آیا از به نظر رسیدن منفعل-تهاجمی در ارتباطات دیجیتال خود خسته شده اید؟ در اینجا عباراتی وجود دارد که باید از آنها برای بهبود تصویر حرفه ای خود اجتناب کنید.
فقدان نشانه های غیرکلامی در ارتباطات آنلاین، انتقال پیام را چالش برانگیز می کند. شما باید کلمات خود را با دقت انتخاب کنید. دور انداختن اصطلاحات و اصطلاحات عامیانه بدون توجه به طرف مقابل ممکن است باعث ایجاد تصور اشتباه شود.
شما نمی توانید پیش بینی کنید که مردم شما را در محیط کار دیجیتال چگونه می بینند. با این حال، اجتناب از این عبارات منفعل-تهاجمی از خطر تفسیر اشتباه همکاران از پیام های شما جلوگیری می کند.
1. “توجه شد”
«توجه شده» پاسخی سریع و راحت است که مردم در مکالمات کاری آنلاین بیش از حد از آن استفاده می کنند. ظاهراً پیام‌ها را تأیید می‌کند، اما از قضا، اختصار آن حاکی از عدم مشارکت است. پاسخ‌های کلی و تک کلمه‌ای بی‌فکر و نادیده‌انگیز هستند.
به‌جای ارسال بی‌اهمیت پاسخ‌های کوتاه، با پرسیدن سؤال، توضیح دادن، یا خلاصه‌نویسی مجدد پیام فرستنده، با او درگیر شوید. نشان دهید که آنها را کاملا درک می کنید. همکاران شما از تلاش بیشتری که برای پیام‌هایتان می‌کنید قدردانی خواهند کرد.
2. “از شما نشنیده ام”
شروع ایمیل‌های بعدی با «هنوز از شما نشنیده‌ام» ساده و راحت است، اما بی‌ادب به نظر می‌رسد. گیرندگان به ندرت به منافذ القا کننده گناه پاسخ خوبی می دهند. آنها ممکن است فکر کنند که به خاطر نادیده گرفتن پیام های قبلی شما احساس بدی در آنها ایجاد می کنید.
راه های پیشگیرانه و در عین حال مودبانه را برای درخواست پیگیری به جای درخواست پاسخ فوری، کاوش کنید. توجه داشته باشید که همکاران شما در زندگی شخصی و حرفه ای خود اتفاقات زیادی می افتند – شما باید به مرزهای آنها احترام بگذارید.
مشخص کنید که آیا برای حرکت در کنار یک پروژه حساس به زمان به پاسخ طرف مقابل نیاز دارید یا خیر. مودب باشید اما دور بوته کتک نزنید.
3. “فکر می کردم می دانی”
عبارت «فکر می‌کردم شما آن [موضوع] را می‌دانید» تحقیرآمیز به نظر می‌رسد و تقصیر را به گردن گیرنده می‌اندازد. حتی ممکن است بسته به گفتگو، توهین هم بکنند. این نشان می دهد که شما مسئولیت های خود را انجام داده اید، اما طرف مقابل مسئولیت خود را نادیده گرفته است. هرگز این اتهامات را در محل کار دیجیتال پرتاب نکنید.
یک رویکرد بهتر این است که سوء تفاهم ها را به طور کامل روشن کنید – مهم نیست که چه کسی اشتباه می کند یا درست. برای حل مشکلات با همکاران خود همکاری کنید. اگر در مورد آنها شکایت دارید، به جای بحث بر سر ایمیل از طریق کانال های مناسب بروید.
4. “پیشپیش متشکرم”
گفتن «پیشاپیش متشکرم» همیشه به نظر خنده‌دار نمی‌آید، بلکه به‌عنوان فریبنده و سخت‌گیرانه به نظر می‌رسد. ممکن است گیرندگان مجبور شوند درخواست شما را بپذیرند. این عبارت احساس فشار ساختگی ایجاد می کند که می تواند آنها را ناراحت کند.
هنگام ابراز قدردانی از فرضیات ضمنی خودداری کنید. از گیرنده برای خواندن پیام شما و در نظر گرفتن درخواست شما تشکر کنید، اما طوری صحبت نکنید که انگار قبلاً با شما توافق کرده اند.
یا بهتر از آن، به دنبال راه های فعال برای پایان دادن به ایمیل ها باشید. می‌توانید نکات برجسته پیام خود را خلاصه کنید، یک عبارت تماس برای اقدام (CTA) را وارد کنید، یا بهترین راه را برای خوانندگان برای دسترسی به شما نشان دهید. خطوط بسته بندی مبهم و عمومی را از ایمیل های خود حذف کنید.
5. “CC’ing [رئیس من] برای مرجع / دید”
گفتن ناگهانی “CC’ing [رئیس] برای مرجع یا قابل مشاهده” در طول بحث های پیچیده به این معنی است که شما به همکاران خود بی اعتماد هستید. آنها فکر می کنند که با واگذاری مسئولیت به رئیس خود، خود را از هم جدا می کنید. این نشان دهنده حرفه ای بودن ضعیف شماست.
فقط در صورت لزوم رئیس خود را درگیر کنید. ذکر شتابزده آنها در هر موضوع پیام داغ رابطه کاری شما با سرپرستان و همکاران را خراب می کند. شما باید یاد بگیرید که با دیگران همکاری کنید و مالکیت تصمیمات خود را بگیرید.
