به عنوان یک فریلنسر، داشتن تسلط خوب بر گردش کار بسیار مهم است. در اینجا نحوه مستندسازی فرآیندهای خود آورده شده است.
در اکثر محیط‌های کاری، فرآیندهای گردش کار شما معمولاً از قبل برای پیگیری شما آماده شده است. با این حال، به عنوان یک فریلنسر، این چیزی است که باید خودتان آن را توسعه و اجرا کنید. این می تواند در ابتدا ترسناک باشد – اما پس از چند آزمایش، انعطاف پذیری برای انتخاب اسناد گردش کار خود می تواند قدرتمند باشد.
چرا برای مستندسازی فرآیند گردش کار خود زحمت بکشید؟
صبر کنید – اگر کسی شما را وادار نمی‌کند که جریان کارتان را مستندسازی کنید، چرا زحمت بکشید؟ آیا «رئیس خود بودن» معنایش این نیست؟
درست است: به عنوان یک فریلنسر، می‌توانید تصمیم بگیرید که اگر نمی‌خواهید چیز زیادی را مستند نکنید. اما مستندسازی فرآیند گردش کار می‌تواند به شما کمک کند تا زمان خود را اختصاص دهید، روابط بهتری با مشتریان داشته باشید و برای کارتان صورت‌حساب بگیرید.
ممکن است برای مدتی سعی کنید بدون مستندسازی این کار را انجام دهید. اما همانطور که حرفه شغلی آزاد شما ادامه دارد، احتمالاً خودتان را بیشتر و بیشتر مستندسازی می کنید. این می تواند یک روند طولانی و دردناک باشد. صرف مدتی برای تنظیم اسناد خود مطمئناً راه ساده‌تر و نرم‌تر است.
تصور فرآیند گردش کار شما
اگر به آن عادت نداشته باشید، مستندسازی روند گردش کار شما می تواند بسیار انتزاعی و کثیف به نظر برسد. علاوه بر این، بسته به نوع کاری که انجام می دهید، می تواند بسیار متفاوت به نظر برسد. می‌توانید این مقاله را با استفاده از پروژه‌ای که قبلاً تکمیل کرده‌اید دنبال کنید. این می تواند به شما کمک کند تا بفهمید یک پروژه چگونه خراب می شود.
1. وظیفه خود را تجزیه کنید
اولین گام این است که وظیفه خود را به بخش ها تقسیم کنید. به عنوان یک نویسنده یا ویراستار، این ممکن است طرح کلی یک کتاب یا مقاله باشد. اگر هنرمند هستید، اینها ممکن است سطوح یا اجزای مختلف قطعه نهایی باشند. هر کاری که انجام می دهید، کار معمولاً باید به مراحل قابل اندازه گیری تقسیم شود که با هم برای ایجاد پروژه نهایی انجام می شود.
تقسیم وظایف خود به بخش ها به دلایل مختلفی مهم است. ابتدا، قسمت‌های متحرک اصلی اسناد گردش کار شما را تشکیل می‌دهد. علاوه بر این، می تواند از نظر روانی به شما کمک کند. حتی اگر در زمینه مستندسازی مهارت خاصی ندارید، تقسیم یک کار به بخش‌ها می‌تواند به یک پروژه بزرگ کمک کند که مدیریت‌پذیرتر شود.
2. یک چک لیست و یک نمودار جریان تصویری ایجاد کنید
هنگامی که وظیفه خود را تجزیه کردید، هر یک از قسمت ها را به یک آیتم در یک چک لیست تبدیل کنید. درست کردن یک چک لیست مانند شکستن وظایف خود در وهله اول دو هدف را دنبال می کند: به شما کمک می کند پیشرفت خود را نظارت کنید و به شما کمک می کند پیشرفت خود را با مشتریان در میان بگذارید. همچنین ممکن است برای شما مفید باشد که چک لیست خود را به یک فلوچارت بصری تبدیل کنید.
اگر پروژه شما چندین مرحله داشته باشد، این کار به ویژه مفید است. برای مثال، اگر در حال ویرایش کتابی هستید، ممکن است هر فصل نیاز به ترسیم، پیش‌نویس، استناد و ویرایش داشته باشد. جزئیات چنین چیزی در یک چک لیست کاغذی کثیف خواهد بود، به خصوص اگر با چندین کار همزمان کار می کنید، یا وظایف می توانند مراحل را به عقب و جلو ببرند.
راه حلی که برای این نوع راه اندازی استفاده می کنید می تواند به میزان مستقل بودن شما بستگی داشته باشد. اگر کم و بیش در خلاء کار می کنید (همانطور که برخی از فریلنسرها انجام می دهند)، فلوچارت بصری شما ممکن است یادداشت های چسبناک روی تخته سفید باشد. اگر از نزدیک با مشتری خود یا با سایر پیمانکاران کار می کنید، ممکن است از یک پلت فرم گردش کار قابل اشتراک گذاری مانند Trello استفاده کنید.
