چگونه روش بهره وری ذن تا انجام شده را در زندگی روزمره خود بگنجانید

آیا می خواهید مولد باشید اما از پیچیده کردن کار متنفر هستید؟ سپس باید روش بهره وری Zen to Done (ZTD) را امتحان کنید.

Zen To Done (ZTD) یک سیستم مدیریت کار بر اساس رویکرد انجام کارها است. از مجموعه‌ای از روش‌ها پیروی می‌کند که به مدیریت کارآمد زمان کمک می‌کند و به شما کمک می‌کند تا روی اهداف بلندمدتی که واقعاً برای شما ضروری هستند تمرکز کنید.

آشنایی با 10 عادت ZTD

به گفته لئو بابوتا از Zen Habits، خالق ZTD، این سیستم در مورد بهره وری ماندن و ساده نگه داشتن کارها تا حد امکان است. او می گوید:

ZTD روح اساسی سیستم جدید را به تصویر می کشد: سادگی، تمرکز بر انجام دادن، در اینجا و اکنون، به جای برنامه ریزی و روی سیستم.

عادات ZTD به بهترین وجه یادگرفته و یک به یک تمرین می شود. شما می توانید عادات را به هر ترتیبی که برای شما مفید است اتخاذ کنید و حتی لزوماً نیازی به اتخاذ همه آنها ندارید.

1. جمع آوری کنید

با یادداشت هر کار، ایده، پروژه یا سایر افکاری که به ذهنتان می رسد، ایده های خود را روی کاغذ بیاورید. می توانید از یک دفترچه یادداشت ساده یا کارت های فهرست برای جمع آوری ایده های خود در حال حرکت استفاده کنید. هر چه ابزارها پیچیدگی کمتری داشته باشند، حمل و نقل آنها برای شما آسان تر خواهد بود. حتی یادداشت کردن آنها از طریق Google Keep یا Notes نیز مفید خواهد بود.

2. فرآیند

این عادت یکی از نکاتی است که به شما کمک می کند تا تنبلی و اهمال کاری را پایان دهید. تصمیم گیری سریع را به یک روال عادی تبدیل کنید و از به تاخیر انداختن تصمیمات مهم خودداری کنید. حداقل یک بار در روز همه صندوق‌های ورودی خود را پردازش کنید – از جمله ایمیل، نوت‌بوک، پست صوتی و نامه فیزیکی. تصمیم بگیرید که با هر مورد چه کاری انجام دهید و اگر زمان زیادی نمی برد آن را انجام دهید یا برای زمان بعدی برنامه ریزی کنید.

3. برنامه ریزی کنید

مهمترین وظایف خود (MIT) را برای هفته و روز تنظیم کنید. علاوه بر این، یک لیست روزانه از یک تا سه MIT تهیه کنید و روزانه آنها را تکمیل کنید. این یک ایده عالی است که مهم ترین وظایف خود را زودتر انجام دهید تا آنها را انجام دهید و از سر راه بردارید.

4. انجام دهید

این یکی از حیاتی ترین عادت هایی است که باید به عنوان بخشی از ZTD ایجاد شود و هر بار روی یک کار تمرکز کنید. ابتدا، تمام عوامل حواس‌پرتی را که می‌توانند تمرکز شما را مختل کنند حذف کنید—می‌توانید از این برنامه‌های افزودنی Chrome برای جلوگیری از حواس‌پرتی آنلاین استفاده کنید.

شما همچنین می توانید یک تایمر برای کار تنظیم کنید و در آن زمان فقط روی این یک چیز تمرکز کنید. اگر چیزی مانع شما شد، هرگونه درخواست، کار جدید یا اطلاعاتی را در دفترچه یادداشت خود ثبت کنید و فعالیت خود را از سر بگیرید.

5. سیستم قابل اعتماد ساده

به عنوان بخشی از ZTD، حفظ فهرست‌های ساده و اجتناب از ابزارها یا سیستم‌های پیچیده، از جمله Outlook، برنامه‌ریزان، یا سیستم‌های برچسب ضروری است. از تمیزترین و ساده ترین برنامه های یادداشت برداری که می توانید پیدا کنید استفاده کنید یا لیست های خود را در کارت های فهرست، یک دفترچه کوچک یا هر دو ذخیره کنید. فقط یک لیست برای هر زمینه و یک لیست پروژه نگه دارید و روزانه یا هفتگی آن را ارزیابی کنید.

6. سازماندهی کنید

برای هر مورد مکانی تعیین کنید. اقلام را به جای اینکه بعداً مرتب کنید، فوراً در جایی که می‌روند قرار دهید. انجام این کار به شما این امکان را می دهد که روی کار خود روی یک میز روشن تمرکز کنید.

