم خسته شده اید؟ یاد بگیرید که چگونه مقالات خود را دیجیتالی کنید و زندگی خود را به صورت دیجیتالی سازماندهی کنید.
خلاص شدن از به هم ریختگی کاغذ می تواند آزاردهنده باشد، به خصوص زمانی که همه جا انباشته باشد. صرف نظر از اینکه چقدر مراقب هستید، کاغذ روی هم انباشته می شود و سازماندهی مقادیر زیادی کاغذ می تواند بسیار دشوار باشد.
با این حال، پذیرش یک رویکرد سازگار با محیط زیست برای سازماندهی کاغذ و استفاده از یک سیستم دیجیتال، فضای شما را بدون شلوغی و راحت نگه می دارد. در اینجا چند مرحله وجود دارد که به شما کمک می کند تا به هم ریختگی کاغذ را از بین ببرید و زندگی خود را به صورت دیجیتالی سازماندهی کنید.
1. وضعیت فعلی خود را ارزیابی کنید
شلوغ کردن و سازماندهی فضای شما می تواند یک فرآیند طاقت فرسا و استرس زا باشد. در ابتدا، ممکن است در مورد چگونگی و مکان شروع روند مرتب کردن احساس نامطمئن باشید. اما چند دقیقه وقت گذاشتن برای ارزیابی وضعیت فعلی درهم ریختگی کاغذ قبل از فرو رفتن در یک تغییر دیجیتال کامل کمک زیادی می کند.
می توانید با دسته بندی مقالات خود بر اساس اهمیت آنها شروع کنید. سپس مشخص کنید که کجا بیشترین کاغذ را دارید، مانند کشوهای اداری، میز، یا قفسه های کتاب. همچنین، تعیین کنید که برای سازماندهی دیجیتال به چه دستگاه‌های ذخیره‌سازی و منابعی مانند راه‌حل ذخیره‌سازی ابری رایگان، اسکنر تصویر و برنامه‌های تلفن همراه نیاز دارید.
ارزیابی فضای شما، شلوغی را آسان‌تر می‌کند و به شما امکان می‌دهد یک استراتژی موثر برای دیجیتالی‌سازی برنامه‌ریزی کنید. شما حتی می توانید سیستم دیجیتال و فضای کاری جدید خود را تجسم کنید تا برای کارهای پیش رو به شما انگیزه دهد.
2. کاغذهای موجود را دیجیتالی کنید
ممکن است به دنبال یک سند خاص بگردید اما نتوانید آن را پیدا کنید زیرا میز کار شما با پشته های کاغذ، صورتحساب های قدیمی، رسیدها و ایمیل های چاپ شده پوشیده شده است. دیجیتالی کردن مدارک خود به این معنی است که دیگر نیازی به نگهداری یا ذخیره انبوهی از اسناد و فاکتورها ندارید. برای یافتن فایل های خاص نیازی به جستجو در کابینت ها و کشوها ندارید.
مدارک خود را با اسکن و ذخیره آنها دیجیتالی کنید و به شما امکان می دهد هر زمان که نیاز بود اطلاعات را بازیابی کنید. می‌توانید از یک اسکنر تصویر یا برنامه‌های اسکنر در گوشی هوشمند آیفون و اندروید خود برای ضبط اسناد خود استفاده کنید. سپس، می توانید اسکن های خود را به صورت JPG یا PDF ذخیره کنید. این به شما این امکان را می دهد که به راحتی فایل های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نیازی به جمع آوری و ارسال مقالات با پیک نداشته باشید.
3. صورتحساب و صورتحساب آنلاین را فعال کنید
تصور کنید تمام صورتحساب ها، رسیدها و صورت های مالی خود را از طریق ایمیل دریافت می کنید. دیگر نیازی به جستجو در پشته های رسید و فاکتورها برای یافتن برگه خاصی نیست و فضای شما خالی از کاغذ خواهد بود.
با صورتحساب و صورتحساب آنلاین، به میزان قابل توجهی از حجم کاغذ در اطراف خود بکاهید. این به شما امکان می دهد با کاهش اثرات زیست محیطی تولید کاغذ، حفظ محیط زیست را تمرین کنید.
شما می توانید تمام فاکتورها و رسیدهای خود را به صورت آنلاین دریافت کنید و به راحتی از طریق دستگاه تلفن همراه یا لپ تاپ خود به آنها دسترسی داشته باشید. صورتحساب آنلاین همچنین به شما کمک می‌کند سابقه پرداخت خود را پیگیری کنید و تراکنش‌ها و هزینه‌ها را ثبت کنید.
علاوه بر این، برنامه‌های مدیریت رسید و برنامه‌های رایگان فاکتور ویژگی‌هایی مانند ردیابی هزینه و یادآوری پرداخت را ارائه می‌دهند که به شما امکان می‌دهد به‌روز باشید و از پرداخت‌های از دست رفته جلوگیری کنید.
4. امضای اسناد دیجیتال را خودکار کنید
دنیا به قدری دیجیتال شده است که می توانید به راحتی با یک قلم روی کاغذ بر دردسر امضای اسناد مانور دهید. با برنامه‌های آنلاین امضای سند، می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید و به هم ریختگی کاغذی که با چاپ و امضای کپی‌های فیزیکی اسناد ایجاد می‌شود را از بین ببرید.
