اگر با جریان مداوم اطلاعات دست و پنجه نرم می کنید ، نمی توانید یادداشت های پراکنده خود را پیدا کنید یا بینش خود را به عمل تبدیل کنید ، پس به سیستمی برای مدیریت دانش خود نیاز دارید. به نظر می رسد ارعاب کننده است ، اما بعداً از خود تشکر خواهید کرد.
خلاصه عناوین
- سیستم یا فرآیند فعلی خود را ارزیابی کنید
- ابزار مناسب PKM را انتخاب کنید
- یک عادت ضبط قوی ایجاد کنید
- پردازش و سازماندهی اطلاعات
- دانش خود را برای استفاده قرار دهید
اگر با جریان مداوم اطلاعات دست و پنجه نرم می کنید، نمی توانید یادداشت های پراکنده خود را پیدا کنید یا بینش ها را به عمل تبدیل کنید، پس به سیستمی برای مدیریت دانش خود نیاز دارید. ترسناک به نظر می رسد، اما بعداً از خود تشکر خواهید کرد.
1
سیستم یا فرآیند فعلی خود را ارزیابی کنید
این که آیا شما با اصول مدیریت دانش شخصی آشنا شده اید یا خیر ، احتمالاً سیستمی برای مدیریت اطلاعات دارید – حتی اگر غیررسمی ، ناکارآمد یا غیر عمدی باشد. در گذشته ، من از ترکیبی از یادداشت های چسبنده ، نوت بوک ها ، برنامه های یادداشت برداری و نشانک ها برای پیگیری اطلاعات استفاده کرده ام. من وقت کافی را صرف سازماندهی و مرور یادداشت های خود نکردم ، که منجر به هدر رفتن زمان زیادی برای جستجوی اطلاعات شد.
اولین قدم برای استفاده از مدیریت دانش شخصی به عنوان یک مبتدی ، ارزیابی کارهایی است که قبلاً درست یا غلط انجام می دهید. لحظه ای وقت بگذارید تا در مورد نحوه مدیریت اطلاعات در حال حاضر تأمل کنید. ایده های خود را از کجا می نویسید؟ آیا یادداشت ها را در پوشه های تصادفی نگه می دارید؟ یا کاملاً به حافظه متکی است؟ این عادت ها ستون فقرات سیستم فعلی شما را تشکیل می دهند.
اکنون، ناکارآمدی ها را شناسایی کنید. آیا متوجه می شوید که به طور مکرر به دنبال همان اطلاعات هستید؟ آیا یادداشت های شما در پلتفرم های مختلف پراکنده شده اند؟ شاید به نوشتن ایده‌ها ادامه می‌دهید، اما هرگز برای اصلاح یا عمل به آنها برنمی‌گردید. شناسایی ایرادات سیستم فعلی به شما کمک می کند تا بفهمید چه چیزی باید تغییر کند.
2
ابزار PKM سمت راست را انتخاب کنید
هنگامی که مراقبت انجام نمی شود ، ابزارهای بهره وری می توانند هوشمندانه به تعویق بیفتند. به راحتی می توان در تلاش مکرر برنامه های جدید ، تنظیمات تنظیمات یا وسواس در مورد زنگ ها و سوت ها ، همه در حالی که از کار واقعی غافل می شود ، گرفتار شوید. بهترین برنامه های مدیریت دانش شخصی می توانند از سیستم ها ، عادات و اهدافی که به عنوان ابزاری برای انجام کارها عمل می کنند ، پشتیبانی کنند.
بنابراین ، هنگام انتخاب یک ابزار PKM ، در اولویت بندی ویژگی های اساسی که توانایی شما در ضبط ، سازماندهی و بازیابی اطلاعات را بهبود می بخشد ، از جمله:
قابلیت دسترسی در دستگاه ها و سیستم عامل ها
این مهم است زیرا ایده ها می توانند هر لحظه اعتصاب کنند. بهترین ابزارهای PKM اطمینان می دهند که یادداشت های شما همیشه در دسترس هستند و یکپارچه در تلفن ، رایانه لوحی و رایانه شما همگام سازی می کنند.
