استفاده نادرست از زمان خود در محل کار می تواند بهره وری شما را کاهش دهد. در اینجا چند ابزار برای کمک به شما برای مقابله با برخی از اتلاف وقت در محل کار آورده شده است.
چند ضربه گاه به گاه در طول روز کاری شما اجتناب ناپذیر است. اما اگر این حواس‌پرتی‌ها به عادت‌های ثابت تبدیل شوند، می‌توانند به کیفیت کار و بهره‌وری شما آسیب بزنند.
در حالی که برخی از قاتلان بهره وری آشکار هستند، برخی دیگر خود را به عنوان وظایف ضروری پنهان می کنند. اگر مراقب نباشید، این اتلاف‌کنندگان وقت می‌توانند به راحتی به روز شما نفوذ کرده و ساعات را تلف کنند. شناخت این فعالیت ها و استفاده از ابزارهای مناسب برای مقابله با آنها می تواند به شما کمک کند تا کنترل زمان خود را دوباره به دست آورید.
1. اسپایک برای کاهش اضافه بار ایمیل
خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها یکی از آن فعالیت‌های کاری است که ممکن است بی‌ضرر به نظر برسد، اما اگر به درستی مدیریت نشود، می‌تواند به سرعت وقت شما را از دست بدهد. اضافه بار ایمیل می تواند ناشی از عوامل مختلفی باشد، مانند پر شدن صندوق ورودی، عدم سازماندهی یا عدم استفاده از ابزارهای ارتباط داخلی مناسب. در صورت عدم کنترل، بارگذاری بیش از حد ایمیل نیز می تواند به منبع مهمی از استرس و اضطراب تبدیل شود.
Spike را وارد کنید، یک ابزار ایمیل مشارکتی کاربرپسند و در عین حال قوی که می‌تواند به شما کمک کند تا از صندوق ورودی مملو خود کنترل کنید و بهره‌وری خود را افزایش دهید. برای شروع، Spike به شما امکان می دهد تمام حساب های ایمیل خود را در یک مکان یکپارچه کنید، بنابراین می توانید به راحتی همه پیام های خود را از یک داشبورد مدیریت کنید. همچنین مجموعه‌ای از ویژگی‌ها را برای کمک به سازماندهی و اولویت‌بندی ایمیل‌هایتان فراهم می‌کند، مانند صندوق ورودی اولویت‌دار، که پیام‌های مهم را از ایمیل‌های غیر اولویت‌دار جدا می‌کند و به شما امکان می‌دهد روی مهم‌ترین ارتباطات خود تمرکز کنید.
علاوه بر این، کنترل کاملی بر اعلان های ایمیل خود دارید. همچنین می‌توانید از ویژگی‌های چرت زدن و یادآوری Spike استفاده کنید تا زمانی را برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها اختصاص دهید (مجموعه فعالیت ایمیل شما)، به جای اینکه اجازه دهید ساعت‌های مفید روز کاری شما را تلف کنند.
دانلود: Spike برای اندروید | iOS | ویندوز | macOS (حساب‌های رایگان و پریمیوم در دسترس)
2. Unpluq برای غلبه بر حواس پرتی رسانه های اجتماعی
گردآوری رایج‌ترین اتلاف‌کنندگان وقت در محل کار بدون ذکر رسانه‌های اجتماعی کامل نخواهد بود. مقاومت در برابر جذابیت بررسی فیس بوک، توییتر یا تیک تاک دشوار است، اما این فعالیت ها می توانند به سرعت در روز کاری شما تاثیر بگذارند، بدون اینکه متوجه شوید چقدر زمان از دست داده اید.
اگر در تلاش هستید که در محل کار متمرکز بمانید، Unpluq ابزاری است که می‌تواند به شما کمک کند با سخت‌تر کردن استفاده از برنامه‌های مزاحم بر آنها غلبه کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که برنامه ای را که می خواهید مسدود کنید اضافه کنید و مانع حواس پرتی خود را انتخاب کنید، به عنوان مثال، اسکن یک کد QR، تکان دادن تلفن خود به مدت 5 ثانیه یا ضربه زدن روی 7 دکمه. شما همچنین می توانید سطح دشواری این موانع را سفارشی کنید.
