ایجاد یک برنامه منابع انسانی برای استخدام نامزدهای مناسب ضروری است، اما چگونه می توانید یک برنامه موثر برای شرکت خود تهیه کنید؟
برنامه ریزی منابع انسانی (HR) یک عامل مهم در تعیین موفقیت یک تجارت است. برنامه منابع انسانی می تواند به شما کمک کند تا بفهمید کارکنان شما در حال حاضر کجا هستند و آیا کارکنان کافی برای رسیدگی به نیازهای آینده دارید یا خیر. می توانید آموزش هایی را که کارکنان ممکن است در آینده برای افزایش بهره وری یا سازگاری با فناوری های جدید به آن نیاز داشته باشند، شناسایی کنید.
برنامه منابع انسانی باید با استراتژی کلی سازمان هماهنگ باشد. شما باید بدانید که شرکت چه پروژه‌هایی را برای آینده برنامه‌ریزی کرده است تا منابع انسانی سازمان را برای انجام آنها به روشی مقرون‌به‌صرفه، مولد و کارآمد درک کنید.
1. مجموعه مهارت کارکنان فعلی سازمان خود را بررسی کنید
برای تعیین اینکه برنامه شما چگونه عمل می کند، باید بهره وری پایه وضعیت فعلی را تعیین کنید. شما باید پیمانکاران و کارکنان فعلی را بررسی کنید و آموزش، تجربه، مهارت، هزینه و بهره وری را تعیین کنید.
ارزیابی‌ها می‌توانند زمینه‌های حیاتی برای بهبود در محل کار و دلیل آنها را آشکار کنند و به مدیران کمک کنند تا روی مناطقی که نیاز وجود دارد تمرکز کنند. این فرآیند می تواند به شما در کشف فرصت ها و نقاط قوت غیرمنتظره کمک کند، از جمله شناسایی کارکنانی که می توانند از آموزش های پیشرفته یا ارتقاء بهره مند شوند.
ارزیابی های منظم می تواند ابزار ارزشمندی برای درک نقاط ضعف و قوت سازمان باشد و به شما امکان نظارت بر موفقیت تغییرات اجرا شده را بدهد. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که به اشتباهات سریع‌تر واکنش نشان دهید و اگر راه‌حل‌ها بهتر از حد انتظار عمل می‌کنند، از موفقیت استفاده کنید. همانطور که کارکنان فعلی خود را بررسی می کنید، به سطوح عملکرد، تعداد کارکنان، مزایا، موقعیت ها، مهارت ها و صلاحیت ها توجه کنید.
2. پیش بینی تغییرات آتی در کارکنان فعلی
با استفاده از برنامه استراتژیک سازمان خود به عنوان مرجع، در مورد نیازهای منابع انسانی آینده پیش بینی می کنید. ارزیابی موقعیت فعلی سازمان در مقایسه با برآورد نیازهای آینده برای ایجاد یک برنامه منابع انسانی مناسب بسیار مهم است.
شما باید عرضه نیروی کار خود را شناسایی کنید، آنها را بر اساس نوع طبقه بندی کنید و آن را با تقاضای آتی مورد انتظار سازمان مقایسه کنید. هدف این است که از عرضه نیروی کار استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود که می توانید تقاضای سازمان را بدون فراتر از آن برآورده کنید.
پیش‌بینی رویدادهای غیرمنتظره مانند یک بیماری همه‌گیر، بلایای طبیعی یا پیشرفت‌های فناوری که می‌توانند بر بازار تأثیر بگذارند، می‌تواند چالش برانگیز باشد. برخی از سازمان ها با پیش بینی تقاضا هر ماه علاوه بر پیش بینی تقاضا از چندین سال قبل، ریسک را کاهش می دهند.
هرچه پیش‌بینی‌ها دورتر باشند، ریسک بیشتری در عمل کردن به آنها متحمل می‌شوید. نکته مثبت این است که اگر پیش‌بینی‌های بلندمدت شما درست باشد، سازمان از اقدام قبل از مسابقه سود می‌برد.
3. یک تجزیه و تحلیل شکاف برای تعیین نیازهای کارکنان انجام دهید
پس از تکمیل مراحل 1 و 2، می توانید تشخیص دهید که آیا شکاف قابل توجهی وجود دارد یا خیر. تجزیه و تحلیل شکاف می تواند نیازهای خاصی را مشخص کند که می تواند شکاف بین عرضه نیروی کار فعلی سازمان و تقاضای آینده مورد انتظار را پر کند. اگر یکی از مسائل مربوط به جو است، ممکن است علاقه مند به یادگیری نحوه ایجاد یک محیط کاری مولد برای کارکنان باشید.
برخی از سوالاتی که باید هنگام انجام تجزیه و تحلیل شکاف از خود بپرسید عبارتند از:
- آیا همه کارکنان در نقش های فعلی خود بر اساس نقاط قوت خود کار می کنند؟
- آیا کارکنان باید مهارت های اضافی بیاموزند؟
- آیا سازمان به مدیران بیشتری نیاز دارد؟
4. طرح منابع انسانی را در استراتژی سازمانی بزرگتر ترکیب کنید
پس از تکمیل سه مرحله اول، می توانید اجرای تغییرات سازمانی را آغاز کنید. بسیار مهم است که این طرح را با رهبران بخش سازمان، که ممکن است شامل برنامه های آموزشی بالقوه و لابی برای دریافت بودجه اضافی از سوی مدیران ارشد باشد، در میان بگذارید. شما باید برنامه را بررسی و تنظیم کنید تا با تغییرات در اهداف سازمان مطابقت داشته باشد.