6. «همانطور که بدون شک آگاه هستید»
پرتاب ضرباتی مانند “همانطور که بدون شک می دانید [موضوع]” در طول مکالمه، متکبرانه و تحقیرآمیز به نظر می رسد. آنها اعتبار طرف مقابل را زیر سوال می برند و تخصص آنها را مسخره می کنند. گفتن این عبارات فقط به نارضایتی محل کار کمک می کند و احتمال پروژه های آینده را به حداقل می رساند.
همکاران شما دیگر نمی خواهند با شما کار کنند. همیشه در محیط کار دیجیتالی از زبان محتاطانه استفاده کنید. یادداشت‌ها و یادآوری‌های لازم را بدون ایجاد احساس ناراحتی در گیرنده از نادیده گرفتن آنها ذکر کنید.
7. “پیوست مجدد [فایل] برای راحتی شما”
گفتن «پیوست مجدد [فایل] برای راحتی شما» یک روش غیرفعال-تهاجمی برای نمایش اسناد ارسال شده قبلی است. در حالی که ظاهراً مؤدبانه به نظر می رسد، ته دلیره و ناراحتی دارد. این عبارت گیرندگان را مجبور به پاسخگویی می‌کند، زیرا شما ظاهراً از راه خود برای آپلود فایل‌های قدیمی خارج شده‌اید.
از عبارات تحریک کننده گناه مانند این در پیگیری ها خودداری کنید. فقط هر ضمیمه گم شده یا نادیده گرفته شده را آپلود کنید – به طور نامحسوس طرف مقابل را به نادیده گرفتن پیام های شما متهم نکنید.
8. «مطمئن نیستم که آخرین ایمیل من را دیدی یا نه»
خط “مطمئن نیستم که آخرین ایمیل من را دیدی یا نه” به این معنی است که گیرنده اغلب ایمیل های کاری مهم را نادیده می گیرد. آنها را به سهل انگاری متهم می کند و خواهان پاسخ های فوری است. بسته به زمینه، حتی ممکن است آن را به عنوان یک حمله شخصی به اخلاق کاری خود در نظر بگیرند.
ایجاد رشته ها روشی مودبانه تر برای ارجاع به پیام های قبلی است. به ایمیل یا پیام چتی که به آن اشاره می کنید پاسخ دهید، نکات اصلی را خلاصه کنید و سپس یک برنامه اقدام پیشنهاد دهید. دریافت کنندگان را به جای مقصر دانستن و حمایت از آنها راهنمایی کنید.
با ایجاد یک روال سیستماتیک مدیریت صندوق ورودی، مولد بمانید. بررسی فوری هر ایمیلی که به سراغتان می آید به بهره وری آسیب می رساند، اما تاخیر در پاسخ ها باعث ایجاد گلوگاه در جریان کار می شود.
9. “برای اطمینان از اینکه ما در یک صفحه هستیم”
در حین بحث های داغ، جمله “برای اطمینان از اینکه ما در یک صفحه هستیم” می تواند باعث شود که شما متواضع به نظر برسید. هیچ ارزشی به بحث و جدل نمی افزاید و صرفاً طرف مقابل را تحریک می کند. حتی ممکن است در مورد شما بد فکر کنند که به‌جای بیان درست نظرات خود، بی‌احتیاط یک خط‌های عمومی را پرتاب می‌کنید.
هدف از ایجاد گفتگوهای سالم و سازنده با همکاران خود باشید. با آنها به عنوان یکسان رفتار کنید، نظرات آنها را در نظر بگیرید و در صورت نیاز به جای نادیده گرفتن عقاید آنها، آنها را اصلاح کنید. در غیر این صورت، مشاجرات می توانند به تلخی و رنجش در محل کار تبدیل شوند.
10. “اگر این همان کاری است که می خواهید انجام دهید”
گفتن «اگر این کاری است که می‌خواهید انجام دهید، پس [عمل]» ارزش همکاری در محیط کار دیجیتال را تضعیف می‌کند. غرور را بر رشد تیم اولویت می دهد. این عبارت نشان می‌دهد که شما با طرف مقابل مخالف هستید، اما ترجیح می‌دهید که او مرتکب اشتباه شود تا اینکه وقت خود را برای طوفان فکری تلف کند. ممکن است همکارانتان به خاطر بی احترامی به آنها از شما ناراحت شوند.
کلید برقراری ارتباط مودبانه و در عین حال باز گفتگوی معتدل است. جلساتی را میزبانی کنید که در آن شما و هم‌تیمی‌هایتان ایده‌های خود را ارائه می‌کنید، انتقادات سازنده‌ای را به اشتراک می‌گذارید و در مورد دیدگاه‌های مختلف بحث می‌کنید. اطمینان حاصل کنید که یک ناظر بی طرف این تماس ها را واسطه می کند.
استفاده از عبارات بی ادبانه، منفعل-تهاجمی را متوقف کنید
آگاهی و احتیاط به شما کمک می کند عادات ارتباطی ضعیف را اصلاح کنید. پیش نویس های خود را چندین بار بخوانید و به دنبال راه هایی برای بیان بهتر عبارات پیچیده باشید. همیشه قبل از ارسال پیام ها نحوه برخورد آنها را در نظر بگیرید.
و به غیر از عبارات منفعل-تهاجمی، پیام های کاری قدیمی خود را برای اشتباهات دیگری که باعث می شود شما غیرحرفه ای به نظر برسید بررسی کنید. ببینید آیا به طور ناخودآگاه از خطوط موضوعی هرزنامه، زبان مبهم و عبارات پایانی عمومی استفاده می کنید.