پشتیبانی از متن با فرمت Markdown
Markdown یک ویژگی ضروری برای بسیاری از کاربران قدرت ، روشی تمیز و سبک برای قالب بندی یادداشت ها فراهم می کند. استفاده از آن ساده و آسان است.
قابلیت تنظیم
ابزار PKM شما باید متناسب با نیازها و گردش کار منحصر به فرد شما باشد، نه برعکس. به دنبال برنامه‌هایی باشید که قالب‌ها، پلاگین‌ها، برچسب‌ها و سایر گزینه‌های قابل شخصی‌سازی را ارائه می‌دهند که با گردش کار شما همسو هستند.
قابلیت جستجو
قابلیت های جستجوی موثر می تواند در زمان و تلاش شما هنگام تلاش برای یافتن یادداشت ها یا اطلاعات خاص صرفه جویی کند.
پیوندهای دو جهته
این مسلماً مفیدترین ویژگی برای مدیریت دانش شخصی است. پیوند دو جهته به شما امکان می دهد یک شبکه از یادداشت های بهم پیوسته ایجاد کنید و دیدن روابط بین یادداشت ها یا ایده های خود را با گذشت زمان آسان تر می کند.
به یاد داشته باشید، بهترین ابزار برای شما ابزاری است که توانایی شما را برای سازماندهی و بازیابی اطلاعات به طور موثر و بدون پیچیدگی بیش از حد فرآیند بهبود می بخشد.
3
یک عادت قوی برای گرفتن عکس ایجاد کنید
ایجاد یک عادت ضبط قوی برای شروع استفاده از مدیریت دانش شخصی به عنوان یک مبتدی ضروری است. شما می توانید آن را به عنوان یک زباله مغزی فکر کنید – کاملاً ایده ها و یادداشت های ذهن خود را به سیستم خود بارگیری کنید. لازم نیست کامل یا صیقلی باشد. هدف این است که به سادگی اطمینان حاصل شود که هیچ چیز مهمی از طریق ترک ها وجود ندارد.
در طول مرحله ضبط، باید سعی کنید اطلاعات را در اسرع وقت و به روشی که بهترین کار را برای شما دارد وارد کنید. آیا در طول رفت و آمد خود ایده ای برای پروژه ای داشتید؟ آن را یادداشت کنید. بینش قابل تاملی را در پادکست شنیده اید؟ هر چه زودتر آن را ضبط کنید. هر چه زودتر آن را ضبط کنید، احتمال اینکه بعداً آن را فراموش کنید کمتر می شود.
برخی از ابزارها ویژگی های صوتی به متن را ارائه می دهند ، در حالی که برخی دیگر به شما امکان می دهند ایده های خود را به سرعت در تلفن یا رایانه خود تنظیم کنید. به عنوان مثال ، من از یادداشت های اپل در آیفون خود استفاده می کنم تا هنگام حرکت ، ایده ها را ضبط کنم ، و بعداً آنها را منتقل و سازماندهی کنم.
هنگامی که یک عادت ضبط قوی ایجاد کردید ، فضای ذهنی خود را آزاد می کنید تا روی وظیفه مورد نظر تمرکز کنید ، دانستن ایده های شما با خیال راحت برای بررسی بعدی ذخیره می شود. توجه داشته باشید که ، مرحله ضبط مربوط به سازماندهی یا پردازش نیست – این مربوط به جمع آوری است.
4
پردازش و سازماندهی اطلاعات
اینجا جایی است که برای پردازش هر چیزی که گرفته اید وقت می گذارید. سازماندهی یادداشت‌ها، نقل‌قول‌ها و ایده‌های خود به طور متفکرانه به شما کمک می‌کند تا یک سیستم مدیریت دانش شخصی بسازید که با شما رشد می‌کند و با گسترش آن به راحتی می‌توان آن را پیمایش کرد.
هدف ساده است: اطلاعات خود را به گونه ای سازماندهی کنید که آینده شما بتواند به سرعت آن را پیدا کند و ارتباطات بین قطعات مختلف را کشف کند. همه چیز باید جای منطقی داشته باشد و یافتن آنچه نیاز دارید باید حسی شهودی داشته باشید.
