اگر میل شدیدی دارید که هر چند دقیقه یکبار ایمیل خود را چک کنید، ممکن است زمان سم زدایی از طریق ایمیل باشد. در اینجا نحوه ترک اعتیاد به ایمیل خود آورده شده است.
صندوق ورودی ایمیل شما یکی از موذی‌ترین زمان‌گیرهای روز شماست. حتی زمانی که می‌دانید هیچ پیامی دریافت نکرده‌اید (چون به تازگی بررسی کرده‌اید)، نمی‌توانید در مقابل میل به تازه کردن و دیدن اینکه آیا چیز جدیدی وارد شده است مقاومت کنید.
اگرچه این عادت وسواس گونه چک کردن صندوق ورودی بی ضرر و حتی گاهی ضروری به نظر می رسد، اما مانند هر اعتیاد دیگری است. می تواند بر رفاه و بهره وری شما تأثیر منفی بگذارد. این مقاله نکاتی را ارائه می دهد که به شما کمک می کند از صندوق ورودی خود فرار کنید.
1. فعالیت ایمیل خود را دسته بندی کنید
به جای اینکه خود را قربانی صدای آژیر صندوق ورودی ایمیل خود و در نهایت یک پیمایش بی فکر در پیام های خود کنید، با دسته بندی فعالیت ایمیل خود، کنترل تمرکز و زمان خود را پس بگیرید.
دسته بندی وظایف یک تکنیک مدیریت زمان عملی و موثر است که می توانید تقریباً برای هر کاری از جمله چک کردن، خواندن و پاسخ دادن به ایمیل ها از آن استفاده کنید. ایده اصلی این است که بلاک های زمانی خاصی را برای فعالیت های مشابه، در این مورد، هر چیزی که به ایمیل مربوط می شود، زمان بندی کنید. بنابراین، به جای چک کردن صندوق ورودی خود هر چند دقیقه (یا ساعت‌ها، اگر خوش شانس باشید)، چند بار، در حالت ایده‌آل یک یا دو بار، در طول روز برای بررسی و پاسخ به پیام‌ها تنظیم کنید.
این رویکرد به شما این امکان را می‌دهد که بر روی کارهای حیاتی روزانه خود متمرکز بمانید و به شما کمک می‌کند تا در استفاده از ایمیل خود عمدی‌تر شوید. اگر برای شروع به کمک کمی نیاز دارید، از یک برنامه ایمیل مانند بومرنگ استفاده کنید. این ابزار دارای چندین ویژگی است که به ساده‌سازی تجربه ایمیل شما کمک می‌کند، اما مرتبط‌ترین آنها برای این بحث مکث Inbox است که به شما امکان می‌دهد پیام‌های دریافتی را موقتاً متوقف کنید و زمانی که می‌خواهید آنها را به صندوق ورودی خود تحویل دهید، برنامه‌ریزی کنید.
2. لغو اشتراک از ایمیل های غیر ضروری
همه پینگ های ایمیل برابر نیستند. در واقع، بیشتر آنها فقط نویز هستند که فقط برای منحرف کردن حواس شما از پیام های مهم تر و انجام بهترین کار شما مفید است.
یکی از راه‌های کاهش اعتیاد به ایمیل، کاهش تعداد ایمیل‌هایی است که در وهله اول دریافت می‌کنید، با لغو اشتراک از فهرست‌های ایمیل غیرضروری.
آیا واقعاً نیاز به دریافت به‌روزرسانی‌ها از خبرنامه‌ای که سال‌ها پیش در آن مشترک شده‌اید دارید؟ یا، ایمیل‌های تبلیغاتی از شرکت‌هایی که حتی به یاد نمی‌آورید در آن ثبت‌نام کرده باشید، چطور؟
اگر نمی توانید دلیل دریافت ایمیل را به خاطر بیاورید، به احتمال زیاد به شما کمکی نمی کند، بنابراین لغو اشتراک را فشار دهید و صندوق ورودی خود را شلوغ کنید تا اضافه بار ایمیل را کاهش دهید. در صورت نیاز به کمک برای لغو اشتراک از چندین فهرست ایمیل به طور همزمان، می توانید از ابزارهایی مانند Unroll.Me استفاده کنید.
3. از چک کردن صندوق ورودی خود در صبح خودداری کنید
از آنجایی که احتمالاً از تلفن خود به عنوان ساعت زنگ دار خود استفاده می کنید، بسیار آسان است که بچرخانید و بلافاصله اول صبح ایمیل خود را چک کنید. با این حال، چک کردن صندوق ورودی ایمیل خود قبل از خواب یا اول صبح یک عادت گوشی هوشمند است که بهره وری شما را از بین می برد و باعث اعتیاد به ایمیل شما می شود.
مراسم صبحگاهی لحن کل روز شما را تعیین می کند، بنابراین به جای اینکه صبح خود را در حالت واکنشی با بررسی و پاسخ دادن به پیام ها شروع کنید، با انجام کارهایی که به سلامتی شما کمک می کند، هدف روز خود را تعیین کنید. یک روتین صبحگاهی سازنده ایجاد کنید که به شما قدرت می دهد تا روز خود را مطابق شرایط خود شروع کنید.