3. اهداف و مقاصد را تعریف کنید
این مرحله ممکن است کمی غیر ضروری به نظر برسد. اگر از قبل یک چک لیست دارید، چرا به اهداف و مقاصد نیاز دارید؟
حتی با یک چک لیست، نمی توانید کل پروژه را یکجا انجام دهید. شما هنوز باید تصمیم بگیرید که چه مقدار از پروژه خود را می خواهید در یک روز یا یک هفته، یا فقط بین ورود به مشتریان خود انجام دهید.
برای بازگشت به مثال کتاب، آیا می‌خواهید تمام فصل‌ها را قبل از تهیه پیش‌نویس هر یک از فصل‌ها مشخص کنید؟ آیا می خواهید پیش نویس یک فصل را در زمانی که فصل قبلی هنوز ویرایش نشده است شروع کنید؟ اینها سوالاتی هستند که فقط شما می توانید به آنها پاسخ دهید. با این حال، پاسخ دادن به آنها از قبل می تواند به شما کمک کند سازماندهی کنید.
یک بار دیگر، داشتن اهداف و اهداف روشن می تواند شما را در رأس پروژه خود نگه دارد، اما همچنین می تواند به شما کمک کند تا با مشتری خود در مورد چگونگی پیش آمدن پروژه و اینکه چگونه انتظار دارید به نتیجه برسد، ارتباط برقرار کنید.
4. بودجه و زمان پیگیری
زمانی که اهداف و مقاصد خود را مشخص کردید، زمان آن فرا رسیده است که زمان خود را بودجه بندی کنید.
چقدر زمان برای تکمیل کل پروژه دارید؟ در آن بازه زمانی چقدر باید به این پروژه اختصاص دهید؟ چه مقدار از آن زمان باید برای هر هدف اختصاص داده شود؟ آیا تمام وقت دنیا را دارید، یا باید اولویت بندی کنید و شاید برای رسیدن به ضرب الاجل ها بدون هیچ چیز اضافی بروید؟
اگر ساعتی دستمزد دریافت می کنید، طبیعتاً زمان خود را ردیابی خواهید کرد. فقط به یاد داشته باشید که توجه داشته باشید که چه مقدار از آن زمان صرف هر مرحله از پروژه شده است. به این ترتیب، شما ایده بهتری در مورد زمان مورد نیاز خود خواهید داشت، هم در ادامه این پروژه و هم در زمان تعیین زمان برای پروژه های آینده.
اگر مانند برخی از فریلنسرها از طریق پروژه یا کالای قابل تحویل پول دریافت می کنید، ممکن است وسوسه انگیز باشد که به هیچ وجه زمان را ردیابی نکنید. با این حال، دوباره، درک نحوه استفاده از زمان خود می تواند به شما کمک کند تا به یک فریلنسر بهتر و کارآمدتر تبدیل شوید. بنابراین، ردیابی و بودجه بندی زمان خود را در نظر بگیرید – حتی زمانی که هیچ کس شما را نمی سازد.
بررسی، نظارت و بهینه سازی
در طول پروژه‌های جداگانه و بعد از هر پروژه، زمانی را به تأمل در مستندات فرآیند گردش کار خود اختصاص دهید. آیا چیزهایی وجود داشت که با ادامه مسیر خود را در حال شکستن بیشتر دیدید؟ آیا برخی از کارها بیشتر یا کمتر از آنچه که پیش بینی می کردید از شما زمان بردند؟ آیا اهداف شما خیلی بزرگتر از آن بود که واقع بینانه باشد یا خیلی کوچک برای مفید بودن؟
انجام این نوع کار در طول یک پروژه می تواند به شما کمک کند تا در بقیه پروژه تا حد امکان کارآمدتر کار کنید. انجام این نوع کار بین پروژه‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا قیمت‌های دقیق‌تری را به مشتریان آینده ارائه دهید، همراه با بودجه‌بندی زمان خود به روش‌های قابل مدیریت و مؤثر.
شما ارزش کار را دارید
اکثر مشتریان به صراحت مستندات گردش کار را درخواست نمی کنند. دستیابی به “دید تونل فریلنسر” که اجبار به انجام ندادن کاری فراتر از آنچه مشتری صریحاً می خواهد، می تواند آسان باشد. اما انجام برخی کارها برای تنظیم دقیق برنامه ریزی می تواند به شما کمک کند تا به یک فریلنسر کارآمدتر تبدیل شوید. و این برای همه خوب است.