استفاده نادرست از Slack به راحتی می تواند منجر به ناامیدی و کاهش بهره وری برای تیم شما شود. در اینجا نکاتی در مورد آداب اسلک برای محل کار شما آورده شده است.
Slack دارای چندین ویژگی است که آن را به برنامه پیام‌رسانی ترجیحی در محیط کار مدرن تبدیل کرده است، از جمله ادغام شخص ثالث، پشتیبانی رسانه‌ای غنی و گزینه‌های سفارشی‌سازی.
با این حال، همه چیز به نحوه استفاده شما از Slack بستگی دارد. زمانی که Slack به درستی مورد استفاده قرار گیرد می تواند ابزاری ارزشمند برای ارتباط و همکاری باشد. از آن استفاده نادرست کنید و این بلای جان شما می شود. در این مقاله، ما برخی از نکات آداب اسلک را برای کمک به افزایش بهره وری تیم شما پوشش خواهیم داد.
1. در موضوع پاسخ دهید
موضوعات یک راه عالی برای نگه داشتن پیام های مرتبط و جلوگیری از به هم ریختن کانال اصلی هستند. این زمانی موثر است که افراد زیادی در یک کانال دارید که در بحث‌های متعددی شرکت می‌کنند که دنبال کردن آنها به سرعت دشوار می‌شود.
هنگام پاسخ دادن در یک رشته، پیام شما به صورت تودرتو در زیر پیام اصلی ظاهر می‌شود و پیگیری آن مکالمه خاص را برای اعضای تیم آسان‌تر می‌کند.
فقط باید روی نماد «پاسخ در موضوع» در گوشه سمت راست بالای پیامی که می‌خواهید به آن پاسخ دهید کلیک کنید.
2. نقطه نظرات خود را در یک پیام دریافت کنید
در نظر داشته باشید که هر بار که پیامی مستقیم برای همکاران خود ارسال می کنید، آنها یک اعلان دریافت می کنند که می تواند اختلال ایجاد کند. تفکیک افکار شما به پیام‌های مختلف منجر به اعلان‌های متعدد می‌شود و منجر به تغییر زمینه و کاهش بهره‌وری می‌شود.
به عنوان مثال، ارسال “سلام” و سپس “چه خبر است؟” سپس “امیدوارم که خوب باشید” به این معنی است که همکار از راه دور شما سه فرصت پیدا می کند تا از کار خود منحرف شود در حالی که منتظر است تا شما پیام خود را تایپ کنید.
یک راه بهتر برای انجام این کار این است که نکته خود را در یک پیام مستقیم تایپ کنید و آن را به یکباره ارسال کنید. سعی کنید در پیام های خود مختصر باشید تا از سردرگمی یا مبادلات رفت و برگشتی جلوگیری کنید. در صورت طولانی بودن پیام خود می توانید از نقاط و اعداد برای سازماندهی پیام خود استفاده کنید.
به این ترتیب، همکار شما یک اعلان دریافت می کند و می تواند یکباره پاسخ دهد، به جای اینکه مجبور شود چندین بار کاری را که انجام می دهد برای پاسخ دادن به پیام های شما متوقف کند.
3. مراقب مناطق زمانی باشید
کار سازنده با یک تیم پراکنده در مناطق زمانی مختلف می تواند مشکل باشد. وقتی صحبت از پیام‌رسانی به میان می‌آید، باید مراقب باشید که افراد چه زمانی در دسترس هستند تا از ایجاد مزاحمت برای آنها در ساعات غیرفعال خود جلوگیری کنید.
به طور کلی، سعی کنید از ارسال پیام به افراد در خارج از ساعات کاری خود اجتناب کنید، مگر اینکه این کار ضروری باشد. خوشبختانه، می توانید برنامه اعلان های خود را در Slack سفارشی کنید.
برای تنظیم زمان‌بندی اعلان‌ها، روی عکس نمایه خود در گوشه سمت راست بالای رابط Slack کلیک کنید، سپس Preferences > Notifications را انتخاب کنید. از آنجا، می‌توانید ساعت‌هایی را که می‌خواهید اعلان‌ها دریافت کنید، انتخاب کنید و حتی ساعت «مزاحم نشوید» را تنظیم کنید.
علاوه بر این، می‌توانید پیام‌ها را نیز برنامه‌ریزی کنید تا بعداً (در ساعات کاری همکارتان) ارسال شوند. این یک روش کاربردی تر برای ارسال پیام به یک همکار از راه دور است که در دسترس نیست. پس از تایپ در قسمت پیام، روی نماد فلش با دکمه ارسال کلیک کنید و انتخاب کنید که چه زمانی می خواهید پیام ارسال شود.
