ارتباط نوشتاری فرآیندی است برای تبادل اطلاعات، پیام ها و ایده ها از طریق پیام های متنی. در اینجا نحوه بهبود آن آمده است.
آیا برخی از پیام های همکاران خود را می خوانید که شما را اشتباه می مالند؟ پیام‌ها ممکن است توهین‌آمیز نباشند، اما لحن آن کم است. شما احساس رنجش می کنید و این در نحوه ارتباط شما با آنها منعکس می شود. آنها احتمالاً قصد نداشتند ضرری داشته باشند اما از انتخاب کلمات اشتباه استفاده کردند.
ارتباطات کتبی می تواند از بسیاری جهات به سمت جنوب پیش برود. شما باید در بهبود نحوه برقراری ارتباط کتبی آگاهانه عمل کنید، تا نیت شما سوء تفاهم نشود.
ارتباطات کتبی چیست؟
ارتباط نوشتاری فرآیند ارسال پیام‌ها و دستورالعمل‌های متنی از طریق نامه‌ها، گزارش‌ها، راهنماها و غیره است.
ارتباطات نوشتاری که برای انتقال اطلاعات در محل کار استفاده می شود، اغلب رویکردی رسمی دارد. در اسناد رسمی وجود دارد که به عنوان مدرک و نقطه مرجع عمل می کنند.
تحولات جدید به صورت مکتوب به تیم اطلاع رسانی می شود. هنگامی که اعضای تیم رفتاری سرکش از خود نشان می دهند، از طریق ارتباط کتبی درخواستی برای آنها صادر می شود و به همان شیوه پاسخ می دهند.
بر خلاف ارتباطات کلامی که در صورت عدم ضبط، فراموش می شود، ارتباط نوشتاری برای مدت طولانی دوام می آورد، به خصوص اگر دستکاری نشده باشد.
چالش های ارتباط کتبی
مانند سایر اشکال ارتباطی، اگر گیرندگان محتوای پیام را درک نکنند، هدف ارتباط نوشتاری شکست خورده است.
ارتباط نوشتاری دارای مشکلات متعددی است که می تواند معنای پیام یا قصد فرستنده را تغییر دهد. بیایید نگاهی به برخی از آنها بیندازیم.
1. عدم وضوح
ارتباطات زمانی که پیچیده باشد ماهیت خود را از دست می دهد. انتخاب کلماتی که فرستنده در ارتباطات نوشتاری استفاده می کند، می تواند گیرنده را سردرگم کند. و از آنجایی که فرستنده برای روشن کردن چیزها در دسترس نیست، سردرگمی باقی می ماند.
اگر کارمندان احساس کنند که با دریافت پیام های نوشتاری پیچیده مجبور به انجام اقدامی هستند، ممکن است به دلیل عدم درک پیام ها مرتکب اشتباه شوند.
اشتباهاتی که در کار در نتیجه مسائل شفافیت ایجاد می شود، به دلیل هدر رفتن زمان و منابع، یک عقب گرد برای سازمان است.
2. محدودیت زمانی
کارآمدترین گردش کار جریانی است که دائماً در حال حرکت است. اعضای تیم باید هر اطلاعاتی را که نیاز دارند فوراً دریافت کنند و آن را در کار خود اعمال کنند. اما این همیشه در مورد ارتباطات نوشتاری صدق نمی کند.
در ارتباط کتبی، فرستنده پیام را برای گیرنده می فرستد. به جای دریافت پاسخ فوری، باید منتظر بمانند تا گیرنده پیام را دریافت کند و سپس پاسخ دهد. زمان صرف شده در این بین می تواند در شرایط اضطراری پرهزینه باشد. آسیب ممکن است قبل از جمع آوری اطلاعات وارد شده باشد.
3. عدم انعطاف پذیری
پیامی که برای یک همکار در محل کار ارسال کردید ممکن است حاوی اطلاعات نادرستی باشد. ممکن است بخواهید برای وضوح بیشتر پیام را به روز کنید. اما وقتی قبلاً آن را ارسال کرده اید، نمی توانید این کار را انجام دهید.
شما باید پیام دیگری از ابتدا بنویسید که به اطلاعات نادرست و یا شامل به روز رسانی هایی که می خواهید منتقل کنید بنویسید. انجام هر کاری استرس زا است، به خصوص زمانی که انبوهی از کار روی دستانتان باشد.
4. تأخیر در تصمیم گیری
تصمیم گیری در محل کار نیاز به سطحی از سرعت دارد. همه افراد درگیر در فرآیند تصمیم گیری باید با آخرین پیشرفت ها به روز شده و ورودی های خود را به موقع ارائه دهند.
هنگامی که فرآیند تصمیم گیری با ارتباطات کتبی هماهنگ می شود، زمان صرف شده برای دریافت، خواندن و پاسخ به پیام، فرآیند تصمیم گیری را به تاخیر می اندازد. شما می توانید فرآیند تصمیم گیری گروهی خود را با ابزارهای مناسب ارتقا دهید.
5 راه برای بهبود ارتباطات کتبی شما
اگر می خواهید در شغل یا شغل خود پیشرفت کنید، باید به ارتباطات نوشتاری خود توجه بیشتری داشته باشید. و این به این دلیل است که تقریباً هر روز با مردم به صورت مکتوب ارتباط برقرار می کنید.
