نرم افزار مدیریت قرارداد راهی را برای سازمان ها فراهم می کند تا قراردادها را منظم و به روز نگه دارند. در اینجا برخی از مزایای استفاده از آن آورده شده است.
روش معمول مدیریت قرارداد دستی، امضای یک تکه کاغذ و ذخیره آن در یک کابینت پرونده است. فرآیند دستی در نظارت و ردیابی کارکنان از راه دور کند و کارآمدتر است.
با تبدیل شدن کار از راه دور به “عادی” جدید برای بسیاری از شرکت ها، اطمینان از اینکه قراردادها و فرآیندهای مدیریتی به خوبی اجرا می شوند، هرگز مهم نبوده است.
نکته خوب این است که می توانید از نرم افزار مدیریت قرارداد برای خودکارسازی کل چرخه عمر قرارداد از زمان ایجاد تا مذاکره، امضا و تمدید استفاده کنید. نرم افزار مدیریت قرارداد مزایای زیادی دارد. در اینجا شش مورد برتر آورده شده است.
1. حریم خصوصی و امنیت را بهبود می بخشد
یکی از چالش های مدیریت قراردادها به صورت دستی این است که به شدت به کاغذ متکی است. مشکل اسناد فیزیکی این است که بیشتر در معرض آسیب و از بین رفتن هستند. در حالی که کار از راه دور منجر به نقض اطلاعات، نشت و هک شدن اطلاعات می شود، نرم افزار مدیریت قرارداد این خطرات را با امکان پشتیبان گیری از تمام اسناد خود حذف می کند.
نرم افزار مدیریت قرارداد به شما امکان می دهد اسناد را در فضای ابری ذخیره کنید و به کاهش احتمال گم شدن یا آسیب رساندن آنها کمک می کند. این نرم افزار همچنین از اطلاعات حساس قرارداد در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت می کند. ابزار مدیریت شامل قراردادها و توافق‌نامه‌هایی با سطوح دسترسی مختلف است که به شما امکان می‌دهد دیکته کنید که چه کسی می‌تواند به اسناد خاص دسترسی داشته باشد، ویرایش کند و به اشتراک بگذارد.
به عنوان مثال، مدیران سیستم می‌توانند قوانین مبتنی بر مجوز را پیکربندی کنند و تصمیم بگیرند که چه کسی می‌تواند به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشد، خواه از نظر فیزیکی در دفتر واقع شده باشد یا از راه دور در هر نقطه از جهان کار کند. علاوه بر این، برخی از برنامه ها با استفاده از احراز هویت دو مرحله ای و آخرین فناوری های رمزگذاری، از اسناد محافظت می کنند.
2. صرفه جویی در زمان
مدیریت قراردادها به صورت دستی فرآیندی کند و زمان بر است. این اغلب شامل مکالمات رو در رو، امضای کپی های کاغذی، ارسال پستی و برگشتی، اسکن و بارگذاری اسناد برای اشتراک گذاری است. همچنین، هر زمان که قرارداد را تغییر دادید، باید کل فرآیند را تکرار کنید.
با نرم افزار مدیریت قرارداد، زمان کمی برای گرفتن قرارداد در هر نقطه از جهان وجود دارد. نرم افزاری مانند گزینه استاندارد Zapendo به شما امکان می دهد از امضای الکترونیکی آن برای صرفه جویی در ساعات قراردادها و توافقات استفاده کنید.
برای برخی از شرکت ها، تاخیرها در زمان ایجاد قرارداد شروع می شود. در این مورد، برخی از نرم افزارها از الگوهای از پیش تأیید شده برای شروع پیش نویس و همچنین شرایط و بندهای استاندارد شده برای موارد استفاده خاص استفاده می کنند.
کارگران از راه دور بدون دسترسی به اسناد قرارداد تمایل به پاسخ به سوالات پاسخ داده شده در قرارداد دارند. این می تواند حفظ کنترل بر حجم کاری خود را برای تیم داخلی دشوار کند.
نرم افزار مدیریت قرارداد تمامی نسخه های قرارداد را در قالب سازماندهی شده ذخیره می کند. به این ترتیب، کارگران از راه دور می توانند به آخرین نسخه دسترسی داشته باشند و پاسخ سوالات خود را بیابند. فرآیندهای وقت گیر که می توانند خودکار شوند شامل امضا، تمدید و اقدامات مدیریت قرارداد برنامه ریزی نشده است.
3. اشتراک گذاری و همکاری را ساده می کند
کسب‌وکارها در یک محیط کاری از راه دور می‌توانند با اعضای تیمی که از خانه کار می‌کنند یا در حین سفر در حال حرکت هستند، مشورت کرده و با آنها همکاری کنند.
نرم افزار مدیریت قرارداد مبتنی بر ابر به کاربران مجاز امکان دسترسی بیدرنگ به اطلاعات مورد نیاز خود را می دهد. این به شما امکان می دهد وارد شوید، قرارداد ببندید و با همکاران خود از هر کجای دنیا همکاری کنید.
این نرم افزار همچنین دارای ابزارهای همکاری و ارتباطی مانند اظهار نظر و چت اسنادی است که مذاکره و به روز رسانی شرایط را در زمان واقعی آسان می کند. این ابزارها به تیم های راه دور اجازه می دهد تا داده ها را وارد کنند و به ایجاد نیروی کار مستقل در یک محیط کنترل شده کمک کنند.
