از مدیریت زمان گرفته تا همکاری بهتر، نکات کوچکی می تواند به شما کمک کند تا برای یک هفته کاری 32 ساعته بهینه سازی کنید.
با تلاش شرکت‌های بیشتری برای مبارزه با فرسودگی کارگران، ایده‌های جدیدی برای هفته کاری به وجود آمده است. به عنوان مثال، یک آزمایش اجتماعی یک هفته کاری 40 ساعته و پنج روزه را به هفته کاری 32 ساعته و چهار روزه تغییر می دهد.
در حالی که برخی نگران هستند که کاهش تعداد ساعات کار باعث کاهش بهره وری شود، این لزوما درست نیست. به گزارش بی‌بی‌سی، یک آزمایش چهار ساله 32 ساعته در هفته نشان داد که «بهره‌وری در اکثر محل‌های کار ثابت مانده یا بهبود یافته است».
اگر محل کار شما در نظر دارد به یک هفته کاری 32 ساعته روی بیاورد، این پنج مرحله را برای به حداکثر رساندن بهره‌وری دنبال کنید.
1. سازماندهی وظایف
برای اطمینان از اینکه کارهای مهم در اولویت هستند، وظایف خود را برای آن روز (یا هفته، اگر دوست دارید از قبل برنامه ریزی کنید) فهرست کنید. با نگاهی به لیست، هر کار را به سه دسته طبقه بندی کنید: اولویت بالا، اولویت متوسط و اولویت پایین.
وظایف با اولویت بالا برای کسب و کار شما ضروری هستند که باید به سرعت انجام شوند. وظایف با اولویت متوسط باید به سرعت تکمیل شوند، اما ممکن است کمی به تعویق بیفتند. در نهایت، وظایف کم اولویت آنهایی هستند که باید تکمیل شوند، اما نه فورا.
اگر مطمئن نیستید که چگونه وظایف خود را طبقه بندی کنید، سیستم سه ضربه ای را برای اولویت بندی لیست وظایف خود امتحان کنید.
وقتی وظایف خود را فهرست و مرتب می‌کنید، از یک برنامه یادداشت‌های مشترک مانند Microsoft OneNote یا Google Keep استفاده کنید تا کل تیم شما بدانند چه کاری را باید در اولویت قرار دهند. یک برنامه یادداشت همچنین به اعضای تیم شما اجازه می‌دهد تا در مورد فهرست اولویت‌ها بازخورد ارائه کنند تا بتوانید ابتدا مطمئن شوید که کار ضروری انجام شده است.
2. تقویم ها را به اشتراک بگذارید
حرکت مشترکی را که از طریق سازماندهی وظایف شروع کرده اید، با به اشتراک گذاشتن تقویم های تیم خود ادامه دهید. اکثر برنامه‌های تقویم، مانند Microsoft Outlook و Google Calendar، به شما امکان می‌دهند برنامه خود را با سایر کاربران به اشتراک بگذارید.
آگاهی از برنامه هر کس کلید حفظ یک محیط مولد است. با به اشتراک گذاشتن تقویم خود با تیم خود، همه می توانند جلسات مهم تیم را پیگیری کنند و اطمینان حاصل کنند که در طول دوره های تعطیلی، مزاحم همکاران نمی شوند.
همچنین حذف جلسات غیر ضروری آسان تر خواهد بود. دانستن برنامه زمانی همه به شما این امکان را می دهد که به جای داشتن چندین جلسه یکباره، زمانی را برای ملاقات همه تعیین کنید. همچنین به شما امکان می دهد ببینید آیا موضوعات جلسه تکرار می شوند یا خیر.
3. از برنامه های تایمر استفاده کنید (و به آنها گوش دهید)
با کاهش 20 درصدی هفته کاری شما، هر دقیقه از روز به منبع ارزشمندتری تبدیل می شود. برای بهینه سازی زمان خود، باید برای خود یک برنامه زمان بندی ایجاد کنید و به آن پایبند باشید. برای هر کاری که باید انجام دهید و برای جلسات و استراحت‌ها زمان را در تقویم خود مسدود کنید (زیرا برای اینکه بهترین حالت را داشته باشید باید استراحت‌های کافی و ترمیمی داشته باشید).
هنگامی که برنامه خود را تنظیم کردید، برای هر کار یک تایمر تنظیم کنید. برخی از برنامه های محبوب تایمر عبارتند از Pomofocus و Toggl. مهم نیست چه برنامه ای را انتخاب می کنید، حتما به آن گوش دهید. وقتی تایمر به شما می‌گوید توقف کنید، باید متوقف شوید و به کار بعدی بروید، حتی اگر آن را تمام نکرده باشید.
