چگونه یک جلسه تیم از راه دور را به طور موثر تسهیل کنیم

به ایده هایی در مورد نحوه اجرای موثر جلسات مجازی نیاز دارید؟ در اینجا چند نکته موثر برای کمک به شما در راه خود آورده شده است.

چه مدیر باشید، چه نقشی رهبری در شرکت خود داشته باشید یا روی یک پروژه کار کنید، به احتمال زیاد نیاز به تسهیل جلسات تیم دارید. یک مزیت عالی در اینجا این است که می توانید هر طور که مناسب می دانید، جلسه خود را میزبانی کنید.

با این وجود، تفاوت‌های بزرگی بین جلسات حضوری و از راه دور وجود دارد که می‌تواند اثربخشی آن‌ها را کاهش دهد یا از بین ببرد. در اینجا ما به برخی از مشکلات مربوط به تسهیل جلسات تیم از راه دور و چگونگی غلبه بر آنها برای اجرای موثر یکی می پردازیم.

مزایا و معایب تسهیل جلسات از راه دور

برنامه‌های کنفرانس ویدیویی مانند Google Meet، Zoom و Microsoft Teams، برگزاری جلسات آنلاین را بسیار محبوب کرده‌اند. با یک کلیک یک دکمه، شما آماده حرکت هستید. برگزاری جلسات تیم به صورت مجازی مزایای زیادی دارد، از جمله:

• دسترسی آسان به مواد دیجیتالی که باید به اشتراک بگذارید.
• امکان ضبط جلسات
• هیچ ملاحظات زمانی برای سفر مورد نیاز نیست.
• هیچ مشکلی با رزرو اتاق برای جلسات وجود ندارد.
• می توانید با همکاران و ذینفعان خارجی از سراسر جهان ملاقات کنید.

و خیلی بیشتر. با این حال، موانعی نیز در این روش وجود دارد که می تواند مانع بهره وری شود. برخی از نمونه ها ممکن است:

• مشکلات فنی صوتی و تصویری
• خستگی ویدئو کنفرانس
• وقتی تعداد زیادی شرکت کننده وجود دارد، ارتباط با مشکل مواجه می شود.
• تاخیر یا عدم پاسخگویی تیم به دلیل تاخیر بینایی و شنوایی عادی.
• اختلال در نشانه های بصری و زبان بدن.

برخی از جنبه های گفتگوی چهره به چهره وجود دارد که نمی توان آنها را به صورت مجازی تکرار کرد. خبر خوب این است که می توانید این تجربه را با چند نکته و ترفند موثر بهینه کنید.

1. ایجاد بحث های ارگانیک با دستور کار

داشتن یک برنامه برای هر جلسه تیمی، صرف نظر از نحوه ارائه آن، الزامی است. دستور کار صرفاً خلاصه ای ساختاریافته از آنچه باید مورد بحث قرار گیرد است. به طور کلی، این موارد قبل از جلسه با شرکت کنندگان شما به اشتراک گذاشته می شود. این می‌تواند از طریق ایمیل باشد، یا با برنامه‌هایی مانند Google Workspace، می‌توانید دستور کار را در دعوت تقویم خود بگنجانید.

اما، برای اجرای یک جلسه از راه دور موثر، باید از فهرست کردن به‌روزرسانی‌ها و یادآوری‌ها برای همه اجتناب کنید. در عوض، دستور کار شما باید جذاب باشد و بحث را برانگیزد. در اینجا چند ایده وجود دارد:

• زمانی را برای بررسی تیمی که به کار مرتبط نیست اختصاص دهید.
• با یک موضوع بحث آزاد شروع کنید که می دانید تیم شما در مورد آن نظر خواهد داشت.
• فقط نکاتی را درج کنید که می‌خواهید افراد در مورد آنها نظر بدهند.
• دستور کار را کوتاه نگه دارید (افراد فقط می توانند برای مدت زمان محدودی تمرکز کنند).

لازم نیست همه اینها را هر بار انجام دهید، اما قطعاً هرچه بیشتر آنها را انجام دهید، گفتگوی ارگانیک را تشویق می کنند.

2. از Break Out Rooms استفاده کنید

معمولاً جلسات تیم به طور کلی حول یک دستور کار خاص متمرکز است و بر گرد هم آوردن تیم به عنوان یک کل متمرکز است. با این وجود، شکستن این سنت‌ها گاهی اوقات و امتحان کردن چیزهای جدید طراوت بخش است.

Zoom، Microsoft Teams، و Google Meet همگی توانایی ایجاد اتاق های پراکنده را دارند. اینها اتاق‌های جلسه کوچک در یک جلسه هستند، به طوری که تیم شما می‌تواند در گروه‌های کوچک‌تر درباره موضوعات بحث کند.