Unpluq همه اعلان‌های برنامه را مسدود می‌کند و از باز کردن آن تا زمانی که زمان تعیین‌شده تمام نشده است، یا اینکه شما آگاهانه مانع حواس‌پرتی را انجام دهید، جلوگیری می‌کند. هدف این است که به شما کمک کند عادت پیمایش بدون فکر در فیدهای رسانه های اجتماعی خود را ترک کنید و در عوض روی کار خود تمرکز کنید.
دانلود: Unpluq برای Android (رایگان، پیشنهادات در هنگام خرید)
3. IFTTT برای خودکارسازی وظایف تکراری
مانند فعالیت ایمیلی شما، کارهای تکراری می توانند تبدیل به گرگ هایی در لباس میش در روز کاری شما شوند و بدون اینکه متوجه شوید وقت شما را می بلعد. تکرار کارهای مشابه می تواند منبع مهمی برای اتلاف وقت و خستگی در محل کار باشد، به خصوص اگر بتوانید این فرآیندها را خودکار کنید تا از زمان و مهارت های خود در کارهای با ارزش استفاده کنید.
IFTTT پلتفرمی است که به شما امکان می‌دهد برنامه‌ها و دستگاه‌های مختلف را برای ایجاد «دستور العمل‌هایی» که وظایف را خودکار می‌کند، متصل کنید. برای استفاده از IFTTT نیازی نیست برنامه نویس باشید. تنها چیزی که شما نیاز دارید یک درک اولیه از ایجاد یک دستور غذا است.
به عنوان مثال، می‌توانید از آن برای ارسال خودکار یادآورهای روزانه به کانال Slack یا اضافه کردن وظایف تکمیل‌شده Asana به صفحه‌گسترده Google استفاده کنید، نه اینکه آن را به صورت دستی انجام دهید. شما می توانید از یکی از چندین دستور العمل که قبلا ایجاد شده استفاده کنید یا بر اساس نیازهای خاص خود دستور تهیه کنید.
این ابزار به طور موثر کارهای روزمره و تکراری را خودکار می کند که در غیر این صورت وقت و انرژی شما را تلف می کند.
دانلود: IFTTT برای اندروید | iOS (رایگان، نسخه پریمیوم موجود)
4. برای کاهش زمان صرف شده در جلسات
جلسات می توانند بخش مهمی از محل کار باشند، اما اگر به خوبی آنها را مدیریت نکنید، می توانند به سرعت تبدیل به اتلاف وقت شوند. کارگران از راه دور به ویژه تحت تأثیر جلسات غیر ضروری قرار می گیرند، زیرا آنها به روشی متداول برای تیم ها تبدیل شده اند تا در حلقه باقی بمانند.
یکی از مسائل اصلی جلسات، به‌ویژه در محل‌های کاری دوردست با تیم‌هایی که در سراسر جهان پراکنده هستند، این است که آنها از همه شرکت‌کنندگان می‌خواهند که به طور همزمان آنلاین و در دسترس باشند، که به دلیل تفاوت در منطقه زمانی می‌تواند چالش برانگیز باشد. علاوه بر این، ارتباط همزمان همیشه سازنده ترین راه برای کار نیست، زیرا می تواند منجر به حواس پرتی و وقفه شود.
می توانید از ابزارهای ارتباطی ناهمزمان مانند Yac برای کاهش زمان صرف شده در جلسات استفاده کنید. Yac یک برنامه چت است که به شما امکان می دهد پیام های صوتی را ضبط کرده و با تیم خود به اشتراک بگذارید.
