به دنبال بهترین استفاده از Notion هستید؟ در اینجا 7 روش موثر برای استفاده از این نرم افزار مدیریت پروژه آورده شده است.
وقتی برای اولین بار در مورد Notion شنیدید، کل صفحه در یک صفحه ممکن است کمی دلهره آور به نظر برسد. حتی کاربران مشتاق احتمالاً به یاد می آورند که در ابتدا دقیقاً نمی دانند پایگاه داده چگونه کار می کنند. با این حال، با دستیابی به حتی ابتدایی ترین عناصر، شروع به باز کردن پتانسیل آن می کنید.
این امکان وجود دارد که بخواهید از Notion به جای برنامه‌های دیگر استفاده کنید، که ایده‌آل است زیرا همه چیز را در یک مکان خواهید داشت. شاید، شما قبلاً آنجا هستید. در این مقاله، فهرستی از راه‌های استفاده از Notion را خواهید یافت که به شما کمک می‌کند از این ابزار بهره‌وری یک مرحله‌ای نهایت استفاده را ببرید.
1. ذخیره و سازماندهی نشانک ها با چند کلیک با Notion
البته، مرورگر شما احتمالاً دارای یک عملکرد نشانک است، اما ساختن آن در Notion، هنگام ذخیره پیوندهای شما، همه چیز را به سطح بعدی می برد. بلوک نشانک آن برای استفاده بسیار جذاب است و نتیجه دلپذیر به نظر می رسد.
اگر می‌خواهید کارها را بسیار ساده نگه دارید، می‌توانید افزونه مرورگر Notion Web Clipper را بگیرید تا به شما کمک کند با کلیک یک دکمه پیوندها را جدا کنید. از طرف دیگر، نرم‌افزار ایجاد آنها را آسان می‌کند، با درخواست تبدیل پیوندهای شما به نشانک پس از کپی و چسباندن آنها.
سازماندهی و سازماندهی مجدد یک تلاش کشیدن و رها کردن است، اما کتابخانه نشانک‌های شما به‌نظر می‌رسد که زمان زیادی را برای آن صرف کرده‌اید – در حالی که واقعاً تلاش زیادی لازم نیست.
2. اهداف خود را در کنار هر چیز دیگری در مفهوم دنبال کنید
مفهوم همه کارها و پروژه ها نیست. به لطف سطح بالای سفارشی‌سازی آن، اساساً می‌توانید روی هر چیزی از جمله اهدافتان یادداشت برداری کرده و آن را پیگیری کنید. برای راحت‌تر کردن کارها، می‌توانید برنامه Notion را برای تلفن هوشمند خود دریافت کنید، بنابراین می‌توانید آنها را حتی زمانی که از رایانه خود دور هستید ردیابی کنید.
راه های زیادی وجود دارد که می توانید اهداف خود را در Notion تنظیم و ردیابی کنید، چه بخواهید این کار را با استفاده از پایگاه داده تابلو یا جدول انجام دهید یا به سادگی متن. با اهداف و پروژه‌های خود در یک نرم‌افزار، می‌توانید روزانه بدون نیاز به جابجایی به برنامه یا برنامه جداگانه، آنها را بررسی کنید.
3. از سبک های مختلف لیست کارهای Notion برای ادامه مسیر استفاده کنید
اگر با Notion آشنا هستید، احتمالاً متوجه شده اید که می توانید لیست کارهایی را که قبلاً انجام دهید ایجاد کنید. تنها در بلوک‌های اصلی Notion، چهار نوع لیست دارید: کارهای انجام شده، گلوله‌ای، شماره‌گذاری شده و تغییر وضعیت.
با این حال، با استفاده از پایگاه‌های داده، می‌توانید وظایف و پروژه‌های خود را کاملاً دقیق کنید. چه با یک جدول، تابلو، فهرست یا نمای پایگاه داده دیگری کار می‌کنید، می‌توانید ویژگی‌هایی را به هر موردی که فهرست می‌کنید اختصاص دهید.
این موارد همچنین به صفحات فرعی تبدیل می شوند که می توانید از آنها برای تشریح جزئیات بیشتر، یادداشت برداری و به اشتراک گذاری ایده ها هنگام کار با دیگران استفاده کنید. ایجاد و سازماندهی لیست های ساده راهی عالی برای بازگرداندن کارهای خود به مسیر درست در صورت احساس گرفتگی است. همچنین این یک راه عالی برای یادگیری اصول اولیه Notion است.
4. سطح کار تیمی خود را با تابلوهای پروژه مشترک ارتقا دهید
به لطف ویژگی People آن که در پایگاه داده های Notion قابل استفاده است، می توانید تابلوهای پروژه مشترک قابل مقایسه با ClickUp ایجاد کنید. اینها به شما امکان می‌دهند تا به دیگران وظایفی را در یک پایگاه داده اختصاص دهید، در حالی که از ویژگی‌هایی مانند کادر نظر و برچسب‌گذاری برای کار با یکدیگر استفاده می‌کنید.
تصویر مثال از نمای پایگاه داده جدول استفاده می‌کند، اما شما و همکارانتان می‌توانید بسته به ترجیحات فردی خود، بین چندین طرح‌بندی، از جمله تخته و تقویم، جابجا شوید.
