آیا مطمئن نیستید که اکسل ابزار مناسبی برای بودجه بندی کسب و کار شماست؟ این مزایا و معایب را بررسی کنید تا به شما در تصمیم گیری کمک کند.
اکثر شرکت ها، از جمله سازمان های دولتی، مشاغل و غیر انتفاعی، از Microsoft Excel برای بودجه بندی خود استفاده می کنند. اکسل به آنها انعطاف پذیری، آشنایی و سهولت جمع آوری، مرتب سازی، مدیریت و تجزیه و تحلیل داده ها را برای بودجه بندی و پیش بینی ارائه می دهد.
اما آیا اکسل ابزار مناسبی برای بودجه بندی کسب و کار است؟ بیایید مزایا و معایب استفاده از اکسل را به عنوان نرم افزار بودجه بندی برای پاسخ به این سوال مهم بسنجیم.
مزایای بودجه بندی کسب و کار در اکسل
مایکروسافت در سال 1985 اکسل را راه‌اندازی کرد. طبق نظرسنجی شرکت Centage، اکثر مدیران مالی (تقریباً 88٪) هنوز از صفحات گسترده برای بودجه‌بندی تجاری خود استفاده می‌کنند. این چیزهای زیادی در مورد ابزار برنامه می گوید. اما چرا اکسل به عنوان یک ابزار بودجه بندی کسب و کار بسیار محبوب است؟ بیایید دریابیم.
1. همه می دانند چگونه از اکسل استفاده کنند
اکثر فارغ التحصیلان کالج در طول تحصیل از اکسل به نوعی استفاده کرده اند. این نشان دهنده تطبیق پذیری برنامه است و تقریباً همه اصول اولیه برنامه را می دانند. از آنجایی که اکثر کارمندان شما قبلاً از اصول اولیه اکسل آگاه هستند، تنها چیزی که نیاز دارند این است که در جهت درست حرکت کنند و در کوتاه ترین زمان امور مالی کسب و کار شما را مدیریت خواهند کرد.
با بودجه بندی در اکسل، در زمان و منابعی که در غیر این صورت صرف آموزش می شود، صرفه جویی می کنید – به خصوص اگر یک کسب و کار کوچک یا راه اندازی با منابع محدود اداره می کنید مفید است.
2. اکسل ارزان و به راحتی در دسترس است
تقریباً همه یک کپی از Microsoft Excel دارند. اگر کسب‌وکار شما از افراد بیشتری برای مشارکت در فرآیند بودجه‌بندی می‌خواهد، می‌توانید بدون خرید مجوزهای اضافی، دسترسی را با هر کسی که نسخه‌ای از اکسل دارد به اشتراک بگذارید. در صورت امکان، کسب‌وکارهای کوچک باید از نرم‌افزار بودجه‌بندی سازمانی اجتناب کنند زیرا می‌تواند هزینه‌ها را افزایش دهد.
3. می توانید صفحات گسترده اکسل را سفارشی کنید
در کسب‌وکارها، به‌ویژه استارت‌آپ‌ها، قابلیت سفارشی‌سازی یک ویژگی بسیار مفید و مورد توجه است زیرا مراحل مختلف توسعه یک کسب‌وکار رویکردهای متفاوتی را می‌طلبد. یکی از بزرگترین مزایای صفحات گسترده اکسل نسبت به سایر نرم افزارهای بودجه بندی این است که قدرت در دست کاربران است.
اکسل یک برنامه نسبتاً پیچیده است که انعطاف پذیری را در قالب ویژگی ها و فرمول های متعدد به کاربران خود ارائه می دهد. هنگامی که فرمول های اکسل را درک کردید، اساساً می توانید هر کاری از بودجه بندی کسب و کار گرفته تا تجزیه و تحلیل مالی و نمودارسازی انجام دهید. شما حتی می توانید فرمول ها، ماکروها و قالب های بودجه بندی خود را در اکسل ایجاد کنید تا نیازهای منحصر به فرد کسب و کار خود را برآورده کنید.