آیا می خواهید در مورد یک طرح بازخورد ارائه دهید یا یک فرآیند را توضیح دهید؟ به جای شروع یک جلسه Zoom دیگر، می‌توانید یک پیام Yac سریع ضبط کنید و از قابلیت‌های اشتراک‌گذاری صفحه آن برای کمک به نشان دادن نظر خود استفاده کنید.
ارسال پیام صوتی سریع‌تر از تایپ کردن است و ماهیت ناهمزمان آن به این معنی است که افراد می‌توانند به راحتی به آن گوش دهند و به شما کمک می‌کند از جلسات غیرضروری جلوگیری کنید و در زمان صرفه‌جویی کنید.
دانلود: Yac برای اندروید | iOS | ویندوز | macOS (رایگان، نسخه پریمیوم موجود)
5. RecueTime برای جلوگیری از چندوظیفگی و شناسایی دیگر هدر دهنده های زمان
چندوظیفه ای اغلب به عنوان یک تقویت کننده بهره وری معرفی می شود، اما این تحقیق داستان متفاوتی را بیان می کند. چندوظیفه ای در واقع می تواند منجر به کاهش بهره وری به دلیل اضافه بار شناختی شود. علاوه بر این، چندوظیفه‌ای می‌تواند منبع مهمی برای حواس‌پرتی باشد، و باعث شود تمرکزتان را از دست بدهید و زمان بیشتری را برای کارهایی که نیازی ندارید صرف کنید.
RecueTime یک برنامه ردیابی زمان است که می تواند به شما کمک کند نحوه گذراندن وقت خود را ردیابی کنید و بزرگترین عوامل حواس پرتی خود را مسدود کنید تا به شما در تسلط بر تک کار کمک کند. این برنامه در پس‌زمینه دستگاه‌های شما اجرا می‌شود تا برنامه‌ها و وب‌سایت‌هایی را که بیشتر استفاده می‌کنید، و همچنین مدت زمانی که برای هر یک از آنها صرف می‌کنید، ردیابی کند.
این اطلاعات می تواند به شما کمک کند تشخیص دهید کدام کار بیشترین زمان را می گیرد و کدام فعالیت باعث از دست دادن تمرکز شما می شود. سپس می‌توانید از این اطلاعات برای شناسایی و حذف سایر اتلاف‌کنندگان زمان استفاده کنید. RescueTime همچنین دارای یک ویژگی Focus Work است که به شما این امکان را می دهد که برای مدت زمان مشخصی روی کار خود تمرکز کنید.
دانلود: RecueTime برای اندروید | iOS | ویندوز | macOS (نسخه آزمایشی رایگان، نسخه پرمیوم موجود)
6. هدست ANC برای کاهش نویز پس زمینه
یافتن فضایی آرام برای تمرکز بر روی کار خود در دفاتر باز امروزی می تواند چالش برانگیز باشد. کارمندان از راه دور نیز ممکن است با سر و صدای حیوانات خانگی، بچه ها یا سایر افراد اطراف دست و پنجه نرم کنند. سر و صدای پس زمینه می تواند حواس پرتی قابل توجهی باشد که از ورود شما به منطقه جلوگیری می کند.
هدفون های ANC (حذف کننده نویز فعال) می توانند راهی عالی برای کاهش نویز پس زمینه و بهبود تمرکز شما باشند. هدفون های ANC با حذف صدای محیط اطراف خود، فضای کاری بدون نویز ایجاد می کنند و به شما امکان می دهند روی کار در حال انجام متمرکز بمانید.
کنترل زمان خود را دوباره به دست آورید تا بهره وری خود را بهبود بخشید
قرار دادن خود در موقعیتی قوی که به شما امکان می دهد کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید، کلید موفقیت در هر زمینه ای است. برای بازگرداندن کنترل زمان و بهبود بهره وری خود، باید در شناخت اتلاف کننده های معمول در محل کار و یافتن ابزارها و استراتژی هایی برای حذف آنها فعال باشید. ابزارهایی که در این مقاله ذکر کردیم می توانند به شما در انجام این کار کمک کنند.