Slack یک ابزار ارتباطی قدرتمند برای بهبود کار گروهی است و می‌توانید چندین نکته را برای بهبود نحوه استفاده از برنامه امتحان کنید.
نکات کلیدی
- Slack’s Workflow Builder می‌تواند کارهای تکراری، مانند ورود کارکنان جدید و مدیریت بلیط‌های مشتری، صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاها را خودکار کند.
- Slack Huddles امکان برقراری ارتباط صوتی بی‌درنگ را برای بحث‌ها و به‌روزرسانی‌های سریع، افزایش همکاری و کاهش شکاف‌های ارتباطی فراهم می‌کند.
- Slack Canvas یک ابزار همکاری بصری است که به تیم‌ها کمک می‌کند ایده‌ها را ایجاد و به اشتراک بگذارند، پروژه‌ها را برنامه‌ریزی کنند و گردش‌های کاری را اصلاح کنند و همکاری و بهره‌وری تیم را بهبود بخشند.
Slack یک پلت فرم همکاری قدرتمند است که طیف گسترده ای از ویژگی ها را برای کمک به تیم شما برای بهره وری بیشتر ارائه می دهد. Slack می تواند به شما کمک کند تا وظایف خود را سریعتر انجام دهید.
به خواندن ادامه دهید تا بدانید کدام ویژگی های کلیدی Slack می تواند به تیم شما در افزایش بهره وری کمک کند. از Workflow Builder گرفته تا Slack AI، متوجه خواهیم شد که چگونه می تواند نحوه ارتباط و همکاری تیم شما را تغییر دهد.
1. استفاده از Slack Workflow Builder
Slack’s Workflow Builder ابزار قدرتمندی است که می تواند به شما در مدیریت کارهای تکراری کمک کند. به عنوان مثال، اگر تیم شما از طریق Slack سوالات منظمی از مشتریان دریافت می کند، رسیدگی به صورت دستی هر درخواست می تواند زمان بر باشد و آنها را مستعد خطا کند.
Slack’s Workflow Builder می‌تواند گردش‌های کاری سفارشی‌سازی شده را برای خودکارسازی پاسخ‌ها و حتی ایجاد وظایف ایجاد کند. در اینجا چند نمونه از نحوه اعمال آن در مورد استفاده تیم خود آورده شده است:
- می‌توانید با ارسال پیام خوش‌آمدگویی، افزودن آنها به کانال‌های مربوطه، و اختصاص دادن اولین مجموعه وظایف به آنها، یک گردش کار خودکار برای ورود کارکنان جدید ایجاد کنید.
- با ایجاد یک گردش کاری که به طور خودکار درخواست ها را به تیم مناسب هدایت می کند، وظایف را به طور خودکار به اعضای تیم خود اختصاص دهید و از حل به موقع و کارآمد اطمینان حاصل کنید.
- شما می توانید گزارش هایی را بر اساس یک معیار خاص در فواصل زمانی منظم ایجاد کنید و آنها را برای اعضای تیم یا ذینفعان مربوطه ارسال کنید.
- بلیط های مشتری را با ارسال آنها به تیم های پشتیبانی خود مدیریت کنید و به مشتریان خود در مورد وضعیت بلیط های آنها اطلاع دهید.
- می‌توانید با تشویق آنها به ارسال داده‌ها از طریق یک فرم ساختاریافته، از جمع‌آوری داده‌های سازمان‌یافته، اطلاعاتی را از مشتریان خود جمع‌آوری کنید.
2. تقویت ارتباط با Slack Huddles
در حین کار بر روی یک پروژه پویا، باید با مشتریان و تیم خود در ارتباط باشید تا به‌روزرسانی‌ها و تغییرات مورد نیاز را در میان بگذارید. ارسال پیام Slack بهترین وسیله ارتباطی در چنین سناریوهایی نیست.
با Slack Huddles می‌توانید ارتباط صوتی بی‌درنگ برای بحث‌های سریع، جلسات طوفان فکری و به‌روزرسانی‌های خودجوش داشته باشید. استفاده از Slack Huddles می تواند به طور قابل توجهی فاصله زمانی ارتباط را کاهش دهد و همکاری موثر را افزایش دهد.
