آیا می خواهید یک ایمیل طولانی بنویسید که گیرندگان از آن نگذرند؟ در اینجا نکاتی وجود دارد که باید رعایت کنید.
ارسال ایمیل های طولانی به مشتریان و همکاران معمولاً مورد انتقاد قرار می گیرد. با این حال، مواقعی وجود دارد که شما فقط نیاز به ارسال یک به‌روزرسانی طولانی یا مرور کلی دارید.
در این صورت، می‌خواهید به خود و دریافت‌کننده لطف کنید و به اصل مطلب برسید و اطمینان حاصل کنید که نیازی به جستجو در پاراگراف‌های طولانی برای کسب اطلاعات نیست.
در این مقاله، گاهی اوقات شما را راهنمایی می‌کنیم که می‌توانید از آنها برای کمک به خوانایی بیشتر ایمیل‌های طولانی‌تر و پاسخگویی آسان‌تر به آنها استفاده کنید.
1. از Bullet Points برای خلاصه کردن استفاده کنید
یکی از مهمترین چیزهایی که هنگام نوشتن یک ایمیل طولانی باید به خاطر بسپارید این است که گیرنده احتمالاً آن را مرور می کند. در انجام این کار، آنها ممکن است اطلاعات یا سؤالات مهم را از دست بدهند، زیرا به سادگی مطالب زیادی برای خواندن وجود دارد.
هنگام نوشتن یک ایمیل طولانی، می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که نگاه کردن به آن را برای گیرنده آسان می‌کنید و در عین حال نکات کلیدی را پیدا می‌کنید – به عبارت دیگر، می‌خواهید در ایمیل‌های خود دقیق باشید. به این ترتیب، آنها اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت می کنند و احتمالاً پاسخ متفکرانه تری دریافت خواهید کرد.
هر یک از نکات این مقاله به شما کمک می‌کند تا به ایمیلی دقیق‌تر و دقیق‌تر دست یابید، به‌ویژه با استفاده از نقاط گلوله.
نوشتن اطلاعات به شکل نقطه ای به این معنی نیست که نمی توانید مکالمه باشید. شما می توانید در قسمت های دیگر ایمیل خود، مانند خوشامدگویی و ثبت نام حضور داشته باشید. با این حال، خلاصه کردن اطلاعات در نقاط، پیام را به سرعت و به طور موثر منتقل می کند.
به جای درج همه جزئیات، اطلاعات کلیدی را از پیام خود شناسایی کنید و از سخن گفتن پرهیز کنید. گیرنده نیازی به پخش هر موضوع ندارد، آنها فقط به نکات اصلی نیاز دارند.
2. برای نکات مهم از Bold استفاده کنید
استفاده از تمام حروف در یک ایمیل حرفه ای نیست. با این حال، می‌توانید با حرکات پررنگی ظریف به خواننده‌تان سر در جهت درست بدهید. البته، شما نمی‌خواهید این کار را برای همه چیز انجام دهید، اما اگر اطلاعات خاصی وجود دارد که می‌خواهید مطمئن شوید که آنها مانند تاریخ، یادآوری یا اقدامی می‌بینند، آن را پررنگ کنید.
در مثال فقط برای عناوین و دو عبارت از پررنگ استفاده می‌شود، که فرستنده از خواننده می‌خواهد در مورد هر دو عبارات اقدام کند — جستجوی اطلاعات بیشتر در صورتجلسه جلسه و فراموش نکردن جلسه. اگر او ایمیل را مرور می‌کند، احتمالاً اینها توجه او را جلب می‌کنند و ممکن است بقیه را برای متن بخواند.
از آنجایی که این فقط یک تغییر ظریف در متن است، احتمال کمتری وجود دارد که گیرنده احساس کند که دارید فریاد می زنید، همانطور که با تمام حروف بزرگ ممکن است.
3. ایمیل را به موضوعات با عنوان تقسیم کنید
اضافه کردن عنوان به ایمیل‌هایتان ممکن است کمی شبیه ارسال یک رمان برای گیرنده شما باشد، اما به این معنا نیست که باید در زیر هر یک تعداد زیادی اطلاعات وجود داشته باشد. انجام این کار به سادگی به آنها کمک می‌کند در صورت وجود اطلاعات خاصی که به دنبال آن هستند، یا باید بعداً به آن مراجعه کنند، سریع‌تر ایمیل را دریافت کنند.
با قرار دادن عنوان به صورت پررنگ و استفاده از خطوط شکسته بین هر بخش، می‌توانید بین هر بخش فاصله قرار دهید و خواندن آن را آسان‌تر می‌کند – مانند هر سند دیگری.
