آیا زمان زیادی را در صندوق ورودی خود صرف می کنید؟ در اینجا چند ابزار بهره وری ایمیل وجود دارد که باعث صرفه جویی در ساعات کاری شما می شود.
با وجود گسترش ابزارهای ارتباطی با ویژگی های مفید، ایمیل هنوز در محیط کار امروزی جایگاهی جدایی ناپذیر دارد. به عنوان یک ابزار قابل اعتماد برای ارتباطات داخلی، ارتباط با مشتری و یک شناسه آنلاین که برای ثبت نام در خدمات مختلف استفاده می شود، استفاده از بهترین ابزار بهره وری ایمیل برای به حداکثر رساندن این فناوری حیاتی است.
چرا این مهم است؟ با افزایش بهره وری ایمیل خود، می توانید فرآیند ارتباط خود را ساده کنید، از هجوم ایمیل هایی که صندوق ورودی شما را شلوغ می کند جلوگیری کنید و زمان بیشتری را برای تمرکز روی کارهای دیگر آزاد کنید. در زیر، بهترین ابزارها برای افزایش بهره وری ایمیل شما را پوشش خواهیم داد.
1. ChatGPT برای نوشتن ایمیل
ChatGPT یک ربات چت مجهز به هوش مصنوعی است که می تواند مکالمات شبیه انسان را شبیه سازی کند و پاسخ هایی تولید کند که طبیعی به نظر می رسند. یکی از راه‌های باورنکردنی که می‌توانید از ChatGPT برای بهبود روز کاری خود استفاده کنید، استفاده از آن به عنوان دستیار نوشتن یا، به طور خاص، برای پیش‌نویس ایمیل‌ها است.
تنها کاری که برای استفاده از ChatGPT برای نوشتن ایمیل های دشوار در محل کار باید انجام دهید این است که به وب سایت OpenAI بروید و در صورت نداشتن یک حساب کاربری ایجاد کنید. بعد، زمینه ای را برای آنچه می خواهید در ایمیل خود بنویسید، ارائه دهید.
به عنوان مثال، نقش شما، اینکه ایمیل برای چه کسی ارسال می‌شود و می‌خواهید با مکالمه چه کاری انجام دهید. در مرحله بعد، از ChatGPT بخواهید تا پیش نویس ایمیل را برای شما بنویسد. می توانید از این پیش نویس همانطور که هست استفاده کنید یا در صورت نیاز تغییراتی در آن ایجاد کنید.
از طرف دیگر، می‌توانید از Bing Chat مایکروسافت، یک ربات گفتگوی داخلی که از سیستم زبان طبیعی GPT OpenAI پشتیبانی می‌کند، استفاده کنید، همان فناوری که ChatGPT را تقویت می‌کند.
یکی از مزایای استفاده از بینگ چت این است که در مرورگر مایکروسافت اج تعبیه شده است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که برای جستجوی Bing مبتنی بر هوش مصنوعی در Edge ثبت نام کنید و از ویژگی Compose آن در نوار کناری برای نوشتن ایمیل خود استفاده کنید.
2. GrammarlyGO برای ویرایش و نوشتن ایمیل ها
پس از تهیه پیش نویس ایمیل، گام بعدی شما باید ویرایش آن برای اشتباهات تایپی و سایر خطاها باشد. GrammarlyGo ابزار بعدی بهره وری ایمیل است که ارزش بررسی دارد. بنابراین، GrammarlyGO چیست؟ این یک ابزار ویرایش با قابلیت‌های هوش مصنوعی مولد است که می‌تواند به شما در بهبود گردش کار نوشتن و بهره‌وری کمک کند.
می توانید از GrammarlyGO برای بررسی اشتباهات نگارشی و املایی، تصحیح اشتباهات گرامری و بهبود نوشتار خود استفاده کنید. علاوه بر این، می‌توانید از قابلیت‌های هوش مصنوعی Grammarly برای نوشتن یا بازنویسی ایمیل‌های خود استفاده کنید.
تنها کاری که باید انجام دهید این است که برای یک حساب Grammarly رایگان ثبت نام کنید، که به شما امکان دسترسی به پیشنهادات اولیه نوشتن و ویرایش و همچنین 100 درخواست در ماه را می دهد. علاوه بر این، می‌توانید افزونه Grammarly را در مرورگر خود دانلود کنید تا بدون نیاز به ترک صفحه، محتوا را مستقیماً از مرورگر خود ویرایش و تولید کنید.
3. اسپایک برای ساده کردن و بهبود تجربه ایمیل شما
اگر به دنبال راه حلی نوآورانه هستید که فراتر از آنچه مشتریان ایمیل مرسوم ارائه می دهند فراتر رود، Spike یک راه حل نوآورانه است که می تواند تجربه و بهره وری ایمیل شما را بهبود بخشد.
بیایید با برخی از مشکلات اصلی که اغلب با بسیاری از مشتریان ایمیل مرتبط هستند، مانند صندوق ورودی بهم ریخته و توانایی محدود برای مرتب‌سازی خودکار ایمیل‌ها، شروع کنیم.
با ویژگی سازماندهی داخلی Spike، صندوق ورودی اولویتی، می‌توانید به راحتی ایمیل‌های کم‌اهمیت‌تان مانند ایمیل‌های تبلیغاتی و اعلان‌های برنامه‌های رسانه‌های اجتماعی را در صندوق ورودی دیگری به نام Other مرتب کنید در حالی که ایمیل‌های مهم را در صندوق ورودی اولویتی نگه می‌دارد.
