روش آیوی لی یک روش ساده اما موثر برای افزایش بهره وری شماست. در اینجا چند استراتژی وجود دارد که به شما در شروع کار کمک می کند.
روش آیوی لی بیش از یک قرن است که وجود داشته و ابزاری قدرتمند برای افزایش بهره وری است. این روش که شامل اولویت بندی و تمرکز بر مجموعه کوچکی از وظایف روزانه است، می تواند با استراتژی های اضافی بیشتر بهینه شود.
با گنجاندن این استراتژی‌ها در روال خود، می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید و با روش آیوی لی زیر کمربند خود، کارهای بیشتری انجام دهید.
1. تسلط بر روال صبحگاهی
روز خود را با یک برنامه روتین صبحگاهی که به خوبی طراحی شده است شروع کنید تا به بهره وری کمک کنید. این می تواند شامل ورزش، مدیتیشن و برنامه ریزی برای روز آینده باشد.
با ایجاد یک شروع ساختاریافته و آگاهانه برای صبح خود، برای مقابله با شش وظیفه ای که انتخاب می کنید با روش آیوی لی آماده باشید.
نکات سریع برای استفاده بهینه از صبح:
- زود بیدار شوید: افراد سحرخیز از زمان کافی برای سهولت در روز و اجتناب از احساس عجله سود می برند. این همچنین قبل از شروع به وظایف خود “زمان من” بیشتری به شما می دهد.
- ورزش و مدیتیشن: از برنامه‌هایی مانند Headspace برای مدیتیشن استفاده کنید یا برای تمرین‌های هدایت‌شده YouTube را بررسی کنید.
- روز خود را برنامه ریزی کنید: چند دقیقه را به طرح کلی اولویت های اصلی خود در روز اختصاص دهید و مطمئن شوید که با روش آیوی لی هماهنگ هستید. ابزارهایی مانند Todoist یا Notion می توانند به شما در سازماندهی و برنامه ریزی موثر وظایفتان کمک کنند.
2. تسلط بر ساعت برق
یک ساعت مشخص در طول روز تعیین کنید که معمولاً به عنوان “ساعت قدرت” شناخته می شود. در این مدت، روی حذف تمام حواس‌پرتی‌ها و تمرکز صرف بر روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید. با متعهد شدن به یک ساعت کار متمرکز بدون وقفه، پیشرفت قابل توجهی در اولویت های کلیدی خود خواهید داشت.
نکات سریع برای ساعت برق:
- حذف حواس‌پرتی: اعلان‌ها را خاموش کنید، تلفن خود را بی‌صدا نگه دارید و برگه‌های غیرضروری را در رایانه خود ببندید تا وقفه‌ها را به حداقل برسانید. از ابزارهایی مانند Focus@Will یا افزونه های مرورگر مانند StayFocusd برای مسدود کردن وب سایت های مزاحم استفاده کنید.
- اهداف مشخصی را تعیین کنید: به وضوح هدف خود را در طول ساعت قدرت خود تعیین کنید و وظایف خود را به مراحل کوچکتر و قابل اجرا تقسیم کنید. ابزارهای مدیریت پروژه مانند ClickUp یا Trello می توانند به شما در شکستن و سازماندهی اهدافتان کمک کنند.
- پیشرفت خود را ردیابی کنید: دستاوردهای خود را در طول هر ساعت قدرت پیگیری کنید تا با انگیزه بمانید و سطح بهره وری خود را ارزیابی کنید. از برنامه های ردیابی زمان مانند Toggl یا RescueTime برای نظارت بر بهره وری خود و شناسایی زمینه های بهبود استفاده کنید.
3. پذیرش زمان مسدود کردن
زمان‌های اختصاصی را برای کار متمرکز، جلسات، ایمیل‌ها و استراحت‌ها اختصاص دهید. با سازماندهی روز خود با بلوک‌های زمانی تعبیه‌شده، مطمئن می‌شوید که به وظایف خود توجهی را که شایسته آن است می‌دهید و در عین حال از دام چندوظیفه‌ای بیش از حد اجتناب می‌کنید.
نکات سریع برای مسدود کردن زمان موثر:
- وظایف خود را اولویت بندی کنید: مهم ترین وظایف خود را شناسایی کنید و بلوک های زمانی خاصی را برای آنها اختصاص دهید، با اصل روش آیوی لی که بر روی مجموعه کوچکی از کارها تمرکز می کند، همراستا باشید.
- واقع بین باشید: بین کارها زمان بافر بگذارید تا هرگونه وقفه یا تاخیر غیرمنتظره را در نظر بگیرید. به یاد داشته باشید که استراحت و زمان انتقال بین فعالیت ها را در نظر بگیرید.
- از بلوک های زمانی خود محافظت کنید: بلوک های زمانی برنامه ریزی شده خود را به عنوان قرار ملاقات های غیرقابل مذاکره در نظر بگیرید و از برنامه ریزی فعالیت های متناقض در این دوره ها خودداری کنید. شما می توانید از ابزارهایی مانند Calendly برای اطلاع رسانی در دسترس بودن خود به همکاران استفاده کنید.
