اکسل ممکن است برای نیازهای صفحه گسترده شما مناسب نباشد، بسته به آنچه می خواهید انجام دهید. در اینجا چیزی است که اکسل برای آن خوب نیست!
اکسل یک ابزار عالی برای پردازش داده ها است، اما محدودیت های خود را دارد. اگر فرمول های بیش از حد پیچیده دارید یا رایانه شما هنگام باز کردن یک فایل اکسل خراب می شود، باید از فرمت فایل دیگری استفاده کنید.
بنابراین، موارد استفاده ای که باید برای آنها نرم افزارهای مختلف را در نظر بگیرید چیست؟ در اینجا چند موقعیت وجود دارد که باید از برنامه دیگری استفاده کنید.
1. پایگاه داده های عظیم
اگر در کامپیوتر مهارت کافی ندارید، ممکن است فکر کنید که اکسل (یا Google Sheets) تنها راه ذخیره داده است. از این گذشته، آخرین نسخه های اکسل دارای 16384 ستون و 1048576 سطر است که در مجموع به 17179869184 سلول می رسد.
در حالی که این اطلاعات زیادی است، باید بدانید که رایانه شما همه آن ها را به یکباره بارگذاری می کند. بنابراین، اگر از سلول های زیادی استفاده می کنید، می توانید انتظار داشته باشید رایانه شما به کندی کار کند.
داشتن صد یا حتی هزار نقطه داده مشکلی نخواهد داشت. با این حال، اگر در طول سال‌ها به جمع‌آوری داده‌ها ادامه دهید یا چندین کاربر داشته باشید که اطلاعات را به یک فایل اضافه می‌کنند، این امر می‌تواند به ده‌ها هزار، اگر نه صدها هزار یا میلیون‌ها سلول منجر شود.
این مقدار داده می‌تواند به این معنا باشد که حتی رایانه‌های قدرتمند نیز برای بارگذاری آنها مشکل دارند. این به این دلیل است که مایکروسافت هنگام باز کردن فایل، تمام داده ها را بارگیری می کند.
اگرچه این برای تجزیه و تحلیل داده های کوتاه مدت مفید است، اما اگر فقط نیاز به تجزیه و تحلیل اطلاعات خاص داشته باشید، قدرت محاسباتی را هدر می دهد. به عنوان مثال، اگر به آدرس ایمیل مشتری نیاز دارید، نیازی نیست که بقیه پایگاه داده مشتری خود را بارگیری کنید.
یک جایگزین خوب برای ذخیره داده ها استفاده از نرم افزار یا سرویس پایگاه داده اختصاصی است. آنها همان ویژگی هایی مانند اکسل، مانند تجزیه و تحلیل داده ها را ارائه می دهند، اما عملکرد بیشتری را ارائه می دهند. اگر از طرفداران Microsoft Suite هستید، می توانید از Microsoft Access استفاده کنید. جایگزین های دیگر عبارتند از LibreOffice Base، My Visual Database و موارد دیگر.
2. تجزیه و تحلیل داده های پیچیده
مایکروسافت اکسل تعداد قابل توجهی فرمول موجود دارد. همه چیز را از ساده‌ترین فرمول جمع تا توابع پیچیده مانند ارزش فعلی خالص (محاسبه ارزش زمانی پول) و پیش‌بینی (برای محاسبه ارزش‌های آینده) ارائه می‌دهد.
با این حال، اگر متوجه شدید که چندین عملکرد پیچیده و پیچیده دارید، وقت آن است که راه حل های دیگری را در نظر بگیرید. اگر متغیرهای فرمول شما بر اساس داده های خام باشد، اکسل یک ابزار عالی است. اما اگر متوجه شدید که توابع شما بر اساس سلول هایی هستند که خود فرمول هستند، از نرم افزار تجزیه و تحلیل اختصاصی استفاده کنید.
اگر صفحات گسترده شما بر چندین فرمول متکی هستند، لایه پیچیدگی اضافه شده به این معنی است که تشخیص داده نشدن خطاها آسان است. و حتی اگر خطاها را بیابید، اگر فرمول های شما سه خط باشد، ردیابی آنها آسان نیست.
به جای استفاده از اکسل برای سناریوهای پیچیده، سعی کنید زبان برنامه نویسی مانند پایتون را یاد بگیرید. درک آن آسان است و چندین منبع رایگان برای شروع کار شما وجود دارد. و اگر تمایلی به مطالعه برنامه نویسی ندارید، می توانید از ابزارهای اختصاصی تجزیه و تحلیل داده نیز استفاده کنید که استفاده از آنها بسیار آسان تر است.
3. مدیریت پروژه
قبل از ظهور ابزارهای اختصاصی مدیریت پروژه مانند Asana و Trello، بسیاری از متخصصان از Microsoft Excel استفاده می کردند. پس از همه، تنظیم آن آسان است. حتی قالب هایی وجود دارد که می توانید برای کمک به شروع کار دانلود کنید.
اما به محض اینکه تیم شما رشد می کند – یا شروع به دریافت پروژه های بیشتری می کنید – همه چیز پیچیده می شود. مگر اینکه از نسخه آنلاین اکسل استفاده کنید یا اگر همه هم تیمی های شما مشترک Microsoft 365 باشند، تیم شما نمی تواند از فایل مدیریت پروژه شما به طور همزمان استفاده کند. و هنگامی که وظایف و کارهای فرعی بیشتری اضافه می کنید، ممکن است در یک برگه اطلاعات زیادی به دست آورید.