در اینجا چند نکته هوشمندانه برای استفاده موثر از Slack Huddle وجود دارد:
- قبل از اینکه Huddle را شروع کنید، یک هدف و برنامه مشخص داشته باشید. دانستن اینکه قرار است در مورد چه چیزی بحث کنید، به شما کمک می کند در مسیر خود بمانید و یک جلسه سازنده داشته باشید.
- جلسات گروهی معمولاً زمانی که طرف های نامربوط درگیر می شوند از مسیر خارج می شوند. مطمئن شوید که فقط اعضای مرتبط را دعوت می کنید و مطمئن شوید که آنها در هدف بحث مشارکت دارند.
- اگر تیم متنوعی دارید که از راه دور کار می کنند، باید منطقه زمانی خود را در Slack مدیریت کنید. همیشه در زمانی که مناسب و مناسب همه مهمانی های ضروری است، شلوغی ها را شروع کنید.
- با استفاده از وسایل کمک بصری می توانید مکالمات صوتی را سازنده تر کنید. صفحه نمایش یا سند/ارائه مربوطه خود را به اشتراک بگذارید تا در حین توضیح ایده های خود نشان داده شود.
3. همکاری بصری با Slack Canvas
در جلسات معمولی، می‌توانید از تابلوها برای بیان ایده‌های جدید در حین پیشبرد بحث استفاده کنید. اما وقتی تیم بزرگتری دارید که در مکان های مختلف پراکنده شده است، انجام همین کار چندان آسان نیست.
Slack Canvas یک ابزار مشارکتی بصری است که به شما و تیمتان اجازه می‌دهد ایده‌های تعاملی ایجاد کرده و به اشتراک بگذارید. حتی می توانید از بوم ها برای همکاری بصری، برنامه ریزی پروژه و ایده پردازی استفاده کنید.
در اینجا نحوه استفاده موثر از Slack Canvas آورده شده است:
- بوم یک فضای ایده آل برای برنامه ریزی پروژه است. شما می توانید اهداف، جدول زمانی، نقاط عطف، و وابستگی های پروژه خود را با تیم های راه دور خود در زمان واقعی تجسم کنید.
- می توانید از Canvas برای ترسیم ایده های خود، ایجاد نقشه های ذهنی و طوفان فکری استفاده کنید. با کمک ابزار طراحی، می توانید مفاهیم را به صورت بصری برای کمک به جلسات بحث خود به تصویر بکشید.
- با Canvas، می توانید گردش کار را برای فرآیندهای تجاری خود طراحی و اصلاح کنید.
- Slack Canvas می‌تواند گردش کار شما را با کمک به همکاری تیمی با اجازه دادن به تیم شما برای اضافه کردن نظرات و دادن بازخورد مستقیم، بهبود بخشد.
4. گسترش همکاری با Slack Connect
Slack Connect یک ویژگی ارتباطی امن است که به تیم شما اجازه می دهد با مشتریان یا اعضای خارج از سازمان شما ارتباط برقرار کند. ایجاد یک کانال ارتباطی امن بین تیم شما و مشتریان می تواند به بهبود کارایی و اثربخشی تیم شما کمک کند.
Slack یکی از امن ترین برنامه های چت تیمی با ویژگی های امنیتی درجه یک سازمانی برای محافظت از داده ها و ارتباطات شما است. این یک همکاری خارجی ایمن و ایمنی اطلاعات و ارتباطات محرمانه را تضمین می کند.
در اینجا چند نکته برای دنبال کردن با Slack Connect آورده شده است:
- صرف نظر از رشته کاری خود، فقط با سازمان های مورد اعتماد ارتباط برقرار کنید. به این ترتیب می توانید خطر نشت اطلاعات را به حداقل برسانید.
- در حین برقراری ارتباط با یک سازمان دیگر، مجوزهای واضحی در مورد نوع اطلاعاتی که می توان به اشتراک گذاشت، ایجاد کنید. این به شما کمک می کند از داده های خود محافظت کنید و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کنید.
- از کانال های مختلف برای اهداف اختصاصی استفاده کنید. این به شما کمک می کند اطلاعات و ارتباطات خود را سازماندهی کرده و به راحتی جستجو کنید.