4. خطر را کاهش می دهد و انطباق را بهبود می بخشد
مسائلی مانند شرایط تایید نشده و تعهدات از دست رفته می تواند یک سازمان را در معرض خطر قرار دهد. خوشبختانه، نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند با استفاده از بندهای از پیش تایید شده و ابزار حسابرسی قرارداد، به کاهش خطرات کمک کند.
با استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد، تیم مدیریت می تواند تأیید کند که نتایج هر قرارداد مطابق انتظارات است و کارکنان از راه دور با ابزار حسابرسی به قرارداد پایبند هستند.
این نرم افزار به شما این امکان را می دهد که هر مرحله از نقطه عطف قرارداد را از هر نقطه ردیابی و ممیزی کنید، و به شما این امکان را می دهد که همه کارمندان، از جمله کارکنان راه دور را در قبال اقدامات خود مسئول نگه دارید. این به بهبود کارایی کمک می کند و در عین حال از شرکت شما در برابر عدم انطباق محافظت می کند.
این ابزار همچنین شامل مسیرهای حسابرسی است که به شما امکان می دهد کل تاریخچه قرارداد را تنها با چند کلیک مشاهده کنید. کاربران مجاز می توانند مشاهده کنند که یک توافق در کدام مرحله است و وضعیت آن (فعال، در انتظار، منقضی شده، و غیره)، بهبود پاسخگویی و انطباق.
همچنین می توانید از این نرم افزار برای تجزیه و تحلیل سلامت روابط تجاری خود استفاده کنید. نرم افزار مدیریت قرارداد شامل گزارش هایی است که به شما کمک می کند سطح انطباق اشخاص ثالث با سیاست ها و مقررات را ارزیابی کنید.
ارتباطات بهتر کارمندان و امکان دسترسی گسترده شرکت به خط مشی های داخلی باعث ایجاد حس مشارکت می شود و انطباق بیشتر را ممکن می سازد. این امر به ویژه برای کارمندانی که از خانه کار می کنند صادق است.
5. هشدارها را برای تاریخ های کلیدی و محصولات تحویلی خودکار می کند
کار با تیم های راه دور احتمال از دست دادن ضرب الاجل ها و فرصت ها را افزایش می دهد. خوشبختانه، نرم‌افزار مدیریت قرارداد می‌تواند تاریخ‌های کلیدی قرارداد و محصولات تحویلی را ضبط کند و اعلان‌هایی را برای طرف مسئول ارسال کند.
نرم افزار مدیریت قرارداد یکی از بهترین ابزارها برای ساده سازی فرآیندهای کار از راه دور است. برای مثال، می‌توانید ابزار اعلان‌های نرم‌افزار را پیکربندی کنید تا به مدیران در مورد قراردادهایی که باید لغو یا تمدید شوند هشدار دهد و منافع مالی شما را ایمن نگه دارد.
کارکنان از راه دور می توانند مطلع شوند و زودتر شروع به کار بر روی تکالیف کنند و به شما کنترل بیشتری بر پروژه ها بدهد. همچنین می‌توانید در مورد تغییرات خط‌مشی یا نیاز به بررسی خط‌مشی، اعلان‌هایی را برای همه کارمندان از راه دور ارسال کنید.
اعلان‌های ماشه یکی از ویژگی‌های مهم نرم‌افزار مدیریت تماس هستند و می‌توانند هنگام امضای بخش مهمی از قرارداد به شما هشدار دهند. به‌علاوه، برخی از نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند آلارم‌های تکرارشونده خودکار را تنظیم کنید که تا زمانی که تیم تعیین‌شده اقدام مورد انتظار را انجام ندهد، بازنشانی نمی‌شوند.
6. داده ها را برای افزایش دید متمرکز می کند
یک مشکل رایج در استفاده از مدیریت قرارداد دستی، پیدا کردن یک قرارداد نابجا است. با نرم افزار مدیریت قرارداد، لازم نیست به کابینت های درهم و برهم تکیه کنید که جستجوی سریع اسناد مهم را دشوار می کند.
CMS مبتنی بر ابر مشکلات را با ارائه یک مخزن مرکزی قابل جستجو حل می کند. مرکز اسناد متمرکز شامل ابزارهای جستجو و فیلتر برای اطمینان از دسترسی اعضای تیم، از جمله کارکنان راه دور، در هر زمان و هر مکان به اطلاعات مهم است.
ذخیره سازی تمام اسناد در یک مخزن متمرکز و مجازی باعث افزایش دید قرارداد می شود. همچنین به شما امکان کنترل دسترسی به اسناد قرارداد را می دهد و یک منبع حقیقت واحد ایجاد می کند. برخی از شرکت‌ها به اعضای تیم اجازه می‌دهند تعهدات جاری، محصولات قابل تحویل، پروژه‌های آینده و تاریخ‌های تمدید و هزینه‌های قرارداد را مشاهده کنند.
فرآیندها و گردش کار را با نرم افزار مدیریت قرارداد ساده کنید
مدیریت قراردادها از راه دور یکی از پر زرق و برق ترین وظایف در یک سازمان نیست. نظارت و ردیابی کارمندان از راه دور در هنگام مدیریت قراردادها به صورت دستی چالش برانگیزتر است.
تکنیک های دستی و مبتنی بر کاغذ، فرآیند مدیریت قرارداد را کندتر و کارآمدتر می کند. اما با نرم افزار مدیریت قرارداد قابل اعتماد، شرکت ها به راحتی می توانند قراردادها را انجام دهند، حتی در هنگام کار با تیم های راه دور.