راه هایی برای توسعه و اجرای برنامه منابع انسانی
متخصصان منابع انسانی از ابزارهای فناوری برای کمک به ایجاد، برنامه ریزی و نظارت بر پیشرفت استراتژی منابع انسانی خود استفاده می کنند. در اینجا برخی از ابزارهایی که آنها استفاده می کنند آورده شده است:
نظرسنجی ها
نظرسنجی از کارکنان یک راه عالی برای یادگیری در مورد یک موضوع خاص HR و ایجاد تغییرات لازم است. می‌توانید از SurveyMonkey یا Google Forms برای ایجاد نظرسنجی کارکنان خود استفاده کنید، و ممکن است علاقه مند به یادگیری نحوه ایجاد نظرسنجی کارمندان از راه دور با استفاده از Paperform باشید.
برای یادگیری می توانید از پرسشنامه استفاده کنید:
- احساس مدیریت در مورد سطوح مهارت و بهره وری کارکنان
- انواع برنامه های آموزشی که کارکنان به آنها علاقه مند هستند
- اگر کارکنان از مزایا و برنامه های جبرانی که سازمان ارائه می دهد راضی باشند
- احساس کارکنان در مورد فرهنگ شرکت و اینکه آیا آنها با محیط کار مرتبط هستند یا خیر
- تعداد کارکنانی که احساس می کنند سازمان برای آنها ارزش قائل است
- اگر کارکنان احساس کنند فرصت های پیشرفت در سازمان وجود دارد
- نقاط ضعفی که می تواند منجر به کاهش بهره وری یا گردش مالی بالا شود
داشبوردهای منابع انسانی
سازمان‌ها می‌توانند داشبورد HR سفارشی ایجاد کنند یا می‌توانند آن را خریداری کنند. نرم افزارهایی مانند BambooHR و Paycor Perform از فرآیند برنامه ریزی پشتیبانی می کنند زیرا اطلاعات ارزشمندی را جمع آوری و نمایش می دهند. خواندن در مورد بهترین ابزارهای ردیابی حضور و غیاب کارکنان برای محل کار شما ممکن است مفید باشد.
برخی از مواردی که می توانید با داشبوردهای منابع انسانی ردیابی کنید عبارتند از:
- نرخ گردش مالی
- رضایت کارکنان
- ظرفیت بهره وری کارکنان
- سطوح مهارت کارکنان
- تبلیغات داخلی
- نامزدی شغل
سیستم های مدیریت عملکرد
نرم افزارهایی مانند WorkForceHub و WorkZoom می توانند به شما در ارزیابی کارمندان و عملکرد آنها کمک کنند. می‌توانید رتبه‌بندی‌های عملکرد را در طول زمان ارائه دهید و پیگیری کنید و پیشرفت‌های کارمندان را نظارت کنید.
سیستم‌های مدیریت عملکرد برای فرآیند برنامه‌ریزی منابع انسانی مفید هستند زیرا به شما امکان می‌دهند نوع موفقیتی را که سازمان می‌تواند با ارائه آموزش یا ایجاد تغییرات در نقش‌های کارکنان به دست آورد، ببینید. ممکن است برای شما جالب باشد که در مورد بهترین برنامه‌ها و ادغام‌های شناسایی کارمندان بیاموزید.
سیستم های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
Monday.com و Leapsome نمونه‌هایی از نرم‌افزار HRIS هستند که عملیات‌های مختلف منابع انسانی، خلاصه‌ای از استخدام، ثبت‌نام، استخدام، جابجایی کارکنان، بهره‌وری و رضایت را در میان معیارهای دیگر ترکیب می‌کنند. HRIS به شما امکان می‌دهد تا عملکردهای خاصی مانند ثبت ساعات کار کارکنان و مرتب‌سازی درخواست‌های شغلی را خودکار کنید. می‌توانید از سیستم برای تغییر برنامه منابع انسانی یا اندازه‌گیری پیشرفت تغییرات ایجاد شده استفاده کنید.
نرم افزار تجزیه و تحلیل غرامت و مزایا
می‌توانید از نرم‌افزارهایی مانند Zenefits یا Dayforce HCM برای مقایسه حقوق و مزایا با گزینه‌های سود محبوب و روندهای اقتصادی استفاده کنید. استفاده از نرم‌افزار می‌تواند در فرآیند برنامه‌ریزی برای تأیید اینکه آیا کارمندان دستمزد و مزایایی مطابق با روندهای صنعت گسترده‌تر دریافت می‌کنند یا خیر، مفید باشد. همچنین می توانید از این ابزار برای بهبود رضایت کارکنان، کاهش گردش مالی و بهبود ظرفیت تولید استفاده کنید.
به دنبال ابزارهای مدیریت منابع انسانی هستید؟
ابزارهای متعددی وجود دارد که می تواند به شما در برنامه ریزی و مدیریت مسئولیت های منابع انسانی کمک کند. چه برای یک شرکت بزرگ یا یک تجارت کوچک کار کنید، می توانید راه حل هایی برای تامین بودجه خود پیدا کنید. مدیریت موفقیت‌آمیز یکی از با ارزش‌ترین منابع، یعنی کارکنان، عاملی است که می‌تواند موفقیت یک سازمان را رقم بزند یا از بین ببرد.
چه کارکنان سازمان از راه دور کار کنند و چه در دفتر، ابزارهایی وجود دارد که کارمندان می توانند از آنها استفاده کنند تا تصویر واضحی از احساس خود در مورد سازمان و آینده خود در آن به شما ارائه دهند. آیا با برنامه های Google Workspace که می توانند به مدیریت منابع انسانی شما کمک کنند، آشنایی دارید؟