4. هشدارها و نشان های اعلان را غیرفعال کنید
صحبت در مورد قرار گرفتن در حالت واکنشی، هشدارهای ایمیل و نشان‌های اعلان راهی مطمئن برای آماده‌سازی مغز شما برای جستجوی مداوم پیام‌های جدید است، شبیه به سگ‌های پاولوف که با صدای زنگ ترشح می‌کنند.
این اعلان‌ها برای جلب توجه شما طراحی شده‌اند و پاسخ پاولویی را برای بررسی اجباری ایجاد می‌کنند. در حالی که نمی‌توانید زمان ارسال ایمیل توسط افراد را کنترل کنید، می‌توانید نحوه اطلاع‌رسانی دستگاه‌هایتان به شما از پیام‌های جدید را کنترل کنید. با این اوصاف، زمانی را صرف سفارشی کردن اعلان‌های ایمیل خود کنید تا با نیازهای شما مطابقت داشته باشد و سلامت عقل شما را حفظ کند.
5. صندوق ورودی خود را با استفاده از برچسب ها سازماندهی کنید
سازماندهی صندوق ورودی ایمیل به شما کمک می کند تا کنترل ایمیل خود را به دست بگیرید، نه اینکه اجازه دهید آن شما را کنترل کند. با گروه بندی ایمیل های مشابه با استفاده از برچسب ها، می توانید به راحتی پیام های مورد نیاز خود را بدون پیمایش در لیستی بی پایان از پیام ها پیدا کنید.
این سیستم همچنین تریاژ ایمیل‌های شما را آسان‌تر می‌کند، بنابراین می‌توانید پیام‌های بی‌اهمیت را به سرعت اسکن و حذف کنید. استفاده از رنگ‌ها بر روی برچسب‌های Gmail، جداسازی بصری انواع پیام‌ها را در یک نگاه آسان‌تر می‌کند.
6. از سایر ابزارهای ارتباطی استفاده کنید
شما می توانید با استفاده از ابزارهای ارتباطی دیگر، اعتیاد به ایمیل خود را مهار کنید، به خصوص اگر در یک محل کار از راه دور کار می کنید که معمولاً به شدت به ارتباطات مجازی متکی است.
به عنوان مثال، Slack یک ابزار عالی برای پیام‌رسانی بلادرنگ و همکاری با تیم شما است، در حالی که برنامه‌هایی مانند Twist از ارتباطات ناهمزمان استفاده می‌کنند و به شما این آزادی را می‌دهند که در زمان خود به پیام‌ها پاسخ دهید.
با این حال، ممکن است نتوانید به طور کامل از ایمیل فرار کنید، زیرا هنوز مزایای منحصر به فرد خود را دارد. اما می‌توانید از اپلیکیشن‌هایی مانند Spike برای بهبود تجربه و بهره‌وری ایمیل خود استفاده کنید. این ابزار به شما امکان می دهد تمام پیام های خود را از حساب های ایمیل مختلف در یک مکان ادغام کنید و همچنین پیام ها را مرتب کنید، جستجو کنید و زمان بندی کنید.
7. استراحت کنید
در شدیدترین موارد اعتیاد به ایمیل، ممکن است لازم باشد به طور کامل از صندوق ورودی خود فاصله بگیرید و از ایمیل فاصله بگیرید. اگر برای کار به ایمیل تکیه می کنید، این می تواند چالش برانگیز باشد، اما ممکن است برای ترک اعتیاد به شما کمک کند.
با این حال، اگر نمی‌توانید به‌طور کامل از ایمیل فاصله بگیرید، می‌توانید آن را از همه دستگاه‌های شخصی خود حذف کنید و فقط آن را از دستگاه‌های مربوط به کار خود بررسی کنید. این به شما این امکان را می دهد که بین کار و زندگی شخصی خود مرز مشخصی ترسیم کنید و از انتظارات “همیشه فعال” محل کار مدرن فرار کنید.
برای بهبود رفاه و بهره وری خود، اعتیاد به ایمیل خود را قطع کنید
ما در زمانی زندگی می کنیم که ارتباطات آنی، ثابت و همیشه در دسترس ماست. اگرچه این می تواند در حد اعتدال چیز خوبی باشد، اما می تواند منجر به اعتیاد به ایمیل و تمام اثرات نامطلوب ناشی از آن شود.
در حالت ایده‌آل، صندوق ورودی ایمیل شما باید به‌عنوان وسیله‌ای برای رسیدن به هدفی سازنده‌تر باشد، نه منبع ثابت استرس. بنابراین، اگر بیشتر وقت خود را در صندوق ورودی خود می گذرانید، وقت آن است که یک گام به عقب بردارید، رابطه خود را با ایمیل ارزیابی کنید و تغییراتی را ایجاد کنید. از نکات و برنامه های بالا استفاده کنید تا به شما کمک کند اعتیاد به ایمیل خود را ترک کنید و کنترل روز خود را دوباره به دست بگیرید.