آیا می خواهید بهره وری خود را افزایش دهید و به اهداف خود برسید؟ در اینجا برخی از اشتباهات مدیریت زمان وجود دارد که برای کنترل برنامه خود باید از آنها اجتناب کنید.
اگر با نزدیک شدن به مهلت، وظایف شما در حال انباشته شدن هستند و احساس می کنید که خسته هستید، ممکن است زمان خود را به طور موثر مدیریت نکنید.
بسیاری از ما مرتکب اشتباهات وحشتناکی در مدیریت زمان می شویم که نه تنها به قیمت ساعات گرانبهای ما تمام می شود، بلکه منجر به افزایش اضطراب، استرس و تعادل بین کار و زندگی می شود.
بیایید به برخی از رایج ترین اشتباهات مدیریت زمان و نحوه جلوگیری از آنها برای افزایش بهره وری نگاه کنیم:
1. عدم تعیین اهداف
کار بی هدف و بدون هدف در ذهن می تواند منجر به کمبود انگیزه و بهره وری شود. شما به راحتی تسلیم عوامل حواس پرتی می شوید و زمان خود را به خوبی مدیریت نمی کنید.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
تعیین اهداف و تعهد به آنها به شما جهت می دهد و به شما انگیزه می دهد تا وظایف خود را انجام دهید. شما متمرکزتر می شوید و زمان و منابع خود را بهتر مدیریت می کنید تا به اهداف خود برسید.
اما به یاد داشته باشید، همه اهداف برابر نیستند. اهداف SMART (مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط، و محدود به زمان) عملکرد بهتری نسبت به اهداف غیر اختصاصی دارند. چندین مطالعه این ادعا را تایید می کند. یکی از این مطالعات که در بخش بانکداری کلانشهر کیپ کوست انجام شد، نشان داد که تعیین اهداف خاص و چالش برانگیز (و در عین حال قابل دستیابی) به افزایش عملکرد کارکنان کمک می کند.
بنابراین به‌جای اینکه «اولین رمانم را کامل کنم» به عنوان هدف خود، از نوع هوشمند آن استفاده کنید، یعنی «هر ماه حداقل یک فصل از اولین رمانم را کامل کنم». مورد دوم خاص تر است، شما را به چالش می کشد و برای هدف شما محدودیت زمانی تعیین می کند.
2. اولویت بندی نکردن
اگر فهرستی برای انجام کارهایی نداشته باشید که به شما کمک کند در انجام کارها بمانید، متوجه خواهید شد که به طور تصادفی از آنها می پرید. در پایان روز، هنوز کارهای انجام نشده و ناامیدی زیادی خواهید داشت. این به این معنا نیست که زمان کافی ندارید، بلکه این واقعیت است که شما زمان خود را به خوبی مدیریت نمی کنید.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
داشتن فهرست کارها به شما کمک می کند تا وظایف خود را اولویت بندی کنید و با اختصاص زمان بر اساس اهمیت و فوریت وظایف خود، زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. در اینجا نحوه انجام آن آمده است:
- اپلیکیشنی را بیابید تا وظایف خود را متناسب با نیازتان فهرست کرده و اولویت بندی کنید.
- تمام کارهایی را که باید در یک روز یا هفته انجام دهید را در لیست کارهایتان یادداشت کنید.
- آنها را بر اساس اهمیت و فوریت آنها با استفاده از یک سیستم رتبه بندی رتبه بندی کنید.
- مهمترین و فوری ترین کارها را در بالا رتبه بندی کنید، در حالی که کارهای کم اهمیت و فوری در پایین باقی می مانند.
- از مهمترین و فوری ترین کارها شروع کنید و در لیست پایین بروید.
