آیا برای اولویت بندی کارها به طور موثر تلاش می کنید؟ در اینجا برخی از برنامه های تغییر بازی وجود دارد که از ماتریس آیزنهاور برای سازماندهی بهینه وظایف استفاده می کنند.
اولویت بندی کارها آسان نیست. اغلب، می توانید بدون اینکه متوجه باشید کارهای مهم تری برای انجام دادن وجود دارد، روی وظایف کار کنید. ماتریس آیزنهاور یک سیستم مدیریت زمان قدرتمند است که به نام رئیس جمهور سابق دوایت دی. آیزنهاور نامگذاری شده است. این سیستم به شفاف سازی اولویت های شما کمک می کند و به شما این امکان را می دهد که بدون از دست دادن ضرب الاجل، وظایف خود را به سرعت انجام دهید.
با استفاده از این سیستم، مجبور نخواهید بود دوبار در مورد اینکه چگونه لیست کارهای خود را به بهترین شکل انجام دهید، فکر کنید. بیایید سیستم ماتریس آیزنهاور و برخی از برنامه های تلفن همراه را که از این ویژگی برای سازماندهی وظایف شما استفاده می کنند، بررسی کنیم.
ماتریس آیزنهاور چگونه کار می کند؟
ماتریس آیزنهاور بر سازماندهی وظایف شما در یک شبکه 2×2 متکی است. هر کار بر حسب دو متغیر سنجیده می شود: اهمیت و فوریت. اینکه یک کار چقدر مهم و فوری است تعیین می کند که در کجای ماتریس قرار می گیرد.
نمونه ای از یک کار مهم و فوری مهلتی است که فردا سررسید می شود. این به ربع بالا سمت چپ تعلق دارد. با این حال، همه وظایف مهم فوری نیستند. ورزش، توسعه شخصی و شبکه سازی همگی نمونه هایی از چیزهایی هستند که مهم هستند اما نیازی به توجه فوری شما ندارند.
شما می توانید از ماتریس آیزنهاور برای اندازه گیری بهره وری و درک اولویت های خود استفاده کنید. همچنین به شما کمک می کند تا از موقعیت پشیمان کننده ای که زمان کمی برای کار بر روی یک موضوع مهم باقی مانده است دوری کنید.
1. دوایت – ماتریس اولویت ToDo
Dwight – ToDo Priority Matrix اپلیکیشنی است که از ماتریس آیزنهاور هوشمندانه استفاده می کند. می توانید وظایف را به صورت جداگانه ایجاد کنید یا آنها را به یک لیست اختصاص دهید. صفحه اصلی نشان می دهد که چه تعداد وظیفه در هر ربع سررسید است و همچنین وظایف را بر اساس تاریخ سررسید آنها تفکیک می کند.
پس از ایجاد یک کار، به Backlog اختصاص داده می شود – یک واحد ذخیره سازی موقت برای جمع آوری وظایف قبل از اختصاص آنها به یک ربع. این برای نوشتن ایده های سریع مفید است. همچنین می توانید موعد مقرر را برای وظایف تعیین کنید. وظایف دارای سررسید به طور خودکار به برگه امروز، فردا یا روزی ارسال می شوند.
برای دسترسی به هر ربع، روی نماد ماتریس آیزنهاور در پایین صفحه اصلی ضربه بزنید. هر ربع صفحه مخصوص به خود را دارد، بنابراین می توانید هر بار روی یک دسته تمرکز کنید. همچنین می‌توانید ایمیل‌های Outlook خود را همگام‌سازی کنید و آنها را به‌عنوان وظایف علامت‌گذاری کنید.
دانلود: Dwight – ToDo Priority Matrix برای اندروید (رایگان) | iOS (3.99 دلار)
2. ماتریس اولویت
ماتریس اولویت بسیاری از ابزارهای موثر مدیریت زمان را برای شما و تیمتان فراهم می کند. می توانید یادداشت هایی را به وظایف و منابع، از جمله فایل ها و URL ها اضافه کنید. تب Alerts هنگامی که عضو دیگری از شما در کاری نام می برد به شما اطلاع می دهد، بنابراین می توانید در تیم خود سازماندهی کنید.
پروژه ها اصطلاح برنامه برای ماتریس ها هستند. می توانید با ضربه زدن روی نماد شبکه در بنر بالای صفحه اصلی به پروژه های خود دسترسی داشته باشید. اگر یک ربع خیلی شلوغ می شود، می توانید اندازه ماتریس را با استفاده از دکمه فلش مرکزی دوباره تنظیم کنید.
یکی دیگر از ویژگی های برجسته، گزینه های فیلترینگ و مرتب سازی پیشرفته است. می توانید وظایف را بر اساس تاریخ سررسید و برچسب های اختصاص داده شده فیلتر کنید. همچنین گزینه ای برای اضافه کردن فیلترهای سفارشی برای ذخیره برای استفاده بعدی وجود دارد.
دانلود: ماتریس اولویت برای اندروید | iOS (رایگان، اشتراک در دسترس است)
3. مفهوم
Notion اپلیکیشنی است که بسیاری از مردم به دلایل قوی از آن استفاده می کنند. یکی از بسیاری از کارهای مفیدی که می توانید در Notion انجام دهید، ساخت یک ماتریس آیزنهاور است.
