به دنبال راه هایی برای بهبود عملکرد تیم راه دور خود هستید؟ این نکات ضروری برای به حداکثر رساندن بهره وری و موفقیت را بررسی کنید.
کار با یک تیم از راه دور یک راه عالی برای بهره برداری از یک استخر استعدادهای متنوع در سراسر جهان است. شما بدون شک برای هر نقش یا پروژه خاصی مناسب خواهید یافت تا اطمینان حاصل کنید که کسب و کار شما رونق دارد.
با این حال، کار با یک تیم از راه دور نیاز به رویکرد متفاوتی نسبت به مدیریت یک تیم داخلی دارد. شما باید بر چالش هایی مانند ارتباطات ضعیف، عدم شناخت، مشکلات برنامه ریزی و موارد دیگر غلبه کنید. این بدان معنی است که شما باید فرآیندهایی را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که تیم راه دور شما بهترین عملکرد را دارد. این مقاله نکات و ابزارهایی را برای کمک به شما در دستیابی به این هدف پوشش می دهد.
1. راه اندازی کانال های ارتباطی
ارتباط موثر برای هر تیم موفقی حیاتی است، به خصوص در راه‌اندازی از راه دور. از آنجایی که نمی‌توانید شخصاً ارتباط برقرار کنید، در بیشتر موارد، بسیار مهم است که کانال‌های مختلفی را برای غلبه بر اشتباهات ارتباطی رایج در تیم‌های مجازی راه‌اندازی کنید و اطمینان حاصل کنید که همه در یک صفحه هستند.
انواع مختلفی از ابزارها وجود دارد که می‌توانید برای غلبه بر چالش‌های رایج ارتباطی تیم از راه دور مانند ایمیل‌ها، سیستم‌های ویدئو کنفرانس و پلتفرم‌های پیام‌رسانی فوری از آنها استفاده کنید. هر ابزار ویژگی‌های مختلفی را ارائه می‌کند، بنابراین آن‌هایی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای تیم شما و موارد استفاده خاص مطابقت دارند.
به عنوان مثال، می‌توانید از یک برنامه پیام‌رسانی فوری مانند Slack برای مکالمات و سؤالات سریع، ایمیل‌ها برای برقراری ارتباط با مشتریان و نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی مانند Zoom برای برگزاری جلسات مجازی یا اعلام حضور استفاده کنید. هر کانال ارتباطی را که انتخاب می کنید، مطمئن شوید که همه هدف خود را می دانند و از آنها به درستی استفاده می کنند.
2. بهره وری را نسبت به ارائه دیجیتالی انتخاب کنید
غلبه بر حضور دیجیتالی برای اطمینان از اینکه تیم توزیع شده شما بهترین عملکرد را دارد، حیاتی است. کار با یک تیم از راه دور به شما این امکان را می‌دهد که از تکرار مدل اداری سنتی «حضور گرایی» اجتناب کنید – جایی که بهره‌وری را با مقدار زمان صرف شده در مقابل رایانه به جای نتایج واقعی کار اندازه‌گیری می‌کنید.
به جای اینکه انتظار داشته باشید تیم شما در تمام طول روز به صفحه نمایش خود بچسبد، می توانید بر روی تنظیم یک برنامه SMART برای کمک به آنها برای دستیابی به اهداف و نتایج پاداش دهنده به جای زمان صرف آنلاین تمرکز کنید.
این به آنها آزادی می‌دهد تا در پربارترین ساعات کار خود را انجام دهند و تضمین می‌کند که بیشترین بهره را از زمانشان ببرید. همچنین تمرکز را از یک فرهنگ «همیشه فعال» که به بهره‌وری آسیب می‌زند، به فرهنگی تغییر می‌دهد که با تشویق ساعات کاری انعطاف‌پذیر و تمرکز بهتر، خروجی را تحسین می‌کند.
3. ابزار مناسب برای ارتباط را انتخاب کنید
ارتباط موثر به تیم شما قدرت می دهد تا سازنده تر باشد. اگر هدف شما این است، پس منطقی است که زمان کمتری را برای پاسخ دادن به پیام ها و زمان بیشتری را برای کارهای واقعی صرف کنید. یکی از بهترین راه‌ها برای اعمال فرهنگی که خروجی را جشن می‌گیرد و نه ساعت‌هایی را که در ارتباط با دستگاه‌های کاری صرف می‌شود، استفاده از ابزارهایی است که ارتباطات ناهمزمان را تشویق می‌کنند.
در حالی که پیام‌رسانی فوری در برخی شرایط جایگاه خود را دارد، پینگ‌ها، اعلان‌ها و پیام‌های مداوم می‌توانند حواس‌تان را پرت کنند و خاموش کردن تیم شما را چالش برانگیز کنند. ارتباط ناهمزمان برای تیم هایی که در مناطق زمانی مختلف کار می کنند مفید است، زیرا به آنها اجازه می دهد به جای اینکه انتظار داشته باشند همه در یک زمان در دسترس باشند، در صورت در دسترس بودن پاسخ دهند.
می‌توانید از ابزارهای ارتباطی ناهمزمان مانند Qatalog، Twist یا Yac استفاده کنید تا تمام اطلاعاتی را که برای انجام بهترین کارشان نیاز دارند و در عین حال وقفه‌ها را به حداقل برسانید، به دست آورید.
4. برای رسیدگی به مشکلات فنی آماده باشید
گاهی اوقات، فناوری می تواند یک شمشیر دولبه باشد. در حالی که رایانه‌ها و ابزارهای تیم مجازی می‌توانند به شما کمک کنند در ارتباط باشید، هیچ چیز بی‌خطر نیست.