3. عدم پیگیری زمان
اگر پروژه ای را بدون ارزیابی زمان شروع کنید، ممکن است زمان بیشتری از زمان لازم را صرف کنید. یا می توانید بیش از حد اعتماد به نفس داشته باشید و بیش از آنچه که می توانید کار کنید، بدون اینکه زمان کافی برای تکمیل آن داشته باشید. با زمان کمتری که در اختیار دارید، نه تنها نمی‌توانید ضرب‌الاجل‌ها را رعایت کنید، بلکه احتمالاً کار تولید شده بسیار پایین‌تر خواهد بود.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
همیشه ارزیابی کنید که یک پروژه خاص چقدر زمان باید صرف کند و برای تکمیل پروژه در آن بازه زمانی تلاش کنید (مطمئن شوید که برای استراحت های کوتاه زمان بیشتری به خود اختصاص دهید). شما باید از یک برنامه ردیابی زمان برای ردیابی زمان صرف شده برای یک پروژه یا کار استفاده کنید.
هنگامی که می دانید یک کار خاص چقدر زمان (به طور متوسط) طول می کشد، می توانید وظایف خود را به طور مؤثرتری برنامه ریزی کنید. این کار را به اندازه کافی انجام دهید، و یک برگه گزارش دقیق از زمان صرف شده برای کارهای مختلف در یک روز/هفته/ماه خاص دریافت خواهید کرد.
هنگامی که آن را به دست آورید، می توانید دریابید که چه کارهای تکراری بیشترین زمان را می گیرند و به راه حل هایی فکر کنید تا آنها را به طور موثرتر انجام دهید یا آنها را خودکار کنید تا در زمان بیشتری صرفه جویی کنید. اینترنت مملو از برنامه های رایگان ردیابی زمان است که می توانید از آنها برای ردیابی پروژه های خود برای مدیریت بهتر زمان استفاده کنید.
4. به تعویق انداختن
به تعویق انداختن کار مانع بزرگی برای کار است، به خصوص زمانی که مجبور به انجام یک کار دشوار یا خسته کننده هستید. به آن ترکیبی از عوامل حواس پرتی را اضافه کنید، به عنوان مثال، گوشی هوشمند خود، و دستور العمل عالی برای به تعویق انداختن کار را خواهید داشت.
سست می‌شوید، تسلیم حواس‌پرتی‌ها می‌شوید و زمان خود را تا نزدیک شدن به مهلت تلف می‌کنید. معطل‌کنندگان همیشه وقتشان کم است، از ضرب الاجل‌هایشان عقب می‌مانند و تعادل بین کار و زندگی ندارند.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
یک راه عالی برای جلوگیری از اهمال کاری این است که یک پروژه بزرگ را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم کنید. به عنوان مثال، اگر نیاز به نوشتن یک مقاله 2000 کلمه ای دارید، به جای ترس از نوشتن مقاله کامل، آن را به وظایف فرعی تقسیم کنید: طرح کلی، مقدمه، زیر عنوان 1، عنوان فرعی 2، عنوان فرعی 3 و نتیجه گیری.
اکنون برای هر یک از این وظایف کوچکتر، فرصت های زمانی تعیین کنید و خود را متعهد به انجام آنها کنید. برای انجام این کارهای کوچکتر انگیزه بیشتری خواهید داشت و کمتر احتمال دارد آن را به تعویق بیندازید. یکی دیگر از روش های عالی برای غلبه بر اهمال کاری استفاده از تکنیک پومودورو است. تکنیک پومودورو از مفهومی مشابه پیروی می کند.
در اینجا نحوه استفاده از تکنیک پومودورو آورده شده است:
- یک پروژه را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید
- یک تایمر بگیرید و آن را روی 25 دقیقه تنظیم کنید
- 25 دقیقه به خود فرصت دهید و روی یک کار فرعی کار کنید
- پس از زنگ زدن تایمر (بعد از 25 دقیقه) 5 دقیقه استراحت کنید.
- چهار چرخه 25 دقیقه ای را کامل کنید و سپس نیم ساعت استراحت کنید
5. برنامه ریزی بی اثر
آیا متوجه شده اید که برخی از روزها به اندازه روزهای دیگر پربار نیستند؟ این به این دلیل است که سطح انرژی ما در طول هفته متفاوت است. نه تنها این، افراد مختلف سطوح انرژی متفاوتی در طول روز دارند.