اگرچه این به ابزار خاصی که استفاده می کنید بستگی دارد ، در اینجا برخی از روشهای متداول برای سازماندهی یادداشت های شما وجود دارد:
سازمان مبتنی بر زمان
گروه بندی اطلاعات بر اساس تاریخ یا زمان برای مثال، می‌توانید نوشته‌های مجله یا یادداشت‌های جلسه را به صورت زمانی ذخیره کنید.
ترتیب حروف عددی
یادداشت ها یا فایل ها را بر اساس حروف الفبا یا عددی برای مرجع سریع سازماندهی کنید.
دسته بندی ها
سازماندهی اطلاعات بر اساس موضوع یا نوع. به عنوان مثال ، شما ممکن است پوشه های جداگانه ای برای پروژه های کاری ، اهداف شخصی و آموزش داشته باشید.
برچسب ها
برای اضافه کردن یک لایه اضافی از سازمان از برچسب ها استفاده کنید. برچسب ها به شما امکان می دهد تا محتوای مرتبط را در دسته ها یا پوشه های مختلف گروه بندی کنید و روشی پویاتر برای یافتن اتصالات ایجاد کنید. به عنوان مثال ، شما ممکن است یادداشت ها را با کلمات کلیدی مانند بهره وری ، ایده ها ، تحقیق یا فوری برچسب گذاری کنید.
پیوندها به یادداشت های دیگر
برای ایجاد شبکه ای از ایده ها ، پیوندهای دو جهته بین یادداشت های مرتبط ایجاد کنید. به عنوان مثال ، یادداشتی در مورد یک پروژه ممکن است به دقیقه های مربوطه ، لیست های کار و مواد تحقیق مرتبط باشد و حرکت بین آنها را آسان می کند.
سلسله مراتب یا اولویت
اطلاعات را بر اساس اهمیت مرتب کنید. به عنوان مثال، می‌توانید مهم‌ترین یادداشت‌ها یا یادداشت‌های پربازدید خود را در بالای فهرست خود سنجاق کنید.
5
از دانش خود استفاده کنید
اگر فقط از آن برای ذخیره اطلاعات استفاده کنید ، بهره وری خود را با استفاده از سیستم PKM خود پس نمی گیرید. مجموعه ای از یادداشت ها ، ایده ها و منابع خوب ساختار یافته اگر فقط در آنجا دست نخورده نشسته باشد ، بی معنی است. مقدار واقعی سیستم PKM شما در توانایی آن در کمک به شما در تبدیل اطلاعات به خروجی عملی است.
برای اطمینان از استفاده فعال از سیستم PKM خود ، از خود بپرسید:
من واقعاً این سیستم را برای چه می سازم؟
آیا این برای بهبود کار شما ، کسب نمرات بهتر ، تقویت رشد شخصی ، ایجاد محتوا یا حل مشکلات خاص است؟
اقدام فیزیکی بعدی من چیست؟
اطلاعاتی را که جمع آوری کرده اید مرور کنید و مراحل بعدی خود را شناسایی کنید. برای مثال، اگر تحقیقی را برای یک مقاله ذخیره کرده اید، اقدام بعدی ممکن است تهیه یک طرح کلی باشد. اگر ایده هایی برای یک پروژه تجاری جمع آوری کرده اید، می تواند ایجاد یک طرح پروژه یا تماس با همکاران بالقوه باشد.
اتصال اطلاعات خود به اقدامات فوری و بلند مدت به شما کمک می کند تا از سیستم PKM خود نهایت استفاده را ببرید. این تضمین می کند که زمانی که صرف سازماندهی اطلاعات می کنید در نهایت منجر به پیشرفت در اهداف شما می شود.
یک سیستم مدیریت دانش شخصی خوب ابزاری پویا است ، بنابراین مهم است که به طور مرتب سیستم خود را مرور کنید تا اطمینان حاصل کنید که نیازهای شما را برآورده می کند. با تغییر پروژه ها و اولویت های شما ، باید سیستم PKM شما نیز باشد. سیستم PKM شما با تلاش مداوم و تنظیمات متفکرانه به یک دارایی ارزشمند در زندگی شخصی و حرفه ای شما تبدیل می شود.