آیا ایمیل های تجاری ارسال می کنید که غیرحرفه ای به نظر می رسند؟ این اشتباهات متداول را بررسی کنید تا از آن اجتناب کنید، تا بتوانید تاثیر اولیه خوبی داشته باشید.
هرگز ایمیل هایی با ساختار ضعیف ارسال نکنید. ساختارهای وحشتناک نه تنها پیام را مخدوش می کنند، بلکه به گیرندگان احساس منفی از اخلاق کاری و حرفه ای بودن شما می دهند. مهارت های ارتباطی خوب در هر صنعتی بسیار مهم است.
برای جلوگیری از اشتباه، پیش نویس های خود را تصحیح کنید. این شیوه‌ها و خطاهای نادیده گرفته شده را که ایمیل‌ها را غیرحرفه‌ای می‌کنند، اصلاح کنید.
1. خطوط موضوعی هرزنامه
بازاریابان فکر می کنند که خطوط موضوعی فروش باعث افزایش نرخ باز شدن ایمیل می شود. متأسفانه آنها نتایج معکوس دارند. گیرندگان تمایل دارند ایمیل های تبلیغاتی بیش از حد را نادیده بگیرند. مگر اینکه از قبل شما را بشناسند، هیچ تعهدی برای بررسی پیام شما ندارند.
به جای فروشندگی، جذاب باشید. خطوط موضوعی جذاب و متشکل از کلمات توصیفی و تفکر برانگیز بنویسید. کنجکاوی خوانندگان خود را تحریک کنید. می‌توانید از سؤالات و طرح‌های باز استفاده کنید – فقط مطمئن شوید که با پیام شما مرتبط هستند. در غیر این صورت، گیرندگان ممکن است شما را به دلیل سوء استفاده از موضوعات مربوط به طعمه کلیک مسدود کنند.
2. شوخی و سخنان شوخ
قبل از درج جوک در ایمیل های کاری خود دو بار فکر کنید. در حالی که به اشتراک گذاشتن یک خنده ممکن است در برخی موارد به ایجاد رابطه به شما کمک کند، اغلب بیشتر ضرر دارد تا مفید. ارائه جوک ها از طریق ایمیل سخت است. اگر خواننده شما را اشتباه متوجه شود، حتی جناسهای سبک دلخواه ممکن است به عنوان طعنه یا توهین آمیز تلقی شوند.
به عنوان یک قاعده کلی، از جوک ها صرف نظر کنید. در عوض، راه‌های دیگری را برای کاهش روحیه جستجو کنید، به عنوان مثال، به اشتراک گذاشتن یک داستان شخصی یا بحث در مورد علاقه متقابل. صمیمی و صمیمی بودن نیازی به لجبازی ندارد.
3. ایموجی ها و علائم نگارشی بیش از حد
امروزه بیشتر ارائه دهندگان صندوق پستی از شکلک ها استفاده می کنند. پلتفرم هایی مانند Outlook و Gmail حتی به شما امکان می دهند ایموجی ها را در خطوط موضوع قرار دهید.
اگرچه سرگرم کننده و خلاقانه هستند، اما در ایمیل های کاری جای ندارند. مردم ایموجی ها را متفاوت درک می کنند. به عنوان مثال، در حالی که ممکن است از شکلک چهره خندان برای ابراز شادی استفاده کنید، دیگران ممکن است آن را به عنوان کنایه ببینند. شکلک ها همیشه پیام مورد نظر شما را منتقل نمی کنند.
همچنین، بازاریابان مشکوک به شکلک ها علاقه دارند. اگر اغلب از آنها استفاده می کنید، ممکن است گیرندگان شما را با حملات فیشینگ، خبرنامه های فروش و تبلیغات بیش از حد تبلیغاتی مرتبط کنند.
