دسته بندی وظایف یک تکنیک بهره وری مبتنی بر علم است که استفاده از آن بسیار آسان است. این یک روش بصری برای ساختار روز و تکمیل وظایف بیشتر در زمان کمتر است. در حالی که این یک استراتژی برای همه نیست، اما می تواند مکانی عالی برای شروع در هنگام توسعه سیستم بهره وری شخصی شما باشد.
خلاصه عناوین
- Task Batching چیست؟
- چگونه دسته بندی وظایف من را متمرکزتر و سازنده تر می کند
- چه زمانی Task Batching مناسب نیست؟
دسته بندی وظایف یک تکنیک بهره وری مبتنی بر علم است که استفاده از آن بسیار آسان است. این یک روش بصری برای ساختار روز و تکمیل وظایف بیشتر در زمان کمتر است. در حالی که این یک استراتژی برای همه نیست، اما می تواند مکانی عالی برای شروع در هنگام توسعه سیستم بهره وری شخصی شما باشد.
Task Batching چیست؟
دسته بندی وظایف یک تکنیک مدیریت زمان است که شامل گروه بندی وظایف مشابه و زمان بندی آنها برای بلوک های اختصاصی از زمان است، به جای مقابله با آنها در زمان های تصادفی در طول روز. برای فعالیت های مکرر با فرآیندی کاملاً مشخص بهترین است.
در حالی که پردازش دسته ای منشا آن در تولید و محاسبات اولیه است، اما اخیراً در مدیریت زمان و بهره وری کاربرد پیدا کرده است. به گفته آمریکایی، این مفهوم را ایجاد می کند که پس از شروع کار، ادامه دادن کار آسان تر است، و تغییر وظایف یا برخورد با وقفه ها می تواند منجر به “هزینه تعویض” شود، که ممکن است منجر به کاهش 40 درصدی بهره وری در هنگام انباشته شود. انجمن روانشناسی.
دسته بندی وظایف شبیه به زمان بوکس/مسدود کردن است که در آن زمان کار خود را به فواصل ثابتی که برای بخش های کوچکی از فعالیت برنامه ریزی شده است تقسیم می کنید. با این حال، بر خلاف مسدود کردن زمان، دسته بندی وظایف بر گروه بندی وظایف مشابه در جلسات بدون وقفه متمرکز است.
مدت زمان این جلسات همچنان مهم است، اما در مقایسه با مسدود کردن زمان، نقش مهمتری دارد. دسته بندی وظایف انعطاف پذیرتر است و ممکن است برای افرادی که در زمان خود کار می کنند مناسب تر باشد.
اگر گردش کار بسیار ساده ای داشته باشید، تکنیک های دسته بندی وظایف و مسدود کردن زمان ممکن است در عمل به طور مشابه عمل کنند.
دسته بندی وظایف به عنوان یک تکنیک بهره وری به دستیابی به وظایف بیشتر با فشار ذهنی کمتر کمک می کند. زمان از دست رفته از جابجایی مکرر بین فعالیت های کاری را حذف می کند. همچنین به شما کمک می کند تا وارد یک وضعیت جریان شوید زیرا برای مدت طولانی روی یک کار منحصر به فرد متمرکز هستید.
اجرای دسته بندی وظایف آسان است. از آنجایی که به هیچ ویژگی منحصربه‌فردی نیاز ندارد، برنامه‌هایی که به شما امکان می‌دهند روز خود را به موقع مسدود کنید، می‌توانند در دسته‌بندی وظایف نیز به شما کمک کنند. اگر رویکردی با فناوری پایین را ترجیح می دهید، یک مجله فیزیکی نیز عالی کار خواهد کرد.
چگونه دسته بندی وظایف من را متمرکزتر و سازنده تر می کند
من طی چند ماه گذشته به آرامی دسته بندی وظایف را وارد جریان کاری خود کرده ام و این یک تجربه ارزشمند بوده است. این باعث شده که احساس اضطراب و غرق شدن کمتری داشته باشم و دیگر به برنامه ریزی برای هر دقیقه از روز کاری خود برنمی گردم.
دو روش عمده برای استفاده از دسته بندی وظایف وجود دارد: دسته بندی وظایف سنتی، که در آن وظایف به بلوک های ساعتی در یک روز گروه بندی می شوند، و موضوع بندی روز، که شامل اختصاص کل روزهای هفته به انواع خاصی از وظایف است.
دسته بندی وظایف سنتی بیشتر با برنامه کاری افراد معمولی مطابقت دارد که در آن وظایف مختلف باید قبل از پایان روز انجام شود. از سوی دیگر، موضوع روز به سختی در یک محیط کاری سنتی جا می‌شود و برای افراد خوداشتغال یا مدیران سطح بالا که بیشتر به تصویر کلان توجه دارند، بهتر از اجرای فعال روزانه یک کسب‌وکار کار می‌کند.