7. مرور کنید

ZTD تاکید زیادی بر ارزیابی اهداف شما در هر هفته دارد. شما باید اهداف سالانه خود را در طول بررسی هفتگی خود تعیین کنید تا ببینید از هفته قبل چقدر پیشرفت کرده اید. پس از این، می توانید در مورد مراحل بعدی خود برای پیشبرد آنها تصمیم بگیرید.

8. ساده کنید

دامنه اهداف و کار خود را محدود کنید. حذف هر گونه درهم و برهمی برای تمرکز بر فعالیت ها و پروژه های ضروری بسیار مهم است. سعی کنید راه‌هایی برای ساده‌سازی تعهدات و اطلاعات دریافتی خود بیابید.

9. روال

می‌توانید روال‌های صبحگاهی خود را با فناوری‌هایی مانند الکسا ساده کنید، از جمله بررسی برنامه‌تان، بررسی فهرست‌های زمینه‌تان، و ایجاد MIT برای روزتان. همچنین می‌توانید روال‌های هفتگی انجام دهید که شامل بازنگری در هفته، انجام وظایف، شستن لباس‌ها و گذراندن وقت با عزیزانتان می‌شود.

10. اشتیاق خود را پیدا کنید

شغلی را پیدا کنید که به آن علاقه دارید. تمرین کنید که به دنبال چیزهایی بگردید که دوست دارید، و وقتی آنها را پیدا کردید، ببینید آیا می توانید از آن شغل ایجاد کنید.

چگونه ZTD را در زندگی روزمره خود پیاده کنید

اتخاذ هر روش جدیدی در ابتدا می تواند چالش برانگیز باشد، اما زمانی که به آن نزدیک شوید می تواند فوق العاده لذت بخش باشد.

کوچک شروع کنید و مومنتوم بسازید

ZTD بر توسعه راه های آسان و بدون استرس برای داشتن زندگی بهتر تمرکز دارد. با انتخاب عادتی که ممکن است برای شما راحت‌ترین باشد، از کوچک شروع کنید و قبل از اینکه به عادت دیگری بروید، برای مدتی روزانه روی آن کار کنید. شروع با چیزی قابل مدیریت، شانس موفقیت شما را افزایش می دهد و یک پایه محکم ایجاد می کند.

در اینجا چند نکته برای کمک به شما در انجام این کار وجود دارد:

• یک عادت را شناسایی کنید: این می تواند چیزی به سادگی مدیتیشن به مدت پنج دقیقه هر روز صبح یا شل کردن یک منطقه از خانه شما باشد.
• اهداف قابل دستیابی را تعیین کنید: عادت انتخابی خود را به اهداف کوچکتر و قابل دستیابی تقسیم کنید، تا ردیابی پیشرفت و جشن گرفتن پیروزی های کوچک آسان تر شود.
• ایجاد یادآوری: از یادآوری‌های بصری مانند یادداشت‌های چسبنده، یادآورهای دیجیتال یا زنگ‌های هشدار در تلفن خود استفاده کنید تا از شما بخواهند اقدامی انجام دهید.
• پیشرفت خود را ردیابی کنید: از یک مجله، برنامه ردیاب عادت یا یک تقویم ساده برای علامت گذاری هر روزی که عادت را کامل می کنید استفاده کنید.
• بتدریج سختی را افزایش دهید: زمانی که عادت اولیه شما در روال شما جا افتاد، به تدریج سختی یا مدت زمان را افزایش دهید.

تمرکز بر یک عادت در یک زمان

در اینجا چند نکته برای کمک به حفظ تمرکز و پیشرفت وجود دارد:

• یک عادت اولویت دار را انتخاب کنید: مهم ترین عادتی را که می خواهید پرورش دهید یا تغییر دهید، شناسایی کنید. اهداف، ارزش‌ها و زمینه‌هایی را که می‌خواهید در آن‌ها بهبود پیدا کنید، در نظر بگیرید.
• آن را بشکنید: عادت اولویت خود را به مراحل کوچکتر و قابل کنترل تقسیم کنید. به عنوان مثال، اگر می خواهید بیشتر بخوانید، متعهد شوید که روزانه 10 صفحه بخوانید.
• حواس‌پرتی را حذف کنید: این کار می‌تواند شامل ایجاد یک فضای کاری اختصاصی، خاموش کردن اعلان‌ها در تلفن شما یا تعیین حد و مرز با دیگران باشد.
• ذهن آگاهی را تمرین کنید: کاملاً حاضر باشید و از کاری که انجام می دهید آگاه باشید. این ارتباط شما را با این عادت عمیق تر می کند و تجربه کلی شما را افزایش می دهد.
• ارزیابی و تنظیم: به طور منظم پیشرفت خود را ارزیابی کنید و در صورت نیاز تنظیمات را انجام دهید. اگر متوجه شدید که این عادت به خوبی کار نمی کند یا بر آن مسلط شده اید، به این فکر کنید که آیا زمان آن رسیده که عادت جدیدی را معرفی کنید یا عادت موجود را اصلاح کنید.

