آیا صندوق ورودی ایمیل شما پر شده است و وقت ندارید همه آنها را مرور کنید؟ در اینجا چند نکته برای افزایش بهره وری صندوق ورودی آورده شده است.
ما همه آنجا بوده ایم. هنگامی که ایمیلی از یک همکار دریافت می کنید که تمرکز شما را از کار در دست گرفته می کند، روی کار در حال انجام تمرکز می کنید. کنجکاو، روی آن کلیک می کنید تا ببینید چگونه می توانید کمک کنید، اما واقعاً چیزی نیست که نیاز به پاسخ فوری داشته باشد.
با این حال، ممکن است تعجب کنید که آیا باید اکنون به آنها بازگردید یا سعی کنید تمرکز خود را دوباره به دست آورید – که به ویژه زمانی که اغلب در طول روز مطرح می شود می تواند چالش برانگیز باشد.
در این مقاله، نکاتی را به شما معرفی می‌کنیم که می‌تواند به شما کمک کند هنگام بررسی ایمیل‌هایتان سازنده بمانید.
1. تعداد دفعاتی را که روزانه صندوق ورودی خود را چک می کنید محدود کنید
اگر هر بار که ایمیلی دریافت می‌کنید روی صندوق ورودی خود کلیک می‌کنید – یا پیش‌بینی می‌کنید که یک ایمیل را پیش‌بینی می‌کنید، دائماً تمرکز خود را از بین می‌برید. همچنین می‌خواهید پس از وقفه، مدت زمانی را که طول می‌کشد تا به سر کار برگردید، در نظر بگیرید، به خصوص اگر بلافاصله به هر ایمیل پاسخ دهید.
اگرچه ممکن است احساس مشغله داشته باشید، این رفت و آمد ممکن است سازنده ترین راه برای کار نباشد. شما می خواهید صندوق ورودی خود را به قصد خالی کردن لیست ایمیل های خود بررسی کنید.
مگر اینکه شغل شما واقعاً نیاز به پاسخ فوری به همه ایمیل‌ها داشته باشد، سعی کنید تعداد دفعاتی را که روزانه صندوق ورودی خود را چک می‌کنید محدود کنید. به عنوان یک پیشنهاد، ممکن است بخواهید ایمیل های خود را دو تا سه بار در روز بررسی و اولویت بندی کنید – یک بار زمانی که به سر کار می رسید، یک بار بعد از استراحت ناهار، و شاید یک ساعت قبل از اتمام روز.
با این حال، بهتر است برنامه‌ای داشته باشید که با برنامه شما و کسانی که با آنها کار می‌کنید کار کند. در حالی که می‌توانید فوراً پاسخ دهید، به این معنی نیست که همیشه مجبور هستید، به خصوص اگر روی یک کار مهم یا ضرب‌الاجل تمرکز کرده باشید.
البته، شما افرادی خواهید داشت که باید زودتر به آنها بازگردید، چه رئیس، چه مشتری یا یک همکار اولویت دار. وقتی صندوق ورودی خود را بررسی می کنید، پاسخ خود را به آنها در اولویت قرار دهید. همچنین می‌توانید هشدارها را برای زمانی که آن شخص به شما ایمیل می‌زند، مزاحم نشوید، فعال کنید—یا به سادگی تعداد دفعاتی را که صندوق ورودی‌تان برای ایمیل‌های جدید بررسی می‌کند، تنظیم کنید.
این به شما بستگی دارد که آیا می‌خواهید تنظیمات اعلان‌های خود را طوری تنظیم کنید که ایمیل‌های خاصی را به طور کلی بی‌صدا کنید. با این حال، برای جلوگیری از از دست دادن چیزی فوق‌العاده مهم، ممکن است بخواهید فقط به گیرنده و خط موضوع در اعلان نگاهی بیندازید و اگر منتظر ماند، سریعاً به مسیر خود برگردید.
2. از برخورد دوبار با یک ایمیل مشابه خودداری کنید
آیا تا به حال یک ایمیل را چندین بار باز کرده و خوانده اید تا قبل از اقدام، خود را تازه کنید؟ این می تواند باعث اتلاف وقت و تمرکز شما شود.
می توانید با هر بار باز کردن یکی از این موارد از این امر جلوگیری کنید. تصمیم بگیرید که آیا به پاسخ نیاز دارد یا خیر، می‌توانید آن را بایگانی یا فایل کنید، یا ناخواسته است یا چیزی که می‌توانید به سادگی حذف کنید.
تصمیم به پاسخ دادن به آن به این معنی نیست که باید فوراً انجام شود، اما یک پرچم یا نوعی یادآوری اضافه کنید تا بدانید دفعه بعد که به ایمیل‌هایتان رسیدگی می‌کنید باید این کار را انجام دهید.
صندوق ورودی شما ممکن است دارای ویژگی برای یادآوری ایمیل نیز باشد. به عنوان مثال، Spark به شما امکان می دهد پیام ها را برای مدتی به تعویق بیندازید و در تاریخ و زمان خاصی آنها را به شما یادآوری می کند. همچنین به شما امکان می دهد در صورتی که هنوز پاسخی از طرف گیرنده دریافت نکرده اید، یک یادآوری برای پیگیری ایمیل ارسالی تنظیم کنید.