قالب Notion’s Eisenhower Matrix یک منبع رایگان است که می توانید از گالری قالب آنلاین آن دانلود کنید و به راحتی در فضای کاری خود اعمال کنید. این الگو دو گزینه برای مشاهده ماتریس آیزنهاور شما ارائه می دهد: نمای جدول و نمای هیئت.
در نمای جدول، می توانید با استفاده از دو ویژگی اهمیت و فوریت، اولویت وظایف خود را اندازه گیری کنید. سپس می توانید از گزینه Sort برای مرتب سازی مجدد وظایف خود و شروع به کار بر روی کارهای ضروری و مهم استفاده کنید. اگر ظاهر اصلی ماتریس آیزنهاور را ترجیح می دهید، نمای هیئت وظایف شما را در یک شبکه سازماندهی می کند.
دانلود: Notion برای اندروید | iOS (رایگان، اشتراک در دسترس است)
4. زندگی من را بهبود بخشید
اگر فهرست کارهایی دارید که باید انجام دهید و نمی دانید چگونه آن را مدیریت کنید، این برنامه به شما کمک می کند اولویت های خود را مرتب کنید. بهبود زندگی من زندگی شما را به هشت دسته اصلی تقسیم می کند که شامل خودسازی، سلامتی و افراد می شود، بنابراین می توانید یک برنامه توسعه شخصی برای زندگی ایده آل خود ایجاد کنید.
برای هر کار جدید، می توانید انتخاب کنید که به کدام یک از هشت بخش تعلق دارد و اهمیت و ارزش فوری آن را مشخص کنید. برای یافتن ویژگی ماتریس آیزنهاور، روی نماد منو در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید تا به نوار کناری دسترسی پیدا کنید.
Improve My Life همچنین یک دستیار هوشمند ارائه می دهد که بینش هایی را بر اساس دیدگاه مدیریت زمان فعلی شما ارائه می دهد. اگر قبلاً از ماتریس آیزنهاور استفاده نکرده‌اید، این گزینه Improve My Life را برای اولین برنامه ایده‌آل می‌کند.
دانلود: بهبود زندگی من برای اندروید | iOS (رایگان، اشتراک در دسترس است)
5. میرو
Miro یک برنامه پیشرفته برای یادداشت برداری وایت برد است که می توانید برای استفاده شخصی یا کاری از آن استفاده کنید. Miro یک رویکرد انعطاف پذیر برای اضافه کردن یادداشت به ماتریس ارائه می دهد. می‌توانید با تایپ T یادداشت‌ها را به‌عنوان متن اضافه کنید یا با ضربه زدن روی N می‌توانید یادداشت‌های چسبناک اضافه کنید.
برای شروع، وارد شوید یا یک حساب کاربری رایگان ایجاد کنید، سپس الگوی ماتریس آیزنهاور را دانلود کنید. با اندازه بی نهایت بوم Miro، می توانید ماتریس خود را طراحی کنید و اندازه آن را به اندازه ای تغییر دهید که بهترین کار را برای شما دارد. همچنین کنترل های حرکتی هوشمندی وجود دارد که به شما امکان بزرگنمایی و کوچکنمایی با یک انگشت را می دهد.
برای سفارشی‌سازی بیشتر، می‌توانید به هر یادداشت روی ماتریس خود برچسب اضافه کنید. همچنین اگر می‌خواهید در مورد عناصر ماتریس آیزنهاور با تیم خود صحبت کنید، از جمله اینکه چگونه وظایف را به بهترین نحو انجام دهید، یک ویژگی چت نیز وجود دارد.
دانلود: Miro برای اندروید | iOS (رایگان، اشتراک در دسترس است)
6. تیک تیک
TickTick یک برنامه مدیریت کار پرکاربرد برای حفظ اولویت های شما است. این برنامه دارای طیف قابل توجهی از ویژگی ها برای بهره وری شما است، از جمله تایمر Pomodoro، ردیاب عادت، و اخیراً، الگوی ماتریس آیزنهاور.
برای دسترسی به ویژگی Eisenhower Matrix، به تنظیمات بروید، روی نوار Tab ضربه بزنید، سپس Eisenhower Matrix را انتخاب کنید تا آن را به نوار ناوبری اضافه کنید. در صفحه این ویژگی، می‌توانید برای هر ربع ماتریس، کارها را مشاهده و ایجاد کنید. همچنین می‌توانید از برچسب‌های اولویت TickTick برای اضافه کردن وظایف به ماتریس بدون نیاز به پیمایش به آنها استفاده کنید.
TickTick به طور یکپارچه از ماتریس آیزنهاور استفاده می کند، بنابراین می توانید مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید. برای لمس بیشتر، می توانید موقعیت ربع را با ضربه زدن روی سه نقطه در گوشه بالا سمت راست تغییر دهید.
دانلود: TickTick برای اندروید | iOS (رایگان، اشتراک در دسترس است)
استاد مدیریت زمان با استفاده از ماتریس آیزنهاور
تقریباً در هر سناریویی می توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. چه در حال برنامه‌ریزی برای یک سفر دور، یا شروع یک کار جدید، یا دانش‌آموزی با انبوهی از تکالیف کلاسی برای تکمیل، ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا وظایف را به کارآمدترین شکل ممکن انجام دهید. این سیستم مدیریت زمان را امتحان کنید تا زمان بیشتری را صرف کارهای مهمتر کنید و زمان صرف شده برای کارهای کوچکتر را کاهش دهید.