4. کانال ها را به طور مناسب نام گذاری کنید و توضیحات اضافه کنید
نام‌گذاری کانال‌ها و افزودن توضیحات به سازماندهی همه چیز کمک می‌کند و پیدا کردن کانال مناسب برای نیازهای افراد را آسان‌تر می‌کند. افزودن توضیحات به ویژه در سازمان های بزرگتر با کانال های متعدد با نام های مشابه مفید است.
برای نام‌گذاری یا افزودن توضیحات به کانال، روی نام کانال کلیک کرده و «دریافت جزئیات کانال» را انتخاب کنید. هنگامی که این کار را انجام دادید، ضروری است که همه از هر کانال برای هدف مورد نظر خود استفاده کنند تا از سردرگمی جلوگیری شود. برای مثال، باید از کانال اعلامی خود برای مواردی مانند به‌روزرسانی‌های شرکت استفاده کنید، نه اینکه از آن برای چت کولر آبی استفاده کنید.
5. پین کردن پیام های مهم در کانال ها
پین کردن پیام ها روشی عالی برای نگه داشتن اطلاعات مهم در بالای کانال است. این به ویژه در صورتی مفید است که همکاران شما نیاز به مراجعه به پیام قبلی در کانال های پرترافیک داشته باشند، جایی که پیام های جدید می توانند به سرعت پیام های قدیمی تر را ارسال کنند.
برای رسیدن به این هدف، روی نماد سه نقطه در کنار پیام کلیک کنید و “Pin to channel” را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید برای پیوندهایی که می‌خواهید برای بعد ذخیره کنید یا فکر می‌کنید افراد دیگر در کانال مفید باشند، نشانک اضافه کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی “افزودن نشانک” در گوشه سمت چپ بالای کانال کلیک کنید.
6. از @channel و @here به طور مناسب استفاده کنید
ذکر کانال @ و @here برای جلب توجه افراد عالی هستند، اما شما باید از آنها به اندازه کافی استفاده کنید. هر بار که از نماد «@» استفاده می‌کنید، به افراد خاصی اطلاع می‌دهد، که در صورت استفاده بیش از حد می‌تواند به سرعت آزاردهنده و حواس‌پرتی شود. علاوه بر این، اگر مردم نسبت به آن مصون شوند، می تواند اثربخشی خود را از دست بدهد.
بنابراین، استفاده عاقلانه و تنها در صورت لزوم از این ذکرها ضروری است.
توجه داشته باشید که @channel به همه افراد موجود در کانال (از جمله افرادی که در آن زمان فعال نیستند) اطلاع می‌دهد، در حالی که @here فقط به افراد فعال در Slack اطلاع می‌دهد.
با این اوصاف، می‌توانید از کانال @ استفاده کنید، زمانی که باید مطمئن شوید که همه پیام شما را می‌بینند، مانند یک اعلامیه مهم در سراسر شرکت. از سوی دیگر، زمانی که نیاز به دریافت بازخورد سریع در مورد چیزی دارید که لزوماً به توجه همه نیاز ندارد، ممکن است از @here استفاده کنید.
7. از Slack برای مدیریت پروژه استفاده نکنید
در حالی که Slack یک پلتفرم غنی از ویژگی است که به شما امکان انجام بسیاری از کارها را می دهد، با این حال، ترجیحاً از ابزارهای اختصاصی مدیریت پروژه برای مدیریت وظایف خود استفاده کنید.
Slack یک ابزار موثر برای ارتباطات داخلی است، اما گزینه های بهتری برای مدیریت پروژه های شما وجود دارد. استفاده از Slack برای مدیریت پروژه‌های خود می‌تواند به سرعت برای پیگیری آنها سخت و چالش برانگیز شود.
Asana و Trello جایگزین های عالی هستند که ویژگی ها و عملکردهای بیشتری را برای مدیریت پروژه ارائه می دهند. علاوه بر این، آنها به طور یکپارچه با Slack ادغام می شوند.
ایجاد یک فضای کاری سازنده و مشارکتی با استفاده از Slack
گاهی اوقات، فرض قوانین ناگفته یا نانوشته می تواند منجر به مشکلاتی شود. با صرف زمان برای ایجاد برخی از بهترین روش های اسلک از همان ابتدا، می توانید بعداً از سردردهای زیادی خلاص شوید.
نکات بالا می‌تواند پایه‌ای باشد که می‌توانید از آن برای تنظیم آداب اسلک برای سازمان خود استفاده کنید و از این ابزار ارتباطی قدرتمند حداکثر بهره را ببرید.