برخی از پلتفرم‌های امضای اسناد دیجیتال رمزگذاری داده‌ها را به عنوان یک اقدام امنیتی ارائه می‌کنند که خطر دستکاری سند را کاهش می‌دهد.
اتخاذ یک روش امضای اسناد دیجیتالی به شما کمک می کند تا ذهنیت بدون کاغذی را پرورش دهید، جایی که پذیرای پذیرش سایر شیوه های پاکسازی کاغذ و سازماندهی سبک زندگی خود به صورت دیجیتالی می شوید.
5. اسناد را در فضای ابری ذخیره کنید
ذخیره سازی ابری به یکی از خلاقانه ترین روش های ذخیره و حفظ داده های حساس در جهان تبدیل شده است. این یک راه عالی برای تمیز نگه داشتن کاغذ فضایی شما و سازماندهی آن است. دیگر نیازی به ذخیره یا نگهداری بسیاری از کپی‌های فیزیکی کاغذ نخواهید داشت، و نیازی به نگهداری اسناد در کابینت‌ها، کلاسورها و قفسه‌ها نیست.
ذخیره فایل های خود در فضای ابری همچنین به شما کمک می کند اسناد خود را بهتر مدیریت و سازماندهی کنید. پلتفرم‌های ذخیره‌سازی ابری متعدد ابزارهایی را برای سازماندهی آسان فراهم می‌کنند و بازیابی آسان فایل‌ها را تضمین می‌کنند. فناوری ذخیره سازی ابری همچنین خدمات امنیتی سطح بالایی را ارائه می دهد که از سند شما محافظت می کند و به شما امکان می دهد فایل ها را با خیال راحت با دیگران به اشتراک بگذارید.
هنگامی که اسناد فیزیکی به درستی ذخیره نمی شوند، بیشتر در معرض آسیب، گم شدن و سرقت قرار می گیرند. با این حال، ذخیره فایل‌های شما در فضای ابری، حفظ طولانی‌مدت را تضمین می‌کند و از اسناد شما در برابر آسیب و قرار گرفتن نادرست محافظت می‌کند.
علاوه بر این، فضای ذخیره‌سازی ابری فضای کافی برای ذخیره‌سازی اسناد و مدارک مورد نظر و انتقال آنها از طریق دستگاه تلفن همراه یا لپ‌تاپ به دیگران ارائه می‌دهد.
6. Defaults چاپگر را روی Double-Sided تنظیم کنید
چاپ دو طرفه شامل سفارشی کردن چاپگر شما برای چاپ خودکار در هر دو طرف کاغذ است. این به کاهش حجم کاغذ در فضای شما کمک می کند.
چاپ کمتر کاغذ به معنای کاهش تعداد اسنادی است که به صورت فیزیکی در کابینت ها و قفسه های خود ذخیره می کنید. همچنین شما را تشویق می کند که استفاده از کاغذ را به حداقل برسانید و محیط و سبک زندگی بدون درهم و برهمی و سازمان یافته را هدف قرار دهید.
چاپ دورو نه تنها به شما کمک می کند تا حجم کاغذ را به نصف کاهش دهید. همچنین به شما امکان می دهد در هزینه های کاغذ صرفه جویی کنید و با کاهش تعداد درختان مورد استفاده برای تولید کاغذ، حفاظت از محیط زیست را ارتقا دهید.
7. سینی های کاغذ/حروف میز کار را حذف کنید
سینی های کاغذ میز اغلب به مکانی مناسب برای چیدن کاغذهای دریافتی تبدیل می شوند که باعث به هم ریختگی کاغذ می شود. می توانید با حذف سینی های کاغذ، زندگی خود را به صورت دیجیتالی سازماندهی کنید. بله، نگهداری سینی های کاغذ می تواند وسوسه انگیز باشد، به خصوص زمانی که می خواهید به راحتی به فایل های خود دسترسی داشته باشید.
با این حال، اگر می خواهید فضای کاری بدون درهم و برهمی و سازماندهی شده داشته باشید، باید رویکرد دیجیتالی را برای سازماندهی کاغذ انتخاب کنید. با کنار گذاشتن سینی های کاغذ، می توانید اسناد دریافتی را سریعتر پردازش و مدیریت کنید و یک میز مرتب نگه دارید.
علاوه بر این، زمانی که اسناد خود را به صورت دیجیتالی ذخیره و مدیریت می کنید، زمان کمتری را برای سازماندهی و تمیز کردن سینی های کاغذ میز صرف می کنید. حذف سینی های کاغذ همچنین به شما کمک می کند تا ذهنیتی بدون درهم و برهم ایجاد کنید و شما را تحت تأثیر قرار دهد تا سبک زندگی سازمان یافته تری را اتخاذ کنید.
انتقال به فضایی بدون کاغذ
جمع شدن کاغذ در طول زمان در حین کار طبیعی است. با این حال، پذیرش یک رویکرد دیجیتال برای سازماندهی اسناد خود و حفظ فضایی بدون کاغذ، راه کارآمدتر و پایدارتری برای مدیریت کسب و کار و زندگی شما است.
متوجه خواهید شد که دیجیتالی کردن مقاله به شما کمک می کند تا زندگی شخصی و کاری خود را به طور موثر سازماندهی کنید. همچنین اسناد ضروری را در اولویت قرار می دهد و آنها را به راحتی در دسترس و بهتر ذخیره می کند.