اگر در حین برنامه‌ریزی، ساعات اوج بهره‌وری خود را در نظر نمی‌گیرید، این احتمال وجود دارد که با زمان و انرژی کم، با مهمترین وظایف معلق مواجه شوید.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
آیا شما یک جغد شب هستید یا یک پرنده زودرس؟ نحوه کار خود را ارزیابی کنید و ساعات اوج بهره وری خود را دریابید. هنگامی که از ساعاتی که بیشترین بهره وری را دارید مطلع شدید، پروژه های خود را بر این اساس برنامه ریزی کنید.
پربازده ترین ساعات خود را به مهم ترین (و فشرده) کارها اختصاص دهید و در عین حال کارهای کم اهمیت (یا کمتر فشرده) مانند پاسخ دادن به ایمیل ها یا تشکیل جلسات را برای ساعات کاری باقیمانده حفظ کنید. چندین برنامه تقویم وجود دارد که می تواند به شما در برنامه ریزی موثر کمک کند. یکی را پیدا کنید که به بهترین وجه نیازهای شما را برآورده می کند.
6. تسلیم شدن به عوامل حواس پرتی
یک نظرسنجی در ژوئن 2020 توسط Statista نشان داد که 53.7 درصد از افرادی که در خانه کار می کنند فکر می کنند که تلفن هوشمند آنها بزرگترین عامل حواس پرتی است. چند بار متوجه شده اید که کار می کنید و ناگهان تلفن شما شروع به وزوز می کند؟ حواس‌تان پرت می‌شود و اکنون مجبور هستید تلفنتان را چک کنید.
خواه ایمیلی از یک مشتری، پیامی از طرف همکار شما، یا اعلان تصادفی از فیس بوک، توییتر یا اینستاگرام باشد. حواس‌پرتی‌ها می‌توانند بخش خوبی از ساعات کاری را برای شما هزینه کنند.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
همه چیز به برنامه ریزی موثر برمی گردد. برای کار، چک کردن ایمیل‌ها، اوقات فراغت، و غیره زمان تعیین کنید. وقتی زمان کار فرا رسید، تلفن خود را کنار بگذارید (در حالت هواپیما)، ترجیحاً در اتاق دیگری، و به کار خود برسید.
از آنجایی که بزرگترین منبع حواس‌پرتی در حال حاضر از مسیر خارج شده است، تمرکز روی کارتان بسیار محتمل‌تر و آسان‌تر می‌شود. از آنجایی که تمام تمرکز و توجه خود را روی یک کار معطوف می‌کنید، احتمال کمتری دارد که مرتکب خطا شوید و احتمال بیشتری دارد که کار را به طور مؤثر انجام دهید.
اگر قرار دادن گوشی در حالت هواپیما برای شما کارساز نبود چه؟ اگر ذهن شما به سمت رسانه های اجتماعی پرتاب شود و مجبور شوید تلفن خود را بردارید تا ایمیل ها را بررسی کنید یا مستقیماً روی لپ تاپ خود در فید فیس بوک خود حرکت کنید، چه؟ اگر این شما هستید، سعی کنید از برنامه Freedom برای خلاص شدن از شر حواس‌پرتی‌ها، غلبه بر تعلل و دستیابی به موارد بیشتر استفاده کنید.
پتانسیل کامل خود را آزاد کنید
در حالی که بر نحوه مدیریت بهتر زمان خود تمرکز می کنید، به راحتی می توانید دلیل مدیریت زمان خود را در وهله اول از دست بدهید، یعنی کار بیشتری انجام دهید.
پیمایش روزانه در بسیاری از برنامه های بهره وری بدون انجام کار بیشتر بی معنی است. پیدا کنید چه چیزی برای شما مفید است و بدون از دست دادن تصویر بزرگتر، به آن پایبند باشید. اما برای اینکه بفهمید چه چیزی برای شما مفید است، مهم است که نیازهای مدیریت زمان خود را درک کنید.