ادغام ZTD در روال روزانه شما

در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا اصول ZTD را به طور یکپارچه در زندگی روزمره خود بگنجانید:

• MIT های خود را تعریف کنید: سه MIT برتر خود را که با اهداف و ارزش های بلندمدت شما همسو هستند را شناسایی کنید. با تمرکز بر این وظایف ضروری، اطمینان حاصل می کنید که در مواردی که بیشترین اهمیت را دارد، پیشرفت می کنید.
• یک سیستم ساده ایجاد کنید: سیستمی را پیدا کنید که با شما همخوانی داشته باشد و ردیابی، اولویت بندی و مدیریت موثر وظایف شما را آسان کند.
• تک تک کار را تمرین کنید: با فناوری مناسب، قدرت تک تک کار را در آغوش بگیرید. تمرکز بر یک چیز در یک زمان، بهره وری را افزایش می دهد و به هم ریختگی ذهنی را کاهش می دهد.
• روال ها و تشریفات را ایجاد کنید: ثبات در این روال ها به ایجاد حس ثبات کمک می کند و شما را قادر می سازد روز خود را با قصد شروع کنید.

موانع رایج برای اجرای ZTD

مانند هر عمل دیگری، اتخاذ ZTD نیز با چالش هایی همراه است. در اینجا برخی از رایج ترین موانع اجرای ZTD آورده شده است.

کمبود انگیزه

فقدان انگیزه می تواند شما را از شروع با یافتن بهانه یا به تعویق انداختن تاریخ شروع باز دارد. برای مقابله با این مانع، می توانید:

• دوباره با چرایی خود ارتباط برقرار کنید: یادآوری تصویر بزرگتر می تواند انگیزه شما را دوباره روشن کند و احساس هدفمندی را به شما بدهد.
• الهام و مسئولیت پذیری را بیابید: اطراف خود را با منابع الهام بخش، مانند کتاب ها، پادکست ها، یا ویدیوهای مرتبط با توسعه شخصی و بهره وری احاطه کنید.
• پیروزی های کوچک را جشن بگیرید: دستاوردهای خود را بدون توجه به اینکه چقدر کوچک به نظر می رسند به رسمیت بشناسید و جشن بگیرید.

دشواری در پایبندی به یک روال

ایجاد یک روال مستلزم نظم و انضباط است و می تواند زمان بر باشد. به همین دلیل است که بسیاری از افرادی که با یک عادت جدید شروع می کنند، ادامه دادن و پایبندی به یک روال را دشوار می دانند.

با این حال، با برخی استراتژی ها و تنظیمات، می توانید بر این مانع غلبه کنید. در اینجا به این صورت است:

• محیط خود را طراحی کنید: محیط های فیزیکی و دیجیتالی خود را برای پشتیبانی از روال ZTD خود تنظیم کنید. درگیر شدن در عادات مورد نظر خود را تا حد امکان آسان کنید.
• ایجاد محرک ها و یادآوری ها: برای مثال، اگر می خواهید تمرین مدیتیشن روزانه را شروع کنید، یک بالشتک مراقبه را در نقطه ای قابل مشاهده به عنوان یک محرک بصری قرار دهید.
• انعطاف پذیری را بپذیرید: به خود اجازه دهید ناقص باشید و به جای پایبندی سخت به یک روال، روی پیشرفت تمرکز کنید.

احساس غرق شدن در وظایف

ممکن است هنگام ایجاد یک عادت جدید برای انجام آنها، مدیریت وظایف خود برای شما چالش برانگیز باشد. این می تواند باعث شود شما احساس خستگی کنید و از ایجاد عادت جدید دست بکشید.

در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا در کارهای طاقت فرسا حرکت کنید:

• از قانون 2 دقیقه استفاده کنید: اگر تکمیل یک کار کمتر از دو دقیقه طول می کشد، بلافاصله با آن مقابله کنید. با پرداختن سریع به وظایف کوچک، از انباشته شدن و کمک به آنها جلوگیری می کنید.
• انسداد زمان را تمرین کنید: زمان متمرکزی را به کار بر روی فعالیت های ضروری اختصاص دهید. برای مثال، می‌توانید از برنامه‌های مسدودکننده زمان برای مسدود کردن دوره‌های اختصاصی برای کار عمیق و تمرکز بی‌وقفه استفاده کنید.
• درخواست کمک یا تفویض اختیار: از تماس با همکاران، دوستان یا اعضای خانواده که می توانند در انجام کارهای خاص به شما کمک کنند، دریغ نکنید.

با ZTD شروع کنید

حتی اگر این فقط یک عادت از ده عادت باشد، پیاده سازی Zen to Done می تواند به شما کمک کند تا عملکرد را به میزان قابل توجهی افزایش دهید. کارها را به آرامی انجام دهید، هر بار یک قدم پیش بروید و آنقدر پشتکار داشته باشید تا پیشرفت را ببینید.

منبع مقاله