یک خط مشی کار از خانه انتظارات کار از راه دور را روشن می کند و به کارمندان این امکان را می دهد که در کار احساس اعتماد به نفس و بهره وری داشته باشند. در اینجا نحوه ایجاد یک!
کار از خانه برای کارمندان بسیاری از شرکت های فناوری در سراسر جهان به یک امر عادی تبدیل شده است. کار از راه دور باعث ایجاد تعادل سالم بین کار و زندگی برای کارکنان می شود و می تواند منجر به افزایش بهره وری و خلاقیت شود.
اما تغییر به کار از راه دور با سوالات زیادی همراه است و فضایی برای سردرگمی دارد که عمدتاً به سمت بخش های منابع انسانی هدایت می شود. بنابراین، داشتن پیش‌نویس خط‌مشی روشن WFH (کار از خانه) تضمین می‌کند که هم کارفرما و هم کارمند می‌دانند چه چیزی انتظار می‌رود و به جلوگیری از هرگونه مشکل احتمالی کمک می‌کند.
سیاست کار از خانه چیست؟
خط‌مشی WFH (معروف به کار از خانه) سندی است که انتظارات و رویه‌های شرکت را برای کارمندانی که از خانه کار می‌کنند مشخص می‌کند. رهبران منابع انسانی باید سیاست های مؤثر WFH را برای روشن کردن برخی از نکات زیر ایجاد کنند:
چه کسانی مجاز به کار در خانه هستند؟
در گزارش بافر «وضعیت کار از راه دور 2022»، 97 درصد از کارگران از راه دور می‌خواهند تا پایان عمر شغلی خود از خانه به کار ادامه دهند، حتی اگر فقط برخی از اوقات به آنها پیشنهاد شود. برای اطلاع از امکان پذیر بودن این کار، کارمندانی که می خواهند از خانه کار کنند باید درخواستی را به مدیر خود ارسال کنند تا مشخص شود که آیا کار از راه دور امکان پذیر است یا خیر.
همانطور که از توییت زیر می بینید، شرکت هایی مانند تسلا به صراحت اعلام کرده اند که کار از راه دور برای کارمندانشان غیر قابل قبول است. اما سازمان شما ممکن است انعطاف پذیرتر باشد. خط‌مشی WFH شما می‌تواند مشخص کند که چه نقش‌هایی برای کار از راه دور مناسب هستند و چه کارمندانی واجد شرایط درخواست کار از خانه هستند.
کارمندان چقدر می توانند از خانه کار کنند؟
دفعات کار از خانه در شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است. برخی از کارفرمایان ابتدا از راه دور رفته اند و فرصت هایی را برای کارمندان باز کرده اند تا از هر کجا که دوست دارند کار کنند یا حتی بدون خطر از دست دادن شغل خود به خارج از کشور نقل مکان کنند. شرکت‌های دیگر مدل هیبریدی را ترجیح می‌دهند، جایی که کارمندان چند روز در هفته از خانه کار می‌کنند و بقیه را به دفتر می‌آیند.
خط مشی WFH شما باید به وضوح بیان کند که چند وقت یکبار کارمندان مجاز به کار از خانه و انتظارات برای کار از راه دور هستند. این ممکن است شامل نوع کاری باشد که در خانه مجاز است و انتظار می رود کارمندان چند ساعت کار کنند.
ارتباط چگونه باید کار کند؟
ارتباط یکی از چالش برانگیزترین جنبه های کار از راه دور است. قرار نگرفتن در یک مکان فیزیکی، ردیابی آنچه که همه روی آن کار می کنند دشوارتر می کند. همچنین می تواند منجر به احساس انزوا شود.
راه اندازی کانال های ارتباطی واضح بین کارمندان از راه دور و مدیران آنها بسیار مهم است. به عنوان مثال، باید مشخص کنید که چه زمانی کارکنان باید:
- یک تماس ویدیویی را برنامه ریزی کنید.
- یک ویدیوی Loom ارسال کنید.
- پینگ پیام Slack به یک همکار.
همچنین ارزش این را دارد که مشخص کنید آیا شرکت شما می‌خواهد همکارانتان به صورت هم‌زمان به یکدیگر پاسخ دهند یا به ارتباطات ناهمزمان روی آورند.
تجهیزات مورد نیاز چیست؟
اگر به کارمندان اجازه دهید از خانه کار کنند، به تجهیزات مناسب برای انجام کارشان به طور موثر نیاز خواهند داشت. این می تواند شامل یک لپ تاپ، چاپگر و یک اتصال اینترنتی محکم باشد.
در خط مشی کار از راه دور، توضیح دهید که چه تجهیزاتی برای کارمندان لازم است تا کار خود را از خانه انجام دهند. همچنین، مشخص کنید که آیا شرکت این تجهیزات را ارائه خواهد کرد یا اینکه آیا کارمندان باید خودشان آن را تهیه کنند.