اطمینان از درک پیام هایی که به آنها می دهید به شما کمک می کند تا پاسخ دلخواه را دریافت کنید. با توجه به این موضوع، بیایید در مورد روش هایی بحث کنیم که می توانید به صورت نوشتاری بهتر ارتباط برقرار کنید.
1. هدف را مشخص کنید
سعی می کنید با پیام به چه چیزی برسید؟ مهم است که در ابتدا این موضوع را شناسایی کنید تا بتوانید افکار خود را در آن جهت بیان کنید. می توانید با نوشتن موثر، مردم را وادار کنید که ایمیل های شما را به راحتی باز کرده و بخوانند.
یک پیام مکتوب بدون هدف روشن در ذهن مانند یک تفسیر در حال اجرا است. شما یک صفحه کامل از محتوا را بدون گفتن چیزی مشخص خواهید داشت. اگر هدف خود را مشخص نکنید، محتوای پیام شما ممکن است برای گیرنده گمراه کننده باشد.
2. وارد کفش گیرنده شوید
اگر گیرنده اطلاعات پس زمینه یا زمینه لازم برای درک پیامی را که می‌خواند نداشته باشد، ارتباط کتبی علامت را از دست می‌دهد. اگر به کسی بنویسید و چیزهایی را ذکر کنید که از آنها غافل است، گم می شود.
هنگام نوشتن پیام خود را به جای خواننده قرار دهید. آنها چقدر در مورد موضوع می دانند؟ آیا آنها به اطلاعات پس زمینه یا زمینه نیاز دارند؟
درک وضعیت ذهنی خواننده در مورد موضوع نیز به شما کمک می کند تا کلمات و لحن مناسب را برای انتقال پیام خود انتخاب کنید.
3. ایده ها را یادداشت کنید
پس از یادداشت ذهنی برای نوشتن یک پیام، با یادداشت ایده هایی که به ذهنتان می رسد، آماده شدن برای آن را شروع کنید.
از آنجایی که نمی توانید به راحتی پیام خود را از گیرنده برای ویرایش یا به روز رسانی بازیابی کنید، همه نکات خود را از قبل یادداشت کنید تا بتوانید آنها را در پیام خود قرار دهید.
برای این منظور لازم نیست دفترچه یادداشت همراه داشته باشید. یک برنامه یادداشت برداری مانند Simplenote به شما کمک می کند تا ایده های خود را در هنگام حرکت در دستگاه های تلفن همراه خود یادداشت کنید. هر زمان که به یادداشت های خود نیاز داشتید می توانید از راه دور به یادداشت های خود دسترسی داشته باشید.
4. واضح و ساده باشید
مؤثرترین ارتباطات نوشتاری واضح و ساده هستند. اکنون زمان آن نیست که خواننده خود را با کلمات بزرگ و عبارات دستوری تحت تأثیر قرار دهید.
این تمایل وجود دارد که بخواهید با استفاده از کلمات فانتزی باهوش باشید، اما این در ارتباطات نوشتاری نتیجه معکوس دارد. به یاد داشته باشید، وقتی خواننده پیام را می‌خواند، از نظر فیزیکی حضور نخواهید داشت. بنابراین، اگر چیزهایی را که خواننده را سردرگم می کند، نمی توانید روشن کنید.
اگر روی پروژه ای کار می کنید، می توانید یک بیانیه هدف پروژه قاتل را با ارتباط نوشتاری موثر بنویسید.
5. به طور کامل ویرایش کنید
خواندن پیام هایی که دارای اشتباهات گرامری و غلط املایی هستند یک راه حل غیرفعال است. با ویرایش کامل پیام های خود قبل از ارسال، از دردسر گیرنده خود نجات دهید.
در برابر اصرار برای ارسال پیام های کتبی با عجله مقاومت می کند. مهم نیست چقدر فوری است، برای ویرایش آن وقت بگذارید. ممکن است کلمات، عبارات و خطاهای غیر ضروری در پیام ها وجود داشته باشد. یک بار دیگر مرور کردن آنها به شما کمک می کند آنها را شناسایی کنید، اما اگر برای آن وقت نگذارید این اتفاق نمی افتد. برنامه هایی مانند Grammarly برای ویرایش و تنظیم دقیق نوشته شما عالی هستند.
اگر به ارسال پیام های حاوی خطا شهرت دارید، مردم تمایلی به خواندن پیام های شما ندارند. آنها به پیام‌های شما اجازه می‌دهند تا زمانی که قدرت ذهنی لازم برای مقاومت در برابر استرسی را که خواندن محتوای شما ایجاد می‌کند، باقی بمانند.
ارسال موثر پیام های خود
تعاملات کلامی در محل کار می تواند پر سر و صدا باشد. ارتباط کتبی به ایجاد آرامش کمک می کند. هم تیمی ها می توانند در هر شرایطی بدون جلب توجه به خود ارتباط برقرار کنند.
هنگامی که ارتباط نوشتاری شما با لحن مناسب روشن شد، می توانید افراد را وادار به انجام آنچه می خواهید بدون پیگیری برای روشن شدن مسائل کنید. شما همچنین برای خود به عنوان فردی که به طور موثر ارتباط برقرار می کند، شهرتی ایجاد می کنید.