معایب بودجه بندی کسب و کار در اکسل
مانند هر چیز دیگری، اکسل نیز در مورد بودجه بندی کسب و کار دارای محدودیت هایی است.
1. وقت گیر و مستعد خطا است
بودجه بندی کسب و کار در اکسل به ورودی دستی داده نیاز دارد. از آنجایی که بسیار متکی به تلاش انسان است، خطاها عملاً اجتناب ناپذیر هستند. احتمال چنین خطاهایی با افزایش اندازه و پیچیدگی بودجه افزایش می‌یابد که منجر به پیش‌بینی بودجه و پیش‌بینی درآمد نادرست می‌شود.
در شرکت های چند میلیون دلاری، حتی یک اشتباه تایپی ساده یا یک اشتباه در جابجایی می تواند میلیون ها دلار هزینه داشته باشد. مثال TransAlta را در نظر بگیرید: یک خطای ساده برش و چسباندن 24 میلیون دلار برای شرکت هزینه داشت. شرکت ها اغلب مشکلات موجود در صفحات گسترده اکسل خود را بررسی و تصحیح می کنند تا از چنین خطراتی جلوگیری کنند، که برای آنها زمان، تلاش و هزینه گرانبها تمام می شود.
2. مسائل مقیاس پذیری برای مجموعه داده های بزرگتر
اکسل، ارزان و در دسترس است، با ابزار و کارایی بی عیب و نقص، مانعی کم برای ورود به مشاغل کوچک ارائه می دهد. با این حال، با رشد کسب و کار، داده های مورد نیاز برای بودجه بندی و پیش بینی به شدت افزایش می یابد. اکسل اغلب قادر به مقابله با حجم زیادی از داده ها با فرمول ها و ماکروهای متعدد نیست و احتمالاً سرعت خود را کاهش می دهد یا حتی از کار می افتد.
3. عدم دسترسی مبتنی بر نقش و مسائل امنیتی
فایل‌های اکسل را می‌توان به راحتی با هر کسی که نسخه‌ای از برنامه دارد به اشتراک گذاشت و اطلاعات محرمانه شرکت را در معرض خطر قرار داد. در حالی که می توانید از فایل های اکسل با رمز عبور محافظت کنید، رمز عبور باید در طول بودجه بندی با افراد مرتبط به اشتراک گذاشته شود.
اکسل دسترسی مبتنی بر نقش را ارائه نمی دهد، بنابراین هر کسی که رمز عبور دارد می تواند به کل صفحه گسترده دسترسی داشته باشد. این می تواند یکی از نگرانی های اصلی برای اکثر مشاغل باشد.
آیا اکسل نرم افزار مناسبی برای نیازهای بودجه بندی کسب و کار شماست؟
اکسل مزایای خود را به عنوان یک ابزار بودجه بندی کسب و کار دارد، اما اگر با مشکلاتی روبرو هستید، بهتر است روی نرم افزار بودجه بندی سازمانی سرمایه گذاری کنید. کسب‌وکارهای بزرگتر احتمالاً با اکسل به‌عنوان تنها راه‌حل بودجه‌بندی‌شان آسیب خواهند دید.
مشکلات مربوط به یکپارچه سازی داده ها، هماهنگی، امنیت و همکاری تنها چند مشکلی است که سازمان های بزرگتر ممکن است هنگام بودجه بندی در اکسل با آن مواجه شوند. با این حال، اگر هنوز یک کسب‌وکار کوچک یا یک استارت‌آپ با قطعات متحرک محدود هستید، اکسل می‌تواند یک ابزار بودجه‌بندی همه‌کاره، ارزان و مؤثر باشد.
اگر از اکسل برای بودجه بندی کسب و کار خود استفاده می کنید اما هنوز به اصول اولیه پایبند هستید، چند دوره در سطح پیشرفته را برای بهبود فرآیند بودجه بندی کسب و کار خود یاد بگیرید.