هنگام کار با دیگران، می‌توانید حداکثر پنج مهمان را در حساب رایگان به صفحات خود اضافه کنید، با مهمانان نامحدودی با حساب Personal Pro اشتراک‌گذاری کنید، یا برای فضاهای کاری باز و تنظیمات مجوزهای پیشرفته در حساب تیم مشترک شوید.
5. از ویرایشگر متن و صفحات فرعی Notion برای یادداشت های بسیار سازمان یافته استفاده کنید
مفهوم خود را به عنوان “فضای واحدی که می توانید در آن فکر کنید، بنویسید و برنامه ریزی کنید” تعریف می کند و قطعا فراتر از آن است. با ویرایشگر متن می‌توانید بدون دردسر یادداشت‌های تمیز و کاملی با سرفصل‌ها، سبک‌های فهرست متعدد، نقل قول‌ها، فراخوان‌ها و تقسیم‌کننده‌ها بردارید. همانطور که انجام می دهید، می توانید متنی را برای قالب بندی آن انتخاب کنید، یک لینک ایجاد کنید یا آن را به عنوان کد علامت گذاری کنید.
علاوه بر ویژگی‌های متنی، دستورات Notion افزودن تصاویر و سایر عناصر بصری مانند ویدیوها، نشانک‌ها، جاسازی‌ها و ایموجی‌ها را به یک تکه کیک تبدیل می‌کنند. اگر هنوز از Notion استفاده نکرده‌اید، دسترسی به دستورات شما به سادگی کلیک کردن در هر نقطه از ویرایشگر متن و فشار دادن اسلش رو به جلو است.
علاوه بر این، برای مرتب نگه داشتن آنها، می توانید یک صفحه اصلی ایجاد کنید و یادداشت های خود را به عنوان صفحات فرعی اضافه کنید تا بدانید کجا آنها را پیدا کنید.
6. یادآوری ها را در پایگاه داده یا صفحات را در Notion تنظیم کنید
دو روش وجود دارد که می توانید یادآورها را در Notion تنظیم کنید. یکی در یک ویژگی Date در یک پایگاه داده است. مورد دیگر در هر جایی از ویرایشگر متن با تایپ @remind و سپس تاریخ و زمانی که می‌خواهید یک هشدار را وارد کنید قرار دارد. وقتی متن در صفحه شما آبی ظاهر شد، می توانید بگویید که آماده است.
برای جلوگیری از از دست دادن رویدادهای مهم یا موعد مقرر می توانید از یادآورها استفاده کنید. به‌علاوه، می‌توانید از آنها برای بازگرداندن توجه خود به یادداشت یا سند در زمان دیگری در صورت نیاز به بازبینی مجدد آن استفاده کنید. اگر مرتباً ضرب‌الاجل‌ها یا قرار ملاقات‌ها را از دست می‌دهید، ممکن است ایجاد یک صفحه یادآوری برای مرور سریع همه موارد حساس به زمان خود مفید باشد.
7. نقشه ذهنی در مفهوم
شکی نیست که Notion یک ابزار برنامه ریزی عالی است. علاوه بر سازماندهی برنامه ها، می توانید از آن برای کمک به شما در ساختن آنها در وهله اول استفاده کنید. برای ایجاد نقشه ذهنی، یک صفحه جدید در Notion ایجاد کنید و شروع به نوشتن ایده های خود کنید. در این مرحله، از تمرکز بر سازمان یا درست کردن کارها اجتناب کنید، فقط با استفاده از ویرایشگر متن، پایگاه‌های داده، تصاویر، پیوندها و هر چیز دیگری که ارزش افزوده دارد، همه چیز را به دست آورید.
مرحله بعدی مرحله ویرایش است، جایی که نقشه ذهنی خود را بررسی می کنید و از آن برای ایجاد طرح کلی پروژه استفاده می کنید. ممکن است از همه چیزهایی که نوشته اید استفاده نکنید، اما حداقل می دانید که این ایده ای است که قبلاً از آن بازدید کرده اید.
علاوه بر این، می توانید با اشتراک گذاری صفحه خود و دعوت از او برای مشارکت با شخص دیگری همکاری کنید. حتی با استفاده از حساب رایگان Notion، شما و همکارتان می‌توانید در زمان واقعی با هم همکاری کنید. با این حال، برای دسترسی به تاریخچه نسخه، باید به یک حساب پولی ارتقا دهید.
از ایده حداکثر استفاده را ببرید
مفهوم بسیار فراتر از نرم افزار مدیریت پروژه است. این فهرست تنها راه‌هایی را نشان می‌دهد که می‌توانید از آن برای افزایش بهره‌وری خود استفاده کنید، همراه با بسیاری از احتمالات دیگر که در حین حرکت به آنها پی خواهید برد.
اگر از پتانسیل کامل آن استفاده کنید، احتمالاً می‌توانید از Notion برای جایگزینی چندین برنامه و نرم‌افزار استفاده کنید – به این معنی که دیگر نیازی به رفت و آمد بین برنامه‌ها ندارید.