اگر تیم بزرگتری دارید یا همزمان با چندین تیم ملاقات می کنید، این کار مفید است. همچنین مشکلی را که قبلاً در مورد مشکلات ارتباطی همکاران در زمانی که تعداد زیادی شرکت کننده وجود دارد، حل می کند.

برای مثال، اگر تعداد اعضای تیم کمتری داشته باشید، اتاق‌های برک‌آوت همیشه مناسب نیستند. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که هر بحثی که انجام می‌شود ضروری است، نه صرفاً برای پر کردن زمان. هنگامی که همه به اتاق جلسه اصلی بازگشتند، می توانید در مورد بحث های همکاران خود بازخورد بخواهید. این برای این است که بتوانید نکات اصلی را جمع آوری کنید و آنها را به جلو ببرید.

3. ارائه اطلاعات با استفاده از Share Screen

یکی از مشکلات اشتراک‌گذاری اطلاعات از راه دور این است که گاهی اوقات مردم متوجه نمی‌شوند که شما چه می‌گویید. بنابراین، به جای اینکه فقط به تیم خود بگویید چه کاری انجام دهند، چرا به آنها نشان ندهید؟ اشتراک گذاری صفحه نمایش شما در برنامه های ویدئو کنفرانس مزایای زیادی دارد، از جمله:

• تصویری را به تیم شما ارائه می دهد.
• سبک های مختلف یادگیری را به حساب می آورد.
• به تیم شما فرصتی برای مشاهده فرآیندها می دهد.
• یک لایه اطلاعات اضافی، فراتر از توضیح شنیداری اضافه می کند.

با این وجود، این بدان معنا نیست که شما فقط باید برنامه خود را روی صفحه به اشتراک بگذارید، زیرا بعید است که توجه تیم شما را جلب کند. در عوض، در نظر بگیرید که کدام موارد دستور کار نیاز به توضیح بیشتر دارند یا به شواهد همراه نیاز دارند. چند مثال می تواند این باشد:

• اگر متوجه شده اید که کارکنان شما وظیفه ای را به درستی انجام نمی دهند، به آنها نشان دهید که چگونه یک فرآیند خاص را دنبال کنند.
• ارائه داده ها و تحقیقات.
• فرصت های آموزشی.

4. زمان میزبانی یک جلسه در مقابل ارسال ایمیل

مطالعات متعددی انجام شده است که به این نتیجه رسیده اند که جلسات زیاد به بهره وری، رفاه و انگیزه کارکنان آسیب می رساند. چند بار در یک تماس ویدیویی شرکت کرده اید که ممکن است فقط یک ایمیل باشد؟

وقتی شما میزبان یک گردهمایی هستید، اساساً جریان کار و تمرکز تیم خود را مختل می کنید. به همین دلیل، باید مطمئن شوید که محتوا ضروری است. تماس‌های ویدیویی باید برای گفتگوی عمیق، همکاری و تشویق مشارکت تیم رزرو شود. فقط به این دلیل که جلسات مجازی برای رزرو و شرکت کردن آسان است، به این معنی نیست که باید به آنها اعتماد کنید.

در اینجا مواردی وجود دارد که می توانید جایگزین های کنفرانس ویدیویی را انتخاب کنید:

• درخواست بازخورد با ارسال فرم Google.
• از یک برنامه پیام رسان یا برنامه های ارتباطی ناهمزمان برای به روز رسانی وضعیت تیم استفاده کنید.
• یک ایمیل با به‌روزرسانی‌ها یا اخبار اخیر (که نیازی به بحث ندارند) ارسال کنید.

گاهی اوقات همکاران شما فقط می خواهند در تایپ کردن استراحت کنند و در عوض با مردم صحبت کنند. این قطعاً چیزی است که باید در نظر گرفت، اما آن را در جلساتی که در آن همه در سکوت هستند و به صحبت های شما گوش می دهند، هدر ندهید.

جلسات موثر از راه دور نیاز به برنامه ریزی دارد

میزبانی جلسات از طریق برنامه های ویدئو کنفرانس در مقایسه با برنامه های حضوری به برنامه ریزی کمی متفاوت نیاز دارد. مشکلات عمدتا زمانی بوجود می آیند که توجهی به شرکت کنندگان وجود نداشته باشد.

با این حال، هر جلسه از راه دور می تواند با یک دستور کار کاملاً گرد که از زمان به نحو مؤثری استفاده می کند مؤثر باشد. این به معنای کاوش در موضوعات بحثی است که واقعاً به همه افراد درگیر علاقه دارد و به سادگی به آنچه لازم است پایبند باشید. با نکاتی که در اینجا بررسی می‌شود، راه‌های عملی زیادی برای میزبانی از گردهمایی‌های راه دور خود خواهید داشت، آنها را کارآمد نگه می‌دارید و به همه افراد مرتبط مرتبط می‌سازید.

منبع مقاله