4. اشتباهات تایپی و گرامری
اشتباهات تایپی قصد را تغییر نمی دهد. حتی اگر هر کلمه ای را در ایمیل خود اشتباه بنویسید، خوانندگان آن را از طریق سرنخ های زمینه درک خواهند کرد. خطاهای گرامری پیشرفته ممکن است باعث سردرگمی شود، اما متن نامفهوم نخواهد بود.
آیا این به این معنی است که می توانید اشتباهات تایپی را نادیده بگیرید؟ قطعا نه! اگرچه اشتباهات املایی و گرامری پیام شما را مختل نمی کند، اما بی دقت به نظر می رسند. چه به دنبال مشتری باشید و چه در حال به روز رسانی یک همکار باشید، در جلب اعتماد آنها با نوشتن غیرحرفه ای مشکل خواهید داشت.
بهترین روش این است که پیش نویس ها را قبل از ارسال موشکافی کنید. متن خود را از طریق یک غلط‌گیر املایی قابل اعتماد اجرا کنید، کرک‌های غیرضروری را حذف کنید، لحن را متناسب با آن تنظیم کنید، و کلمات پیچیده‌تر را با کلمات ساده‌تر تعویض کنید. این مراحل را هر چند بار که لازم است تکرار کنید.
5. پاراگراف های طولانی
هنگام کپی کردن پیش نویس های ایمیل از Google Docs یا Microsoft Word مراقب باشید. وردپرس تنظیمات پیش فرض متفاوتی دارد. نمی‌توانید انتظار داشته باشید که ایمیل‌هایتان مانند زمانی که در حال تایپ آنها بودید به نظر برسد. آنها با سبک فونت، اندازه متن و فاصله برنامه فعلی تنظیم می شوند.
به عنوان بهترین روش، با زدن کلیدهای Ctrl/Cmd + Shift + V به جای کلیدهای Ctrl/Cmd + V، بدون قالب‌بندی، کپی پیست کنید. انجام این کار، تغییرات قالب قبلی را پاک می‌کند. و برای جلوگیری از بلوک های متن طولانی، هر پاراگراف را در دو تا سه جمله نگه دارید.
6. اطلاعات بیش از حد
توضیحات گسترده مفید هستند، اما باید آنها را به درستی زمان بندی کنید. فقط حقایق تصادفی را بیان نکنید. خوانندگان به احتمال زیاد روی ایمیل شما کلیک می کنند اگر از همان ابتدا آنها را با اطلاعات بارگذاری کنید.
فقط آنچه را که خوانندگان نیاز دارند به اشتراک بگذارید. هنگام توضیح موضوعات پیچیده، اسناد تحقیقاتی مرتبط را پیوست کنید، برای مشاوره مجازی برنامه ریزی کنید، و تمام سوالاتی را که برایتان پیش می آید در نظر بگیرید.
7. بیانیه های پایانی عمومی
بیانیه های پایانی عمومی دور هستند. آنها شما را غیرحرفه ای نشان می دهند، به علاوه نتیجه گیری ایمیل شما را ضعیف می کنند. شانس کمتری برای بستن موفقیت آمیز خواهید داشت. هنگام پایان دادن به ایمیل ها، از یک جایگزین مستقیم تر و مختصرتر برای “من مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستم” استفاده کنید.
آنها در حال حاضر بیش از حد استفاده شده اند. خوانندگان آنها را صدها بار قبلا دیده اند – آنها تأثیر مثبتی از خود بر جای نمی گذارند. به جای استفاده از خطوط عمومی، از یک CTA قوی استفاده کنید. گزینه های خود را به خوانندگان خود بگویید و آنها را راهنمایی کنید تا بر اساس ایمیل شما عمل کنند.
8. پیوست های غیر ضروری
پیوست های ایمیل اشتراک گذاری اطلاعات را آسان می کند. به جای اینکه خوانندگان را با پیام های طولانی و ناخواسته بیش از حد بار کنید، آنها را به منابع مرتبط هدایت کنید. انجام این کار باعث صرفه جویی در زمان برای همه طرف های درگیر می شود.