هر چیزی در صندوق ورودی شما که نیازی به پاسخ، فایل، ناخواسته یا حذف فوری آن نداشته باشد—بیشتر ارائه دهندگان ایمیل این کار را بسیار آسان می کنند، بنابراین بهتر است فقط آن را انجام دهید و انجام دهید.
همچنین به شما کمک می‌کند تا بر اساس حجم ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید، قوانینی برای خودتان ایجاد کنید. به عنوان مثال، چه کسی در اولویت است و زمان پاسخ شما. دیگران نیز به این امر عادت خواهند کرد و متوجه خواهند شد که شما پاسخی عالی به آنها خواهید داد، نه فوراً.
اگر متوجه شدید ایمیلی وجود دارد که آن را به تعویق انداخته اید، از روش eat the frog برای انجام آن استفاده کنید.
3. لغو اشتراک از خبرنامه های بی فایده و ایمیل های بازاریابی
این احتمال وجود دارد که بدون نویز اضافی خبرنامه ها و ایمیل های بازاریابی، اعلان های کافی در روز دریافت کنید. به راحتی می توانید به آن اجازه دهید سرخورده شود و اجازه دهید آنها در صندوق ورودی شما انباشته شوند زیرا مشغول هستید.
با این حال، غربال کردن آنها کار دیگری است که تمرکز و بهره وری شما را از بین می برد. این امر به ویژه در صورتی صادق است که فرستنده ایمیل را به اندازه کافی خوب نوشته باشد تا شما را وادار به کلیک کردن و خواندن آن کند بدون اینکه واقعاً دلیل شما را بداند.
مگر اینکه چیزی باشد که واقعاً قصد انجام آن را دارید، مانند خواندن محتوای سازنده یا استفاده از مزایای فروش شرکت، اشتراک را لغو کنید. در زمان و انرژی که برای این ایمیل‌ها صرف می‌کنید، صرفه‌جویی کنید و آنها را در چیزی معنادارتر یا آرامش‌بخش‌تر قرار دهید.
اگر خبرنامه‌ها و ایمیل‌های بازاریابی دارید که دوست دارید بخوانید، ممکن است بخواهید یک ارائه‌دهنده ایمیل مانند Spark را امتحان کنید که صندوق ورودی هوشمند را ارائه می‌دهد.
ویژگی صندوق ورودی هوشمند خبرنامه ها و پیام ها را از سرویس ها از ایمیل های شخصی جدا می کند. همچنین اعلان‌های افراد غریبه و پیام‌های خودکار را قطع می‌کند.
4. ایمیل های ناخواسته – آدرس ها و دامنه ها را مسدود کنید
وقتی صحبت از فیلتر کردن نامه های ناخواسته می شود، برخی از ارائه دهندگان ایمیل کارشان را بهتر از دیگران انجام می دهند. حتی یک انتخاب محبوب مانند Outlook بی‌نقص نیست و به برخی از نامه‌های ناخواسته اجازه ارسال می‌دهد.
با این حال، اگر شخصی برای شما اسپم ارسال می کند، می توانید آدرس ایمیل او را مسدود کنید. همچنین ممکن است بتوانید کل دامنه را مسدود کنید، اگر متوجه شوید که ایمیل هایی از نام های کاربری متفاوت، اما از همان آدرس وب دریافت می کنید.
اگر از Outlook استفاده می کنید، می توانید این ویژگی را در بخش نامه های ناخواسته در تب Mail در قسمت تنظیمات و مشاهده همه تنظیمات Outlook پیدا کنید. جیمیل یکی دیگر از ارائه دهندگانی است که به شما امکان می دهد آدرس های ایمیل و شرکت ها را به راحتی مسدود کنید.
اگر از ارائه دهنده ایمیل دیگری استفاده می کنید، این ویژگی را با جستجوی مسدود کردن دامنه ایمیل و نام ارائه دهنده ای که استفاده می کنید بررسی کنید.
به خاطر داشته باشید، بهتر است روی لغو اشتراک در یک ایمیل هرزنامه کلیک نکنید، زیرا ممکن است شما را به یک سایت کلی که به دنبال دریافت اطلاعات شخصی شما است، ببرد. در واقع، از تعامل با آنها خودداری کنید، مگر اینکه آنها را به عنوان هرزنامه علامت گذاری کنید یا آنها را حذف کنید.
با محدود کردن ایمیل ها، بهره وری خود را افزایش دهید
ایمیل یک ابزار مفید در ارتباطات است. با این حال، هنگامی که ما به دقت توجه نمی کنیم، می تواند باعث حواس پرتی شود.
اگر متوجه شدید که زمان زیادی را در صندوق ورودی خود می گذرانید، چرا یک یا چند مورد از این نکات را امتحان نکنید تا ببینید آیا کمک می کند؟