در مرحله بعد، رشته‌های چت مانند Spike، مشابه آنچه در برنامه‌های پیام‌رسان دیده می‌شود، به شما این امکان را می‌دهند که به راحتی مکالمات را با مخاطبین خود دنبال کنید. این رویکرد مکالمه تجربه ایمیل شما را ساده و بهبود می بخشد و به شما امکان می دهد تا به سرعت در ایمیل های خود حرکت کنید.
علاوه بر این، می‌توانید از Spike برای یکپارچه‌سازی تمام حساب‌های ایمیل خود در یک پورتال برای پیگیری ایمیل‌های حساب‌های مختلف بدون جابجایی بین آنها استفاده کنید. در حالی که ویژگی Super Search آن، یافتن هر چیزی را که به دنبال آن هستید آسان‌تر می‌کند.
4. Zapier برای خودکارسازی گردش کار ایمیل شما
ادغام پرکاربردترین ابزارها در پشته بهره وری می تواند به شما کمک کند در زمان صرفه جویی کنید و بهره وری خود را بهبود بخشید، زیرا به شما امکان می دهد داده ها را در برنامه ها و پلتفرم های مختلف همگام سازی کنید. با توجه به مدت زمانی که در صندوق ورودی ایمیل خود می گذرانید، ارتباط ایمیل خود با سایر برنامه ها و سرویس هایی که به طور منظم استفاده می کنید منطقی است.
می توانید از یک ابزار اتوماسیون گردش کار مانند Zapier برای اتصال ایمیل خود با سایر ابزارهای بهره وری محبوب استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید از ادغام Email by Zapier برای اتصال ایمیل خود به Slack و ارسال تمام ایمیل های دریافتی به یک کانال Slack خاص استفاده کنید. آیا شما یک کاربر تقویم گوگل هستید؟ می‌توانید از Zapier برای ایجاد خودکار رویدادهای Google Calendar از ایمیل‌های دریافتی استفاده کنید.
Zapier همچنین به شما امکان می‌دهد گردش‌های کاری خودکار سفارشی ایجاد کنید تا هر گونه کار تکراری مرتبط با ایمیل‌ها و ابزارهای دیگر را انجام دهید. این ادغام های Zapier می توانند بهره وری ایمیل شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهند.
5. SaneBox برای سازماندهی صندوق ورودی شما
زمانی که صندوق ورودی شما درهم است و بیشتر وقت خود را صرف مرتب کردن ایمیل‌ها می‌کنید، انجام هر کاری چالش برانگیز است. SaneBox یک راه حل ایمیل هوشمند است که به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را به طور خودکار سازماندهی کنید.
می‌توانید با اسکن ایمیل‌های خود برای یافتن برنامه‌ها، وب‌سایت‌ها و خبرنامه‌هایی که در آنها مشترک شده‌اید و انتخاب آن‌هایی که می‌خواهید به سطل زباله بروند، از SaneBox برای تمیز کردن صندوق ورودی خود استفاده کنید.
در مرحله بعد، SaneBox از هوش مصنوعی استفاده می کند تا با شناسایی ایمیل هایی که نیاز به توجه فوری دارند و در عین حال ایمیل های کمتر مهم را در پوشه @SaneLater طبقه بندی می کند، صندوق ورودی ایمیل شما را مرتب کند. علاوه بر این، می توانید SaneBox را برای سازماندهی ایمیل ها با ارسال دستی ایمیل به پوشه های خاص آموزش دهید.
به عنوان مثال، می توانید ایمیل های اسپم را به @SaneBlackHole ارسال کنید یا یک پوشه جداگانه برای ایمیل های اعضای خانواده ایجاد کنید. SaneBox تمام ایمیل های دریافتی را به خاطر می آورد و به طور خودکار به پوشه های مربوطه اضافه می کند.
6. Todoist برای تبدیل ایمیل ها به وظایف
یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود بهره‌وری ایمیل‌تان این است که ایمیل‌هایتان را به کارهایی قابل انجام تبدیل کنید. Todoist یک برنامه کاربردی فهرست کارها است که می تواند به شما در سازماندهی وظایف و انجام کارهای بیشتر کمک کند.
می‌توانید افزونه‌های Todoist برای Gmail یا Todoist for Outlook را نصب کنید تا به سرعت ایمیل‌ها را مستقیماً از صندوق ورودی خود به وظایف تبدیل کنید. پس از نصب، هر ایمیلی را که می خواهید به یک کار Todoist تبدیل کنید، باز کنید، روی نماد Todoist کلیک کنید، نام پروژه را بگذارید، تاریخ سررسید و سطح اولویت را تعیین کنید و روی ADD TASK کلیک کنید.
زمان کمتری را در صندوق ورودی ایمیل خود صرف کنید و کارهای بیشتری انجام دهید
به عنوان یک ابزار ارتباطی، ایمیل شما باید اطلاعاتی را که برای تصمیم گیری و اقدام لازم دارید، در اختیار شما قرار دهد. اگر زمان زیادی را در صندوق ورودی خود صرف می کنید، توانایی شما در تکمیل کارآمد کارتان را مختل می کند.
بنابراین، زمان آن رسیده است که با استفاده از ابزارهای بهره وری ایمیل که در بالا ذکر شده است، رویکردی فعالانه داشته باشید. انجام این کار به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را سازماندهی کنید و بار ایمیل را کاهش دهید، با مهم ترین ایمیل های خود همراه باشید، سریع تر پاسخ دهید و زمان خود را برای تمرکز روی کارهای مهم تر آزاد کنید.