مواقعی وجود خواهد داشت که اعضای تیم شما با مشکلات فنی مواجه می شوند که آنها را از انجام کارشان باز می دارد. و با توجه به اینکه همه از مکان‌های مختلف کار می‌کنند، ممکن است همیشه نتوانید به تیم فناوری اطلاعات داخلی خود برای عیب‌یابی سریع مشکلات همه اعتماد کنید.
برای جلوگیری از اختلالات قابل توجه در جریان کار تیم خود، بسیار مهم است که همه آماده رسیدگی به مشکلات فنی معمول کار از راه دور باشند. این شامل دانستن نحوه رفع خطاهای رایج شبکه و رسیدگی به تهدیدات امنیت سایبری است. می توانید چند آموزش عیب یابی را به ویکی داخلی خود اضافه کنید تا اعضای تیم بدانند در صورت بروز مشکلات فنی چه کاری انجام دهند.
5. یک استراتژی مستندسازی موثر ایجاد کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای اطمینان از اینکه تیم شما بهترین عملکرد را دارد، داشتن یک استراتژی مستندسازی جامع است. مستندسازی در هر سازمانی ضروری است، اما به ویژه برای تیم‌های راه دور که در آن اطلاعات در پیام‌ها و ایمیل‌های بی‌پایان گم می‌شوند، مفید است.
خواه خلاصه پروژه، آموزش نحوه انجام، یا یادداشت هایی از جلسات باشد، مطمئن شوید که تیم شما دارای یک پلت فرم مشترک است که در آن می توانند به سرعت اطلاعات مربوطه را به اشتراک بگذارند، ذخیره کنند و به آنها دسترسی داشته باشند. یک سیستم اسناد و مدارک سازماندهی شده به همه کمک می کند تا همه را در یک صفحه نگه دارید و پیدا کردن آنچه را که به آن نیاز دارند برای اعضای تیم آسان تر می کند.
می‌توانید از راه‌حل‌های نرم‌افزاری مانند تترا برای ایجاد ویکی داخلی محل کار خود استفاده کنید و از آن به عنوان مرکز مرکزی خود برای تمام اطلاعات مرتبط استفاده کنید. این ابزار به شما امکان می دهد اطلاعات را در دسته بندی سازماندهی کنید و به اعضای تیم خاص اجازه ویرایش اسناد خاص را بدهید.
6. بازخورد بدهید و دریافت کنید
همیشه جا برای پیشرفت وجود دارد، حتی در بهترین تیم ها. به عنوان یک رهبر تیم از راه دور، این مسئولیت شماست که اطمینان حاصل کنید که همه به طور موثر کار می کنند و بازخورد مورد نیاز خود را برای بهبود و بالا رفتن از نردبان شرکت دریافت می کنند. می‌توانید این کار را با برقراری تماس‌های ویدیویی منظم یا ارسال فرم‌های بازخورد کتبی توسط سرپرستان انجام دهید.
به احتمال زیاد، افراد شما نیز بازخورد ارزشمندی برای شما و شرکت دارند. با این حال، بسیاری از آنها ممکن است احساس راحتی نکنند که در یک تماس ویدیویی صحبت کنند یا ایمیل بنویسند. می توانید از ابزاری مانند Officevibe برای مدیریت تیم و اطمینان از شنیدن صدای همه استفاده کنید.
این ابزار گزینه های بازخورد ناشناس را ارائه می دهد، بنابراین حتی درونگراترین اعضای تیم می توانند افکار صادقانه خود را بدون ترس به اشتراک بگذارند. این به شما بینش روشنی در مورد نیازهای تیم شما می دهد و به شما امکان می دهد اقدامات لازم را انجام دهید تا آنها بهترین عملکرد را داشته باشند.
7. تعاملات اجتماعی را تشویق کنید
کار کردن در خانه می تواند گاهی اوقات احساس تنهایی کند و بر تعامل و روحیه تأثیر بگذارد. بدون دفتر فیزیکی که بتوانید گهگاه با همکار خود برخورد کنید و گپ سریعی داشته باشید، یافتن راه حل های مجازی برای تقویت حس رفاقت در میان اعضای تیم ضروری است.
شما می توانید یک آبسردکن مجازی ایجاد کنید که اعضای تیم می توانند در گفتگوهای معمولی شرکت کنند. این می تواند یک چت گروهی باشد که در آن افراد می توانند داستان های خنده دار را به اشتراک بگذارند، در مورد سرگرمی ها یا هر چیز غیرمرتبط با کار بحث کنند. شما همچنین می‌توانید برای اینکه افراد خود را درگیر و با انگیزه نگه دارید، یک استراحت قهوه مجازی برنامه‌ریزی کنید. این می‌تواند یک تماس ویدیویی خصوصی باشد که در آن همه می‌توانند پاتوق کنند، بخندند و بازی کنند.
فرهنگ کار از راه دور مثبت ایجاد کنید
ایجاد یک فرهنگ کاری مثبت برای هر تیم از راه دور برای دستیابی به پتانسیل کامل خود حیاتی است. برای رسیدن به این هدف، باید به طور مداوم رویکرد کار از راه دور خود را ارزیابی و بهبود بخشید.
با استفاده از نکات ذکر شده در بالا و یافتن راه‌های خلاقانه برای کمک به تیم از راه دور خود که احساس ارتباط و انگیزه کند، می‌توانید فرهنگ کاری مؤثری ایجاد کنید که بهترین‌ها را در تیم راه دور شما به ارمغان می‌آورد و آینده موفقی را برای سازمان شما تضمین می‌کند.