چه زمانی کارکنان باید استراحت کنند؟
کار کردن از خانه می تواند استراحت کردن را چالش برانگیز کند و برخی از کارمندان ممکن است احساس کنند برای اثبات ارزش خود باید ساعت های بیشتری کار کنند. اما مهم است که کارکنان را به استراحت تشویق کنید، زیرا این امر می تواند منجر به بهبود تمرکز و بهره وری شود. مطمئن شوید که خط مشی شما مشخص می کند که کارکنان چه زمانی باید استراحت کنند و چگونه می توانند از مرخصی خود استفاده کنند.
انتظارات امنیت فناوری اطلاعات چیست؟
کار از راه دور منجر به افزایش نگرانی در مورد حملات امنیت سایبری شده است. سی‌ان‌ان گزارش می‌دهد که 47 درصد از کارمندانی که در خانه کار می‌کنند از راه‌حل‌های IT سایه، از جمله نرم‌افزارها و خدمات آزمایش‌نشده استفاده می‌کنند. از خط مشی خود برای روشن کردن انتظارات مربوط به امنیت فناوری اطلاعات و آنچه کارکنان باید برای محافظت از داده های شرکت انجام دهند، استفاده کنید. این می تواند شامل استفاده از VPN، احراز هویت دو مرحله ای، و اجتناب از هات اسپات های عمومی Wi-Fi باشد.
نظارت بر عملکرد چگونه کار خواهد کرد؟
مدیران باید راه‌های جدیدی برای نظارت بر عملکرد کارکنان در حین کار از خانه بیابند. این می تواند شامل تنظیم چک-in های منظم، استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه یا ارسال به روز رسانی های هفتگی باشد.
تصمیم بگیرید که چگونه عملکرد نظارت شود و چگونه کارکنان می توانند به مدیران خود بازخورد بدهند. با ایجاد یک خط مشی WFH، رهبران منابع انسانی می توانند از کارکنان راه دور حمایت کنند و اطمینان حاصل کنند که آنها ابزار و منابع لازم برای موفقیت را دارند.
چگونه یک خط مشی WFH برای تیم خود ایجاد کنید
ایجاد یک سیاست WFH ممکن است دلهره آور به نظر برسد، اما بسیار ساده است. سعی کنید از الگوها یا راه حل های نرم افزاری برای ساده کردن فرآیند به جای پیش نویس خط مشی دستی استفاده کنید (اگرچه این یک گزینه است).
1. Bambee HR
Bambee یک ویژگی HR Autopilot را ارائه می دهد که می تواند به شما در ایجاد خط مشی WFH در چند دقیقه کمک کند. این نرم افزار به مدیر منابع انسانی شما کمک می کند تا سیاست های منابع انسانی سفارشی را برای نیازهای کسب و کار شما ایجاد کند. اما این فقط خط مشی را ایجاد نمی کند، بلکه تضمین می کند که آنها جاری و توسط کارمندان شما امضا شده باشند. همچنین می توانید بسته به نیازهای خود و هرگونه تغییر در فرآیندهای کاری از راه دور، آنها را به صورت شش ماهه مجدداً تأیید کنید.
2. آزمایشگاه جغد
Owl Labs مجموعه ای از الگوهای خط مشی کاری از راه دور، انعطاف پذیر و ترکیبی را ارائه می دهد که می توانید به صورت رایگان از سایت آنها دانلود کنید. خط مشی کار از راه دور با فیلدهای قابل ویرایش از قبل پیکربندی شده است:
- هدف
- شرایط کلیدی
- ابزار + پشتیبانی
- ارتباط
- جلسات
- تایید + پیگیری
- قرارداد کار از راه دور
به سادگی دانلود، ویرایش، و چاپ یا توزیع کنید.
3. تیم بهتر
Better Team همچنین یک خط مشی کار از راه دور ارائه می دهد که می توانید آن را به عنوان یک الگوی Word doc بارگیری کنید. می توانید آن را همانطور که هست استفاده کنید یا آن را ویرایش کنید تا نیازهای شرکت شما را بهتر منعکس کند. این الگو شامل بخش هایی برای:
- اطلاعات استخدامی
- منطقه کار از راه دور
- تجهیزات
- مجوز
هم کارمند و هم سرپرست باید این سیاست را امضا کنند.
خط مشی کار از راه دور خود را تنظیم کنید
اکنون شما یاد گرفته اید که چگونه یک خط مشی کار از راه دور ایجاد کنید، وقت آن است که آن را در سازمان خود پیاده سازی کنید. هنگام تنظیم خط مشی WFH خود، مطمئن شوید که نیازهای کارمندان خود را در نظر بگیرید و چه چیزی برای آنها بهتر است.
همچنین باید با تمام قوانین و مقررات مربوطه مطابقت داشته باشد و همچنین به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا امکان تغییرات در آینده را فراهم کند. وجود یک خط مشی WFH تضمین می کند که همه در نقش کاری از راه دور خود احساس اعتماد به نفس و سازنده می کنند.