با این اوصاف، باید از ارسال فایل به صورت انبوه نیز خودداری کنید. کاربران به طور کلی در مورد باز کردن پیوست ها شک دارند زیرا ممکن است بدافزار را منتشر کنند. ایمیل چندین فایل حتی نگرانی های امنیتی را افزایش می دهد.
اگر باید چندین سند را به طور همزمان ارسال کنید، از ابزار اشتراک فایل مانند Dropbox استفاده کنید. فایل ها را در پلتفرم دلخواه خود آپلود کنید، محدودیت های حریم خصوصی لازم را تنظیم کنید و سپس لینک دسترسی را از طریق ایمیل ارسال کنید.
9. قالب های “خلاق”.
از بازی با فونت های جسورانه خودداری کنید. می‌توانید برای تأکید، زیر خط، مورب یا درشت متن را خط بکشید، اما از سبک، رنگ و اندازه فونت پیش‌فرض استفاده کنید.
تایپ‌فیس‌های «خلاقانه» در یک محیط حرفه‌ای مزایای ناچیزی را به همراه دارند. آنها حواس خوانندگان را از ایمیل شما پرت می کنند. به جای درک هدف پیام، ذهن آنها روی رنگ ها و سبک های مختلفی که شما استفاده کرده اید متمرکز می شود.
همچنین، فرمت‌های عجیب و غریب باعث می‌شوند شما ناقص به نظر برسید. ارائه دهندگان خدمات پستی حتی ایمیل هایی حاوی طرح ها و رنگ های ظالمانه را مستقیماً به پوشه های هرزنامه ارسال می کنند.
فقط در صورتی از الگوهای خلاقانه استفاده کنید که با برند شما همخوانی داشته باشند. به عنوان مثال، مثال زیر نشان می دهد که چگونه یک پلت فرم ملاقات مجازی به نام Gather ویژگی های خود را بدون به خطر انداختن حرفه ای بودن به اشتراک می گذارد.
10. انگیزه های نامشخص
صحبت های کوچک ممکن است به کاهش جلسات ناخوشایند کمک کند، اما به ندرت مناسب ایمیل های کاری است. طفره نرو. اکثر مردم اگر پیام شما را خسته کننده و گیج کننده بدانند، کلیک می کنند.
برای رساندن نظر خود، از زبان واضح و مختصر استفاده کنید. مقدمه باید مختصر و جلب توجه باشد، در حالی که بدن باید به موضوع مورد نظر بپردازد. توضیحات مبهم در نهایت منجر به اتلاف وقت ایمیل های بعدی می شود.
اگر نمی توانید موضوع را در یک پیام فشرده کنید، به جای آن یک جلسه برگزار کنید. برنامه‌های تنظیم قرار، ایمیل‌های برگشتی را هنگام برنامه‌ریزی تماس حذف می‌کنند. فقط یک لینک دعوت نامه برای طرف مقابل ایمیل کنید و منتظر پاسخ آنها باشید.
ایمیل های کاری خود را حرفه ای و قابل احترام نگه دارید
با تعداد ایمیل هایی که به طور مرتب ارسال و دریافت می کنید، انتظار داشته باشید که برخی از خطاها از بین بروند. اشتباهات تایپی گاه به گاه قابل درک است. با این حال، توجه داشته باشید که استفاده مداوم از قالب‌های subpar به شما منعکس نمی‌شود. حتی ممکن است گیرندگان احساس کنند که ارزش ایمیل های فکر شده را ندارند. هرگز مرحله تصحیح را نادیده نگیرید.
برای نوشتن ایمیل های بهتر، ایمیل های بدی که دریافت می کنید را مطالعه کنید. در پوشه هرزنامه خود وجوه مشترکی بین فروش، خبرنامه ها و تلاش های فیشینگ مختلف پیدا کنید. اشتباهات گرامری یک چیز است، اما استفاده از آدرس های IP در لیست سیاه، سوء استفاده از زبان sales-y و ارسال تصادفی لینک ها به صورت انبوه چیز دیگری است.