شخصاً، دسته‌بندی کارهای سنتی بیشتر برای جریان کاری من مناسب است تا موضوع روز.
هنگام تهیه پیش نویس برنامه برای روز، با فهرست کردن تمام کارهایی که باید انجام دهم شروع می کنم. من از Microsoft To Do استفاده می کنم (کراس پلتفرم و به صورت آفلاین کار می کند) اما چندین گزینه عالی دیگر برای مدیریت کار وجود دارد.
در این مرحله از برنامه، زمان اهمیت کمتری نسبت به خود فعالیت دارد. وقتی فهرست کارهایم را تهیه کردم، می‌توانم کارهایی را انتخاب کنم که فرآیند مشابهی دارند و آنها را در بلوک‌ها گروه‌بندی کنم. بلوک در اینجا مجموعه ای از وظایف است که باید در یک بازه زمانی انجام دهم.
من از Google Calendar برای ایجاد و برچسب گذاری این بلوک ها استفاده می کنم و آنها را به عنوان رویدادها مستقیماً در تقویم خود زمان بندی می کنم. من می توانم تا پنج بلوک در یک روز داشته باشم، به همراه کارهای کوچکی که در هیچ بلوکی قرار نمی گیرند.
چارچوب زمانی باید هنگام برنامه ریزی روز خود تعریف شود، اما می تواند به همان اندازه که شما در عمل ترجیح می دهید خاص یا انعطاف پذیر باشد.
به عنوان مثال، من به عنوان یک نویسنده، تمام کارهایی که شامل نوشتن است را انتخاب می کنم و آنها را در یک بلوک Writing قرار می دهم. در طول آن بلوک، کاری جز نوشتن انجام ندادم. بسته به طول بلوک، ممکن است یک یا دو استراحت داشته باشم، اما همیشه به نوشتن برمی گردم.
هنگام استفاده از دسته بندی وظایف در برنامه کاری خود چند اصل وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:
- بدون وقفه: بسیار مهم است که در طول یک بلوک زمانی از وقفه اجتناب کنید، چه این کار دیگری در برنامه شما باشد یا یک فعالیت برنامه ریزی نشده. اگر در زمانی که در یک بلوک زمانی هستید چیزی پیش آمد، بهتر است یادداشتی برای انجام آن دیرتر از رها کردن کار فعلی یادداشت کنید.
- بین بلوک ها استراحت کنید: باید پس از یک فعالیت طولانی مدت استراحت متناسبی داشته باشید. تکنیک سنتی پومودورو با دسته‌بندی کارها مطابقت ندارد، اما می‌توانید با انجام جلسات طولانی‌تر آن را تغییر دهید، به عنوان مثال. یک بلوک 90 دقیقه ای و سپس یک استراحت 20 دقیقه ای.
- سازماندهی بر اساس اولویت ها: همه کارهای فوری مهم نیستند و همه کارهای مهم فوری نیستند. مهم است که اولویت بندی کنید حتی زمانی که به صورت دسته ای کار می کنید. درک آنچه باید انجام شود ضروری ترین بخش برنامه ریزی است.
چه زمانی Task Batching مناسب نیست؟
دسته بندی وظایف برای هر موقعیتی مناسب نیست. در محیط‌هایی که تمرکز و تمرکز اولویت دارند بسیار مؤثر است، بنابراین در محیط‌هایی که مشکلات فوری نیاز به توجه فوری دارند، مانند خدمات مشتری یا پاسخ اضطراری، ایده‌آل نیست.
علاوه بر این، دسته بندی وظایف ممکن است برای کارهای بسیار حساس به زمان خوب کار نکند، زیرا فرآیند را بر نتیجه اولویت می دهد. برای کارهایی که به نتایج سریع نیاز دارند، مانند نوشتن و تحقیق در یک مقاله، دسته‌بندی ممکن است سرعت شما را کاهش دهد.
در نهایت، هنگام کار در یک تیم، دسته بندی وظایف می تواند چالش برانگیز باشد زیرا هماهنگ کردن برنامه ها و اولویت ها در یک سیستم سختگیرانه دشوار است.
ساعت‌های طولانی انجام کار دسته‌ای ممکن است به خستگی شناختی و حتی فرسودگی شغلی کمک کند. بسیار مهم است که بین بلوک ها استراحت کنید و محدودیت های خود را بشناسید.
در حالی که دسته بندی کارها با هر گردش کاری مناسب نیست، یک تکنیک مدیریت زمان عالی است که می تواند بهره وری را به میزان قابل توجهی افزایش دهد، و اگر به درستی استفاده شود، احساس خوبی در مورد آنچه در پایان روز انجام داده اید به شما می دهد.