4. استفاده از تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو شامل کار عمیق به مدت 25 دقیقه روی یک کار با تمرکز شدید تا زمانی است که تایمر خاموش شود. سپس، یک استراحت کوتاه داشته باشید و سپس این روند را تکرار کنید. با تقسیم کار خود به بخش های قابل مدیریت، سطح تمرکز بالایی را حفظ کرده و از فرسودگی شغلی جلوگیری می کنید.
نکات سریع برای پومودوروهای موثر:
- از یک برنامه استفاده کنید: از یک برنامه تایمر Pomodoro استفاده کنید تا برای یک دوره ثابت کار کنید و در عین حال احساس فوریت را حفظ کنید و کار متمرکز را تشویق کنید.
- استراحت ها را دست کم نگیرید: بعد از هر پومودورو، بهترین استفاده را از استراحت خود داشته باشید تا ذهن خود را شارژ و استراحت کنید. از این زمان برای حرکات کششی، پیاده روی کوتاه یا انجام یک تمرین آرام سازی سریع استفاده کنید.
- مرور و تنظیم: پس از تکمیل چند پومودورو، پیشرفت خود را ارزیابی کنید و مدت زمان کار و دوره های استراحت را بر اساس میزان بهره وری و انرژی خود تنظیم کنید. با فواصل زمانی مختلف آزمایش کنید تا بهترین کار را برای شما پیدا کنید.
5. تک کاره و تمرکز عمیق
به جای اینکه توجه خود را بین چند کار تقسیم کنید، می توانید از تک تک کارها برای انجام دادن یک تکلیف در یک زمان استفاده کنید. این به خداحافظی با حواس‌پرتی‌ها و ایجاد محیطی مناسب برای تمرکز عمیق کمک می‌کند.
نکات سریع برای تک تک کار موثر:
- فضای کاری خود را پاک کنید: محیطی را تمیز کنید و محیطی ایجاد کنید که از تمرکز و تمرکز پشتیبانی کند. فقط ابزار و مواد ضروری را در دسترس قرار دهید.
- از “قانون دو دقیقه” استفاده کنید: اگر تکمیل یک کار کمتر از دو دقیقه طول می کشد، به جای اضافه کردن آن به لیست کارهای خود، بلافاصله آن را انجام دهید. این به جلوگیری از انباشته شدن کارهای کوچک و حواس پرتی کمک می کند.
- تمرکز حواس را تمرین کنید: ذهن خود را آموزش دهید تا هر زمان که کار در حال سرگردانی بود، توجه شما را به آن بازگرداند. اپلیکیشن‌هایی مانند Calm، Headspace یا حتی YouTube تمرین‌های تمرکز حواس را برای افزایش تمرکز و توجه ارائه می‌دهند.
6. یکپارچه سازی فناوری برای بهره وری
از ابزارها و فناوری بهره وری استفاده کنید که برای افزایش کارایی شما بهترین کار را دارد. به عنوان مثال، می‌توانید از برنامه‌های مدیریت کار برای ضبط و سازماندهی فهرست کارهایتان، ابزارهای مدیریت پروژه برای همکاری با تیم‌های راه دور و ابزارهای اتوماسیون برای ساده‌سازی کارهای تکراری استفاده کنید.
با این حال، مراقب باشید که تحت تأثیر فناوری مورد اعتماد خود قرار نگیرید و فقط از آن به عنوان یک سیستم پشتیبانی استفاده کنید تا حواس پرتی. وابستگی بیش از حد به چنین ابزارهایی نیز می تواند تأثیر معکوس بر بهره وری شما داشته باشد.
نکاتی برای کار با ابزارهای بهره وری:
- برنامه‌های بهره‌وری را کاوش کنید: برنامه‌های مدیریت کار مانند Todoist، Notion، یا Evernote برای ثبت وظایف روزمره و کارهای بزرگ‌تر مفید هستند. اگر سبک شما بیشتر باشد، برنامه‌های بهره‌وری بازی‌سازی شده نیز وجود دارد.
- کارهای تکراری را خودکار کنید: کارهای تکراری را شناسایی کنید که می توانند با استفاده از ابزارهایی مانند Zapier یا IFTTT خودکار شوند تا در زمان صرفه جویی شود و تلاش دستی کاهش یابد. به عنوان مثال، اگر کار سنگینی برای مدیریت دارید، خودکار کردن پاسخ‌های ایمیل، ورود داده‌ها یا ارسال در رسانه‌های اجتماعی می‌تواند زمان ارزشمندی را برای کارهای مهم‌تر آزاد کند.
- عوامل حواس پرتی را محدود کنید: تعیین حد و مرز برای استفاده از فناوری می تواند کمک زیادی به شما کند. مسدود کننده های وب سایت مانند Freedom را در طول جلسات کاری متمرکز بررسی کنید. همچنین می توانید از برنامه های استفاده از وب سایت برای به دست آوردن بینش در مورد عادات آنلاین خود و ایجاد تنظیمات آگاهانه استفاده کنید.
با روش آیوی لی کارهای بیشتری انجام دهید
در پایان روز، مهم است که به یاد داشته باشید که بهره‌وری فقط به معنای انجام وظایف نیست، بلکه ایجاد یک زندگی کامل و هدفمند است. این استراتژی‌ها را در آغوش بگیرید، آنها را آزمایش کنید و ترکیب منحصربه‌فردی را که برای شما مناسب است را کشف کنید.