- استفاده از @mentions در Slack به شما کمک می‌کند مطمئن شوید که شخص مناسبی که قصد دیدن پیام را دارد، هیچ به‌روزرسانی را از دست نمی‌دهد.
5. تقویت تعامل با گیره های Slack
Slack Clips به شما امکان می دهد ویدیوهای کوتاه و کلیپ های صوتی را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. به جای تایپ یک ایمیل طولانی با تشریفات، می توانید به سرعت یک یادداشت صوتی ضبط کنید و ایده ها و بازخورد خود را به اشتراک بگذارید و در زمان صرفه جویی کنید.
در اینجا چند نکته برای استفاده از Slack Clips آورده شده است:
- از کلیپ ها برای ضبط به روز رسانی های سریع پروژه و به اشتراک گذاری آنها با تیم خود استفاده کنید. این باعث صرفه جویی در وقت شما و گیرندگان می شود زیرا نیازی به صرف زمان برای تایپ ندارید و تیم شما فقط باید گوش دهد.
- استفاده از ویدئوها برای حضور کارکنان جدید راهی عالی برای معرفی آنها به تیم شماست. در مقایسه با معرفی رسمی ایمیل، به ارتباط مستقیم تری کمک می کند.
- با ایجاد کلیپ های کوتاه برای شناسایی و قدردانی از تلاش های تیم خود، موفقیت را جشن بگیرید. همچنین می‌توانید برای تأثیرات بهتر، توصیفات مشتری را دریافت کنید.
6. به حداکثر رساندن پتانسیل یکپارچه سازی
Slack یک کتابخانه درون برنامه ای با مجموعه وسیعی از بیش از 2600 برنامه و سرویس شخص ثالث دارد. می توانید برخی از بهترین ادغام های Slack را از فهرست برنامه Slack به فضای کاری خود اضافه کنید. با قابلیت Slack در ادغام شخص ثالث، می توانید آن را مرکز فرماندهی متمرکز خود برای کل سازمان تجاری خود قرار دهید.
برخی از مزایای ادغام شخص ثالث عبارتند از:
- افزایش بهره وری با استفاده از ابزار مدیریت پروژه برای خودکارسازی ایجاد و تخصیص وظایف.
- استفاده از فضای ذخیره سازی ابری برای به اشتراک گذاری فایل ها و اسناد برای بهبود همکاری.
- بهبود عملکرد با استفاده از ابزارهای ترجمه زبان برای بررسی کدها.
7. Slack AI
هوش مصنوعی در حال تبدیل شدن به بخشی جدایی ناپذیر از هر کسب و کاری است. در حالی که می تواند به تثبیت وظایف تکراری کمک کند، Slack AI می تواند ثابت کند که یک تغییر دهنده بازی در حوزه همکاری است.
هر سازمانی به دنبال راه های نوآورانه برای افزایش بهره وری و کارایی است. با کمک قابلیت‌های هوش مصنوعی Slack، روش کار تیم‌ها با هم متحول می‌شود.
در اینجا چیزی است که می توانید از Slack AI انتظار داشته باشید:
- Slack AI قادر خواهد بود مکالمات را خلاصه کند و کار را برای تیم شما آسان تر کند.
- با ترجمه پیام ها به غلبه بر یکی از رایج ترین موانع در شبکه های تیم جهانی کمک می کند. هر عضو می‌تواند به زبان دلخواه خود پیام ارسال و دریافت کند.
- یافتن اطلاعات با Slack با کمک جستجوی پیشرفته بسیار آسان تر خواهد شد. پیدا کردن فایل های شما بسیار آسان تر خواهد شد.
- Slack AI الگوهای ارتباطی را تجزیه و تحلیل می کند و با شناسایی تنگناها و ارائه پیشنهادهایی برای بهینه سازی گردش کار، بینشی برای بهبود کارایی و همکاری ارائه می دهد.
با Slack بهره وری تیم خود را افزایش دهید
Slack یک پلتفرم همکاری قدرتمند است که می تواند به تیم شما کمک کند، صرف نظر از اندازه، سازنده تر شود. با پیش بینی ورود Slack AI، آینده همکاری حتی روشن تر به نظر می رسد.
بنابراین آینده را در آغوش بگیرید، از ابزارها استفاده کنید و با Slack شاهد افزایش بهره‌وری تیم خود باشید.