برای مبارزه با کارهای ناتمام، همیشه یک بلوک تکمیلی را به برنامه خود اضافه کنید. بلوک جمع‌آوری مدت زمان معینی است که به خود اختصاص می‌دهید تا به کارهایی که زمان انجام آنها را نداشتید ادامه دهید. اضافه کردن یکی به شما این امکان را می دهد که در مسیر تکمیل تمام کارهای خود بمانید.
4. از یک سیستم ذخیره سازی ابری استفاده کنید
به اشتراک گذاری اسناد برای هر کسب و کاری ضروری است. خوشبختانه روزگار سیستم‌های ذخیره‌سازی سخت‌افزاری که دسترسی را محدود می‌کردند، مدت‌هاست که گذشته است. اما در یک محیط کاری 32 ساعته، هر سیستم ذخیره سازی دیجیتالی این کار را نمی کند.
مطمئن شوید که تیم شما اسناد را در یک محیط اشتراک‌گذاری ابری مانند OneDrive یا Google Drive به اشتراک می‌گذارد. هنگامی که اسناد را در یک محیط محلی میزبانی می کنید، دسترسی محدود است، که گردش کار را کند می کند. سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری به همه امکان دسترسی به مواد لازم را می‌دهند و از افزایش سرعت در روز کاری جلوگیری می‌کنند.
سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری همچنین به همه اجازه می‌دهند پیشرفت کار را ردیابی کنند، که به تلاش‌های مشترک پروژه کمک می‌کند. با این حال، برای اینکه سیستم ذخیره سازی ابری خود را در دسترس قرار دهید، هر از چند گاهی فضای ذخیره سازی ابری خود را سازماندهی و تمیز کنید. به این ترتیب، شما و اعضای تیمتان وقت خود را برای مرتب‌سازی پوشه‌ها و فایل‌های قدیمی برای یافتن آنچه نیاز دارید تلف نمی‌کنید.
5. روز خود را در یک صفحه گسترده پیگیری کنید
علاوه بر مسدود کردن زمان در تقویم خود، کارهای روزانه خود را با استفاده از برنامه‌ای مانند Microsoft Excel یا Google Sheets روی صفحه‌گسترده ضبط کنید. هر کار را یادداشت کنید و مدت زمان آن کار را برای شما ثبت کنید.
هنگام ثبت زمان برای یک کار، فقط مواردی را که مسدود کرده اید در تقویم خود قرار ندهید. در عوض، اگر برای تکمیل یک کار به زمان بیشتری نیاز دارید، آن را یادداشت کنید. دانستن کل زمانی که صرف یک کار می‌کنید برای بهینه‌سازی روزتان ضروری است.
پس از یک هفته ردیابی زمان صرف شده برای کارهای روزانه خود، به نحوه توزیع زمان شما در لیست کارهایی که باید انجام می دادید نگاه کنید. لیست را مطالعه کنید و از خود بپرسید که چه می گوید. بیشتر وقت خود را کجا می گذرانید؟ چه وظایفی بیش از حد انتظار طول می کشد؟ کجا می توانید زمان صرف شده را کاهش دهید؟
این ردیابی و پرسش به شما این امکان را می دهد که درک بهتری از نحوه استفاده از زمان خود در طول روز داشته باشید. دانستن اینکه زمان شما در کجا سپری می‌شود به شما امکان می‌دهد بفهمید چه چیزی را می‌توان کاهش داد، تفویض کرد و به توجه بیشتری نیاز دارد.
هفته کاری 32 ساعته خود را به حداکثر برسانید
برای به حداکثر رساندن بهره وری در طول هفته کاری 32 ساعته، به یاد داشته باشید که وظایف خود را سازماندهی کنید، تقویم های خود را به اشتراک بگذارید، از برنامه های تایمر استفاده کنید، از فضای ذخیره سازی ابری استفاده کنید و روز خود را پیگیری کنید. این پنج مرحله تغییرات جزئی در روز کاری شما هستند که به طور قابل توجهی بر هفته کاری شما تأثیر می گذارد.
مهم است که به یاد داشته باشید که از دست دادن هشت ساعت در هفته به این معنی نیست که شما باید هیچ یک از بازده کاری خود را از دست بدهید. برعکس، تغییر به چهار روز کاری در هفته ممکن است انگیزه تیم شما را برای کار سخت تر کند.
بهره وری همیشه مربوط به زمانی نیست که در اختیار دارید. این در مورد نحوه استفاده شما از آن زمان است.