استفاده از سرفصل‌ها در صورتی مفید است که موضوعات متعددی دارید که می‌خواهید پوشش دهید و ایمیل‌های جداگانه را تضمین نمی‌کنند – برای مثال، مرور کلی روزانه یا به‌روزرسانی پیشرفت.
4. از قالب بندی های مختلف برای نقل قول استفاده کنید
اگر نیاز دارید که اطلاعات را دقیقاً همانطور که شخص دیگری نوشته است منتقل کنید، تغییرات ظریفی در قالب بندی ایجاد کنید تا به جدا کردن آن از روایت خود کمک کنید. به این ترتیب هیچ سردرگمی در مورد اینکه پیام شما کجا تمام می شود و دیگری شروع می شود وجود ندارد.
البته گیومه‌ها می‌توانند این کار را انجام دهند، اما اگر قبلاً و بعد از آن متن زیادی دارید، می‌تواند پاراگراف طولانی‌تری ایجاد کند که خواندن آن کمتر مطلوب است و استخراج اطلاعات در یک نگاه چالش‌برانگیزتر است.
نکته دیگری که در مورد قالب بندی متن در ایمیل ها باید به خاطر داشته باشید، ممکن است بخواهید از استفاده از فونت ها و رنگ های متعدد خودداری کنید زیرا این امر می تواند ایمیل را غیرحرفه ای به نظر برساند.
5. سوالات را تا انتها ذخیره کنید
آیا تا به حال چندین سوال را در یک ایمیل پرسیده اید و به نیمی از آنها پاسخ گرفته اید؟ این ممکن است حتی در کوتاه ترین ایمیل ها یا پیام ها اتفاق بیفتد.
سعی کنید سوالات خود را تا انتها ذخیره کنید و آنها را کوتاه و دقیق نگه دارید. این نه تنها به خواننده کمک می کند تا آنها را ببیند، بلکه آنها همچنین آنچه را که در طول مسیر پرسیده اید فراموش نمی کنند زیرا بعد از آن اطلاعات بیشتری ارائه نمی کنید.
علاوه بر این، آنها ممکن است پاسخی را برای شما ارسال کنند که به سؤالات به ترتیبی که از آنها پرسیده اید به وضوح پاسخ دهد.
ممکن است احمقانه به نظر برسد، اما به تمام ایمیل ها، متن ها، پیام ها و رسانه های دیجیتالی که روزانه به شما ارائه می شود فکر کنید. به راحتی می توان با بارگذاری بیش از حد ایمیل، حواس شما را پرت کرد یا یک قسمت از اطلاعات را بر دیگری متمایز کرد.
نکته اضافی – در موضوع موضوع خود مشخص باشید
این نکته اضافی به طور کلی برای همه ایمیل ها کار می کند. با مشخص بودن در خط موضوع خود، از بسیاری جهات به گیرنده کمک می‌کنید – آنها دقیقاً می‌دانند موضوع چیست، می‌توانند آن را اولویت‌بندی کنند، و اگر نیاز به مراجعه به آن داشتند، می‌توانند بعداً دوباره آن را پیدا کنند.
برای مثال، می‌توانید از کلماتی مانند پیگیری، سؤال، یادآوری، به‌روزرسانی یا گزارش استفاده کنید تا نوع ایمیل را به آنها اطلاع دهید. اگر درباره یک جلسه یا پروژه خاص است، نام آن را ذکر کنید. اگر ایمیل تکراری است، تاریخ را درج کنید.
ارسال یک ایمیل با موضوع پیگیری به تنهایی آن را قابل کلیک یا مهم نمی کند، به خصوص زمانی که گیرنده شما ممکن است چند ایمیل دیگر با همین عنوان در صندوق ورودی خود داشته باشد.
حتی می‌توانید در خط موضوع به مردم اطلاع دهید اگر پیام شما فوری است، اما مطمئن شوید که آن را برای مواردی که واقعاً هستند رزرو کنید.
ارتباط کلیدی است
در حالی که برخی ممکن است توصیه کنند از ارسال ایمیل های طولانی خودداری کنید، گاهی اوقات شما فقط به این کار نیاز دارید. بهترین کاری که می توانید برای گیرنده خود انجام دهید این است که به نکته پایبند باشید و اطمینان حاصل کنید که آنها می توانند از آن عبور کنند. نه تنها به آنها کمک می کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را در ابتدا پیدا کنند، بلکه به آنها کمک می کند بعداً دوباره به آن مراجعه کنند.
دفعه بعد که نیاز به ارسال یک ایمیل طولانی دارید، چرا یک یا چند مورد از این نکات را امتحان نکنید و ببینید که چگونه پیش می رود.