علاوه بر این، با دسترسی بیشتر افراد به فایل، شانس بیشتری برای اختلاط ناخواسته وجود دارد. آنها ممکن است سهوا یک فرمول را تغییر دهند یا حتی اطلاعات مهم را حذف کنند. ایجاد و تخصیص وابستگی های پروژه نیز می تواند گیج کننده باشد.
به همین دلیل است که بهتر است یک برنامه مدیریت وظیفه اختصاصی برای مدیریت تیم خود تهیه کنید. برنامه‌های هدفمند به شما و تیمتان این امکان را می‌دهند که دید واضحی از هر کاری که نیاز به انجام دارد داشته باشید. حتی می توانید وظایفی را به اعضای خاصی اختصاص دهید تا چیزی نادیده گرفته نشود.
و اگر بودجه ندارید، می توانید ابزارهای رایگان مدیریت پروژه را به صورت آنلاین پیدا کنید. اکنون می‌توانید بدون صرف یک سکه، همه را در یک صفحه نگه دارید.
4. فرم ها
به دلیل در دسترس بودن آسان، اکسل اغلب به عنوان فرم استفاده می شود. موارد زیادی وجود داشته است که در رویدادها و گردهمایی ها از لپ تاپ و فایل های اکسل برای ثبت نام مهمان استفاده شده است.
استفاده از اکسل (یا هر صفحه گسترده) به عنوان یک فرم راحت است زیرا سازمان دهندگان می توانند مستقیماً داده های خود را تجزیه و تحلیل کنند. با این حال، این با چندین اشکال همراه است.
- اول، شما هیچ کنترلی بر ورودی داده نخواهید داشت. هر کسی می تواند اطلاعات نادرست را تایپ کند و شما عاقل تر نخواهید بود. همچنین استانداردسازی داده وجود ندارد. فردی می تواند در نیویورک تحت ایالت تایپ کند، در حالی که دیگری NY می نویسد. این در هنگام تجزیه و تحلیل داده ها مشکل ساز است.
- ثانیاً، اگر چندین سایت ثبت نام دارید، مجموعه داده های جداگانه ای خواهید داشت که نیاز به ادغام دارند. این زمان می برد و می تواند باعث ایجاد خطا در داده های شما شود. این همچنین می تواند منجر به تکرار تلاش شود زیرا کاربران ممکن است داده های خود را دو بار وارد کنند.
- سوم، هیچ حریم خصوصی داده وجود ندارد. اگر از صفحه‌گسترده استفاده می‌کنید، هر کسی می‌تواند در ورودی‌ها پیمایش کند و داده‌ها را جمع‌آوری کند. آنها حتی می توانند اطلاعات موجود را تغییر دهند، که داده های شما را منحرف می کند. اگر نشت داده از طریق ثبت نام اکسل شما رخ دهد، ممکن است مسئولیت پذیر باشید.
- در نهایت، اگر از اکسل برای ثبت نام آنلاین استفاده می کنید، همانطور که قبلاً گفته شد برای پایگاه های داده بزرگ مناسب نیست.
5. تجزیه و تحلیل داده های مالی
هنگامی که از اکسل برای ردیابی داده های مالی استفاده می کنید، باید به چندین منبع پیوند دهید. این منابع می توانند سایر فایل های اکسل، پایگاه های داده آنلاین و حتی وب سایت های مالی باشند. با این حال، همانطور که شما این موارد را اضافه می کنید، احتمال ایجاد خطا یا دریافت اطلاعات قدیمی افزایش می یابد.
حتی یک حادثه در سال 2012 در J.P. Morgan رخ داد که در آن فرمولی به طور تصادفی از مبالغ قیمت به جای میانگین آنها هنگام محاسبه ریسک استفاده کرد. این به نوبه خود نتیجه ای حدود دو بزرگی کمتر از ارزش واقعی داشت و باعث شد بانک 6 میلیارد دلار در معاملات ضرر کند.
اگرچه این ضرر به شیوه‌های معاملاتی پرخطر در بانک نسبت داده شد، سناریو پایه گفت که استفاده گروه تجاری از ورودی داده‌های دستی در چندین فایل اکسل باعث تشدید خطاهایی شد که زیان‌های هنگفتی را به همراه داشت.
از نرم افزار اختصاصی استفاده کنید
مایکروسافت اکسل یک صفحه گسترده عالی است. برای مجموعه داده های کوچک یا اگر به عنوان اثبات مفهومی آن را امتحان می کنید عالی است. اما اگر می خواهید مقیاس کار خود را افزایش دهید، باید نرم افزار اختصاصی را در نظر بگیرید.
استفاده از نرم‌افزاری که به‌طور خاص برای هدف شما ایجاد شده است، عملکرد بهتری به شما می‌دهد، سریع‌تر کار می‌کند و به شما امکان می‌دهد کارها را با کارایی بیشتری انجام دهید. اگرچه راه اندازی برخی از آنها زمان یا هزینه (یا هر دو) هزینه بر خواهد داشت، اما در دراز مدت باعث صرفه جویی در هزینه شما خواهند شد.